Transformation von GBS: Von transaktionalen Hubs zu strategischen Wertzentren

Traditionell wurden Global Business Services (GBS) als operative Zentren betrachtet, die auf Kostensenkung und die Zentralisierung von Supportfunktionen wie Finanzen, Personalwesen und IT ausgerichtet sind. Doch das Paradigma verändert sich. Angesichts des steigenden Drucks auf Unternehmen, Innovationen voranzutreiben, die Kundenerfahrung zu verbessern und nachhaltigen Mehrwert zu schaffen, entwickeln sich GBS von einer rein transaktionalen Funktion zu einer strategischen Rolle.

Diese Transformation geht über die Kostensenkung hinaus – sie erfordert ein Umdenken in der Rolle von GBS bei der Unterstützung der Unternehmensstrategie. GBS haben die Chance, neue Einnahmequellen zu erschließen, Ineffizienzen zu identifizieren und umsetzbare Geschäftseinblicke zu liefern, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Dieser Artikel beleuchtet die wesentlichen Säulen für diesen Wandel und zeigt Best Practices auf, um GBS mit den strategischen Zielen von Unternehmen in Einklang zu bringen.

Die Rolle von GBS in der Unternehmensstrategie

GBS sind in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt nicht mehr nur Unterstützungszentren. Stattdessen treten sie als strategische Partner auf, die direkt zu Innovation, Effizienz und nachhaltigem Unternehmenswachstum beitragen.

Was sind Global Business Services (GBS)?

Global Business Services sind Organisationsstrukturen, die darauf ausgelegt sind, die Servicebereitstellung innerhalb eines Unternehmens zu zentralisieren und zu optimieren. Sie haben sich aus den traditionellen Shared Services Centers (SSC) entwickelt, indem sie verschiedene Funktionen – wie Finanzen, Personalwesen, IT und Beschaffung – in einem einzigen, integrierten Modell zusammenführen, in der Regel auf globaler Ebene. Während SSC in erster Linie auf Kostensenkung durch Zentralisierung und Standardisierung fokussiert sind, verfolgen GBS einen breiteren Ansatz, indem sie End-to-End-Prozesse steuern und sich an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten.

Die Entwicklung von GBS: Vom transaktionalen Support zum strategischen Partner

GBS haben sich vom transaktionalen Support zu strategischen Partnern entwickelt. Ursprünglich wurden sie als eine Erweiterung der Shared Services Centers wahrgenommen, die in erster Linie auf die Zentralisierung von Support-Funktionen ausgerichtet waren. Dieses Modell setzte den Schwerpunkt auf Effizienz, war jedoch oft auf administrative und transaktionale Prozesse beschränkt.

Mit der zunehmenden Komplexität der globalen Märkte und der Nachfrage nach agileren Lösungen haben GBS eine deutlich strategischere Rolle übernommen. Heute werden sie als Geschäftspartner anerkannt, die Mehrwert schaffen, indem sie ihre Services mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen. GBS können direkt zu digitaler Transformation, kontinuierlicher Verbesserung und einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit am Markt beitragen.

Abbildung 1 – Entwicklung der Global Business Services

Häufige Herausforderungen im Management von GBS

Trotz ihrer klaren Vorteile ist das Management von GBS mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Dazu zählen die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie, die Überwindung von Ineffizienzen sowie die Förderung des kulturellen Wandels, der für den Erfolg des Modells notwendig ist. Diese Hürden strukturiert anzugehen, ist entscheidend, damit GBS zu echten Treibern von Wertschöpfung und Innovation im Unternehmen werden können.

Die Notwendigkeit, GBS-Ziele mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen

Eine der häufigsten Herausforderungen im Management von GBS besteht darin sicherzustellen, dass ihre Tätigkeiten und Ziele mit der Vision und den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Häufig konzentrieren sich GBS ausschließlich auf operative Effizienz und vernachlässigen ihre Rolle in übergeordneten Initiativen wie Innovation, Kundenerlebnis, digitale Transformation oder Nachhaltigkeit. Die Einbindung von Führungskräften und die Festlegung klarer Kennzahlen, die die Leistung von GBS direkt mit strategischen Ergebnissen verknüpfen, sind hierbei unerlässlich.

Hohe Kosten und operative Ineffizienzen

Hohe Kosten und operative Ineffizienzen sind wiederkehrende Herausforderungen, die die Fähigkeit von GBS, Mehrwert zu schaffen, direkt beeinträchtigen. Diese Ineffizienzen ergeben sich aus Faktoren wie Prozessvariabilität, mangelhafter Qualität der Eingangsdaten, wiederkehrenden Problemen, Bürokratie, mangelnder Transparenz, komplexen Informationssystemen und langen Durchlaufzeiten. Unternehmen müssen hier einen strukturierten Ansatz auf Basis von Kaizen- und Lean-Prinzipien verfolgen. Dies umfasst die konsequente Beseitigung von Verschwendung, die Verbesserung der Transparenz und die Schaffung effizienter Prozessabläufe.

Die Notwendigkeit von Agilität und Anpassungsfähigkeit

In einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld besteht eine weitere zentrale Herausforderung für GBS darin, sicherzustellen, dass die Abläufe agil und anpassungsfähig an Marktveränderungen und die Anforderungen der Geschäftsbereiche bleiben. Unflexible Prozesse und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen können die Fähigkeit von GBS, die Unternehmensabläufe wirksam zu unterstützen, beeinträchtigen. Darüber hinaus erfordert das schnelle Tempo technologischer Entwicklungen, dass GBS Innovationen und operative Veränderungen zügig umsetzen. Um diese Herausforderung zu meistern, müssen Unternehmen agile Methoden einführen, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern und in Technologien investieren, die Skalierbarkeit und Flexibilität ermöglichen.

Strategien zur Transformation von GBS zu strategischen Wertzentren

Die Transformation von GBS von rein transaktionalen Hubs zu strategischen Wertzentren stellt einen bedeutenden Wandel dar. Der Fokus erweitert sich über die Kostensenkung hinaus, um messbaren finanziellen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Um diesen Übergang zu erreichen, müssen neue Praktiken eingeführt, Services neu definiert und Fähigkeiten entwickelt werden, die auf die Generierung von Einnahmen abzielen.

Geschäftswert durch Insights schaffen

Global Business Services (GBS) entwickeln sich von einfachen transaktionalen Supportzentren zu strategischen Hubs, die wertvolle Erkenntnisse liefern, um das Unternehmenswachstum zu fördern. Diese Transformation wird durch die Integration von Technologien wie Data Analytics und Künstlicher Intelligenz vorangetrieben, die es GBS-Teams ermöglichen, Muster zu erkennen und Entscheidungsträgern Empfehlungen zu geben. Dadurch übernehmen GBS eine zentrale Rolle in der strategischen Entscheidungsfindung.

Die Fähigkeit von GBS, Geschäftswert zu schaffen, liegt in ihrem breiten Blick auf die Abläufe und die Unternehmensdaten. Durch die Konsolidierung und Analyse von Informationen aus verschiedenen Bereichen können GBS Trends antizipieren, operative Verbesserungen vorschlagen und maßgeschneiderte Lösungen liefern, die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern. Darüber hinaus ermöglicht die Bereitstellung umsetzbarer Echtzeit-Insights eine schnellere und genauere Entscheidungsfindung und unterstützt Unternehmen dabei, in einem sich ständig verändernden Markt agil zu bleiben. Dieser Wandel von GBS hin zu Geschäftspartnern erfordert die Befähigung der Teams mit analytischen und beratenden Kompetenzen.

Neudefinition des Serviceangebots

GBS können ihre traditionellen Rollen erweitern, indem sie ihr Serviceangebot ausbauen, um strategische Bereiche zu unterstützen.
Dazu gehört die Mitwirkung an Initiativen wie:

• Kontinuierliche Verbesserung: Unterstützung bei der Umsetzung von Lean- und Kaizen-Praktiken im gesamten Unternehmen durch die Übernahme von Aktivitäten wie Schulung, Beratung, Audits und den Austausch von Best Practices.
• Digitale Transformation: Funktion als strategischer Partner bei der Einführung neuer Technologien – von der Auswahl und Implementierung von Tools bis hin zur kontinuierlichen Unterstützung der Teams, um eine effektive Integration in bestehende Prozesse sicherzustellen.
• Nachhaltigkeit und ESG: Unterstützung bei der Definition von ESG-Strategien, der Überwachung von Nachhaltigkeitsindikatoren und der Sicherstellung des Performance-Reportings. Dies bringt das Unternehmen in Einklang mit regulatorischen Anforderungen und Markterwartungen.

Durch die Ausrichtung ihres Serviceangebots an den strategischen Prioritäten des Unternehmens werden GBS zu einem wesentlichen Bestandteil bei der Erreichung von Unternehmenszielen wie Innovation, Kostensenkung und regulatorischer Compliance.

Entwicklung marktfähiger Services

Ein weiterer Weg, wie GBS sich von transaktionalen Zentren zu Umsatzgeneratoren entwickeln können, ist die Entwicklung von Services, die an externe Kunden vermarktet werden können. Dies kann umfassen:

• Service-Outsourcing: Angebot operativer Services wie Buchhaltung oder technischer Support für externe Kunden unter Einhaltung hoher Qualitätsstandards und wettbewerbsfähiger Leistung.
• Prozessberatung: Bereitstellung von Expertise in Finanzmanagement, Prozessoptimierung und regulatorischer Compliance für externe Organisationen unter Nutzung des im Unternehmen erworbenen Know-hows.
• Technologielösungen: Kommerzialisierung intern entwickelter Tools, wie Automatisierungsplattformen, erweiterte Data-Analytics-Dashboards oder maßgeschneiderte Managementsysteme, zur Unterstützung anderer Organisationen.

Die Entwicklung marktfähiger Services erfordert ein Umdenken innerhalb von GBS, mit Fokus auf die Schaffung von Wertangeboten, die sowohl interne als auch externe Bedürfnisse adressieren. Dieser Ansatz generiert zusätzliche Einnahmen und stärkt den Ruf von GBS als Kompetenzzentren.

Vorteile der Transformation von GBS

Die Transformation von GBS zu strategischen Wertzentren bietet verschiedene strategische Vorteile. Indem GBS Mehrwert für das Unternehmen schaffen, erhöhen sie ihre strategische Wirkung erheblich und tragen zu nachhaltigem Unternehmenswachstum bei. Wichtige Vorteile sind:

• Höhere Rendite auf Investitionen (Return on Investment, ROI): Investitionen in Technologie, Automatisierung und Personalentwicklung innerhalb von GBS können monetarisiert werden, was finanzielle Erträge generiert und weitere Investitionen in diesen Bereichen rechtfertigt.
• Höher wahrgenommener Wert von GBS: Wenn GBS direkt zu den Einnahmen eines Unternehmens beitragen, wandelt sich ihre Wahrnehmung von reinen Supportzentren hin zu anerkannten internen und externen strategischen Einheiten.
• Gestärkte Wettbewerbsfähigkeit am Markt: Das Angebot hochwertiger Services an externe Kunden positioniert GBS als Branchen-Benchmark und stärkt den Ruf des Unternehmens als führend in Operational Excellence und Innovation.
• Förderung von Innovation: Die Notwendigkeit, marktfähige Services zu entwickeln, treibt GBS zu kontinuierlicher Innovation und zur Schaffung von Lösungen, die sowohl intern als auch extern Mehrwert bieten.

Diese Vorteile unterstreichen die Bedeutung einer Neupositionierung von GBS als Umsatzgeneratoren, die das Unternehmen sowohl finanziell als auch strategisch maßgeblich beeinflussen können.

Die Zukunft von GBS

Die Zukunft der Global Business Services deutet auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung hin, bei der sich diese Einheiten von reinen Supportzentren zu strategischen Führungseinheiten innerhalb von Unternehmen entwickeln. Technologische Innovation wird weiterhin eine zentrale Rolle spielen, wobei GBS Technologien wie Künstliche Intelligenz, Robotic Process Automation (RPA) und erweiterte Data Analytics nutzen werden. Diese Werkzeuge steigern die Effizienz und ermöglichen es GBS, vorausschauende Insights und strategische Empfehlungen zu liefern, um fundierte und agile Entscheidungen zu unterstützen.

Operative Agilität wird ein weiteres wesentliches Merkmal sein. Die GBS der Zukunft werden noch stärker in die Unternehmensabläufe integriert sein und agile Methoden einsetzen, um schnell auf Marktveränderungen und die Bedürfnisse der Stakeholder zu reagieren.
Schließlich werden GBS auch eine entscheidende Rolle bei der Förderung von Initiativen spielen, die mit ESG-Zielen (Environmental, Social, and Governance) im Einklang stehen.

Die Zukunft von GBS wird durch ihre Fähigkeit geprägt sein, messbaren Mehrwert zu schaffen, als strategische Partner zu agieren und die Wachstums-, Innovations- und Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen direkt zu unterstützen.

Noch Fragen zur Transformation von GBS von transaktionalen Hubs zu Wertzentren?

Was ist der Unterschied zwischen GBS und SSC?

Global Business Services (GBS) und Shared Services Centers (SSC) unterscheiden sich in Umfang, Reifegrad und strategischer Ausrichtung. SSC konzentrieren sich auf die Zentralisierung administrativer und transaktionaler Funktionen wie Finanzen, Personalwesen oder IT, in der Regel innerhalb einer bestimmten Region oder Geschäftseinheit, mit dem Ziel, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. GBS hingegen stellen eine Weiterentwicklung dieses Modells dar. Sie integrieren mehrere Funktionen und Regionen in eine globale Struktur, die als strategischer Partner für das Unternehmen agiert. Während SSC stärker operativ und funktionsspezifisch ausgerichtet sind, bieten GBS maßgeschneiderte, SLA-basierte Services, die auf Wertschöpfung, Innovation und die Ausrichtung an den strategischen Zielen des Unternehmens abzielen.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Einführung eines GBS-Modells?

Die Implementierung eines Global Business Services (GBS)-Modells bietet mehrere strategische und operative Vorteile. Zum einen lassen sich durch die Zentralisierung und Optimierung von Prozessen erhebliche Kostensenkungen erzielen, was Skaleneffekte schafft. Darüber hinaus verbessert das Modell die Servicequalität, sorgt für Konsistenz und passt sich gleichzeitig den spezifischen Anforderungen verschiedener Geschäftsbereiche an. GBS zeichnen sich zudem durch eine hohe strategische Ausrichtung aus, fungieren als Erweiterung des Geschäfts und unterstützen direkt die Unternehmensziele. Die digitale Transformation wird durch den Einsatz moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz, Automatisierung und prädiktiver Datenanalysen beschleunigt, wodurch die Effizienz gesteigert und datenbasierte Insights für präzisere Entscheidungen bereitgestellt werden. Darüber hinaus fördert das Modell kontinuierliche Innovation und schafft zusätzlichen Mehrwert für das Unternehmen. Schließlich bieten GBS mehr Flexibilität und Resilienz, sodass sich das Unternehmen schnell an Markt- und regulatorische Veränderungen anpassen kann – bei gleichzeitig starker Governance und kontinuierlicher Verbesserung.