PHOENIX Belgium: Excelência operacional ao serviço da saúde

Por trás dos bastidores da saúde, a logística farmacêutica desempenha um papel fundamental. Cada movimento, cada encomenda e cada transferência de medicamentos deve ser executada com precisão absoluta. Do laboratório ao paciente, a cadeia de abastecimento forma um sistema vivo, complexo e altamente sensível, onde a menor falha pode ter repercussões imediatas na disponibilização de tratamentos.

Perante esta realidade, os intervenientes do setor têm de conciliar duas exigências frequentemente opostas: rapidez e rigor. Os volumes aumentam, os fluxos diversificam-se e os requisitos regulamentares tornam-se mais rigorosos. Neste contexto, para garantir a continuidade do serviço, é necessário não só dispor de infraestruturas eficientes, mas também de uma organização perfeitamente sincronizada e de equipas capazes de agir com método, coordenação e agilidade. É esta exigência, tanto humana como técnica, que define hoje a excelência operacional na cadeia farmacêutica.

Uma rede única para garantir o acesso aos cuidados em qualquer lugar e a qualquer momento

O grupo PHOENIX, líder europeu na distribuição farmacêutica, une diariamente laboratórios, profissionais de saúde e pacientes através de uma rede integrada e eficiente.

A empresa cobre toda a cadeia de distribuição, desde as operações que antecedem a distribuição por grosso até à dispensa ao doente. Neste contexto, a Cophana, parceira logística que faz parte da entidade belga do grupo PHOENIX, garante a receção, o armazenamento e a redistribuição de medicamentos para os principais laboratórios farmacêuticos. Para além disso, disponibiliza uma gama completa de serviços adicionais – co-packing, distribuição em conformidade com as Boas Práticas de Fabrico  (BPF) e a gestão integrada dos fluxos financeiros. Através da PHOENIX Pharma Belgium — que conta com seis centros de distribuição e mais de 550 colaboradores — o grupo garante diariamente a disponibilidade de medicamentos em mais de 4.000 farmácias em todo o país.

O grupo também conta com o apoio de uma forte rede local: as farmácias BENU, verdadeiras parceiras na área da saúde, com mais de 100 pontos de venda na Bélgica, bem como os grupos Pharmactiv e Sofiadis, que apoiam os farmacêuticos independentes na sua gestão diária e nas suas iniciativas de cooperação farmacêutica. Por fim, a entidade Mint fornece às instituições de saúde (hospitais, lares de idosos, centros especializados) soluções farmacêuticas completas que combinam medicamentos, dispositivos médicos e serviços digitalizados. Graças a esta organização integrada e a parcerias sólidas com os intervenientes na área da saúde, a PHOENIX Belgium garante um acesso fluido, fiável e contínuo aos tratamentos. A sua missão, simples mas essencial, resume o seu compromisso: We Deliver Health.

Transformar os desafios operacionais em alavancas de progresso

Antes do lançamento do projeto, a PHOENIX Belgium já contava com uma rede logística consolidada e equipas experientes. No entanto, num ambiente tão exigente como o da distribuição farmacêutica, o desempenho assenta numa melhoria contínua dos processos. A empresa empreendeu, assim, uma análise aprofundada das suas operações para identificar as principais alavancas de eficiência e de colaboração.

Figura 1 – Exemplo de quadro visual utilizado pelas equipas da PHOENIX Belgium

Esta abordagem permitiu evidenciar várias oportunidades de melhoria com forte impacto, que se tornaram os eixos prioritários do projeto:

Otimização da taxa de utilização das caixas

O primeiro eixo de melhoria incidiu sobre a utilização das caixas usadas nas entregas. Estas não estavam a ser utilizadas na sua capacidade total, o que aumentava desnecessariamente o número de caixas transportadas para as farmácias.

Esta situação implicava uma carga logística mais pesada para os distribuidores e uma utilização ineficiente dos recursos disponíveis. A equipa identificou neste processo uma oportunidade imediata para aumentar a eficiência e a sustentabilidade.

“As nossas caixas não estavam suficientemente cheias, o que fazia com que os distribuidores tivessem de levar muitas caixas consigo para transportar até aos clientes.” – Arnaud Boderi, Diretor da unidade

Figura 2 – Membro da equipa logística

2. Reorganização das zonas de receção e de armazenamento

Em diversas instalações, as áreas de receção apresentavam oportunidades de melhoria no que diz respeito ao fluxo e à ergonomia. Os layouts existentes limitavam, por vezes, a fluidez das operações e prolongavam os tempos de processamento das mercadorias.

O objetivo era repensar estes espaços de forma a otimizar a circulação, reduzir os movimentos desnecessários e melhorar as condições de trabalho dos colaboradores.

3. Comunicação e coordenação entre departamentos

A nível organizacional, a comunicação entre departamentos carecia de estrutura. A troca de informações era frequentemente informal, o que podia causar perda de tempo e mal-entendidos.

Esta situação oferecia uma oportunidade clara: estabelecer rotinas diárias de diálogo e pontos de sincronização regulares para alinhar prioridades e agilizar a tomada de decisões.

“As reuniões diárias, repito, são mesmo importantes para comunicar às equipas como vai decorrer o seu dia, como correu o dia anterior, por que é que atingimos determinado KPI na véspera, o que aconteceu, em que devemos trabalhar para melhorar.” – Arnaud Boderi, Diretor da unidade

4. Acompanhamento e visibilidade do desempenho

Os indicadores de desempenho nem sempre eram visíveis ou partilhados com toda a equipa, o que limitava a capacidade de resposta às discrepâncias observadas. A implementação da gestão visual e do acompanhamento estruturado dos KPIs foi identificada como uma etapa essencial para reforçar a transparência e o envolvimento de todos nos resultados diários.

5. Normalização e coerência das práticas

A diversidade entre os locais e os serviços implicava métodos de trabalho heterogéneos. Essa variabilidade oferecia uma margem significativa para melhorias: harmonizar as práticas, formalizar as normas e reforçar a coerência entre as equipas.

“Fazíamos muitas coisas anteriormente por hábito, por experiência, etc. E aqui, o Kaizen trouxe uma estrutura que nos permite ter mais visibilidade e coerência.” – Abdel Magaz, Líder de equipa

Estruturar, visualizar, envolver: as chaves de uma transformação sustentável

Para responder a estes desafios e reforçar, a longo prazo, o desempenho da sua rede, a PHOENIX Belgium lançou uma abordagem estruturada de melhoria contínua em colaboração com o Kaizen Institute.

O objetivo era claro: criar uma organização mais fluida, normalizada e reativa, capaz de apoiar o crescimento e, ao mesmo tempo, garantir a fiabilidade do serviço. Esta abordagem traduziu-se na implementação de um conjunto de ações específicas, desdobradas em diferentes estabelecimentos e adaptadas às realidades operacionais de cada um.

1. Melhoria da taxa de utilização das caixas

O primeiro workshop consistiu em melhorar a taxa de ocupação das caixas utilizadas nas entregas, com o fim de reduzir o número total de caixas transportadas e aumentar a produtividade logística. Com o ajuste das normas de preparação e a sensibilização das equipas para uma utilização mais racional do espaço, a PHOENIX Belgium conseguiu explorar melhor cada envio e simplificar as rotas de distribuição.

Figura 3 – Acompanhamento visual da taxa de utilização das caixas

2. Redefinição das zonas de receção e de armazenamento

Um segundo eixo de melhoria incidiu na reorganização das zonas de receção e de armazenamento, com o objetivo de otimizar a circulação dos fluxos e reforçar a eficiência das operações. O layout foi repensado para reduzir deslocações desnecessárias, melhorar a ergonomia e tornar mais fluida a receção das mercadorias.

Figura 4 – Exemplo do novo layout para melhorar a eficiência

3. Otimização da gestão de stock

As equipas também trabalharam na organização dos stocks, com o objetivo de equilibrar melhor a distribuição dos produtos entre as áreas de armazenamento e as caixas prontas para envio. Esta ação permitiu equilibrar melhor a distribuição dos produtos, acelerar a rotação dos artigos e melhorar a sua disponibilidade.

4. Implementação de uma gestão diária estruturada

Para consolidar a dinâmica de melhoria, foram instauradas reuniões diárias em todos os serviços. Estes momentos  permitem acompanhar os indicadores-chave, partilhar os sucessos e discutir as prioridades do dia. Tornando-se assim um espaço central de comunicação e de coordenação.

“E os quadros de KPIs permitem-nos ver como está a evoluir o nosso desempenho, se estamos a progredir ou a regredir nas estatísticas.” – Philiz Kucuk, Serviço de apoio ao cliente

Figura 5 – Reunião diária nos serviços

5. Introdução da gestão visual e do acompanhamento do desempenho

A PHOENIX Belgium implementou quadros visuais e monitores de gestão para tornar o desempenho visível e acessível a todos. Estas ferramentas promovem a transparência, a responsabilização e a capacidade de resposta face a desvios.

“Aprendemos a visualizar o nosso desempenho diário graças aos quadros de acompanhamento e aos monitores de gestão visual.” – Marc de Meulemeester, Diretor das operações de distribuição

Figura 6 – Reunião Diária das equipas da PHOENIX Belgium

6. Desenvolvimento das equipas e consolidação da cultura Kaizen

Por fim, foi realizado um trabalho minucioso de desenvolvimento de competências e de difusão de uma cultura comum de melhoria contínua. Os colaboradores aprenderam a identificar desperdícios, a resolver problemas de forma estruturada e a propor soluções práticas. Esse aumento de competências reforçou a coesão e a capacidade coletiva de orientar o desempenho.

Figura 7 – Os princípios Lean no centro da cultura PHOENIX Belgium

Um desempenho calculado, uma cultura consolidada

Após um ano de colaboração, a abordagem implementada na PHOENIX Belgium gerou resultados tangíveis, tanto a nível operacional como a nível humano. As equipas constataram uma melhoria significativa na fluidez dos processos, uma melhor coordenação entre os serviços e uma dinâmica coletiva reforçada no que toca ao desempenho diário.

Resultados quantitativos

As ações realizadas permitiram obter ganhos mensuráveis em vários indicadores-chave:

• + 33 % de volume por contentor, refletindo uma melhor utilização da capacidade das caixas;
•  – 25 % de contentores entregues às farmácias,o que reduziu os volumes transportados e os custos logísticos associados;
• + 15 % de produtividade do fluxo a nível nacional, sustentada por uma organização mais racional e uma coordenação reforçada;
• Otimização das quantidades de aprovisionamento e redução do fluxo de entrada, graças a uma gestão mais precisa dos stocks e das prioridades operacionais.

Estes resultados testemunham uma melhoria da eficiência global e uma redução significativa dos desperdícios e das tarefas de baixo valor acrescentado.

Resultados qualitativos

Além dos números, esta iniciativa transformou radicalmente a forma de trabalhar. As reuniões diárias estabeleceram um ritmo de comunicação regular e estruturado, permitindo que todos compreendessem melhor objetivos e resultados. As ferramentas visuais implementadas trouxeram mais transparência e capacidade de resposta na gestão do desempenho.

As equipas salientam igualmente um reforço do sentimento de coesão e de responsabilidade coletiva. Ao partilhar as mesmas normas e ao apoiar-se numa metodologia comum, os colaboradores ganharam em autonomia e em confiança.

“Também questionámos o status quo. Esta abordagem conduziu a um maior compromisso e motivação por parte de todos e favoreceu uma abordagem verdadeiramente multidisciplinar onde cada equipa contribui para o desempenho coletivo.” – Marc de Meulemeester, Diretor das operações de distribuição

Esta evolução cultural constitui um dos principais resultados do projeto: o desempenho já não é apenas um objetivo, mas uma prática diária, assumida por todos os colaboradores.

Uma transformação reconhecida, ao serviço de uma saúde mais fluida e fiável

Um ano após o início do projeto, a PHOENIX Belgium afirma-se como uma organização mais estruturada, mais alinhada e mais colaborativa. Ao combinar rigor operacional e compromisso humano, a empresa conseguiu transformar a sua forma de trabalhar, reforçando simultaneamente a fiabilidade da sua cadeia de abastecimento. Os ganhos mensuráveis obtidos demonstram um progresso significativo, mas é sobretudo a maturidade coletiva que marca uma evolução contínua.

A abordagem Kaizen permitiu criar uma nova dinâmica: cada equipa agora assume os resultados, atua sobre os desvios e contribui para a melhoria contínua dos processos.

Esta cultura partilhada cria as condições para um desempenho sustentado ao longo do tempo e prepara a empresa para enfrentar os desafios futuros do setor farmacêutico.

“A título pessoal, este ano de Kaizen que passou trouxe estrutura ao trabalho diário.” – Abdel Magaz, Líder de equipa

O sucesso do projeto levou a PHOENIX Belgium a ser nomeada para os Kaizen Awards France, um reconhecimento que destaca a integração da cultura de melhoria contínua no centro das suas operações e a mobilização de todos os funcionários para uma mesma visão de desempenho.

Ao consolidar os seus processos e ao desenvolver a autonomia dos seus colaboradores, a PHOENIX Belgium ilustra como a procura pela excelência operacional se pode tornar uma alavanca de confiança e fiabilidade ao serviço da saúde. Fiel à sua missão, a empresa mantém o seu compromisso com a mesma ambição : We Deliver Health – em qualquer lugar e a qualquer momento.