L’entreprise

Dans le contexte dynamique de la gouvernance et des affaires d’aujourd’hui, cette mairie se distingue comme une entité proactive qui a adopté la transformation numérique comme catalyseur du développement régional et de la modernisation de la société. Reconnaissant le rôle crucial de la numérisation dans la promotion de la transformation territoriale, cette municipalité s’est engagée à promouvoir un écosystème numérique qui favorise la création d’emplois, l’expansion internationale des entreprises et un modèle d’administration avancé.

La politique de la municipalité, ancrée dans une approche holistique, souligne l’importance d’agir sur trois dimensions clés : les citoyens, les entreprises et l’appareil gouvernemental. Cette stratégie globale vise à doter tous les acteurs des outils et des conditions nécessaires pour relever les défis d’un monde numérique en pleine évolution.

Depuis 2017, cette mairie s’est positionnée comme une entité entièrement dématérialisée, ce qui témoigne de sa vision progressiste. La méthodologie adoptée lors de ce parcours ne s’est pas limitée à l’adoption de nouvelles technologies, mais a également impliqué une redéfinition fondamentale des processus existants. Ce changement structurel, basé sur une analyse approfondie, a permis à la mairie d’optimiser ses opérations, d’augmenter sa productivité et d’offrir des services plus efficaces à ses citoyens et à ses entreprises.

Cette étude de cas analyse le parcours de transformation de cette mairie, en explorant la manière dont la numérisation a remodelé sa structure, les défis rencontrés et les succès obtenus dans la construction d’une communauté moderne, interconnectée et résiliente.

Le défi

En s’alignant sur l’évolution de l’ère numérique, la mairie a reconnu le rôle central de la transformation numérique dans le cadre de la restructuration des processus administratifs et sociaux. Cette transformation n’est pas simplement une mise à jour technologique, mais plutôt une stratégie visant à améliorer la qualité de l’emploi, à accroître la présence internationale des entreprises locales et à progresser dans la modernisation de l’État et de la société. La stratégie est holistique et vise à donner aux individus, aux entreprises et aux entités gouvernementales les moyens de s’adapter et de prospérer à l’ère numérique.

Depuis la transition vers une entité complètement dématérialisée en 2017, cette mairie a été pionnière dans la redéfinition de ses méthodologies opérationnelles. Ce changement implique non seulement l’adoption d’outils numériques, mais aussi une réévaluation complète et une amélioration des processus existants sur la base d’analyses détaillées, visant à rendre les opérations municipales plus efficaces et plus réactives aux besoins des citoyens.

Composition de l’équipe du projet

Le projet a été mené par le Directeur du Département de l’Informatique, des Télécommunications, de l’Innovation et du Contrôle (DITIC). Soutenu par une équipe multidisciplinaire composée d’assistants techniques et de techniciens supérieurs spécialisés dans la gestion de la qualité, incluant également des chefs de départements organisationnels, qui ont l’autorité et l’expérience nécessaires pour prendre des décisions stratégiques. Ceci garantit que la vision du projet est continuellement alignée avec les objectifs de la mairie.

Objectifs et solutions du projet

L’ambition du projet était d’identifier et d’améliorer les défis rencontrés dans les différents services de cette mairie. Les trois principales zones d’intérêt étaient les suivantes :

Salle de contrôle de mission

Objectif : améliorer l’accès à l’information critique de gestion pour tous les intervenants et résoudre les problèmes de planification et de communication à l’intérieur et entre les services municipaux.

Solution : créer une plateforme numérique centralisée pour fluidifier le flux d’informations. Cette stratégie permet non seulement un accès en temps réel, mais aussi une meilleure coordination entre les différents départements, accélérant ainsi le service aux citoyens.

Plateforme de gestion des travaux

Objectif : faire face au manque de coordination et de communication dans les interventions sur les routes publiques, qui a un impact significatif sur la mobilité et la vie quotidienne des citoyens.

Solution : mettre en œuvre une plateforme intégrée qui facilite une meilleure planification et une meilleure collaboration entre les services impliqués dans les projets de construction publique. Cette méthode vise à minimiser les interruptions, à réduire les délais d’exécution des projets et à réduire les coûts.

Indicateurs de gestion pour l’activité d’octroi de permis d’urbanisme

Objectif : améliorer la gestion des délais de réponse dans les processus d’octroi de permis d’urbanisme et réduire le risque de perte d’investissement due à des retards bureaucratiques.

Solution : développer un ensemble d’indicateurs de performance et mettre en place un système pour suivre et gérer ces indicateurs, assurant ainsi le traitement en temps opportun des demandes de permis d’urbanisme.

Impact et avantages

La transformation a conduit à une administration municipale plus coordonnée et efficace, car l’amélioration de la communication et de l’organisation a abouti à une interconnexion et coopération accrue entre les différents départements. Il y a eu un changement significatif dans la capacité de réponse de la mairie aux besoins des citoyens. De plus, en impliquant tous les employés dans les pratiques de planification et de révision, le projet a réalisé des améliorations notables dans les délais opérationnels et la qualité du service.

L’approche

L’approche adoptée pour la transformation numérique a été méticuleusement planifiée pour répondre aux défis spécifiques identifiés. La stratégie comprenait plusieurs étapes clés et méthodologies pour assurer le succès et l’efficacité de la transformation.

Développement inclusif d’outils numériques

Le processus de développement a impliqué toutes les unités organiques et départements, garantissant que les outils numériques soient complets, répondant aux besoins spécifiques de chaque service de la mairie.

Phases de mise en œuvre et participation active

Première Phase – Identification des opportunités d’amélioration et conception des outils

Les opportunités d’amélioration ont été cartographiées lors de réunions collaboratives, où les idées ont été transformées en conceptions concrètes pour les outils numériques. Cette phase a souligné l’importance de l’identification précise des besoins et de la création de solutions sur mesure.

Deuxième Phase – Mise en œuvre et conversion des opportunités

Avec la participation de toutes les parties prenantes, les outils numériques ont été mis en œuvre, convertissant les opportunités identifiées en résultats pratiques et mesurables.

Actions mises en œuvre et outils de gestion

Création d’équipes sur MS TEAMS

Ces équipes spécialisées, formées pour différents services municipaux, ont été équipées de divers outils de gestion, favorisant une organisation efficace ainsi qu’une meilleure gestion du temps et des ressources.

Synchronisation avec la salle de contrôle de mission numérique

Centraliser les informations pertinentes dans la salle de contrôle de mission numérique a signifié une amélioration significative dans la prise de décisions et dans la gestion stratégique, permettant une vision globale et intégrée des opérations municipales.

Technologie et innovation dans la gestion municipale

Plateforme de gestion des travaux avec ArcGis

L’intégration de cette plateforme technologique avancée dans la salle de contrôle de mission numérique a permis une amélioration significative dans la gestion et le suivi des travaux municipaux, augmentant ainsi l’efficience et la transparence.

Tableau de bord des indicateurs relatifs aux permis d’urbanisme

La mise en place d’un panneau spécifique d’indicateurs pour les permis d’urbanisme a amélioré la gestion des délais et l’efficacité des processus, contribuant ainsi à une réponse plus rapide et plus efficace aux citoyens et aux investisseurs.

Impact, avantages et amélioration continue

Communication et coordination améliorées

La méthodologie mise en œuvre a facilité une meilleure communication et coordination entre les différents services, domaines et équipes, impactant directement la qualité des services fournis aux citoyens.

Évolution et adaptation des outils

Avec une stratégie axée sur l’amélioration continue, le projet n’a pas seulement atteint des résultats immédiats, mais a également établi un chemin pour des adaptations futures, assurant que les outils restent à jour et alignés avec les besoins en évolution.

Les résultats

Le parcours de transformation numérique de la mairie s’est révélé être un exemple emblématique de la manière dont l’innovation et la technologie peuvent remodeler le secteur public. La mise en œuvre d’une stratégie numérique à multiples facettes a permis de trouver un équilibre entre l’efficacité opérationnelle, la viabilité financière et la satisfaction des citoyens.

Résultats des audits et implications

Les audits, centrés sur la mise à jour des données, l’utilisation des outils et l’impact sur les indicateurs de succès, ont montré une amélioration significative :

• Le taux de 85 % dans le dernier audit dépasse le précédent objectif, reflétant non seulement l’efficacité des mesures mises en place, mais aussi une culture organisationnelle de plus en plus adaptée à l’innovation numérique.

• L’évolution de ces indicateurs n’est pas seulement numérique, mais reflète une transformation profonde des opérations de la mairie, résultant en des processus plus agiles et une gestion plus transparente et responsable.

Détail des indicateurs de succès

Écarts de dépenses et gestion budgétaire

La réduction significative des écarts dans le budget souligne la précision et la prévisibilité dans la gestion financière, essentielles pour une administration publique efficace.

Agilité opérationnelle

Une réduction de 20 % du délai moyen d’acquisition de biens et des services témoigne de l’agilité améliorée dans les processus administratifs, favorisant une réponse plus rapide aux besoins des citoyens.

Exécution des activités

Atteindre un taux de réalisation de 90 % des activités planifiées augmente non seulement la confiance dans l’administration publique, mais assure également que les ressources sont utilisées de manière efficace.

Impact social et communautaire

Au-delà des indicateurs quantitatifs, la transformation numérique a eu un impact profond sur la vie des citoyens. La modernisation des processus administratifs, la coordination efficace dans les travaux publics et la gestion responsable du budget ont directement amélioré le bien-être des citoyens et la confiance dans les institutions publiques.

Vision pour l’avenir et développement durable

Cette étude de cas est plus qu’une histoire de succès immédiat, étant donné qu’elle trace un parcours durable pour l’innovation continue et le développement au sein de cette mairie. Les stratégies mises en œuvre offrent une base solide pour de futures améliorations, s’adaptant aux changements technologiques et aux besoins émergents des citoyens.

Conclusion

Le projet de transformation numérique au sein de cette mairie représente un exemple de la façon dont l’innovation technologique, combinée à une approche stratégique et collaborative, peut révolutionner l’administration publique et le service aux citoyens.

Le développement et la mise en œuvre des outils numériques, réalisés de manière inclusive et participative, ont garanti que les solutions adoptées répondent spécifiquement aux besoins identifiés. La création d’équipes de travail sur MS TEAMS et la centralisation des informations dans la salle de contrôle de mission numérique ont été des étapes cruciales qui ont amélioré la communication et la coordination entre les différents services. L’utilisation du logiciel ArcGis dans la gestion des travaux municipaux et le développement d’un tableau de bord spécifique pour les permis d’urbanisme reflètent l’application efficace des technologies avancées pour optimiser les processus et services municipaux.

L’impact du projet a été remarquable, se traduisant par des améliorations significatives de l’efficacité, de la communication et de la coordination entre les services municipaux. L’amélioration continue, pilier central de ce projet, garantit que les outils et méthodologies mis en place continuent non seulement à évoluer, mais aussi à s’adapter aux besoins changeants de la région et de ses citoyens. La transformation numérique a non seulement répondu aux attentes initiales, mais a également établi une norme d’excellence et un modèle réplicable pour d’autres mairies. En conclusion, cette étude de cas souligne l’importance de la vision stratégique, de la collaboration interdépartementale, de l’innovation technologique et de l’amélioration continue dans la transformation numérique d’une entité publique. Ce projet a non seulement permis de moderniser les infrastructures et les services municipaux, mais a également servi de catalyseur à un changement plus large dans la manière dont les services publics peuvent s’adapter et prospérer à l’ère numérique, en améliorant la qualité des services et la satisfaction des citoyens.