Revolucionar os processos de encomendas: a jornada da Codexis rumo à excelência operacional

No contexto da indústria farmacêutica moderna, as empresas devem evoluir continuamente ao nível dos seus processos internos para se manterem competitivas e responderem às exigências implacáveis de inovação e eficiência no seu setor. Aquelas que vão mais além na transformação das suas operações — recorrendo a metodologias estruturadas e de elevado impacto, como a metodologia Kaizen — obtêm ganhos significativos em termos de produtividade, satisfação do cliente e desempenho global.

Liderar a mudança nas soluções enzimáticas para a inovação farmacêutica

A Codexis é uma fornecedora líder de soluções enzimáticas, especializada no desenvolvimento de enzimas de alto desempenho que respondem aos desafios da produção de terapêuticas de forma eficiente e escalável. Com base na sua plataforma tecnológica proprietária, CodeEvolver®, a Codexis revolucionou o desempenho enzimático, aumentando significativamente a atividade, a especificidade e a estabilidade das enzimas. As soluções inovadoras da empresa desempenharam um papel crucial na criação de alguns dos produtos mais essenciais da indústria farmacêutica, incluindo o Januvia (sitagliptina), o Lipitor (atorvastatina) e o Paxlovid (nirmatrelvir).

Comprometida com a resolução de desafios reais na área das pequenas moléculas e na síntese de ácidos nucleicos, a Codexis continua a liderar a produção enzimática de terapêuticas siRNA, um setor em rápido crescimento. Com sede em Redwood City, Califórnia, a empresa foi distinguida com diversos reconhecimentos de prestígio, incluindo os Green Chemistry Challenge Awards da American Chemical Society, reafirmando o seu papel como inovadora no seu setor.

Assente neste legado, a Codexis está focada em aprofundar a sua especialização para responder às crescentes exigências das indústrias farmacêutica e de bioterapêuticas. Ao avançar continuamente na tecnologia enzimática, a Codexis permanece na vanguarda na resolução dos complexos desafios do desenvolvimento e da produção de medicamentos modernos.

Identificar oportunidades de melhoria no processo de encomendas

À medida que a Codexis continua a liderar a inovação em soluções enzimáticas, a empresa identificou várias áreas-chave no seu processo de encomendas que poderiam beneficiar de uma abordagem mais simplificada. Embora o sistema existente tenha servido o seu propósito durante muitos anos, a empresa reconheceu a oportunidade de aumentar a sua eficiência e alinhar melhor o processo com as crescentes exigências do negócio. Ao adotar a metodologia Kaizen, a Codexis procurou alcançar melhorias contínuas e incrementais que otimizariam os fluxos de trabalho e melhorariam a experiência, tanto para as equipas internas como para os clientes.

Aumentar a normalização e a clareza das funções

Com o tempo, o processo de encomendas evoluiu de forma orgânica, o que resultou em variações na forma como as tarefas eram abordadas. Apesar do forte compromisso da equipa com os resultados, o processo beneficiaria de uma definição mais clara de funções e responsabilidades. Uma abordagem mais normalizada ajudaria a alinhar os esforços da equipa, garantindo que cada elemento soubesse exatamente o que era esperado de si e onde poderia contribuir de forma mais eficaz.

Simplificar as tarefas manuais

Parte do processo de encomendas de vendas ainda dependia da introdução manual de dados para a elaboração de orçamentos, o que, embora eficaz, poderia beneficiar da automatização. À medida que a Codexis procurava escalar as suas operações, a equipa reconheceu que reduzir as tarefas morosas permitiria concentrar-se mais no que realmente importa – gerar valor para o cliente. O objetivo era tornar o processo mais eficiente sem comprometer a qualidade do serviço prestado.

Melhorar a visibilidade e o acompanhamento

Num ambiente dinâmico, é essencial dispor de visibilidade em tempo real sobre o progresso das tarefas e dos fluxos de trabalho. Embora funcional, o processo de encomendas carecia de um método robusto para monitorizar o desempenho e identificar possíveis gargalos. Reconhecendo a necessidade de maior transparência, a Codexis implementou ferramentas que permitem às equipas acompanhar o progresso em tempo real e impulsionar melhorias contínuas baseadas em dados.

Compreender a jornada do cliente

A Codexis sempre se comprometeu com a prestação de experiências excecionais aos seus clientes, mas a jornada do cliente ao longo do processo de encomendas ainda não tinha sido completamente mapeada. Existia uma oportunidade de compreender melhor como o processo poderia ser ajustado para responder às necessidades específicas dos clientes em cada etapa. Através da recolha de insights e feedback, a Codexis procurou garantir que a experiência do cliente fosse fluida, consistente e alinhada com as suas expetativas.

Em cada uma destas áreas, a Codexis identificou oportunidades valiosas para melhorar e simplificar os processos. Ao invés de se focar nos desafios, a empresa abraçou estas oportunidades como um caminho para uma maior eficiência e uma melhor satisfação do cliente. Através do Kaizen, a Codexis estava pronta para promover uma mudança positiva, construindo um processo de encomendas mais ágil e preparado para o futuro.

Transformação do processo de encomendas com a metodologia Kaizen

Através de uma série de iniciativas orientadas pelos princípios Kaizen, a Codexis tomou medidas proativas para responder aos desafios e oportunidades identificados no seu processo de encomendas. Uma equipa multidisciplinar, com representantes das áreas de operações, apoio às vendas, jurídico, financeiro e tecnologias de informação, trabalhou de forma colaborativa para implementar soluções que promovessem a eficiência e melhorassem a experiência do cliente. Abaixo, apresentam-se as principais ações realizadas para transformar o processo de encomendas de vendas:

1. Normalização de contratos

Uma das primeiras áreas de intervenção foi a normalização dos contratos. Anteriormente, o processo de criação de contratos envolvia diversos modelos, introdução manual de dados e termos legais pouco consistentes. Para simplificar este processo, a Codexis introduziu modelos de NDA em regime de self-service, concedeu à equipa comercial acesso direto à base de dados de contratos e uniformizou os termos legais para criar acordos normalizados. Estas medidas visaram reduzir o tempo gasto em negociações e aprovações contratuais.

2. Melhoria do sistema de CRM

A Codexis trabalhou para melhorar seu Customer Relationship Management (CRM), com o objetivo de oferecer melhor suporte às operações de vendas. O sistema anterior apresentava lacunas, sobretudo ao nível da automatização e da usabilidade. Para colmatar estas limitações, a empresa focou-se na automatização de fluxos de trabalho para reduzir as tarefas manuais, na melhoria da experiência de utilização para a equipa comercial e na introdução de dashboards que proporcionassem uma maior visibilidade e insights. Estas melhorias permitiram à equipa de vendas trabalhar de forma mais eficiente, com acesso a dados em tempo real, permitindo-lhes priorizar e gerir as oportunidades de vendas de forma mais eficaz.

3. Qualificação de oportunidades comerciais

A Codexis implementou um sistema de “semáforos” para melhorar a qualificação das oportunidades de venda. Este sistema permitiu à equipa avaliar e priorizar rapidamente as leads com base no seu valor e urgência. Foi também introduzido um mecanismo de feedback contínuo, garantindo a avaliação constante das oportunidades e permitindo ajustes ágeis e rápidos nas prioridades, sempre que necessário.

4. Novo processo de criação de orçamentos

O processo de elaboração de orçamentos foi normalizado para aumentar a eficiência. A Codexis introduziu uma matriz de aprovação clara, definiu modelos de orçamento normalizados para cada produto e serviço e implementou um processo de escalada para aprovações urgentes. Esta estrutura garantiu um processo de aprovação mais ágil e sem entraves, eliminando os gargalos que anteriormente causavam atrasos no processo de orçamento.

5. Melhoria no processo de confirmação de encomendas

O processo de confirmação de encomendas foi otimizado com a criação de uma caixa de correio eletrónica dedicada à receção de ordens de compra, juntamente com a definição de um processo normalizado para a sua análise e validação. Esta mudança permitiu aumentar a velocidade e precisão no tratamento das encomendas recebidas, reduzindo os atrasos na resposta e execução dos pedidos dos clientes.

6. Voz do cliente (VOC)

A compreensão da jornada do cliente ao longo do processo de encomendas revelou-se essencial para garantir a melhoria contínua. A equipa mapeou toda a experiência do cliente, identificando os principais pontos de contacto e áreas passíveis de melhoria. Para recolher feedback direto, foram implementados inquéritos de satisfação do cliente, permitindo à empresa avaliar e melhorar a qualidade das interações em cada etapa do processo.

Em todas estas áreas, a Codexis aplicou os princípios Kaizen para implementar melhorias incrementais que, em última análise, resultaram num processo de encomendas mais ágil, eficiente e acessível para o cliente. Estas ações estabeleceram as bases para uma operação de vendas mais responsiva e ágil, capaz de apoiar a expansão da empresa para novos mercados.

Figura 1 – Exemplo de um roadmap de VOC

Impulsionar a eficiência e a satisfação do cliente através do Kaizen

A implementação de melhorias baseadas nos princípios Kaizen na Codexis conduziu a resultados transformadores em todo o processo de encomendas. Em apenas seis meses, a empresa alcançou com sucesso os seus objetivos, promovendo uma maior eficiência operacional e proporcionando uma experiência superior ao cliente. Alguns dos principais resultados incluem:

• Normalização de contratos: com a introdução de modelos de contratos em regime de self-service e a simplificação dos termos contratuais, a Codexis conseguiu reduzir em 66% o tempo de processamento de contratos, acelerando significativamente a fase de acordos e aumentando a agilidade;
• Melhorias no sistema de CRM: as melhorias implementadas no sistema de CRM permitiram uma criação de orçamentos 50% mais rápida e aumentaram a produtividade geral da equipa de vendas. Os fluxos de trabalho automatizados e a maior usabilidade facilitaram o acesso rápido a dados essenciais, permitindo um foco mais estratégico no envolvimento do cliente.
• Qualificação de oportunidades de vendas: com a introdução do sistema de “semáforo”, as oportunidades passaram a ser melhor priorizadas, ajudando a equipa a concentrar-se nas oportunidades de maior valor e a reduzir o tempo investido em leads com menor impacto;
• Criação de orçamentos simplificada: a utilização de modelos normalizados e de uma matriz de aprovação clara resultou numa redução de 50% no tempo de elaboração de orçamentos, permitindo que os clientes recebessem as suas propostas de forma mais rápida, o que contribuiu diretamente para uma melhor experiência do cliente;
• Processo de confirmação de encomendas: a criação de uma caixa de correio eletrónica dedicada e a definição de um processo normalizado de revisão permitiram reduzir em 33% o tempo de processamento das encomendas. Esta melhoria ajudou a minimizar atrasos e a otimizar todo o ciclo de atendimento ao cliente;
• Voz do Cliente: a realização de inquéritos de satisfação e o mapeamento da jornada do cliente permitiram à Codexis obter insights em tempo real sobre os principais pontos críticos da experiência do cliente. Este ciclo contínuo de feedback contribuiu para melhorias constantes, garantindo uma abordagem cada vez mais centrada no cliente e uma satisfação acrescida ao longo de todo o processo.

Estes resultados destacam o impacto mensurável da transformação conduzida pela Codexis com base nos princípios Kaizen. Como afirmou Britton Jimenez, SVP de Marketing e Vendas:

“Estes marcos não são apenas números; representam verdadeiras vitórias para os nossos clientes (…). Cada melhoria elimina obstáculos, capacitando os nossos clientes a alcançar os seus objetivos de forma mais rápida e confiante.”

O poder de um propósito comum e da melhoria contínua

A transformação do processo de encomendas de vendas da Codexis não se limitou à otimização de fluxos de trabalho, tratou-se de criar uma cultura onde cada membro da equipa se sentisse capacitado para contribuir para um propósito comum.

“Estava em frente a uma parede cheia de post-its coloridos, rodeado de ideias e de uma equipa pronta para desafiar o status quo. Aquele momento, como tantos outros ao longo do último ano, fez-me recordar o quão poderoso pode ser um propósito comum. Hoje, sinto uma enorme gratidão por esta jornada, pelas aprendizagens e pelas pessoas que a tornaram possível.” — Britton Jimenez, SVP de Marketing e Vendas

Este testemunho capta a essência da jornada da Codexis: uma visão partilhada e um esforço coletivo que conduziram a uma mudança real e significativa. Ao adotar a filosofia Kaizen, a empresa não se limitou a implementar um novo processo — cultivou uma mentalidade de melhoria contínua que permite a cada indivíduo contribuir para um objetivo maior. Através da colaboração, da dedicação e de um compromisso inabalável com a excelência, a Codexis transformou desafios em oportunidades, gerando resultados duradouros que impulsionarão o futuro da organização.

À medida que a Codexis continua a crescer e a evoluir, a jornada de melhoria mantém-se no centro do seu sucesso. A transformação impulsionada pelo Kaizen não só reforçou a eficiência operacional, como também consolidou a importância do trabalho em equipa, da adaptabilidade e de uma abordagem centrada no cliente. Com um foco claro no futuro, a Codexis está bem posicionada para continuar a liderar a inovação na indústria farmacêutica, sempre a aspirar a novos patamares e a gerar impacto com significado ao longo do caminho.