La gestion du changement devrait être une priorité pour toute organisation qui souhaite s’améliorer et se développer en permanence. Elle aide les organisations à mettre en œuvre avec succès des opérations, des stratégies ou des changements de systèmes. Elle implique la planification, l’exécution et le suivi des changements afin de minimiser les effets négatifs sur les employés, les clients et les entreprises.

Comprendre la gestion du changement

Tous les processus de transformation sont complexes et nécessitent de bonnes compétences en matière de gestion du changement. Avec 70 % des transformations qui échouent, la résistance au changement et le manque d’implication de l’équipe dirigeante sont les deux principaux facteurs à l’origine de ce problème. La résistance au changement est un cercle vicieux défavorable à la transformation. Cela signifie que la façon de permettre le changement et l’amélioration de la culture est de travailler sur un bon système de gestion du changement.

Définition de la gestion du changement

Qu’est-ce que la gestion du changement ? La gestion du changement désigne le processus de préparation, de planification, de mise en œuvre et de suivi des changements au sein d’une organisation ou d’une entreprise, selon une approche structurée et systématique. Il s’agit d’identifier le besoin de changement, d’élaborer un plan de mise en œuvre du changement, de communiquer le changement aux parties prenantes concernées, de contrôler et de rendre compte de l’avancement de la transformation.

Le rôle de la gestion du changement dans les organisations

La gestion du changement est essentielle dans les organisations pour garantir que les transformations sont contrôlées et n’ont pas d’impact négatif sur les performances et les objectifs globaux de l’organisation et des personnes concernées. Une gestion efficace du changement implique de comprendre l’impact du changement sur les personnes, les processus, la technologie et la culture et de prendre des mesures pour atténuer tout effet négatif potentiel.

La gestion du changement est souvent utilisée dans divers domaines des organisations, tels que les nouvelles technologies, la restructuration organisationnelle, les fusions et acquisitions et les programmes de transformation lean. C’est sur ce dernier type de transformation que nous nous concentrerons dans cet article. Une gestion du changement réussie requiert un leadership fort, une communication efficace, l’engagement des parties prenantes, ainsi qu’une stratégie bien planifiée et exécutée.

Le processus de gestion du changement

Comme indiqué dans cet article, nous aborderons la gestion du changement en nous concentrant sur la mise en œuvre de projets, de programmes et d’une culture d’amélioration continue. Le processus de gestion du changement joue un rôle essentiel dans ce type de programme puisque l’objectif est d’amener l’ensemble de l’entreprise à s’améliorer continuellement.

De nombreuses entreprises ne parviennent pas à mettre en œuvre des programmes de transformation KAIZEN™ Lean, et les raisons peuvent être variées :

• Les projets pilotes lean donnent souvent des résultats prometteurs, mais plus de 80 % des entreprises échouent lorsqu’elles tentent de les déployer dans l’ensemble de l’entreprise.
• Les directeurs financiers constatent rarement un impact réel sur le compte de résultat à la suite d’initiatives lean.
• Trop d’initiatives ou de mauvaises initiatives en même temps.
• Considérer le lean comme une simple boîte à outils et non comme un système socio-technique.
• Manque de développement du leadership à tous les niveaux.
• Manque d’engagement de la part des dirigeants ou absence d’engagement de l’organisation en faveur du changement.

Pour que les programmes d’amélioration soient mis en œuvre avec succès, il est nécessaire de définir des contre-mesures à ces problèmes :

• Engagement de l’équipe dirigeante : être présente aux réunions prévues, visiter le Gemba (l’endroit où la valeur est créée), adopter une approche de coaching (leader vs. patron), investir des ressources et des capacités dans le processus de transformation.
• Encouragement de la philosophie lean : tout le monde, tous les jours, partout.
• Respect du modèle de communication (réunions de suivi, comités de pilotage et autres) et prise de décisions basées sur des données.
• Prioriser les initiatives et bien les structurer (champ d’application bien défini, objectifs clairs, base de référence claire, PDCA, enseignements tirés et suivi).
• Test avant rejet d’une idée. Toutes les idées sont valables et génèrent de nouvelles opportunités.
• Excellence dans la gestion du changement grâce à une communication de premier ordre et à l’implication des personnes dans le cadre d’un processus de changement par étapes.

Modèles et cadres de gestion du changement

Les modèles et cadres de gestion du changement sont utilisés pour guider les organisations dans le processus de transformation. Il existe plusieurs modèles et cadres différents qui peuvent être utilisés, chacun ayant ses propres forces et faiblesses.

Le Kaizen Institute a développé son propre modèle de gestion du changement qui peut être considéré comme un macro-modèle applicable à toute organisation, quel que soit son secteur d’activité ou sa taille. Il s’agit d’un modèle largement reconnu et utilisé pour la gestion de l’amélioration continue.

La mise en œuvre d’un programme de transformation suppose un processus structuré qui permette d’apporter des améliorations de manière efficace et durable au fil du temps. Pour ce faire, il est nécessaire de développer des activités telles que :

• Définir une stratégie, des objectifs et un modèle de gouvernance.
• Définir une équipe de support avec des rôles et des responsabilités.
• Concevoir le programme de déploiement par jalons.
• Définir une structure pour la gestion des connaissances et la formation.
• Concevoir un processus de communication et de déploiement.
• Concevoir un système d’audit et de rapport.

L’image suivante représente le modèle de changement KAIZEN™, conçu pour soutenir le changement dans les programmes de transformation KAIZEN™.

Le modèle repose sur cinq piliers :

• TRANSFORMATION KAIZEN™ pour gérer le programme de transformation sociale et technique : processus pour gérer un déploiement rapide et réussi de la culture de l’amélioration continue et de la durabilité.
• KAIZEN™ Quotidien pour changer les comportements et la culture : Processus visant à susciter des comportements KAIZEN™ chez les chefs d’équipe et les membres de l’équipe.
• Chaîne de Valeur KAIZEN™ pour mettre en œuvre des critères de référence de classe mondiale : Processus d’amélioration des processus par le biais de projets et d’événements utilisant les dernières bonnes pratiques.
• STRAT KAIZEN™ pour obtenir l’engagement et l’orientation de la direction : Processus visant à fixer et à déployer des objectifs stratégiques disruptifs et à montrer l’exemple.
• Fondamentaux KAIZEN™ pour changer les mentalités et les croyances : Processus pour commencer à changer les attitudes et à sensibiliser aux nouveaux paradigmes.

Dans le prochain sujet, nous aborderons plus en détail le pilier Transformation KAIZEN™ car il est responsable de la gestion du programme de transformation.

Étapes clés de la mise en œuvre du processus de gestion du changement

La gestion du changement est une approche structurée visant à faire passer les individus, les équipes et les organisations de leur situation actuelle à une situation future souhaitée. Cela implique des processus, des outils et des techniques pour gérer l’aspect humain du changement afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise.

Ensuite, nous présenterons les étapes critiques de la mise en œuvre du processus de Transformation KAIZEN™. Le modèle est structuré en cinq parties qui, ensemble, soutiennent la gestion du changement.

Dans la suite , nous décrirons plus en détail les étapes de la gestion du changement KAIZEN™

Étape 0 : Planification de la transformation

• Objectifs de la transformation : Définir les objectifs de transformation et concevoir un modèle de mise en œuvre de l’amélioration continue adapté à la réalité de l’organisation avec les activités de l’entreprise et des départements.
• Rôles et responsabilités : Définition de la structure organisationnelle de gestion du changement nécessaire à la mise en œuvre du modèle d’amélioration continue (rôles, responsabilités, profils et ressources).
• Modèle de jalons : Définir la feuille de route de la transformation. La feuille de route détaillée des activités doit être adaptée au cas de chaque entreprise, avec un programme spécifique d’étapes.
• Communication et réunion en cascade : Concevoir le modèle de communication pour l’ensemble de l’organisation et la cascade de réunions.

Étape 1 : Programme de gouvernance

• Salle Obeya (« grande salle ») ou contrôle de mission : La salle Obeya montre l’état d’avancement des multiples initiatives et assure la transparence de la mise en œuvre du programme.
• Standards des réunions : Définir des standards de réunion (agendas, participants, lieu) pour toute la cascade (réunions locales, régionales, nationales et internationales).
• Suivi des bénéfices : Les responsables des différents événements devraient auditer les résultats du projet. Chaque responsable d’unité opérationnelle devrait effectuer un suivi mensuel des KPIs de chaque événement afin de vérifier si les résultats sont stables et se transforment en résultats financiers. Le directeur financier de l’entreprise doit résumer et contrôler les résultats de l’ensemble de l’entreprise.
• Audits et contrôle des processus : Audit Kamishibai (revue fréquente des pratiques à l’aide de la gestion visuelle afin de refléter les résultats et d’identifier les points à renforcer. Les auditeurs sont les leaders des différents niveaux hiérarchiques). Audit du modèle de gestion du changement (audits réalisés semestriellement ou annuellement. L’auditeur est le coach KAIZEN™ lean ou l’équipe de support de l’entreprise).
• Jalons de qualité et processus de contre-mesures : Définir et mettre en œuvre les points de contrôle de la qualité (jalons) et le processus de contre-mesures.

Étape 2 : Formation des formateurs

• Chantier pilote de démonstration : Sélection d’un groupe de chefs d’équipe pour mettre en œuvre et tester le programme standard de développement de l’équipe.
• Guide de déploiement : Personnalisation du guide d’apprentissage (playbook), des standards de coaching et du processus d’audit en fonction des résultats du projet pilote.
• Formation des formateurs : Session de chantier pour l’équipe et les chefs de groupe afin de préparer l’exécution et de convenir du plan de mise en œuvre.
• Coaching : Les chefs d’équipe et de groupe mettent en œuvre la méthodologie dans leurs équipes. Le consultant fait fréquemment du coaching.
• Audit : Exécution d’un audit pour vérifier le niveau de maturité de chaque équipe.
• Nivellement des compétences : Chantier pour niveler la mise en œuvre dans les équipes.

Étape 3 : Yokoten (partage de bonnes pratiques)

• Définir : Définir les bonnes pratiques et le modèle de mise en œuvre des solutions standard.
• Collecter : Collecter les bonnes pratiques ayant un impact et identifier les solutions standard.
• Documenter : Préparer les bonnes pratiques et les solutions standard pour la mise en œuvre – avant vs. après le processus et les bénéfices.
• Approuver : Approuver les documents finaux, définir l’objectif financier global qui peut être atteint à l’aide de solutions standard, et définir les calendriers d’audit.
• Communiquer : Partager les documents finaux et communiquer avec les parties prenantes.
• Déployer : Mettre en œuvre les solutions.
• Auditer et rapporter : Audit des solutions standard mises en œuvre et de l’impact financier. Définir les conclusions générales de l’audit. Faire un rapport local et agrégé.

Étape 4 : Académie KAIZEN™ Lean

• Définir les groupes cibles : Définir les groupes cibles en tenant compte de leur rôle, de leur niveau hiérarchique et de leur département.
• Concevoir la structure du cours : Définir la structure des cours que l’académie mettra à la disposition des différents groupes.
• Développer le contenu : Élaborer des programmes de formation comprenant un volet théorique et un volet pratique.
• Essais pilotes : Mener des projets pilotes pour tester le format, le contenu des cours et l’efficacité du développement de nouvelles compétences.
• Plateforme de connaissances : Développer une plateforme de partage des connaissances destinée aux formateurs et aux participants.
• Processus de certification : Développer un processus de certification qui permette de connaître à tout moment le niveau de formation et de connaissance de chaque employé dans chaque domaine.

Dans l’ensemble, les modèles et cadres de gestion du changement peuvent aider à guider les organisations tout au long du processus de gestion du changement. Cependant, il est essentiel de rappeler que chaque organisation est unique et peut nécessiter une approche personnalisée de la gestion du changement.

Gestion du changement dans différentes industries

Pour tout ce qui a déjà été mentionné, la gestion du changement est essentielle dans tous les secteurs pour aider les organisations à s’adapter à de nouveaux processus, conditions de marché, technologies ou modèles organisationnels. Voici quelques exemples d’application de la gestion du changement dans différents secteurs d’activité :

• Production : La gestion du changement est essentielle dans l’industrie de production afin d’optimiser les processus de production, de réduire les gaspillages et d’améliorer la qualité. La mise en œuvre de nouveaux processus ou équipements nécessite une planification minutieuse, des tests, la participation de l’équipe et de la formation.
• Commerce de détail : La gestion du changement est essentielle dans le secteur du commerce de détail puisqu’elle permet une adaptation à l’évolution des tendances et des préférences des consommateurs, ainsi qu’une amélioration des processus. Les détaillants doivent surveiller le marché et les changements de comportement des consommateurs et réagir rapidement en adaptant leurs offres de produits, leurs stratégies de marketing et les opérations de la chaîne d’approvisionnement.
• Logistique : La gestion du changement dans la logistique implique le processus de planification, de mise en œuvre et de gestion des changements dans un système ou un processus logistique afin de réduire les lead times, les coûts de transport et les réclamations des clients et d’améliorer le niveau de service et la productivité.
• Santé : La gestion du changement est essentielle dans le secteur de la santé pour garantir que les nouvelles technologies, procédures et réglementations sont mises en œuvre sans heurts et en toute sécurité. Par exemple, lors de l’introduction de nouveaux équipements médicaux, processus ou logiciels, les organisations de soins de santé doivent s’assurer que le personnel est formé et équipé pour les utiliser efficacement sans avoir d’impact négatif sur le patient.
• Construction : La gestion du changement est un aspect essentiel de la gestion des travaux de construction. Elle consiste à planifier, préparer et mettre en œuvre systématiquement les changements dans le cadre d’un projet de construction afin de s’assurer qu’ils sont exécutés avec succès. La gestion du changement dans le secteur de la construction consiste à gérer les améliorations apportées dans le cadre du projet, de la conception, du calendrier, du budget et d’autres éléments critiques qui influent sur la réussite du projet.
• Technologie de l’information : La gestion du changement est essentielle dans le secteur des technologies de l’information afin de minimiser le risque de défaillance du système, de failles de sécurité ou de perte de données. Les modifications apportées aux logiciels, au matériel ou à l’infrastructure du réseau doivent être testées et approuvées avant d’être mises en œuvre, et le personnel doit être formé à l’utilisation des nouveaux systèmes et outils.

En résumé, la gestion du changement est essentielle dans divers secteurs pour faciliter et gérer efficacement le changement, minimiser les risques et veiller à ce que les organisations puissent s’adapter aux nouveaux défis et aux nouvelles opportunités.

Danaher et la gestion du changement

Danaher Corporation est une entreprise mondiale de science et de technologie largement reconnue pour la mise en œuvre réussie de pratiques de gestion du changement. L’entreprise jouit d’une réputation bien établie en matière d’amélioration continue et met en œuvre le système d’entreprise Danaher (DBS) depuis plus de 30 ans. L’approche de Danaher en matière de gestion du changement met l’accent sur l’importance de créer une culture d’amélioration et d’apprentissage à caractère continu.

L’approche de Danaher en matière de gestion du changement

Le Danaher Business System (DBS) est un ensemble complet et intégré d’outils et de processus que Danaher utilise pour favoriser l’amélioration continue dans l’ensemble de ses activités. Le DBS repose sur les principes de la production lean et du KAIZEN™, et il est conçu pour aider les entreprises à identifier et à éliminer les gaspillages, à améliorer la qualité, à accroître l’efficacité et à innover. Le DBS est mis en œuvre par le biais d’un programme de formation structuré qui implique tous les employés, des opérateurs aux responsables de haut niveau.

Comme le décrit Danaher sur son propre site web, « le moteur DBS conduit l’entreprise à travers un cycle sans fin de changement et d’amélioration : des PERSONNES exceptionnelles développent des PLANS remarquables et les exécutent en utilisant des outils de classe mondiale pour construire des PROCESSUS durables, ce qui se traduit par des PERFORMANCES optimales. Des performances supérieures et des attentes élevées attirent des personnes exceptionnelles qui perpétuent le cycle. Tous ces efforts sont guidés par une philosophie simple qui s’appuie sur quatre priorités orientées vers le client : qualité, livraison, coût et innovation ».

Voici quelques facteurs clés qui ont contribué au succès de la gestion du changement chez Danaher :

Vision et stratégie claires

L’équipe dirigeante de Danaher a une vision et une stratégie claires pour la croissance et le développement de l’entreprise. L’entreprise dispose d’une feuille de route bien définie pour atteindre ses objectifs, qui est communiquée à tous les employés. Elle s’est engagée dans une démarche d’amélioration continue et peut mettre en œuvre sa stratégie de manière efficace.

Développement du leadership

Danaher investit massivement dans le développement de ses leaders. Le programme rigoureux de développement du leadership de l’entreprise prépare ses dirigeants à conduire le changement et à gérer des projets complexes. Les leaders se concentrent sur une vision claire et peuvent la communiquer efficacement à leurs employés, aux parties prenantes et aux clients.

Amélioration continue et innovation

La culture de Danaher est basée sur les principes d’amélioration continue de KAIZEN™. L’entreprise encourage ses employés à rechercher constamment des moyens d’améliorer et d’innover les processus, les produits et les services. Ce souci d’amélioration continue a permis à Danaher de garder une longueur d’avance sur ses concurrents et d’assurer sa réussite à long terme.

Prise de décision basée sur les données

Danaher utilise les données pour prendre des décisions à tous les niveaux de l’organisation. L’entreprise dispose d’une solide plateforme d’analyse de données qui fournit des informations en temps réel sur les opérations, ce qui lui permet d’identifier les domaines à améliorer. Elle collecte et analyse des données afin de favoriser l’amélioration continue et de prendre des décisions éclairées. Cela permet de garantir que les changements sont basés sur des données plutôt que sur l’instinct.

Engagement des employés

La réussite de Danaher en matière de gestion du changement peut également être attribuée à l’importance qu’elle accorde à l’engagement des employés. L’entreprise valorise ses employés et leur fournit les ressources et le support nécessaires pour mener à bien le changement. Danaher encourage une culture de collaboration, où les employés sont invités à proposer des idées et des suggestions d’amélioration.

Communication

Danaher accorde une grande importance à la communication. L’entreprise veille à ce que tous les employés soient informés des changements et des mises à jour par le biais de canaux de communication réguliers.

Dans l’ensemble, le succès de la gestion du changement chez Danaher peut être attribué à la combinaison d’un leadership fort, d’une stratégie claire, d’une prise de décision basée sur les données, de l’engagement des employés et de l’accent mis sur l’amélioration continue.

Similitudes entre la stratégie de Danaher et les principes de gestion du changement KAIZEN™

Sur la base de ce qui précède, il est facile de constater qu’il existe de nombreuses similitudes entre la stratégie de Danaher et les principes de gestion du changement KAIZEN™.

Ces similitudes sont dues à la forte influence des principes KAIZEN™ sur DBS. Danaher a commencé à utiliser les méthodologies KAIZEN™ en 1988 en mettant en œuvre avec succès le système de production lean de Toyota. De 1986 à 2000, Danaher se développe, passant de 16 à 51 entreprises. Parallèlement à la transformation de l’entreprise, ce qui a commencé comme une mise en œuvre de la production lean a évolué vers un système KAIZEN™ englobant des outils et des principes d’amélioration continue de la qualité.

Le DBS a été reconnu comme la base du succès continu de l’entreprise. Danaher utilise le DBS pour orienter ses activités, mesurer la qualité de leur exécution et créer des solutions pour faire encore mieux.

Le pouvoir de la formation dans la gestion du changement

La formation joue un rôle essentiel dans la gestion du changement en dotant les employés des connaissances, des compétences et des outils nécessaires pour qu’ils s’adaptent à de nouvelles situations, technologies ou processus. Voici quelques exemples de la façon dont la formation peut contribuer à la gestion du changement :

Sensibilisation

La formation peut aider les employés à comprendre la nécessité du changement, les raisons qui le motivent et les avantages qu’il apportera. Cette compréhension peut contribuer à soutenir le changement et à réduire la résistance.

Développement de nouvelles compétences

La formation peut aider les employés à développer les aptitudes et les compétences nécessaires pour effectuer de nouvelles tâches, utiliser de nouveaux équipements ou logiciels, ou travailler dans une nouvelle structure organisationnelle. Cela peut contribuer à réduire l’anxiété et à renforcer la confiance face au changement.

Améliore l’adoption

La formation peut aider les employés à adopter correctement de nouveaux processus ou technologies et à respecter de nouvelles politiques ou procédures. Cela permet de réduire les erreurs, d’accroître l’efficacité et d’améliorer le succès global de l’initiative de changement.

Renforce l’engagement et la participation

La formation peut constituer une plateforme permettant aux employés d’exprimer leurs préoccupations, de fournir un retour d’information et de poser des questions sur le changement. Cela peut renforcer l’engagement et la participation à l’initiative de changement.

En résumé, la formation est un élément essentiel de la gestion du changement qui peut aider les employés à s’adapter à de nouvelles situations, à développer de nouvelles compétences et à contribuer à la réussite de l’initiative de changement. En investissant dans des programmes de formation efficaces, les organisations peuvent contribuer à créer une culture de l’apprentissage et de l’agilité qui leur permettra de s’adapter aux nouveaux défis et aux nouvelles opportunités.