L’entreprise

L’organisation analysée est une prestigieuse entreprise portugaise spécialisée dans la culture, la production, la commercialisation et l’exportation de vins.  Avec une solide présence internationale, l’organisation a séduit les palais des amateurs de vin du monde entier. Son parcours de réussite a été façonné par un engagement envers la qualité, l’innovation et l’excellence.

Actuellement, cette entreprise possède un portefeuille comprenant plus de 30 marques distinctes. Ces marques sont le fruit d’un travail méticuleux de culture sur environ 1 600 hectares de vignobles, répartis dans 12 régions viticoles avec cinq origines de production. Ses ventes dépassent largement les frontières du Portugal, atteignant plus de 120 pays à travers le monde.

Le défi

Dans l’univers du vin, l’emballage joue un rôle essentiel. Après tout, 70 % des décisions d’achat de vin sont prises directement sur le rayon, l’emballage jouant un rôle prépondérant. Étonnamment, 67 % des décisions d’achat d’un nouveau vin sont intrinsèquement liées à l’emballage du produit. C’est dans ce contexte qu’un défi majeur se présente pour cette entreprise : développer des emballages qui non seulement protègent efficacement leurs produits, mais séduisent et conquièrent également les consommateurs. Le processus de conception et de création d’emballages est devenu un pilier essentiel de la croissance de l’entreprise et de sa réussite sur le marché mondial concurrentiel du vin.

Dans le cadre de son engagement envers l’amélioration continue, l’entreprise a décidé de mettre en œuvre un projet d’optimisation du processus de développement des emballages. Il était nécessaire de développer un système de gestion de projets efficace, avec l’objectif d’atteindre un taux de 100 % de projets achevés dans les délais impartis. De plus, il était essentiel de créer un processus de développement efficace qui favorise également une coordination parfaite entre les différentes équipes impliquées.

L’approche

Le projet a débuté par la sélection d’un projet à analyser, qui a été cartographié en détail. Au cours de ce processus, plusieurs opportunités d’amélioration ont été identifiées, couvrant des sujets tels que le manque de définition des concepts, les retouches, les changements constants des dates de lancement, la mauvaise gestion des ressources, parmi d’autres défis identifiés.

Après l’analyse des opportunités, la vision d’amélioration a été dessinée avec les solutions définies et le plan de mise en œuvre correspondant. Certaines de ces solutions sont décrites ci-dessous :

Structuration des projets de développement

Les projets de développement d’emballages ont été divisés en six catégories distinctes, chacune présentant des caractéristiques et des défis spécifiques. Ces catégories concernent les actions promotionnelles, les nouveaux produits, les changements de récolte, l’étiquetage spécifique, les relances et les projets liés à la législation.  De plus, une catégorie supplémentaire a été identifiée pour accueillir les projets personnalisés qui ne correspondaient pas aux catégories existantes. Les critères de priorisation des projets ont également été améliorés, en tenant compte de facteurs tels que le budget, l’effort de développement, le risque technique et la stratégie de marché.

Conception de projet et chemin critique

Une structure de phases et de tâches a été créée pour chaque projet, identifiant clairement les responsabilités et les délais associés. Un chemin critique a été défini, permettant de suivre l’avancement du projet et d’identifier d’éventuels retards. De plus, des décisions clés ont été définies, qui ne peuvent être modifiées après la fin de certaines phases, garantissant ainsi un meilleur contrôle sur le développement du projet. 

Personnalisation

Reconnaissant que tous les projets ne sont pas identiques et que les caractéristiques individuelles peuvent influencer la complexité et la pertinence d’un projet, une approche de tailoring (personnalisation / adaptation) a été mise en œuvre, dans laquelle des scores pondérés sont attribués sur la base de critères tels que la complexité, l’innovation et la criticité. Cela a permis de classer les projets en quatre catégories : XS (Très petit), S (Petit), M (Moyen) et L (Grand). Chaque catégorie a reçu une méthode de gestion adaptée à ses besoins.

Planification tirée des projets

Un buffer de projet a été introduit dans le chemin critique de chaque type de projet pour absorber les variations du lead time des tâches. Cela a permis de traiter plus efficacement les écarts dans le calendrier et de garantir que les dates d’expédition prévues soient respectées autant que possible.

Salle Obeya et indicateurs de performance

Une salle de contrôle visuel a été construite, offrant une vue d’ensemble de tous les projets en cours. Cette salle contient des informations relatives aux indicateurs clés, aux projets en portefeuille, à la planification, aux problèmes identifiés et à la gestion des risques. Grâce à cette approche visuelle, le suivi des progrès et la prise de mesures immédiates en cas de besoin pour tous les projets sont garantis. Les indicateurs de performance fournissent des informations utiles sur la performance des projets et aident à identifier les domaines d’amélioration.

Avec cette approche globale, le processus de développement d’emballages a été transformé. En plus d’améliorer l’efficacité en réduisant les retouches et les retards, la qualité a également été améliorée.

Résultats

Les résultats obtenus ont été remarquables. La mise en œuvre du nouveau système de gestion des projets a permis d’augmenter le taux de projets achevés dans les délais, de 22 % à 88 %.  De plus, une amélioration significative du lead time moyen des projets a été observée, avec une réduction de 46 %.

Un autre indicateur important est la productivité de l’équipe de développement, qui a augmenté de 18 %. Cela montre que l’approche adoptée a non seulement amélioré la gestion du temps, mais a également augmenté l’efficacité et la capacité de l’équipe à livrer des projets de meilleure qualité en moins de temps. En résumé, les résultats obtenus reflètent une transformation positive au sein de l’entreprise, avec des projets livrés à temps, une plus grande efficacité et une équipe plus productive et motivée.