A gestão eficiente do OPEX (Despesas Operacionais) é um fator crucial para a competitividade e a saúde financeira das empresas. No cenário atual, marcado por margens de lucro cada vez mais reduzidas e um ambiente altamente competitivo, o controlo rigoroso dos custos operacionais pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso. Empresas que conseguem reduzir e otimizar o OPEX sem comprometer a qualidade dos seus produtos ou serviços garantem uma vantagem significativa no mercado. Este artigo explora o conceito de OPEX, apresentando estratégias para a sua gestão eficaz.

O que é OPEX (Despesas Operacionais)?

O OPEX, ou Despesas Operacionais, refere-se aos custos recorrentes que uma empresa suporta para manter o seu funcionamento diário. Estas despesas incluem salários dos trabalhadores, manutenção de infraestruturas, despesas com serviços contratados, rendas, marketing, entre outras.

O OPEX não inclui o COGS (Custo das Mercadorias Vendidas), que abrange os custos diretamente associados à produção, como matérias-primas e mão-de-obra direta. O OPEX cobre apenas as despesas operacionais necessárias para que a empresa funcione, independentemente da produção ou venda de bens.

Por que gerir o OPEX é crucial para a rentabilidade dos negócios

A gestão eficiente do OPEX é essencial para garantir a saúde financeira de qualquer empresa. Quando as despesas operacionais não são devidamente controladas, podem rapidamente corroer as margens de lucro, mesmo em períodos de elevado volume de negócios. Reduzir o OPEX sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços é um dos grandes desafios das empresas atuais. Algumas das razões pelas quais a gestão dos custos operacionais é crucial:

• Aumento da eficiência: ao analisar o OPEX, as empresas podem identificar áreas de desperdício ou ineficiência e implementar melhorias, como a otimização de processos de negócio ou a renegociação de contratos com fornecedores;
• Preservação das margens de lucro: em mercados onde os preços de venda são muitas vezes definidos pela concorrência, a única forma de manter ou melhorar as margens de lucro é através da otimização das despesas operacionais;
• Flexibilidade financeira: empresas com um OPEX bem gerido conseguem reagir mais rapidamente a mudanças no mercado, como crises económicas ou flutuações na procura, uma vez que têm maior controlo sobre os seus custos fixos e variáveis.

CapEx vs OPEX: compreender a diferença   

Para uma gestão financeira eficiente, é fundamental entender a diferença entre CapEx (Despesas de Capital) e OPEX (Despesas Operacionais). Embora ambos os tipos de despesas façam parte da realidade empresarial, eles têm naturezas distintas e impactam de forma diferente as finanças de uma organização. Compreender essa distinção pode ajudar a tomar decisões mais informadas e estratégicas sobre onde investir recursos e como melhorar a rentabilidade da empresa.

O que é CapEx?

CapEx, ou Despesas de Capital, refere-se aos investimentos realizados numa empresa para adquirir ou melhorar ativos de longo prazo. Estes ativos podem incluir terrenos, edifícios, equipamentos, ou até mesmo a aquisição de novas tecnologias. O CapEx é tipicamente associado a investimentos que visam aumentar a capacidade operacional da empresa ou melhorar a eficiência a longo prazo.

Ao contrário do OPEX, que cobre custos de manutenção e operação diários, o CapEx concentra-se em investimentos que trazem benefícios ao longo de vários anos. Por exemplo, a compra de uma nova máquina para uma fábrica seria uma despesa de capital, enquanto os custos de manutenção dessa máquina seriam considerados OPEX.

Como o CapEx e o OPEX diferem e como impactam as demonstrações financeiras

A principal diferença entre CapEx e OPEX reside na forma como estas despesas são tratadas nas demonstrações financeiras. As despesas operacionais (OPEX) são registadas como custos na demonstração de resultados no período em que são incorridas, reduzindo imediatamente o lucro operacional da empresa. Como resultado, a gestão eficiente do OPEX é fundamental para sustentar a margem de lucro.

Por outro lado, o CapEx é registado no balanço patrimonial como um ativo, sendo amortizado ou depreciado ao longo do tempo, conforme o ativo gera valor para a empresa. Este processo de amortização ou depreciação distribui o custo do investimento ao longo de vários anos. Uma má gestão do CapEx pode levar a uma subutilização dos ativos ou a investimentos excessivos que não se traduzem em benefícios de longo prazo.

A chave para uma gestão financeira eficaz está em encontrar o equilíbrio certo entre os dois tipos de despesas, de forma a maximizar tanto os resultados imediatos quanto o crescimento futuro.

Exemplos de despesas operacionais (OPEX)

O OPEX abrange uma vasta gama de custos que uma empresa suporta para manter as suas atividades diárias. Estes custos podem variar de acordo com o setor de atividade, mas alguns exemplos típicos são:

• Salários e benefícios: pagamentos aos colaboradores e benefícios associados;
• Rendas: Custos com o aluguer de escritórios, fábricas, e outros espaços utilizados para as operações da empresa;
• Despesas com utilidades: gastos com eletricidade, água, gás, internet, e outros serviços necessários para o funcionamento da empresa;
• Manutenção e reparação de equipamentos: custos com a manutenção regular de equipamentos, edifícios e sistemas;
• Despesas administrativas: gastos com software, papelaria, contabilidade, e outras atividades administrativas;
• Marketing: investimentos em campanhas de marketing, promoções e publicidade;
• Custos com Fornecedores de Serviços: custos com fornecedores de serviços necessários para o funcionamento do negócio.

Todas as despesas diretamente ligadas à produção de serviços e entrega de bens devem ser excluídas. Ao analisar e gerir eficientemente estes exemplos de OPEX, as empresas podem melhorar a sua rentabilidade e garantir uma operação mais sustentável.

Categorias comuns de OPEX em diferentes indústrias

A maioria das despesas operacionais é comum a vários setores. No entanto, algumas categorias de OPEX variam de acordo com as atividades específicas de cada empresa. Por exemplo, na indústria de produção, há custos relacionados à manutenção de equipamentos industriais e da infraestrutura das fábricas. Já em empresas de tecnologia, as despesas operacionais incluem investimentos em pesquisa e desenvolvimento, bem como custos com servidores, armazenamento de dados e atualizações de software. No setor da saúde, os gastos operacionais abrangem a manutenção de equipamentos médicos, a conservação das instalações e custos para garantir a conformidade com normas regulatórias. Por sua vez, as empresas de retalho, além das despesas de manutenção de lojas físicas, armazéns e transportes, tendem a fazer grandes investimentos em estratégias de marketing.

Como calcular as despesas operacionais      

Calcular o OPEX permite ter uma visão clara dos custos associados à manutenção das atividades diárias. Este cálculo envolve identificar todas as despesas recorrentes que não estão diretamente ligadas à compra ou produção de ativos de longo prazo, nem aos custos diretamente relacionados à produção ou aquisição de mercadorias.

Fórmulas para calcular OPEX

A fórmula para calcular o OPEX envolve a soma de todas as despesas associadas às operações diárias de uma empresa, excluindo os custos diretamente relacionados à produção de bens ou serviços (COGS) e despesas de capital (CapEx).

A fórmula básica do OPEX pode ser expressa da seguinte forma:

OPEX = Salários e Benefícios + Rendas + Utilidades + Manutenção + Software + Materiais de Escritório + Marketing + Serviços Contratados + Outras Despesas Operacionais

Cada uma dessas categorias pode variar de empresa para empresa, mas a ideia principal é somar todas as despesas recorrentes que mantêm o negócio a funcionar diariamente.

Exemplos do mundo real de cálculo de OPEX em vários negócios

De seguida, mostramos dois exemplos simples de como o OPEX pode ser calculado em diferentes tipos de negócios:

Exemplo de uma empresa de produção:

Exemplo de uma empresa de serviços:

Ao calcular o OPEX, as empresas podem avaliar se estão a gastar de forma eficiente e onde podem implementar estratégias de redução de custos para melhorar a rentabilidade.

Estratégias comprovadas para reduzir o OPEX

Reduzir as despesas operacionais (OPEX) sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços é um dos maiores desafios. Com a adoção de estratégias comprovadas, as empresas podem otimizar os seus recursos, tornando-se mais competitivas e sustentáveis.

Como usar o Lean Management e Kaizen para redução de OPEX

Embora o Lean Management e o Kaizen sejam tradicionalmente conhecidos por melhorar processos que impactam os custos diretamente ligados à produção (COGS – Custo das Mercadorias Vendidas), através do aumento da produtividade dos operadores de linha, da redução de defeitos e do melhor aproveitamento de recursos, estas metodologias estão cada vez mais a ser aplicadas em áreas de suporte, como RH, Finanças, Marketing, TI e Investigação & Desenvolvimento (I&D). Quando implementadas nestas áreas, o impacto é direto no OPEX, reduzindo despesas operacionais recorrentes e melhorando a eficiência global da empresa.

Aqui estão alguns exemplos de redução de OPEX com Kaizen e Lean:

• Otimização das áreas administrativas: em departamentos como Recursos Humanos, Finanças e TI, o uso de metodologias para redução de desperdícios pode resultar em operações mais ágeis e eficientes, com a consequente redução de custos;
• Redução de stocks: as metodologias Lean têm como princípio minimizar o stock em toda a cadeia de valor sem comprometer o nível de serviço. O planeamento em pull, que alinha a produção com a procura real diminui a necessidade de grandes espaços de armazenamento, impactando diretamente despesas como rendas e manutenção de armazéns;
• Impacto nas infraestruturas: o Kaizen e o Lean também têm impacto no CAPEX. Ao aumentar a eficiência, melhorar os layouts das fábricas e reduzir os níveis de stock, muitas empresas conseguem evitar a necessidade de expandir instalações, construir novos armazéns e fábricas, ou adquirir novos equipamentos, poupando assim em grandes investimentos de capital. Esta abordagem impacta também o OPEX, ao reduzir os custos de manutenção e operação de novas infraestruturas;
• Redução de desperdícios noutras áreas de suporte: em áreas como Marketing e I&D, a implementação de práticas Kaizen e Lean pode melhorar significativamente a eficiência, eliminando tarefas sem valor acrescentado e otimizando o uso de recursos. Isto resulta numa redução de custos ou na prevenção de novos custos.

O Lean Management e o Kaizen estão cada vez mais a ser utilizados para otimizar áreas de suporte em toda a organização, resultando numa redução significativa do OPEX. A eliminação de desperdícios, a otimização de processos e a gestão mais eficiente contribuem para uma operação mais ágil e menos dispendiosa, sem sacrificar a qualidade.

Outsourcing, automação e negociações de contratos

Outra estratégia eficaz para reduzir o OPEX envolve a subcontratação (outsourcing) de tarefas ou serviços não essenciais, a automação de processos e a renegociação de contratos com fornecedores:

• Outsourcing: a externalização de funções não centrais, como TI ou gestão de instalações, pode reduzir custos com pessoal e infraestruturas, permitindo à empresa focar-se no seu core business;
• Automação e IA: a adoção de tecnologias de automação, como RPA (Robotic Process Automation), e de Inteligência Artificial (IA) pode eliminar tarefas manuais repetitivas, reduzindo erros e o tempo gasto em processos administrativos. No entanto, é fundamental que os processos sejam simplificados antes de serem automatizados, para garantir que não se automatizam ineficiências ou desperdícios;
• Negociações de Contratos: renegociar contratos com fornecedores, focando-se em melhores condições, volumes de compras ou parcerias a longo prazo, pode resultar também em economias consideráveis sem comprometer a qualidade dos serviços adquiridos.

Eficiência energética, redução de resíduos e outras soluções práticas  

Outra medida que pode impactar tanto o OPEX quanto o COGS é a implementação de práticas sustentáveis que melhorem a eficiência energética e reduzam os resíduos. Esta abordagem não só reduz os custos, como também tem um impacto positivo no ambiente:

• Eficiência energética: investimentos em tecnologias de baixo consumo energético, como iluminação LED, sistemas de aquecimento mais eficientes ou painéis solares, podem reduzir os custos com eletricidade e energia;
• Redução de resíduos: a diminuição do desperdício de materiais e a implementação de práticas de reciclagem podem gerar economias diretas, reduzindo os custos com o descarte de resíduos e otimizando o uso de matérias-primas;
• Gestão sustentável de recursos: a gestão eficiente de água e outros recursos naturais não só minimiza o impacto ambiental, como também reduz os custos operacionais em áreas como produção, manutenção e utilidades.

Com estas estratégias práticas, as empresas podem reduzir significativamente o OPEX, manter a competitividade e reforçar o compromisso com a sustentabilidade.

Como a metodologia Kaizen pode ajudar a reduzir o OPEX

A metodologia Kaizen concentra-se na melhoria contínua dos processos e das equipas, impactando diversos tipos de custos e despesas de uma organização, desde o COGS até o OPEX e o CAPEX. Ao promover a eliminação constante de desperdícios, com o envolvimento de todos os níveis hierárquicos e de todas as áreas da organização, o Kaizen pode gerar um impacto significativo na eficiência e na redução de custos de forma transversal.

Princípios Kaizen aplicados à redução de custos

A abordagem Kaizen, centrada na eliminação de desperdícios (Muda) e na criação de valor para o cliente com o envolvimento de todos os colaboradores, proporciona múltiplos benefícios que contribuem para a redução de custos nas organizações:

• Aumento da produtividade dos colaboradores: ao eliminar atividades sem valor, o Kaizen torna os colaboradores mais produtivos;
• Maior eficiência dos ativos: a melhoria no desempenho das máquinas, a criação de fluxo nas linhas de produção e a otimização dos transportes aumentam a eficiência dos ativos existentes;
• Otimização do uso de materiais: o Kaizen melhora o aproveitamento de matérias-primas e reduz desperdícios relacionados com a qualidade.
• Eficiência energética: identificando e corrigindo ineficiências no consumo de energia, o Kaizen reduz custos energéticos;
• Redução de stocks: aplicando o pull flow e o one-piece flow, o Kaizen diminui níveis de stock, custos de armazenamento e o risco de obsolescência;
• Menor necessidade de investimentos: ao maximizar o uso de recursos e infraestruturas existentes, o Kaizen pode evitar novos investimentos em edifícios ou equipamentos.

Com o Kaizen, as empresas não apenas otimizam processos, mas também criam uma cultura de melhoria contínua, garantindo que estas reduções de custos sejam sustentáveis ao longo do tempo.

Exemplos de empresas que reduzem o OPEX através da melhoria contínua (Kaizen)        

Muitas empresas em todo o mundo adotaram o Kaizen e o Lean como metodologias eficazes para reduzir o OPEX e melhorar a eficiência operacional de forma contínua. Empresas como a Toyota, pioneira na implementação do Kaizen, a Nestlé, a General Electric (GE) e a Danaher são exemplos de sucesso na aplicação destes princípios em diversas áreas, tanto na produção como em funções de suporte.

Várias empresas de todo o mundo desenvolveram os seus próprios sistemas de gestão baseados nos princípios do Kaizen e do Lean, aplicando essas metodologias de forma abrangente e estruturada em todas as áreas da organização. Estas abordagens têm produzido resultados surpreendentes, não apenas na redução de custos e despesas, mas também na criação de valor para o negócio e no desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua que promove a inovação e a competitividade sustentável.

Ainda tem dúvidas sobre despesas operacionais?

O que é CapEx vs. OPEX?

CapEx, ou despesas de capital, refere-se aos investimentos em ativos de longo prazo que trazem benefícios à empresa por vários anos. Estes ativos incluem a compra de terrenos, edifícios, equipamentos, ou mesmo novas tecnologias. O CapEx é normalmente considerado uma despesa única, e o seu valor é distribuído ao longo do tempo através de depreciação ou amortização. OPEX, por outro lado, refere-se aos custos operacionais recorrentes que são necessários para manter a empresa em funcionamento no dia a dia. Estes custos incluem salários, rendas, despesas com utilidades, manutenção e marketing. O OPEX impacta diretamente o lucro operacional da empresa e é registado integralmente no período em que ocorre.

O que é capital circulante: CapEx ou OPEX?

O capital circulante (ou fundo de maneio) refere-se aos recursos financeiros que uma empresa utiliza para gerir as suas operações diárias, cobrindo as necessidades de curto prazo. É a diferença entre os ativos correntes (como dinheiro em caixa, contas a receber e inventários) e os passivos correntes (como dívidas de curto prazo e contas a pagar).

O capital circulante não é classificado diretamente como CapEx (Despesas de Capital) nem como OPEX (Despesas Operacionais). No entanto, está mais intimamente ligado ao OPEX porque inclui itens como contas a receber, inventário e contas a pagar, que estão envolvidos nas atividades operacionais do dia a dia. O CapEx (Despesas de Capital), por outro lado, refere-se a investimentos de longo prazo, e não faz parte do capital circulante.

O que está incluído no OPEX e ele cobre o COGS (Custo das Mercadorias Vendidas)?

O OPEX (despesas operacionais) inclui todas as despesas necessárias para manter uma empresa a funcionar no seu dia a dia. No entanto, o OPEX geralmente não cobre o COGS (Custo das Mercadorias Vendidas). O COGS refere-se especificamente ao custo direto de produção dos bens vendidos por uma empresa. Isso inclui os custos de matérias-primas, mão-de-obra direta envolvida na produção e outros custos diretamente relacionados à produção dos produtos ou entrega de serviços. Embora ambos afetem a rentabilidade, o COGS está mais relacionado à produção e ao fornecimento de bens, enquanto o OPEX abrange as despesas operacionais gerais.

Qual é o processo para calcular CapEx e OPEX?

1.Cálculo do CapEx (despesas de capital): o CapEx refere-se aos gastos feitos em ativos de longo prazo. O processo de cálculo envolve identificar e somar todas as despesas associadas à aquisição, melhoria ou manutenção de ativos fixos. Passos para o cálculo:

1. Identificar ativos fixos: listar os investimentos em ativos físicos, como terrenos, edifícios, máquinas, veículos e equipamentos;
2. Incluir melhorias e manutenções: registar melhorias significativas que aumentem a vida útil dos ativos existentes ou que melhorem a sua capacidade de produção;
3. Considerar ativos intangíveis: incluir despesas em ativos intangíveis, como a compra de patentes, licenças ou desenvolvimento de software, quando relevante;
4. Calcular o total de investimentos em ativos: somar os custos totais de aquisição e melhorias dos ativos.

CapEx = Valor final dos ativos fixos – Valor inicial dos ativos fixos + Depreciação acumulada

2. Cálculo do OPEX (despesas operacionais): o OPEX refere-se às despesas contínuas necessárias para manter a empresa a funcionar no dia a dia. Passos para o cálculo:

1. Identificar despesas operacionais recorrentes: listar todas as despesas que a empresa incorre para manter as operações a funcionar, como salários, aluguer de espaços, utilidades (água, luz, internet), marketing, serviços de manutenção e outras despesas administrativas;
2. Excluir despesas de produção direta: não incluir despesas diretamente ligadas à produção de bens, como matérias-primas ou mão-de-obra direta (essas despesas são contabilizadas no COGS);
3. Somar todas as despesas operacionais: calcule o total de todas as despesas necessárias para manter o negócio operacional.

OPEX = Salários e Benefícios + Rendas + Utilidades + Manutenção + Software + Materiais de Escritório + Marketing + Serviços Contratados + Outras Despesas Operacionais