Étude de cas

Transformation de la gestion financière d’une municipalité

L’entreprise

Une municipalité portugaise, reconnue pour son engagement à fournir des services d’excellence à ses citoyens, était confrontée à d’importants problèmes de gestion financière. Avec un large éventail de responsabilités, couvrant la gestion économique, financière et patrimoniale, cette entité publique a cherché à optimiser ses processus pour promouvoir une croissance inclusive, intelligente et durable sur le plan environnemental, conformément à ses compétences fixées par la loi sur les autorités locales.

Le défi

Le service financier de la municipalité, composé de plusieurs unités organisationnelles, était confronté à des difficultés dans la collecte des recettes et dans le processus d’achat. C’est alors que la nécessité d’améliorer l’émission des titres de recettes, le contrôle des recettes, l’accélération de l’enregistrement des dépenses et l’efficacité des paiements aux fournisseurs a été identifiée. L’objectif était d’améliorer l’efficience et l’efficacité des résultats, en réduisant les délais moyens d’encaissement et de paiement et en diminuant le montant des sommes dues.

L’approche

Pour relever ces défis, la municipalité a adopté une stratégie multifacette, axée sur la mise en œuvre de solutions technologiques et la restructuration des processus internes :

Conception et mise en œuvre de tableaux de bord dans PowerBI

Pour améliorer la gestion et le suivi des indicateurs clés de performance (KPIs), des tableaux de bord spécifiques ont été développés et mis en place, facilitant les réunions d’équipe et la prise de décisions basée sur les données ;

Mise en œuvre de dynamiques de réunions et de gestion d’équipes

Des outils numériques ont été introduits pour les routines hebdomadaires de gestion d’équipe, axées sur le suivi des KPIs et la mise en œuvre d’actions d’amélioration ;

Amélioration du processus de recettes

Pour optimiser le processus de recettes, quelques-unes des améliorations mises en œuvre ont été l’automatisation du croisement des notes de crédit avec les factures, et la mise en place de routines mensuelles de suivi des dettes de plus de 120 jours. L’éducation et les divers permis ont bénéficié d’automatisations spécifiques, visant à la notification efficace des montants dus et l’émission automatique de notes de crédit ;

Amélioration du processus de dépenses

Pour simplifier et accélérer le processus de dépense, des efforts ont été faits telle que l’élimination des étapes superflues dans le processus de passation des marchés à l’intégration automatique des factures.

Ces initiatives reflètent un engagement profond en faveur de l’innovation et de l’efficacité, tandis que l’approche adoptée démontre une combinaison réussie de technologie et de gestion stratégique, établissant de nouveaux standards d’excellence dans l’administration publique.

Résultats

Pour conclure, la stratégie de modernisation adoptée par la municipalité a permis d’obtenir des résultats significatifs et d’améliorer considérablement son efficacité opérationnelle. La réduction du délai moyen de réception des factures de 8,8 à 1,7 jours a montré une amélioration de 81 %. Par ailleurs, le délai moyen pour effectuer des paiements aux fournisseurs a été réduit de 44 %, passant de 9 à 5 jours, ce qui a permis d’optimiser les relations avec les fournisseurs et de contribuer à un cycle économique plus dynamique. Il faut ajouter à cela que les sommes dues ont diminué de 13 %, ce qui reflète une gestion plus efficace du crédit et une approche assertive dans la récupération des dettes. Ces résultats soulignent à la fois l’efficacité des solutions mises en œuvre et l’engagement de la municipalité envers l’amélioration continue et la gestion efficace des ressources publiques. Cette étude de cas est un exemple inspirant de la façon dont l’adoption de la technologie et la restructuration des processus peuvent conduire à des améliorations disruptives dans la gestion financière des organisations publiques.