Étude de cas

Optimisation des projets de rénovation d’établissements commerciaux

L’entreprise

L’entreprise en question opère dans le secteur immobilier et élabore des stratégies d’investissement innovantes dans divers points du globe, couvrant aussi bien des espaces commerciaux que des projets résidentiels et publics. Son activité englobe la gestion de projets et la livraison de solutions clé en main, la positionnant ainsi comme un leader dans le secteur. Elle possède plusieurs centres commerciaux et est responsable de la gestion et/ou de la commercialisation d’autres, gérant actuellement un portefeuille de plus d’une centaine d’actifs.

Depuis de nombreuses années, l’entreprise s’est engagée dans l’amélioration continue et dans l’efficacité opérationnelle. Dans ce contexte, ce projet a été créé pour améliorer les processus de rénovation des espaces sous sa gestion.

Le défi

L’analyse du processus d’ouverture et de rénovation a permis d’identifier d’importantes lacunes. Il s’agit notamment de l’absence d’une définition claire des responsabilités des personnes impliquées, de défaillances réglementaires dans l’interaction entre les équipes, d’un manque de standardisation du processus entre les enseignes et les pays, de lacunes dans les procédures et les spécifications, et de défaillances dans le contrôle au cours du processus.

Le défi présenté à l’équipe portait sur l’amélioration du processus de gestion de ce type de projets. Les objectifs fixés étaient ambitieux et visaient une optimisation globale du processus :

• Réduire le temps consacré à l’ouverture et à la rénovation des magasins : en cherchant une efficacité opérationnelle et une agilité entre les différents intervenants ;
• Minimiser l’impact physique sur l’opération du magasin : dans le but de maintenir la continuité des activités commerciales pendant le processus ;
• Atténuer l’impact commercial sur les clients : en privilégiant la satisfaction du client tout au long du processus d’ouverture et de rénovation ;
• Éliminer les surcoûts du processus : en visant une gestion financière plus efficace et ciblée ;
• Améliorer la qualité de l’ouverture et de la rénovation : en assurant des standards élevés dans tous les aspects opérationnels.

Ce défi représentait non seulement une réponse aux lacunes identifiées, mais aussi une quête d’excellence, d’efficacité et de satisfaction, réaffirmant l’engagement de l’entreprise envers la constante innovation des affaires et l’évolution de ses pratiques opérationnelles.

La solution

L’identification et l’analyse approfondie des problèmes inhérents au processus d’ouverture et de rénovation ont révélé des défis significatifs, tels que de multiples modifications du layout des travaux, des retards, des réunions peu productives, des urgences résultant de retards dans la phase d’étude de faisabilité et des écarts budgétaires.

Causes racines

Les causes racines de ces problèmes ont été identifiées comme suit :

• Équipe de développement impliquée tardivement : ce qui a eu unimpact sur la prise de décisions critiques ;
• Manque de gestion visuelle et de 5S sur le chantier (méthodologie d’organisation du lieu de travail) : contribuant à la désorganisation et à l’inefficacité ;
• Réunions non standardisées : ce qui a compromis l’efficacité des communications ;
• Temps de faisabilité élevé : résultant en urgences dans la phase de planification ;
• Projets ne prenant pas en compte les standards SHE (Safety, Health, Environment) : ce qui a entraîné des corrections tardives et coûteuses.

Contremesures

L’approche de la solution a consisté à mettre en œuvre de mesures concrètes pour surmonter les opportunités d’amélioration identifiées :

• Réunions quotidiennes et planification sur le chantier : promouvoir une communication efficace et une prise de décision agile ;
• Audits hebdomadaires sur le chantier (5S, SHE) : promouvoir l’organisation et la sécurité dans l’environnement de travail ;
• Impliquer l’équipe de développement en amont : assurer la participation précoce des personnes chargées du développement ;
• Reformulation du système d’évaluation des fournisseurs : garantir des partenariats plus efficaces et alignés ;
• Élaboration d’un manuel pour toutes les futures rénovations : développement de standards et procédures claires pour assurer la cohérence et l’efficacité dans les projets futurs. 

Cette approche intégrée avait pour but de résoudre les problèmes immédiats, mais aussi d’établir des bases solides pour l’amélioration continue, en reflétant l’engagement de l’entreprise envers l’excellence opérationnelle et la livraison de résultats supérieurs.

Résultats

La mise en œuvre des solutions proposées a révélé des impacts significatifs sur le processus d’ouverture et de rénovation, aboutissant à des bénéfices tangibles et alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

L’une des réalisations les plus notables a été le respect des délais établis ce qui représente un changement substantiel dans l’efficacité opérationnelle. Ce résultat a permis d’optimiser la gestion du temps, mais aussi de minimiser l’impact négatif ressenti par le client pendant le processus de rénovation. De plus, l’entreprise a réalisé une réduction significative des coûts de 800 000 euros.

Ces résultats positifs – issus de la mise en œuvre des stratégies proposées – renforcent l’efficacité des changements promus par l’entreprise. Ce projet pilote a eu un impact positif sur toutes les futures rénovations. En plus d’améliorer l’efficacité opérationnelle, les bénéfices obtenus sont alignés avec la vision de l’entreprise en démontrant son engagement continu envers l’innovation, l’excellence et la prestation de valeur à ses clients et parties prenantes.