Dans un contexte d’exigences croissantes en matière de gestion des ressources publiques et de contrôle accru de l’efficacité de l’administration locale, une municipalité portugaise a décidé de transformer son service financier afin de renforcer la flexibilité, le suivi et la transparence de ses processus. Face aux défis liés à la perception des recettes et à la gestion des dépenses, la municipalité a adopté une approche structurée, fondée sur la numérisation, le suivi des indicateurs et la restructuration de ses processus internes.

Cette étude de cas montre comment la combinaison de la technologie, de la discipline de gestion et de l’accent mis sur l’amélioration continue peut générer des gains d’efficacité significatifs et renforcer la viabilité financière dans le secteur public.

La municipalité et son engagement envers l’excellence dans la gestion publique

Une municipalité portugaise, reconnue pour son engagement à fournir des services d’excellence à ses citoyens, était confrontée à des défis majeurs en matière de gestion financière. Cette municipalité se caractérise par un mélange équilibré de zones rurales, de collines et de littoral. Elle s’est imposée comme un territoire attractif où il est agréable de vivre, bénéficiant de la proximité de la capitale et d’un mode de vie tranquille et durable.

Avec un large éventail de responsabilités, couvrant la gestion économique, financière et patrimoniale, cette entité publique a cherché à optimiser ses processus pour promouvoir une croissance inclusive, intelligente et durable sur le plan environnemental, conformément à ses compétences fixées par la loi sur les autorités locales.

La nécessité de moderniser les processus

Le service financier de la municipalité, composé de plusieurs unités organisationnelles, était confronté à des difficultés dans la collecte des recettes et dans le processus d’achat. C’est alors que la nécessité d’améliorer l’émission des titres de recettes, le contrôle des recettes, l’accélération de l’enregistrement des dépenses et l’efficacité des paiements aux fournisseurs a été identifiée.

L’objectif principal était d’atteindre une plus grande efficacité avec un impact tangible sur les résultats, en réduisant les délais moyens d’encaissement et de paiement et en diminuant le montant des sommes dues.

La stratégie de modernisation et de restructuration financière

Pour relever ces défis, la municipalité a adopté une stratégie multifacette, axée sur la mise en œuvre de solutions technologiques et la restructuration des processus internes :

Conception et mise en œuvre de tableaux de bord dans PowerBI

Pour améliorer la gestion et le suivi des indicateurs clés de performance (KPIs), des tableaux de bord spécifiques ont été développés et mis en place, facilitant les réunions d’équipe et la prise de décisions basée sur les données ;

Mise en œuvre de dynamiques de réunions et de gestion d’équipes

Des outils numériques ont été introduits pour les routines hebdomadaires de gestion d’équipe, axées sur le suivi des KPIs et la mise en œuvre d’actions d’amélioration ;

Amélioration du processus de recettes

Pour optimiser le processus de recettes, quelques-unes des améliorations mises en œuvre ont été l’automatisation du croisement des notes de crédit avec les factures, et la mise en place de routines mensuelles de suivi des dettes de plus de 120 jours. Le domaine de l’éducation et les divers permis ont bénéficié d’automatisations spécifiques, visant à la notification efficace des montants dus et l’émission automatique de notes de crédit ;

Amélioration du processus de dépenses

Pour simplifier et accélérer le processus de dépense, des efforts ont été faits telle que l’élimination des étapes superflues dans le processus de passation des marchés à l’intégration automatique des factures.

Ces initiatives reflètent un engagement profond en faveur de l’innovation et de l’efficacité, tandis que l’approche adoptée démontre une combinaison réussie de technologie et de gestion stratégique, établissant de nouveaux standards d’excellence dans l’administration publique.

Résultats obtenus grâce à la modernisation financière

Pour conclure, la stratégie de modernisation adoptée par la municipalité a permis d’obtenir des résultats significatifs et d’améliorer considérablement son efficacité opérationnelle.

La réduction du délai moyen de réception des factures de 8,8 à 1,7 jours a montré une amélioration de 81 %. Par ailleurs, le délai moyen pour effectuer des paiements aux fournisseurs a été réduit de 44 %, passant de 9 à 5 jours, ce qui a permis d’optimiser les relations avec les fournisseurs et de contribuer à un cycle économique plus dynamique. Il faut ajouter à cela que les sommes dues ont diminué de 13 %, ce qui reflète une gestion plus efficace du crédit et une approche assertive dans la récupération des dettes.

Ces résultats soulignent à la fois l’efficacité des solutions mises en œuvre et l’engagement de la municipalité envers l’amélioration continue et la gestion efficace des ressources publiques. Cette étude de cas est un exemple inspirant de la façon dont l’adoption de la technologie et la restructuration des processus peuvent conduire à des améliorations disruptives dans la gestion financière des organisations publiques.

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