La planification et l’exécution d’un projet réussi commencent avant sa mise en œuvre concrète. La base fondamentale du succès de tout projet est établie dans les premières étapes, lors du chantier d’initiation et de l’élaboration de la charte de projet. Ces processus constituent la base sur laquelle toute la structure du projet sera construite.

C’est lors du chantier d’initiation que la charte de projet est développée, le document de référence qui servira de support au projet. Cette charte n’est pas simplement une formalité, mais plutôt la boussole qui guidera toutes les phases du cycle de vie du projet, fournissant la base pour la prise de décision et orientant les parties prenantes tout au long du processus.

Comprendre le chantier d’initiation du projet

Au début de chaque projet, le chantier d’initiation joue un rôle crucial dans la définition des fondations pour le succès du projet. Ce chantier représente un espace structuré et collaboratif, où les bases du projet sont tracées, discutées et consolidées.

C’est à ce moment que toutes les parties prenantes s’alignent sur tous les points fondamentaux pour le succès du projet avant son démarrage.

Avantages de la réalisation d’un chantier d’initiation du projet

Les avantages d’un chantier d’initiation de projet, lors duquel la charte de projet est définie, sont nombreux et essentiels pour le succès futur. Voici quelques-uns de ces avantages :

• Définition précise des objectifs du projet : ce chantier permet d’établir des objectifs tangibles et mesurables pour le projet, offrant une direction claire à tous les participants.
• Prévention des écarts par rapport à la portée : en fixant des limites claires, ce chantier contribue à minimiser la probabilité que les projets s’écartent du champ d’application prévu, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser des ressources.
• Communication efficace avec toutes les parties prenantes : aligne les attentes et facilite une communication ouverte et efficace entre toutes les parties, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les objectifs et l’orientation du projet.
• Allocation de capacité et résolution de difficultés associées : identifie les éventuels problèmes de capacité ou de ressources à l’avance, permettant des résolutions proactives et l’optimisation des ressources pour éviter les retards.
• Atténuation préliminaire des risques avec une possible réduction des coûts et du temps de projet : identifie et aborde les risques dès le début du projet, ce qui non seulement réduit les coûts associés à la résolution de problèmes futurs, mais minimise également le temps d’exécution du projet.

Ce sont là quelques-uns des avantages qui montrent comment un chantier d’initiation de projet, au cours duquel la charte du projet est définie, peut jeter des bases solides pour l’exécution réussie d’un projet, en abordant tous les aspects, des objectifs concrets à la gestion des risques à un stade précoce.

Vue d’ensemble des objectifs du chantier

Le chantier d’initiation de projet est une phase cruciale dans le processus de planification et d’initiation d’un nouveau projet. Ses objectifs couvrent une série d’aspects qui fondent la structure et la direction du projet. Les principaux objectifs de ce chantier incluent :

• Définir et identifier l’objectif du projet : clarifier la raison fondamentale pour laquelle le projet est entrepris. Cet objectif vise à assurer que tous les participants comprennent et sont alignés sur l’objectif du projet.
• Établir des objectifs de temps, coût et performance : définir des cibles spécifiques et mesurables en termes de durée d’exécution, de budget et de standards de performance. Cela fournit des références claires pour évaluer le progrès et le succès du projet.
• Définir les limites et les contraintes du projet : délimiter et documenter clairement la portée du projet, en identifiant les limites et les contraintes qui façonneront et guideront le travail à effectuer. Cela permet d’éviter les écarts et de gérer les attentes.
• Définir les livrables spécifiques du projet : spécifier les livrables concrets que le projet vise à fournir. Cette définition précise oriente le développement et l’exécution, assurant que les objectifs soient atteints.
• Définir les rôles et responsabilités du projet : définir l’équipe et établir clairement les responsabilités et les fonctions de tous les participants au projet. Cela assure une répartition claire des tâches pour une exécution efficace.
• Remplir la charte de projet : compléter la charte de projet avec les informations pertinentes. Cela fournit un document central qui résume les éléments critiques du projet, servant de guide pour toutes les parties prenantes.
• Définir le processus d’approbation de la charte de projet : établir le flux d’approbation nécessaire pour formaliser et autoriser la charte de projet. Cela garantit que le document soit révisé, approuvé et accepté par les parties prenantes pertinentes avant le début du projet.

Ces objectifs représentent les piliers fondamentaux qui guident un chantier d’initiation en créant une base solide et cohérente pour le projet, garantissant un alignement clair, une compréhension mutuelle et une orientation précise pour assurer le succès.

Le rôle de la charte de projet dans le lancement de projets

La charte de projet, également appelée A3 de lancement du projet, est un document fondamental qui sert de point de départ à tout projet. Elle établit les bases sur lesquelles le projet sera construit et est essentielle pour assurer la compréhension, l’alignement et l’exécution réussie du projet.

La charte de projet fonctionne comme une déclaration concise et claire de la portée, des objectifs, des responsabilités, des risques, des ressources nécessaires et des approbations requises pour le projet. De plus, elle fournit des orientations pour les équipes et les parties prenantes impliquées et garantit leur engagement.

Composants d’une charte de projet

La charte de projet est composée d’éléments essentiels qui fournissent la structure et les paramètres fondamentaux pour le succès. Les composants principaux de la charte de projet incluent :

• Déclaration de la portée du projet : définit de manière exhaustive les limites du projet. Cette déclaration délimite ce qui sera fait et ce qui est exclu.
• Définition du besoin commercial (raison de réaliser le projet) : articule clairement la justification et les raisons de lancer le projet. Cela inclut l’identification des problèmes ou des opportunités que le projet vise à résoudre.
• Objectifs du projet : spécifie des objectifs clairs que le projet vise à atteindre. Ces objectifs servent de référence pour évaluer le succès.
• Livraisons et jalons du projet : identifie les livrables du projet et les principaux jalons avec leurs dates respectives.
• Équipe et rôles dans le projet : définit les fonctions, responsabilités et autorité de chaque individu ou groupe impliqué dans le projet. Cela garantit une répartition claire des tâches et des responsabilités.
• Risques de haut niveau du projet : identifie et documente les principaux risques initiaux qui peuvent impacter le succès. Cela permet d’anticiper les problèmes et de mettre en œuvre des stratégies d’atténuation.

Ces éléments constituent la base de la charte de projet, offrant une vue d’ensemble complète et structurée des principaux aspects qui façonnent et guident le projet. 

Importance d’une charte de projet bien définie

L’importance de la charte de projet est multiple et va au-delà d’un simple document formel, agissant comme une ancre essentielle pour l’exécution et la livraison efficaces du projet. Voici quelques problèmes futurs qu’une charte de projet bien définie peut éviter :

• Ambiguïté : l’absence de charte peut se traduire par des objectifs confus et un manque de clarté, conduisant à des actions mal alignées et à des résultats insatisfaisants.
• Écarts de portée et retards : si la portée n’est pas clairement définie, il y a une forte probabilité de déviations et de retards dans le projet, affectant les coûts et les délais.
• Conflits de responsabilité : sans une définition claire des rôles, des conflits internes peuvent survenir, résultant en un manque de responsabilité et de direction.

Ceux-là sont quelques exemples de problèmes qui peuvent être évités. La charte de projet assure une exécution fluide et efficace, économisant du temps, des ressources et garantissant la satisfaction des parties prenantes.

Processus du chantier d’initiation de projet et participants

La réalisation d’un chantier d’initiation de projet suit un processus structuré qui vise à établir les fondements et la direction du projet.

Les participants jouent des rôles distincts dans le chantier chacun apportant une perspective précieuse à la définition du projet. Les participants incluent généralement:

• Chef de projet ;
• Sponsor du projet ;
• Équipe du projet (différents domaines et spécialités) ;
• Parties prenantes clés ;
• Experts en gestion de projets.

 Chaque participant joue un rôle crucial contribuant à la création d’une base solide pour le succès futur.

Étapes impliquées dans la réalisation d’un chantier d’initiation de projet

Un chantier d’initiation de projet commence par une phase de préparation, suivie de son exécution, généralement divisée en cinq grandes étapes, et se termine par une phase de suivi.

i. Préparation du chantier

• Définition des objectifs : identification claire des objectifs du chantier et des résultats espérés.
• Sélection des participants : choix des participants en fonction de leur pertinence, expérience et implication dans le projet.
• Agenda et logistique : élaboration d’un agenda clair, mettant en évidence les activités et assurant les ressources nécessaires pour le chantier.
• Collecte d’informations : rassemblement de toutes les informations pertinentes sur le projet.

ii. Déroulement du chantier

1. Introduction et classification du projet

• Introduction et présentation : présentation des participants et introduction de l’agenda.
• Remplissage de l’en-tête de la charte du projet : commencer par le remplissage des informations essentielles, telles que le nom du projet et la date. Si des informations supplémentaires pertinentes existent, elles peuvent également être incluses.
• Classification de la typologie du projet : classer le projet selon les standards définis dans l’organisation. Déterminer la typologie de projet la mieux adaptée au scénario spécifique.
• Sélection des outils de gestion du projet : en fonction du type de projet défini, sélectionner les outils de gestion les plus appropriés à utiliser.

2. Portée, objectifs et risques

• Vue d’ensemble et objectif : le chef de projet présente sa vision, discutée lors de la préparation du chantier, et modère l’exercice.
• Définition des besoins de l’entreprise : identification des besoins commerciaux qui motivent la réalisation du projet.
• Caractérisation de l’état actuel / point de départ : description de la situation actuelle que le projet vise à améliorer.
• Définition de la déclaration de vision : établissement d’une déclaration de vision et détermination du « critère d’achèvement ».
• Établissement des limites du projet : définition de ce qui sera et ne sera pas réalisé dans le projet.
• Identification des contraintes actuelles : utilisation de la matrice de flexibilité pour classer et détailler les contraintes de temps, de coût et de portée.
• Évaluation et analyse des risques : brainstorming sur les risques existants. Estimation de la probabilité et de l’impact des risques et calcul de l’exposition au risque. Développement de plans de mitigation et de contingence des risques avec attribution de responsabilités et fixation des délais pour les actions.

3. Structure des livrables

• Description concise de la situation actuelle : résumé des exigences et des objectifs du projet, sur la base de l’exercice précédent.
• Résumé des principaux résultats et vision future : une synthèse des principaux outputs et de la vision future, basée sur la vision et le but du projet.
• Révision des livrables standards : les livrables standards sont révisés et adaptés selon le cadre des jalons du projet (s’il existe).
• Déploiement des sorties du projet sous forme de livrables : les livrables standards sont combinés avec les livrables spécifiques du projet et regroupés par phase.

4. Structure organisationnelle

• Détermination du chef de projet et du sponsor : il est nécessaire de déterminer le nom, la fonction et l’allocation de temps.
• Listage des membres de l’équipe : tous les autres membres de l’équipe sont énumérés, avec leur nom, leur fonction, leur rôle et le temps qui leur est alloué.
• Confirmation de la disponibilité des ressources : la disponibilité de chaque ressource est confirmée par consultation des parties prenantes.
• Disponibilité des participants externes : l’exercice est répété, si nécessaire, pour les participants externes.

5. Planification du projet

• Planification des jalons :

– Listage des principales phases et jalons du projet.
– Détail des livrables de chaque phase.
– Estimation de la charge de travail pour chaque livrable.
– Positionnement des jalons dans le temps.
– Calcul du temps et de la charge de travail du projet.

• Budgétisation du projet

– Élaboration d’une liste d’investissements.
– Classification des coûts et estimations des coûts pour chaque élément.
– Attribution de facteurs de risque et détermination des coûts pour chaque catégorie de risque.

iii. Après le chantier

• Consolidation des résultats et documentation : dans la charte de projet, toutes les informations, conclusions et décisions prises pendant le chantier doivent être compilées.
• Distribution de la charte de projet : distribution du document parmi les parties prenantes pour révision et approbation.

Conclusion

L’organisation du chantier d’initiation de projet et l’élaboration d’une charte de projet bien structurée ont un impact considérable non seulement sur les résultats individuels du projet, mais aussi sur l’efficacité globale de l’organisation. Ces pratiques sont essentielles pour établir les fondations d’un projet, traçant la voie vers le succès dès le début.

L’importance de ce chantier réside dans sa capacité à aligner les aspirations, à définir clairement les objectifs et les limites du projet, à identifier les risques et à établir un plan d’action pour les atténuer. La participation des différentes parties prenantes et des experts garantit la multiplicité des points de vue, ce qui enrichit la compréhension collective du projet et minimise les risques d’ambiguïtés ou de malentendus.

Une charte de projet bien élaborée constitue l’épine dorsale d’un projet, car elle fournit la base pour la prise de décisions et une orientation constante tout au long du cycle de vie du projet.

En résumé, la réalisation du chantier de lancement du projet et la création d’une charte de projet bien structurée ne sont pas de simples formalités ; elles constituent la base du succès du projet. L’impact est significatif, affectant non seulement la réussite du projet, mais aussi l’efficacité globale de l’organisation, favorisant une culture de clarté, d’alignement et d’excellence dans l’exécution des projets.

Avez-vous encore des questions sur le chantier d’initiation de projet et la charte de projet ?

Qu’est-ce qu’une charte de projet ?

Une charte de projet est un document qui définit le but, les objectifs, la portée, les participants et les principales directives d’un projet. C’est une déclaration formelle qui établit la base et l’autorité pour le début et l’exécution du projet.

Qu’est-ce que la gestion Lean de projets ?

La gestion lean de projets est une approche qui vise à maximiser la valeur et à minimiser le gaspillage en optimisant les processus du projet. Elle se concentre sur une livraison efficace, éliminant les activités qui n’ajoutent pas de valeur au client, favorisant l’agilité et l’amélioration continue.

Qu’est-ce que le modèle de jalons d’un projet ?

Le modèle de jalons, ou cadre de jalons, est un modèle de gestion de projets qui organise le cycle de vie du projet en phases distinctes (phases ou étapes), séparées par des points de décision. Chaque jalon représente une évaluation pour garantir que le projet est prêt à passer à la phase suivante, avec des révisions et des approbations avant de continuer.