La capacité à gérer efficacement les projets est cruciale pour le succès de toute organisation. Dans ce contexte, les modèles de jalons sont apparus comme des outils stratégiques qui jouent un rôle fondamental dans l’optimisation de la conception des projets. En fournissant une structure organisée divisée en phases distinctes, chacune marquée par des points de décision cruciaux, ces modèles offrent une approche systématique de la gestion de projets.

Cet article explore l’impact des modèles de jalons sur le succès des projets, en soulignant comment ils contribuent à l’efficacité, au contrôle et à la prise de décisions stratégiques. En comprenant la dynamique sous-jacente à ces modèles, les organisations peuvent améliorer significativement l’exécution des projets, en minimisant les risques, en optimisant les ressources et en garantissant que les projets sont mis en œuvre dans les délais et le budget prévus, avec la qualité requise.

Qu’est-ce que la conception de projet ?

La conception de projet est un processus structuré et méthodique qui définit la séquence des étapes d’un projet, de la conception à la mise en œuvre, en s’assurant que chaque décision contribue à la réussite globale du projet. Pour faciliter le contrôle et garantir l’efficacité de chaque phase, un modèle de jalons est utilisé.

Phase / Étape du projet

Une phase est une étape distincte dans le cycle de vie d’un projet, représentant un ensemble d’activités ou de tâches qui doivent être achevées avant de passer à l’étape suivante. Chaque phase est constituée d’une série de décisions cruciales et est définie sur la base des principaux jalons du projet.

Jalons du projet

Les jalons servent de points de contrôle à la fin de chaque phase. À ce stade, l’équipe est soumise à une évaluation rigoureuse, portant sur la conformité à des critères définis. Ce processus d’évaluation est une révision critique des résultats et des décisions prises au cours de la phase, et il est décidé si l’équipe passe à l’étape suivante ou si des ajustements et des améliorations sont nécessaires avant de continuer.

Le modèle de jalons fournit une approche disciplinée pour la conception de projet, transformant le processus en un parcours stratégiquement planifié, où chaque phase est minutieusement évaluée avant de passer à l’étape suivante, assurant ainsi l’efficacité et la réussite du projet.

La conception de ce modèle est concrétisée par la création d’une feuille de route visuelle, élaborée lors d’un chantier auquel participe une équipe multidisciplinaire.

Avantages d’une conception de projet robuste

La réalisation d’un chantier de conception de projet, centré sur la définition du modèle de jalons, peut offrir une série d’avantages significatifs pour le succès global du projet. Voici quelques-uns des principaux avantages :

Identification des objectifs critiques

Le chantier aide l’équipe à identifier les jalons critiques à chaque phase du projet et à définir les décisions clés et les tâches spécifiques qui constituent chaque phase du modèle.

Identification anticipée des défis

En déterminant les phases et les points de révision, l’équipe a la possibilité d’anticiper et d’identifier les défis et obstacles potentiels. Cela permet la mise en œuvre de stratégies proactives pour atténuer les risques.

Engagement de l’équipe

Le chantier favorise la participation active et la collaboration entre les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes clés. L’échange d’idées aboutit à des solutions plus complètes.

Prise de décisions éclairée

Chaque jalon du projet est une occasion pour l’équipe de prendre des décisions informées, en considérant minutieusement les critères obligatoires et en les comparant à d’autres processus. Cela contribue à la prise de décisions solides et bien fondées.

Assurance de la qualité et amélioration continue

Le modèle de jalons permet à l’équipe de faire des ajustements continus tout au long du processus. Si une phase ne satisfait pas les critères nécessaires au jalon, l’équipe peut réviser et améliorer avant de progresser. Cela contribue à garantir la qualité et l’amélioration continue du projet.

Évaluation du progrès effectuée de manière structurée

Le modèle de jalons offre un cadre solide pour évaluer le progrès du projet. Il facilite la réalisation des jalons avec qualité et dans les délais définis.

Probabilité plus élevée de réussite globale

En suivant le modèle de jalons, avec les connaissances acquises au cours du chantier, la probabilité de réussite globale du projet est significativement plus élevée.

Constituer l’équipe pour le chantier

La réussite d’un projet repose en grande partie sur la formation d’une équipe compétente et diversifiée. Le chantier de conception de projet est une étape critique où la composition de l’équipe joue un rôle clé. En créant un environnement collaboratif et inclusif, les perspectives et l’expertise nécessaires à la réussite du projet sont assurées d’être représentées. Ci-dessous, se trouvent les membres clés qui doivent participer activement à ce chantier :

• Chef de projet : Le chef de projet joue un rôle central dans la définition de la vision, des objectifs et de l’orientation stratégique du projet. Sa présence est essentielle pour aligner l’équipe sur les objectifs globaux.
• Spécialistes techniques : Il s’agit des membres possédant une expertise technique spécifique en rapport avec le projet et qui feront partie de sa mise en œuvre (R&D, Ingénierie, Qualité, Production, Maintenance, Marketing & Ventes, etc.). Ces experts apportent des informations utiles sur la faisabilité technique et la mise en œuvre effective des solutions proposées.
• Représentants des entreprises : Les membres ayant une expérience dans les aspects commerciaux sont essentiels pour garantir que les décisions du projet sont alignées sur les objectifs de l’organisation et les besoins du client.
• Clients (si applicable) : Si le projet est lié à un produit ou service destiné à des utilisateurs finaux spécifiques, la présence de représentants de ces utilisateurs est positive. Ils offriront une vision pratique des besoins et attentes des clients.
• Modérateur du chantier : Un modérateur ou un consultant qualifié est important pour guider les discussions, aider avec la méthodologie, maintenir l’attention sur les objectifs du chantier et assurer la participation de tous les membres.

La réunion d’une équipe multidisciplinaire garantit une approche holistique de la définition de la conception du projet, en tenant compte non seulement les aspects techniques, mais aussi les exigences commerciales, et, le cas échéant, les attentes des clients finaux. Cette diversité de perspectives enrichit les discussions, favorise l’innovation et jette une base solide pour la réussite du projet.

Étapes clés de la conception de projet : établir une feuille de route vers la réussite

La réussite d’un projet est intrinsèquement liée à l’efficacité de sa phase de conception. La conception de projet n’est pas seulement la phase initiale, mais plutôt la conception de tout le parcours du projet, de la conception à mise en œuvre. Afin d’assurer une conduite organisée et stratégique de ce parcours, il est crucial d’adopter une approche bien structurée.

Ci-dessous, les principales étapes de ce processus sont décrites.

Étape 1 : Nommer le projet

Commencer par définir l’identité du projet en lui attribuant un nom. Organiser des discussions au sein de l’équipe pour aligner la mission du projet. Un titre approprié doit non seulement capturer l’essence de la solution, mais aussi correspondre à la compréhension et à la vision de l’équipe. Le nom doit être placé dans le coin inférieur gauche de la feuille.

Étape 2 : Fixer la date de fin

Définir les limites temporelles du projet en établissant la date de fin. Ce jalon crucial sert de référence et guide l’équipe vers l’achèvement du projet dans les délais prévus. Mettre en évidence cette date en la plaçant dans le coin inférieur droit du tableau.

Étape 3 : Définir l’objectif des révisions de décision

Engager l’équipe dans des discussions pour déterminer l’objectif des révisions de décision (RD) ou points d’intégration. Il est important de décrire clairement quand les RD sont nécessaires pour faire avancer le projet ou assurer la qualité de la solution. Il faut également décider de la formalité de ces révisions et placer l’information dans la partie inférieure de la feuille.

Étape 4 : Lister les points des révisions de décision

Nommer et positionner chaque révision de décision sur une ligne du temps au centre du graphique. Organiser ces RD séquentiellement de gauche à droite, reflétant leur occurrence chronologique. Chaque RD doit valider la réalisation soutenue de tâches et d’événements d’activité en utilisant des données.

Étape 5 : Définir les « entrées » des révisions de décision 

Pour chaque RD, il faut définir les données ou éléments d’entrée (inputs) nécessaires. Lister ces entrées sur des post-its et les placer en haut de la RD correspondante. Il est pertinent d’articuler clairement les connaissances nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Étape 6 : Définir les « sorties » des révisions de décision

Convenir des critères de sortie (outputs), des facteurs « Go / No-Go », pour chaque évaluation. Les critères doivent être listés sur des post-its sous chaque RD et les résultats nécessaires ainsi que les critères de vérification / validation respectifs doivent être définis.

Étape 7 : Définir les fonctions de l’équipe principale

Dresser la liste des principaux domaines d’intervention de l’équipe principale sur le côté gauche du tableau. Se mettre d’accord sur le type de leadership nécessaire pour chaque domaine et déterminer l’approche décisionnelle au sein de l’équipe (par exemple, consensus, vote, débat).

Étape 8 : Lister les clients et fournisseurs

Identifier et lister les clients et fournisseurs pour le projet, au-dessus et en dessous de l’équipe principale. Élargir la définition des fournisseurs pour inclure non seulement les fournisseurs de matériaux, mais aussi les sources d’information et de connaissance.

Étape 9 : Aligner les révisions de décision

Aligner chaque RD sur un domaine principal désigné par l’équipe. Cela permet de s’assurer que chaque révision correspond à un domaine spécifique du projet.

Étape 10 : Lister les principales tâches de travail

Dresser la liste des principales tâches, en créant une feuille de route qui guide l’équipe à travers les complexités du projet. Définir des lots de travail pour chaque tâche, en assurant que leur définition est alignée avec les exigences de la RD suivante. Chaque cellule de travail doit être mise en place conformément au calendrier et avec le leadership approprié, afin de favoriser une progression efficace.

Étape 11 : Identifier les participants des tâches

Visualiser une équipe multidisciplinaire étendant verticalement tous les domaines qui doivent collaborer à chaque tâche. Éliminer les inefficacités et agiliser les canaux de communication en identifiant les principaux participants impliqués dans chaque tâche, ce qui favorise un environnement collaboratif et synergique.

Étape 12 : Identifier les participants aux révisions de décision

Identifier les différents domaines qui doivent participer aux révisions de décision. Utiliser des post-its pour indiquer les différentes sections jouant un rôle dans ces évaluations critiques. Cette étape garantit une contribution et un retour d’information complets de la part des parties prenantes pertinentes, contribuant ainsi à un processus de prise de décision complet.

Étape 13 : Détailler le travail standard

Dresser la liste des standards et des procédures à suivre pour chaque tâche ou RD. Si les procédures existantes n’ont pas de normes définies, lancer le processus SDCA (Standardise, Do, Check, Act) pour établir la clarté et la cohérence. Planifier des chantiers ou des Événements KAIZEN™️ afin de créer du travail standard pour les tâches critiques, en assurant que ce processus n’affecte pas négativement le calendrier du projet.

Conclusion : Mettre en œuvre un projet réussi

En résumé, la mise en œuvre stratégique des modèles de jalons s’avère être un catalyseur essentiel pour optimiser la conception de projet, en fournissant une approche structurée. En intégrant les phases, les jalonsde révision, et un processus itératif d’amélioration continue, ces modèles ne garantissent pas seulement l’efficacité à chaque étape, mais deviennent également la référence fiable pour la réussite du projet. Le parcours de la conception de projet se transforme, non seulement en une séquence de phases, mais en un chemin stratégiquement planifié, où chaque décision et ajustement sont minutieusement évalués, aboutissant à des projets plus efficaces, contrôlés et réussis.

Avez-vous encore des questions sur la conception de projet ?

Qu’est-ce que le modèle de jalons ?

Un modèle de jalons est une structure de gestion de projets qui divise un projet en étapes ou phases distinctes, chacune séparée par des jalons ou points de contrôle. À chaque jalon, la décision est prise de passer à l’étape suivante, de modifier le plan du projet ou de clôturer le projet. Cette approche structurée permet d’assurer que les ressources sont allouées de manière efficace, que les risques sont évalués à des points clés et que les objectifs du projet sont atteints de manière efficace.

Qu’est-ce qu’une révision de décision ?

La revue des décisions est un processus d’évaluation de la gestion d’un projet mené aux différents jalons afin d’évaluer les décisions stratégiques prises au cours d’un projet. Ce processus permet de s’assurer que les décisions sont alignées avec les objectifs du projet, sont soutenues par des données pertinentes et contribuent à la réussite globale du projet. La révision peut conduire à des ajustements dans le plan du projet, à une allocation des ressources ou à une décision de poursuivre, de modifier ou de mettre fin au projet.

Qu’est-ce qu’un milestone ?

Un milestone, en français « jalon », est un événement significatif ou un point crucial dans le calendrier d’un projet, indiquant l’achèvement d’une phase importante ou la réalisation d’un objectif spécifique. Les jalons sont, généralement, utilisés pour mesurer les progrès et marquer des points clés tout au long du développement du projet.