Revolutionierung der Auftragsabwicklung: Codexis‘ Weg zur Operational Excellence

In der schnelllebigen Welt der modernen Pharmazeutika müssen Unternehmen ihre internen Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den unerbittlichen Anforderungen an Innovation und Effizienz gerecht zu werden. Diejenigen, die den zusätzlichen Schritt zur Transformation ihrer Betriebsabläufe gehen – durch strukturierte, wirkungsvolle Methoden wie Kaizen – erzielen bemerkenswerte Steigerungen bei Produktivität, Kundenzufriedenheit und Gesamtleistung.

Vorreiter bei der Entwicklung enzymatischer Lösungen für pharmazeutische Innovationen

Codexis ist ein führender Anbieter von enzymatischen Lösungen und hat sich auf die Entwicklung von Hochleistungsenzymen spezialisiert, die die Herausforderungen einer effizienten und skalierbaren Herstellung von Therapeutika bewältigen. Dank seiner proprietären CodeEvolver®-Technologieplattform hat Codexis die Enzymleistung revolutioniert, indem es die Aktivität, Spezifität und Stabilität erheblich gesteigert hat. Die innovativen Lösungen des Unternehmens haben eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einiger der wichtigsten Produkte der pharmazeutischen Industrie gespielt, darunter Januvia (Sitagliptin), Lipitor (Atorvastatin) und Paxlovid (Nirmatrelvir).

Mit seinem Engagement für die Lösung realer Herausforderungen im Bereich der niedermolekularen Pharmazeutika und der Nukleinsäuresynthese ist Codexis weiterhin führend in der enzymatischen Herstellung von siRNA-Therapeutika, einem schnell wachsenden Sektor. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Redwood City, Kalifornien, hat mehrere renommierte Auszeichnungen erhalten, darunter den Green Chemistry Challenge Award der American Chemical Society, der seine Rolle als Innovator in der Branche bestätigt.

Aufbauend auf diesem Erbe konzentriert sich Codexis darauf, sein Fachwissen weiterzuentwickeln, um den sich wandelnden Anforderungen der pharmazeutischen und biotherapeutischen Industrie gerecht zu werden. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Enzymtechnologie bleibt Codexis an der Spitze der Lösung komplexer Herausforderungen in der modernen Arzneimittelentwicklung und -herstellung.

Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten im Auftragsabwicklungsprozess

Codexis ist weiterhin führend im Bereich enzymatischer Lösungen und hat mehrere Schlüsselbereiche in seinem Auftragsabwicklungsprozess identifiziert, die von einem optimierten Ansatz profitieren könnten. Das bestehende System hat zwar viele Jahre lang seinen Zweck erfüllt, doch sah das Unternehmen eine Möglichkeit, seine Effizienz zu steigern und den Prozess besser an die wachsenden Anforderungen des Geschäfts anzupassen. Durch die Einführung von Kaizen wollte Codexis kontinuierliche, schrittweise Verbesserungen erzielen, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Erfahrung sowohl für interne Teams als auch für Kunden zu verbessern.

Verbesserung der Standardisierung und Klarheit der Rollen

Im Laufe der Zeit entwickelte sich der Auftragsabwicklungsprozess organisch weiter, was zu gewissen Abweichungen bei der Herangehensweise an die einzelnen Aufgaben führte. Trotz des starken Engagements des Teams für das Erreichen der Ergebnisse würde der Prozess von klarer definierten Rollen und Verantwortlichkeiten profitieren. Ein standardisierterer Ansatz könnte dazu beitragen, die Bemühungen des Teams aufeinander abzustimmen und sicherzustellen, dass jeder genau weiß, was von ihm erwartet wird und wo er am effektivsten einen Beitrag leisten kann.

Optimierung manueller Aufgaben

Ein Teil des Auftragsabwicklungsprozesses basierte noch immer auf manuellen Eingaben für die Angebotserstellung, was zwar effektiv war, aber von einer Automatisierung profitieren könnte. Als Codexis seine Geschäftstätigkeit ausweiten wollte, erkannte das Team, dass es durch die Reduzierung zeitaufwändiger Aufgaben mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen würde – die Schaffung von Mehrwert für die Kunden. Das Ziel war es, den Prozess effizienter zu gestalten, ohne die Qualität der angebotenen Dienstleistungen zu beeinträchtigen.

Verbesserung der Sichtbarkeit und Nachverfolgung

In einem schnelllebigen Umfeld ist es unerlässlich, einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt von Aufgaben und Arbeitsabläufen zu haben. Der Auftragsabwicklungsprozess war zwar funktional, aber es fehlte eine robuste Methode zur Leistungsüberwachung und zur Identifizierung potenzieller Engpässe. Codexis erkannte die Notwendigkeit einer größeren Transparenz und führte Tools ein, mit denen die Teams den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und kontinuierliche, datenbasierte Verbesserungen vorantreiben können.

Die Kundenreise verstehen

Codexis hat sich schon immer dafür eingesetzt, seinen Kunden ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten, aber die Customer Journey durch den Auftragsprozess war noch nicht vollständig abgebildet. Es gab die Möglichkeit, besser zu verstehen, wie der Prozess optimiert werden konnte, um den individuellen Bedürfnissen der Kunden in jeder Phase gerecht zu werden. Durch das Sammeln von Erkenntnissen und Feedback wollte Codexis sicherstellen, dass das Kundenerlebnis reibungslos, konsistent und auf die Erwartungen der Kunden abgestimmt war.

In jedem der folgenden Bereiche identifizierte Codexis wertvolle Möglichkeiten zur Verbesserung und Vereinfachung der Prozesse. Anstatt sich auf die Herausforderungen zu konzentrieren, nutzte das Unternehmen diese Chancen als Weg zu mehr Effizienz und höherer Kundenzufriedenheit. Durch Kaizen war Codexis bereit, positive Veränderungen voranzutreiben und einen agileren und zukunftsfähigen Auftragsprozess aufzubauen.

Transformation des Auftragsabwicklungsprozesses mit Kaizen

Durch eine Reihe von Kaizen-Initiativen ergriff Codexis proaktive Maßnahmen, um die im Auftragsabwicklungsprozess identifizierten Herausforderungen und Chancen anzugehen. Ein funktionsübergreifendes Team, bestehend aus Mitgliedern aus den Bereichen Geschäftsbetrieb, Vertriebsunterstützung, Recht, Finanzen und IT, arbeitete gemeinsam an der Umsetzung von Lösungen, die die Effizienz steigern und das Kundenerlebnis verbessern sollten. Nachfolgend sind die wichtigsten Maßnahmen zur Transformation des Auftragsabwicklungsprozesses aufgeführt:

1. Standardisierung von Verträgen

Einer der ersten Schwerpunkte war die Standardisierung von Verträgen. Bisher umfasste der Prozess der Vertragserstellung verschiedene Vorlagen, manuelle Eingaben und rechtliche Bestimmungen, denen es an Einheitlichkeit mangelte. Um diesen Prozess zu optimieren, führte Codexis Self-Service-Vorlagen für Geheimhaltungsvereinbarungen ein, gewährte dem Vertriebsteam direkten Zugriff auf die Vertragsdatenbank und vereinheitlichte die rechtlichen Bestimmungen, um standardisierte Vereinbarungen zu erstellen. Diese Maßnahmen zielten darauf ab, den Zeitaufwand für Vertragsverhandlungen und -genehmigungen zu reduzieren.

2. CRM-Verbesserung

Codexis arbeitete daran, sein Customer Relationship Management (CRM)-System zu verbessern, um den Vertrieb besser zu unterstützen. Das bisherige System wies einige Lücken auf, insbesondere in Bezug auf Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit. Um dies zu beheben, konzentrierte sich Codexis auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen, um manuelle Aufgaben zu reduzieren, die Benutzerfreundlichkeit für das Vertriebsteam zu verbessern und Dashboards zu integrieren, um eine bessere Übersicht und Einblicke zu ermöglichen. Diese Verbesserungen wurden entwickelt, damit das Vertriebsteam effizienter und mit Echtzeitdaten arbeiten kann, wodurch es Verkaufschancen effektiver priorisieren und verwalten kann.

3. Qualifizierung von Verkaufschancen

Codexis führte ein „Ampelsystem“ ein, um die Qualifizierung von Verkaufschancen zu verbessern. Dieses System ermöglichte es dem Team, Leads schnell anhand ihres Werts und ihrer Dringlichkeit zu bewerten und zu priorisieren. Der Feedback-Mechanismus wurde eingeführt, um eine kontinuierliche Bewertung der Verkaufschancen zu gewährleisten, sodass das Team die Prioritäten bei Bedarf schnell anpassen konnte.

4. Neuer Prozess zur Angebotserstellung

Der Prozess zur Angebotserstellung wurde standardisiert, um die Effizienz zu steigern. Codexis führte eine klare Genehmigungsmatrix ein, definierte standardisierte Angebotsvorlagen für jedes Produkt und jede Dienstleistung und implementierte einen Eskalationsprozess für dringende Genehmigungen. Dies sorgte für einen reibungsloseren und schnelleren Genehmigungsprozess und beseitigte Engpässe, die zuvor den Angebotsprozess verlangsamten.

5. Verbesserung des Auftragsbestätigungsprozesses

Der Prozess der Auftragsbestätigung wurde durch die Einführung eines speziellen E-Mail-Posteingangs für den Empfang von Bestellungen sowie eines standardisierten Überprüfungsprozesses für die Auftragsbestätigung optimiert. Diese Änderung verbesserte die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Bearbeitung eingehender Bestellungen und trug dazu bei, Verzögerungen bei der Erfassung und Erfüllung von Kundenanfragen zu reduzieren.

6. Voice of Customer (VOC)

Das Verständnis der Customer Journey im Rahmen des Auftragsabwicklungsprozesses war entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung. Das Team kartierte die gesamte Kundenerfahrung und identifizierte wichtige Berührungspunkte und Bereiche, in denen der Prozess verbessert werden konnte. Um direktes Feedback zu sammeln, führten sie Umfragen zur Kundenzufriedenheit durch, sodass das Unternehmen die Qualität der Interaktionen in jeder Phase des Prozesses messen und verbessern konnte.

In jedem dieser Bereiche wandte Codexis Kaizen-Prinzipien an, um schrittweise Verbesserungen vorzunehmen, die letztendlich zu einem optimierten, effizienteren und kundenfreundlicheren Auftragsabwicklungsprozess führten. Diese Maßnahmen legten den Grundstein für einen agileren und reaktionsschnelleren Vertriebsbetrieb, der die Expansion des Unternehmens in neue Märkte unterstützen kann.

Abbildung 1 – Beispiel einer VOC-Roadmap

Effizienzsteigerung und Kundenzufriedenheit durch Kaizen

Die Umsetzung von Kaizen-gesteuerten Verbesserungen bei Codexis führte zu transformativen Ergebnissen im gesamten Auftragsabwicklungsprozess. In nur sechs Monaten erreichte das Unternehmen erfolgreich seine Ziele, steigerte die betriebliche Effizienz und verbesserte das Kundenerlebnis. Zu den wichtigsten Ergebnissen zählen:

• Vertragsstandardisierung: Durch die Einführung von Self-Service-Vorlagen und die Straffung der Vertragsbedingungen konnte Codexis die Vertragsbearbeitungszeit um 66 % reduzieren, wodurch die gesamte Vertragsphase beschleunigt und die Geschwindigkeit verbessert wurde.
• Verbesserungen am CRM-System: Die Verbesserungen am CRM-System führten zu einer um 50% schnelleren Angebotserstellung und einer insgesamt höheren Produktivität des Vertriebsteams. Automatisierte Workflows und eine bessere Benutzerfreundlichkeit ermöglichten einen schnelleren Zugriff auf wichtige Daten, sodass sich das Team strategischer auf die Kundenbindung konzentrieren konnte.
• Qualifizierung von Verkaufschancen: Mit der Einführung des „Ampelsystems” konnten Verkaufschancen besser priorisiert werden, sodass sich das Team auf hochwertige Chancen konzentrieren und weniger Zeit für weniger aussichtsreiche Leads aufwenden konnte.
• Optimierte Angebotserstellung: Standardisierte Vorlagen und eine klare Genehmigungsmatrix führten zu einer um 50% schnelleren Angebotsbearbeitung, sodass Kunden ihre Angebote schneller erhielten, was direkt zu einer verbesserten Kundenerfahrung beitrug.
• Auftragsbestätigungsprozess: Die Einführung eines speziellen E-Mail-Posteingangs und eines standardisierten Überprüfungsprozesses optimierte die Auftragsbestätigungen und reduzierte die Bearbeitungszeit um 33%. Diese Verbesserung reduzierte Verzögerungen und verbesserte den gesamten Auftragsabwicklungszyklus für Kunden.
• Voice of Customer: Durch Kundenzufriedenheitsumfragen und die Erfassung der Customer Journey konnte Codexis in Echtzeit Einblicke in die Probleme der Kunden gewinnen. Diese kontinuierliche Feedbackschleife führte zu ständigen Verbesserungen, wodurch ein stärker kundenorientierter Ansatz und eine höhere Zufriedenheit während des gesamten Auftragsprozesses gewährleistet wurden.

Diese Ergebnisse unterstreichen die messbaren Auswirkungen der Kaizen-gesteuerten Transformation von Codexis. Britton Jimenez, SVP, Sales and Marketing, sagte dazu:

„Diese Meilensteine sind nicht nur Zahlen, sondern echte Erfolge für unsere Kunden (…). Jede Verbesserung beseitigt Hindernisse und ermöglicht es unseren Kunden, ihre Ziele schneller und sicherer zu erreichen“.

Die Kraft eines gemeinsamen Ziels und kontinuierlicher Verbesserung

Bei der Umgestaltung des Auftragsabwicklungsprozesses von Codexis ging es nicht nur um die Optimierung von Arbeitsabläufen, sondern auch um die Schaffung einer Kultur, in der jedes Teammitglied befähigt wurde, zu einem gemeinsamen Ziel beizutragen.

„Ich stand vor einer Wand voller bunter Haftnotizen, umgeben von Ideen und einem Team, das bereit war, den Status quo in Frage zu stellen. Dieser Moment hat mich, wie viele andere im vergangenen Jahr, daran erinnert, wie mächtig ein gemeinsames Ziel sein kann. Heute bin ich voller Dankbarkeit für die Reise, die Lektionen und die Menschen, die dies möglich gemacht haben.“ – Britton Jimenez, SVP, Vertrieb und Marketing

Diese Einstellung fasst die Essenz der Reise von Codexis zusammen: eine gemeinsame Vision und kollektive Anstrengungen, die zu echten, bedeutenden Veränderungen geführt haben. Durch die Übernahme der Kaizen-Philosophie hat das Unternehmen nicht nur einen neuen Prozess eingeführt, sondern auch eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung geschaffen, die jeden Einzelnen befähigt, zum Gesamtbild beizutragen. Durch Zusammenarbeit, Engagement und ein unerschütterliches Bekenntnis zu Spitzenleistungen hat Codexis Herausforderungen in Chancen verwandelt und nachhaltige Ergebnisse erzielt, die das Unternehmen vorantreiben werden.

Während Codexis weiter wächst und sich weiterentwickelt, bleibt der Weg der Verbesserung der Kern seines Erfolgs. Die von Kaizen getriebene Transformation hat nicht nur die betriebliche Effizienz gesteigert, sondern auch die Bedeutung von Teamarbeit, Anpassungsfähigkeit und einer kundenorientierten Denkweise verstärkt. Mit einem klaren Fokus auf die Zukunft ist Codexis gut positioniert, um weiterhin Innovationen in der pharmazeutischen Industrie voranzutreiben, stets nach neuen Höhen zu streben und dabei bedeutende Auswirkungen zu erzielen.