Rapid Improvement Event: um elemento essencial da melhoria contínua

Há várias décadas que as organizações recorrem aos Rapid Improvement Events (RIE) para melhorar processos, resolver problemas, e impulsionar resultados imediatos. Não obstante a sua longa história, esta abordagem permanece hoje tão relevante como sempre foi, revelando-se essencial para qualquer empresa que ambicione a excelência operacional.

Num contexto de grande competitividade onde a agilidade é uma exigência, o RIE prova que é possível mobilizar equipas, alcançar melhorias sustentáveis e fazer face a problemas críticos em pouco tempo.

Neste artigo, exploraremos o papel dos RIE dentro da filosofia Kaizen, as suas metodologias mais utilizadas, respetivas caraterísticas e os benefícios que continuam a torná-los indispensáveis para as organizações de qualquer setor.

O que é um Rapid Improvement Event?

Um Rapid Improvement Event (RIE) é uma iniciativa estruturada e de curta duração, que tem como objetivo resolver problemas específicos e gerar melhorias rápidas em processos, equipas ou áreas de negócio. Trata-se de uma abordagem prática e fundamental numa cultura de melhoria contínua, concebida para acelerar resultados.

Este conceito é frequentemente referido através de diferentes denominações: Kaizen Event, Kaizen Blitz ou Rapid Improvement Event. O termo Kaizen Event (também conhecido como Gemba Kaizen Event) surgiu como tradução prática das iniciativas Kaizen desenvolvidas nas fábricas japonesas, descrevendo um evento temporário e intensivo, focado na resolução rápida de problemas. O termo Kaizen Blitz ganhou popularidade na década de 1990. “Blitz” tem origem no alemão Blitzkrieg, que significa “ataque-relâmpago”, e transmite a ideia de um esforço concentrado e enérgico para eliminar desperdícios ou falhas num curto espaço de tempo. Por fim, a expressão Rapid Improvement Event tornou-se comum em contextos empresariais globais, destacando a rapidez da iniciativa.

Assim, os três termos remetem ao mesmo tipo de iniciativa de melhoria: um evento intensivo, de curta duração e com impacto imediato. Estes eventos são amplamente utilizados em abordagens Kaizen, lean e lean six sigma.

Características de um RIE

Um Rapid Improvement Event distingue-se pela sua natureza prática, intensiva e orientada para resultados rápidos. As principais características incluem:

• Trabalho em equipa: grupos multidisciplinares e com capacidade de decisão;
• Implementação rápida: ciclos curtos de teste e de aplicação de soluções, geralmente 3 a 5 dias intensivos;
• Foco num tópico a melhorar: âmbito da melhoria bem definido;
• Objetivos claros: meta previamente identificada e mensurável;
• Realizado no Gemba: análise e implementação diretamente no local onde o trabalho acontece;
• Follow-up de resultados: quantificação de ganhos com validação junto da área financeira;
• Metodologia normalizada (A3 Thinking): abordagem estruturada para análise, desenho de solução e controlo;
• Contramedidas de baixo custo: priorização de melhorias simples com elevado impacto.

Em síntese, um Rapid Improvement Event combina foco, velocidade e disciplina metodológica, permitindo alcançar melhorias de elevado impacto em pouco tempo e com baixo investimento.

Quando aplicar um Rapid Improvement Event

Um Rapid Improvement Event deve ser aplicado sempre que exista um problema bem definido, com impacto relevante para a organização. Pode ser utilizado em qualquer um dos programas que compõem a cultura de melhoria contínua: Leaders Kaizen, Daily Kaizen, Kaizen Cycles e Kaizen Office.

Na abordagem Kaizen às operações, o RIE ganha especial destaque dentro do Kaizen Cycles, onde se assume como a ferramenta central para acelerar resultados, mobilizar equipas e transformar processos de forma rápida e estruturada.

Como organizar um Kaizen Event?

Um Kaizen Event segue uma abordagem disciplinada e estruturada, que assegura resultados rápidos, mas sustentáveis. O processo pode ser dividido em três fases principais: preparação, execução e follow-up.

Etapas de preparação

O sucesso de um RIE depende de uma preparação sólida, que garante foco e alinhamento desde o início:

• Definição do problema e dos objetivos: descrever o problema claramente e definir os resultados esperados;
• Recolha de dados: obter informação sobre o processo atual, indicadores de desempenho e principais dificuldades;
• Seleção da equipa multidisciplinar: reunir colaboradores de diferentes funções
• e níveis hierárquicos, assegurando diversidade de perspetivas e poder de decisão;
• Planeamento logístico e calendário: organizar a agenda, os materiais de apoio e garantir a disponibilidade da equipa para o período intensivo do evento;
• Preenchimento do project charter: elaborar o documento que formaliza o âmbito do evento, define os objetivos, os papéis e responsabilidades, assegurando uma visão comum.

Execução do evento

O RIE decorre normalmente ao longo de três a cinco dias, em sessões práticas no Gemba que incluem:

• Análise e diagnóstico: observar o processo no local, identificar desperdícios e realizar a análise da causa raiz dos problemas;
• Desenvolvimento de soluções: gerar e avaliar alternativas de melhoria, priorizando com base numa matriz de impacto-esforço;
• Teste imediato das melhorias: aplicar soluções de forma rápida, testando resultados no terreno durante o próprio evento.

Follow-up

A etapa final assegura que os ganhos são alcançados e não se perdem ao longo do tempo:

• Seguimento do plano de ações: fazer o controlo do plano de ação (ciclo PDCA), que identifica responsáveis, prazos e indicadores a monitorizar;
• Avaliação de resultados: medir benefícios operacionais e financeiros obtidos face às metas definidas;
• Desenvolvimento de novos standards e passagem para as equipas naturais: normalizar a nova forma de trabalhar, treinar as equipas responsáveis pelos processos e incluir a sua verificação nos Gemba Walks;
• Comunicação e partilha de lições aprendidas: divulgar resultados, reforçar a motivação e replicar as boas práticas noutras áreas da organização.

Boas práticas para RIE

Para garantir o sucesso de um RIE, é essencial criar as condições certas de colaboração, criatividade sempre com foco no Gemba. Algumas boas práticas para quem está a liderar um Kaizen Eventincluem:

• Envolver especialistas de melhoria contínua: apoiar a equipa com conhecimento técnico e metodológico;
• Esquecer as hierarquias: todos os contributos têm valor e devem ser considerados;
• Começar com a folha em branco: recorrer ao exercício “blank sheet” para repensar processos sem preconceitos nem restrições iniciais;
• Manter uma mente aberta à mudança: aceitar novas ideias e soluções não convencionais;
• Estimular a curiosidade: não existem perguntas desnecessárias, questionando sempre “porquê?”, “por que não?” e “e se?”;
• Pensar fora da caixa: desafiar paradigmas e procurar alternativas criativas;
• Evitar a procura pela perfeição: focar no pensamento de que é melhor uma melhoria imperfeita do que a perfeição adiada;
• Utilizar a mente antes da carteira: priorizar soluções simples e de baixo custo;
• Ir ao Gemba: observar os factos no local, em vez de teorizar numa sala de reuniões;
• Just do it!: agir com pragmatismo, ou seja, testar e aprender com os resultados.

Seguir estas boas práticas garante o sucesso do RIE, tornando-o um verdadeiro catalisador da transformação.

Benefícios de um Rapid Improvement Event

A realização de um Rapid Improvement Event gera resultados que vão além das melhorias imediatas, impactando a organização em várias dimensões:

• Impacto nos resultados operacionais: aumento da produtividade, redução de custos, melhoria do lead time e melhoria da qualidade, com benefícios mensuráveis já durante o evento;
• Envolvimento e motivação das equipas: os colaboradores sentem-se parte ativa da solução, reforçando o espírito de equipa, a autonomia e o orgulho pelos resultados alcançados;
• Cultura de melhoria contínua: os RIE demonstram que a mudança é possível, reforçando a confiança no Kaizen e criando uma dinâmica de transformação sustentada.

Assim, cada RIE não só resolve um problema imediato, como também fortalece a cultura Kaizen, mostrando que a melhoria contínua é possível, motivadora e capaz de gerar resultados tangíveis em qualquer organização.

A importância do A3 Thinkingnos RIE

O A3 é uma abordagem estruturada que orienta os Rapid Improvement Events independentemente do tipo de problema. Para além de ser uma ferramenta simples e com uma boa gestão visual, garante que a equipa segue um raciocínio lógico, mantém o foco nos objetivos e assegura que as melhorias implementadas são sustentáveis.

Estrutura do A3 de 9 passos:

1. Definir o desafio: clarificar o problema a resolver e o seu impacto;
2. Mapear a situação atual: observar o processo no Gemba e descrever o ponto de partida de forma clara, visual e lógica;
3. Definir o estado objetivo: descrever objetivos a alcançar, qualitativamente e quantitativamente;
4. Investigar causas raiz: identificar as origens do problema através de ferramentas como o Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espinha de Peixe) e 5 Porquês;
5. Desenhar soluções: identificar e selecionar contramedidas viáveis;
6. Testar soluções: implementar rapidamente no terreno para validar resultados;
7. Atualizar plano de ações: formalizar responsabilidades, prazos e próximos passos;
8. Confirmar resultados e normas: medir ganhos, estabilizar melhorias e atualizar standards;
9. Consolidar e melhorar: garantir sustentabilidade, partilhar lições aprendidas e procurar novas oportunidades.

Este ciclo de 9 passos fornece uma abordagem estruturada para resolver problemas.

Figura 1 – Exemplo da estrutura do A3 de 9 passos

Exemplos de metodologias utilizadas nos RIE

Muitos Rapid Improvement Events recorrem a metodologias específicas já consolidadas, com passo a passo bem definido para atacar determinados tipos de problemas. Isso garante que a equipa segue uma abordagem testada, focada e com elevada probabilidade de sucesso.

Alguns exemplos dessas metodologias são: exercício de value stream analysis para identificar desperdícios ao longo da cadeia de valor e desenhar a visão de melhoria; SMED para reduzir tempos de mudança; process mapping para melhorar processos transacionais; 5S para organizar locais de trabalho; standard work para eliminar desperdícios dos operadores e Kobetsu Kaizen para aumentar a eficiência dos equipamentos (OEE), entre muitas outras.

Estas metodologias facilitam o trabalho das equipas, direcionando a abordagem e permitindo obter soluções com impacto nos resultados.

RIE para a obtenção de resultados imediatos

Os Rapid Improvement Events são uma forma estruturada de resolver problemas relevantes, gerar resultados imediatos e fortalecer a cultura de melhoria contínua dentro das organizações. Amplamente aplicados em metodologias como Kaizen, lean e lean six sigma, estes eventos demonstram, na prática, como é possível alcançar melhorias significativas em curtos períodos de tempo.

Ao combinar foco, rapidez e disciplina metodológica, os RIE demonstram que é possível transformar processos em poucos dias, ao mesmo tempo que envolvem e motivam as equipas. A utilização de metodologias específicas garante que as soluções são eficazes e também sustentáveis.

Integrado numa cultura kaizen, o RIE torna-se um verdadeiro catalisador de transformação: promove ganhos operacionais, reforça a confiança das equipas na mudança e contribui para a construção de organizações mais ágeis, eficientes e competitivas.