A redução de custos é uma estratégia essencial para assegurar a competitividade das empresas e criar margem para investir em novas áreas, respondendo às crescentes expetativas dos consumidores e stakeholders. No entanto, frequentemente, os cortes de custos são implementados com um foco exclusivo nos resultados imediatos, sem uma abordagem holística e com pouca análise dos impactos a longo prazo. Esta abordagem pode fragilizar operações essenciais, comprometer a qualidade dos produtos e serviços e afetar, negativamente, a capacidade de reter e atrair talento.

A solução para este desafio corresponde a uma gestão de custos estratégica e integrada. Em vez de se limitarem a diminuir custos operacionais e despesas, as organizações devem implementar programas focados na melhoria contínua, otimizando processos e eliminando desperdícios de forma sustentável. Desta forma, torna-se possível reduzir custos e estabelecer uma estrutura consolidada, para o crescimento a longo prazo, verificando-se o impacto da redução de custos nas operações empresariais.

O verdadeiro sucesso está em executar mais e melhor, com a menor quantidade de recursos possível. Os grandes líderes sabem que a eficiência e crescimento são partes de um objetivo estratégico.

Abordagem para uma gestão estratégica de custos

Muitas organizações conseguem implementar programas de redução de custos com sucesso. Contudo, um número considerável de empresas enfrenta dificuldades em manter as metas alcançadas. Noutros casos, há a perceção de que os cortes impactaram negativamente o negócio ou limitaram o crescimento organizacional a médio e longo prazo. A solução passa por utilizar uma abordagem estruturada e abrangente que traga benefícios sustentáveis, numa perspetiva de futuro.

Uma estratégia corporativa eficaz inicia com o desenho de uma visão para o negócio e com a definição de objetivos a médio e longo prazo (3 a 5 anos). Esses objetivos podem ser de crescimento, de melhoria da qualidade ou do serviço, de redução de custos ou de sustentabilidade (critérios ESG). Integrar objetivos de redução de custos nesta visão estratégica é o primeiro passo, para que o tema se torne uma prioridade para toda a organização.

Com a visão definida, o passo seguinte é transformar os objetivos estratégicos de médio e longo prazo em objetivos anuais, traduzindo-se, posteriormente, em prioridades de melhoria e em iniciativas concretas. Esta estratégia deve ser desenvolvida de forma estruturada, assegurando que cada nível da organização compreenda qual o seu impacto nos objetivos gerais e contribua para o seu alcance.

Figura 1 – Abordagem para a definição e implementação de iniciativas e a sustentação dos resultados

A etapa seguinte é a execução: implementar as melhorias planeadas e acompanhar os resultados. Para garantir que os avanços acontecem de acordo com o previsto, é fundamental monitorizar, regularmente, as métricas previamente estabelecidas e ajustar as ações conforme necessário. Esta abordagem integrada, que associa a visão estratégica às ações operacionais, assegura a melhoria nas diferentes vertentes do negócio, incluindo a redução de custos.

Não obstante, para que as melhorias não sejam apenas temporárias, é essencial implementar uma cultura de melhoria contínua. Isto implica desenvolver as capacidades de liderança e envolver todas as equipas nas iniciativas de melhoria, incentivando-as a monitorizar recorrentemente os indicadores, identificar desvios e atuar rapidamente. Desta forma, será possível otimizar e normalizar os processos, contribuindo para a evolução constante dos resultados.

Exemplos concretos de estratégias de redução de custos empresariais

A redução de custos nas empresas pode ser alcançada através da implementação de diversas estratégias de redução de custos. A escolha das iniciativas mais adequadas, para cada organização, deve recair no setor de atuação, na estrutura da sua árvore de custos e nas especificidades do mercado em que opera.

De seguida, apresentamos alguns exemplos de ações práticas que as empresas podem adotar para reduzir custos de forma estratégica e sustentável ao longo do tempo.

Simplificação das operações do negócio e eficiência operacional

Mapear os processos para identificar gargalos e eliminar etapas desnecessárias nos fluxos de trabalho pode reduzir, significativamente, o tempo e os recursos necessários para executar as operações, resultando na simplificação das operações do negócio. Esta abordagem contribui para a melhoria da eficiência operacional.

Aumento da eficiência dos equipamentos

Iniciativas de resolução estruturada de problemas, focadas na otimização do OEE (Overall Equipment Effectiveness), permitem melhorar a eficiência global dos equipamentos. As melhorias podem incluir a redução dos tempos de setup, a implementação de programas de manutenção autónoma e planeada, e outras ações para melhorar a qualidade. Essas iniciativas aumentam a disponibilidade dos equipamentos e contribuem para a diminuição de custos operacionais.

Melhoria da produtividade dos colaboradores

Avaliar o tempo que os colaboradores dedicam a atividades de valor acrescentado e eliminar desperdícios relacionados com tarefas redundantes contribui para processos mais eficazes. Esta abordagem pode ser aplicada em áreas de produção, em áreas transacionais, vendas, engenharia, entre outras. A aplicação de metodologias de análise de desperdícios incentiva as equipas a alcançarem níveis mais elevados de desempenho, reduzindo a necessidade de contratar mais recursos, levando ao aumento da produtividade nas diversas áreas organizacionais.

Otimização do planeamento e redução de stocks

Um planeamento eficiente, baseado em dados reais e alinhado com a procura, juntamente com uma boa eficiência operacional, favorece a minimização de custos relacionados com stocks. O excesso de stock gera diversos custos, incluindo capital imobilizado, despesas de armazenamento, transporte e perdas por quebras. A adoção de sistemas de planeamento, como o Pull Planning, é uma abordagem eficaz para minimizar   esses problemas.

Gestão eficaz da cadeia de abastecimento

Para reduzir custos na cadeia de abastecimento, é fundamental otimizar processos como a aquisição de materiais, o planeamento da cadeia de abastecimento, o armazenamento e a distribuição. A adoção de metodologias Lean pode trazer melhorias em todas estas áreas, aumentando a eficiência, reduzindo desperdícios e também os custos.

Value Engineering

O Value Engineering é uma abordagem estruturada para analisar produtos ou processos, identificando formas de reduzir custos sem comprometer a funcionalidade ou a qualidade. Por exemplo, na fase de design de um produto, é possível eliminar componentes ou materiais redundantes, mantendo, ou até melhorando, o desempenho final.

Operações empresariais sustentáveis

A melhoria dos processos produtivos e logísticos deve focar-se na redução de perdas e desperdícios de materiais e energia, gerando impactos diretos nos custos. Soluções como equipamentos mais eficientes ou o uso de fontes de energia renováveis permitem, simultaneamente, sustentabilidade ambiental e redução de custos, traduzindo-se em operações empresariais sustentáveis.

Melhoria do processo de negociação

Negociar condições mais vantajosas para a aquisição de bens e serviços é uma estratégia prática e eficaz na redução de custos. Para maximizar os resultados, é crucial estabelecer parcerias de longo prazo com fornecedores estratégicos. Essa abordagem facilita a obtenção de preços mais competitivos e promove maior previsibilidade e estabilidade nos custos operacionais.

Otimização da gestão de leads e propostas

Uma gestão eficiente de leads e pedidos de propostas é essencial para garantir que os recursos são utilizados da melhor forma. Para isso, é fundamental definir critérios claros que orientem a priorização de leads e a seleção de propostas a responder. Este processo permite direcionar os recursos para oportunidades de maior valor estratégico, garantindo um uso mais eficaz do tempo e das competências da equipa.

Aumento da fidelização de clientes

O custo de aquisição de novos clientes é, geralmente, bastante superior ao custo de retenção. Investir numa experiência de cliente diferenciada e programas de fidelização, aumenta o ciclo de vida dos clientes, garantindo receitas recorrentes e custos reduzidos de aquisição.

Retenção de talentos

Investir em processos de recrutamento eficazes e em programas de desenvolvimento interno reduz a rotatividade e os custos associados à perda de talento. Em setores especializados, a saída de colaboradores experientes pode gerar custos significativos para a organização. Estratégias que promovam a retenção de talento fortalecem a continuidade operacional e o desempenho.

Inteligência artificial na gestão de custos

A inteligência artificial (IA) potencia a gestão de custos ao automatizar tarefas e ao identificar oportunidades de poupança. Com a IA, é possível monitorizar KPIs continuamente, fornecer insights para a liderança e tomar decisões rápidas e eficientes. Esta abordagem melhora a eficiência operacional e comercial e sustenta estratégias de crescimento de negócio e de redução de custos a longo prazo.

Figura 2 – Exemplos de iniciativas com impacto na redução de custos

Estes exemplos de iniciativas mostram que a redução de custos nas operações empresariais pode ser alcançada sem comprometer o crescimento, a qualidade ou a inovação. Pelo contrário, ao implementar projetos estratégicos, as empresas podem conseguir economias consideráveis e fortalecer a sua competitividade.

A consolidação das melhorias obtidas nestes projetos é garantida por uma cultura de melhoria contínua. Os novos standards de trabalho, definidos nos projetos, são transferidos às equipas, assegurando que as melhorias realizadas sejam mantidas e constantemente otimizadas ao longo do tempo.

As estratégias apresentadas neste artigo destacam a importância de uma abordagem integrada, baseada na melhoria contínua, que vá além de cortes pontuais. O sucesso consiste na capacidade de transformar desafios em oportunidades, assegurando que a redução de custos impulsiona o crescimento e fortalece a posição competitiva no mercado.