A empresa e o crescimento no setor alimentar

A empresa em questão opera na indústria de produção alimentar, com foco na produção e transformação de chocolate e cacau. Conta com um volume anual de vendas de cerca de £220 milhões e mais de 2000 colaboradores, sendo o Reino Unido, os Estados Unidos e o Japão os principais mercados de atuação. A empresa foi fundada nos anos 90, com vendas exclusivamente no canal online, e em 2004 investiu no retalho físico, com a abertura da sua primeira loja. Desde então, a organização expandiu significativamente e, atualmente, possui uma rede de lojas, cafés e restaurantes, além de boutiques e até mesmo um resort. A marca destaca-se por comercializar chocolates de alta qualidade e inovar constantemente, lançando a cada ano novas gamas de produtos como cafés, utensílios de cozinha, itens de beleza, entre outros.

Dos desafios à excelência nas operações

O rápido crescimento e a expansão para novos mercados colocaram pressão nos processos operacionais, conduzindo a um impacto negativo direto na eficiência, nos custos operacionais e no nível de serviço.

Tornou-se evidente a necessidade de redesenhar operações que fossem capazes de suportar o crescimento do negócio e as exigências dos diferentes mercados. Pretendia-se atingir a excelência na produção e na logística, que permitiria reduzir custos, assegurando o nível de serviço máximo aos seus clientes. A empresa seguiu então uma abordagem estruturada que começou pela identificação de oportunidades nos processos existentes, compreendeu as necessidades operacionais da empresa a médio-prazo e desenhou processos robustos e capazes de sustentar o crescimento dos próximos anos.

De seguida encontram-se com mais detalhe alguns dos desafios encontrados:

Ineficiências no processo produtivo

Ao longo de todo o processo produtivo, foram encontradas diferentes ineficiências operacionais. Por um lado, o desperdício de matéria-prima era evidente e resultante da introdução manual de ingredientes nas linhas de produção. A inconsistência no peso do produto acabado alertava para este desperdício, que aumentava os custos do produto, ainda acrescido de custo de recursos para verificação final, também ela manual. Foram encontrados desperdícios em materiais de embalagem, com custos significativos de £20k por ano durante os períodos de alta procura. O próprio processo de embalagem estava subotimizado, necessitando de sete operadores para responder à capacidade produtiva necessária. Por último, o processo de decantação de sabores líquidos também apresentava desperdício significativo de líquidos, com impacto direto nos custos.

Lacunas nas rotinas de melhoria

As equipas operacionais, com as ineficiências existentes nos processos, não encontravam oportunidade para dedicar esforço à melhoria das suas operações, existindo também algumas lacunas no que diz respeito ao conhecimento das ferramentas de melhoria. A cultura de melhoria contínua não estava ainda desenvolvida na totalidade, estando as equipas muito dedicadas à resolução imediata dos problemas, com pouca visibilidade sobre a eliminação das causas e mitigação dos problemas futuros.

Falta de alinhamento entre a gestão e as operações

Existia uma lacuna significativa entre as equipas de gestão e de operações quando se tratava de identificar problemas e implementar melhorias. Uma comunicação inadequada entre estes dois níveis da organização dificultava a resolução eficaz dos problemas e impedia que as oportunidades de melhoria fossem devidamente exploradas.

A abordagem para transformar processos e reduzir custos

A abordagem para enfrentar os desafios encontrados foi centrada em princípios de melhoria contínua e de excelência operacional, com o objetivo de otimizar processos e reduzir custos, bem como capacitar as equipas para contribuírem autonomamente para a melhoria de produtividade. Durante este período, 310 colaboradores participaram em projetos de melhoria, workshops e formações. Estas iniciativas fomentaram o desenvolvimento de melhorias, e envolveram os colaboradores diretamente nas soluções desenhadas, criando 78 projetos que resultaram em poupanças superiores a £800.000 em 12 meses.

O projeto passou não só pelo redesenho de processos, mas também por capacitar as equipas operacionais para se tornarem autosuficientes na identificação de oportunidade e implementação de melhorias.

As equipas foram treinas e capacitadas das equipas nas seguintes ferramentas de melhoria:

1. A3 (resolução de problemas): abordagem a desafios e desenho de soluções de forma estruturada, fomentando que as equipas se foquem na identificação das causas raiz e implementem soluções eficazes e com grande impacto, de forma colaborativa. O A3 foi essencial para garantir que cada desafio fosse abordado de forma clara e com objetivos bem definidos, permitindo um processo de resolução estruturado e normalizado.
2. Fishbone analysis (diagrama de Ishikawa): utilizado para identificar e mapear as principais causas de desvios, como desperdícios e ineficiência na produção. Esta análise ajudou as equipas a visualizar as múltiplas causas de um problema, tal como fatores humanos, máquinas e processos, permitindo uma resolução mais eficaz.
3. Análise baseada em dados: as equipas foram formadas para encontrar os dados relevantes para cada oportunidade, retirar insights desses dados e tomar decisões informadas. Isto garante que as oportunidades com maior impacto são abordadas e que o resultado das melhoria implementadas é medido.

É de salientar que estas formações proporcionaram às equipas as competências necessárias para identificar os problemas de forma autónoma, analisar as causas e implementar soluções contínuas. Abaixo, são destacadas as ações implementadas, assim como as ferramentas utilizadas pelas equipas após terem tido as respetivas formações.

Seguem alguns exemplos das iniciativas de melhoria implementadas:

Remoção da impressora para pré-impressão da película

Após a formação em A3 e Fishbone Analysis, a equipa identificou a oportunidade de eliminar a pré-impressão da película para reduzir custos mão-de-obra e materiais, além de evitar o desperdício gerado pela necessidade de processar o mesmo rolo de filme durante a troca de lotes.

Redução de desperdícios na produção de chocolate

A formação na análise da causa raiz permitiu à equipa identificar as causas principais do desperdício, levando à conclusão de que uma proporção significativa de produtos estava abaixo do peso especificado devido ao método manual de adição de ingredientes. A solução envolveu ajustes na balança manual e melhorias nos processos, tornando possível reduzir o desperdício e aumentar a precisão na adição de chocolate.

Redução de custos de mão-de-obra em linhas de produção

A Fishbone Analysis ajudou a equipa a entender as causas dos tempos de espera, bem como a necessidade de redistribuir tarefas, enquanto que a formação em A3 garantiu a implementação de um plano de ação claro e eficiente. Ao observar a capacidade da linha e os tempos de espera, foi implementada uma solução de balanceamento da linha, alinhada com a estratégia de redução de custos na mão- de-obra, sem comprometer a qualidade ou a produtividade. A reestruturação do layout da linha e a eliminação de etapas redundantes reduziram o número de operadores para apenas quatro, mantendo a produtividade sem aumentar os custos operacionais.

Aumento do rendimento da produção

Através de uma análise de gargalos, a equipa concentrou-se em otimizar o rendimento de uma das linhas de produção. Após identificar que a máquina de prensagem era o principal gargalo, a equipa trabalhou em conjunto com a equipa de engenharia para redirecionar o circuito de produção, aumentando a produção e reduzindo custos. As equipas implementaram ajustes nas configurações da máquina de deposição e o controlo constante do peso resultou num aumento da precisão da dosagem, eliminando desperdícios.

Redução de desperdício e melhoria na precisão de medição de ingredientes

Durante a observação da linha, foi identificado que a precisão na medição de ingredientes estava comprometida, o que resultava em inconsistências no peso final dos produtos. Foi implementado um sistema de controlo de peso mais rigoroso para garantir que o peso mínimo fosse atingido sem excessos, resultando numa redução no desperdício de chocolate e na otimização do processo.

Redução de desperdício de materiais líquidos

Durante o processo de decantação de aromas líquidos, através do recurso ao A3, foi identificado um problema de desperdício devido a derrames de materiais. A equipa de engenharia foi envolvida para criar uma solução simples, mas eficaz: um funil reutilizável feito com materiais existentes na oficina da fábrica. Esta medida reduziu significativamente o desperdício e melhorou a precisão no processo de dosagem.

Estes projetos exemplificam como a aplicação de princípios de Lean Manufacturing, tal como a eliminação de desperdícios (Muda), a otimização de processos e a melhoria contínua pode gerar resultados financeiros significativos, e simultaneamente aumentar a eficiência operacional e o compromisso dos colaboradores. É de notar que este sucesso se tornou possível através da introdução às metodologias acima mencionadas, das quais as equipas foram formadas. Além da implementação destas ferramentas, o desenvolvimento de competências das equipas, assim como o compromisso de todos levou à resolução dos desafios operacionais abordados.

Ademais, a abordagem estruturada de melhoria contínua proporcionou uma base sólida para melhorias sustentáveis e permitiu que a empresa não só superasse os desafios atuais, mas também estivesse preparada para um crescimento sustentável no futuro.

Os resultados atingidos com a implementação da melhoria contínua

Os resultados do programa de melhoria contínua foram altamente positivos, refletindo a eficácia da abordagem adotada e o impacto significativo nas operações de produção. Ao longo de 12 meses, o programa gerou poupanças totais de cerca de £800,000 com a contribuição de várias áreas-chave da operação:

• Materiais: foram poupadas cerca de £29,000 através da otimização de processos e da redução de desperdícios, particularmente na gestão de materiais e ingredientes;
• Materiais de higiene: pouparam-se cerca de £11,000 em materiais de higiene graças à implementação de processos mais eficientes e à redução de desperdício ;
• Recursos de engenharia: foram atingidas poupanças de mais de £100,000 ao melhorar a eficiência dos recursos de engenharia, com ênfase na melhoria de processos e otimização de recursos;
• Mão-de-obra: a maior parte da poupança, cerca de £700,000, foi gerada através do aumento da velocidade de produção e melhoria na capacidade da linha, resultando numa maior eficiência operacional e libertação de capacidade.

Além dos resultados financeiros, o programa teve um impacto significativo na cultura da empresa. O compromisso e o reforço das equipas foi central para o sucesso do projeto e os colaboradores tornaram-se mais envolvidos e proativos na identificação de oportunidades de melhoria. A continuidade da aplicação dos Princípios Kaizen ajudou a estabelecer uma base sólida para que as melhorias se tornassem parte da rotina diária de trabalho.

“Ser o vencedor do prémio Kaizen mostra realmente a compreensão básica da melhoria contínua e reflete a capacidade que construímos internamente, liderada pela equipa de gestão. No entanto, os verdadeiros protagonistas são realmente os operadores do chão de fábrica (…). Seguindo os verdadeiros princípios do Kaizen, estamos apenas a começar e todos os dias procuramos ser melhores do que no dia anterior. Este ano, concentramo-nos na implementação e no desenvolvimento da nossa cultura de melhoria, que iniciámos no ano passado e continuamos a apoiar junto das nossas equipas.”
– Diretor de Produção

A ênfase na prática de “Zero Loss” tornou-se o principal motor das melhorias durante este período, com a equipa focada em eliminar completamente as perdas e aumentar ainda mais a eficiência operacional, garantindo que a excelência operacional fosse atingida e mantida.

Respeitamos os acordos de confidencialidade dos nossos clientes. Embora tenhamos alterado ou omitido nomes, os resultados são reais.