Dans le contexte du Kaizen et du Lean, la méthodologie 5S est fondamentale. Tout comme les fondations sont essentielles à la stabilité d’un bâtiment, les 5S sont indispensables à l’excellence opérationnelle des organisations. Cet article présente en détail cette méthodologie, en soulignant comment elle peut transformer les lieux de travail à travers une organisation efficace, et par suite analyse l’impact des 5S sur la productivité, la qualité et la sécurité, ainsi que sur la motivation des équipes.

Qu’est-ce que la méthode des 5S ?

Tout d’abord, le terme « 5S » a été popularisé par Hiroyuki Hirano dans son livre de 1995 et provient des cinq mots japonais : « Seiri » (séparer), « Seiton » (situer), « Seiso » (scintiller), « Seiketsu » (standardiser) et « Shitsuke » (soutenir). Chaque terme représente une étape de cette approche d’organisation du lieu de travail.

La méthodologie 5S permet de réduire le temps de recherche et de faciliter l’accessibilité aux matériaux et informations nécessaires, apportant de nombreux avantages :

• Augmentation de l’efficacité et de la productivité ;
• Réduction de l’espace nécessaire pour effectuer les travaux et stocker les articles ;
• Amélioration de la qualité ;
• Amélioration de la motivation et de I’engagement des employés ;
• Accroissement de la sécurité et de l’ergonomie.

La méthodologie 5S est versatile et s’applique à tout environnement de travail, qu’il soit physique ou numérique. Cela inclut des petites zones, comme un poste de production, un bureau ou un ordinateur personnel, jusqu’à des espaces plus larges comme les lignes de production, les entrepôts, ou les open spaces. De sorte que dans tous ces scénarios, la séquence des étapes pour améliorer l’organisation du lieu de travail est identique et les 5S sont l’une des méthodologies qui font partie des fondements du Kaizen Lean.

Les cinq piliers du 5S : un parcours vers l’excellence opérationnelle

Les cinq étapes de cette méthodologie peuvent être résumées comme suit :

• Séparer (Seiri) : cette étape consiste à distinguer ce qui est nécessaire de ce qui ne l’est pas pour les activités quotidiennes de travail. L’idée est de sélectionner ce qui est essentiel et d’éliminer tout ce qui est superflu. Des étiquettes rouges sont utilisées pour signaler les problèmes qui ne peuvent pas être résolus immédiatement.
• Situer (Seiton) : suivant le principe de « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place », cette étape est dédiée à l’organisation de l’espace de travail. Cela implique de décider où les objets doivent être placés, en tenant compte de facteurs tels que la fréquence d’utilisation, le poids, la dimension ou la quantité nécessaire. Un rangement efficace aide à réduire le temps passé à chercher des outils ou des documents, en plus de prévenir les accidents.
• Scintiller (Seiso) : cette phase va au-delà du nettoyage physique et englobe la maintenance des conditions des équipements. C’est une opportunité pour identifier les problèmes de fonctionnement avec une étiquette rouge, afin qu’ils soient résolus. Le principe de cette étape est « nettoyer c’est inspecter ».
• Standardiser (Seiketsu) : pour maintenir les standards atteints avec les trois premiers S, la standardisation établit des règles claires en utilisant les principes de la gestion visuelle. Il s’agit notamment de standards visuels pour l’organisation, des codes de couleurs et des symboles pour faciliter l’identification, ainsi que des règles pour une bonne maintenance et utilisation des matériaux et des équipements. La standardisation est essentielle pour la durabilité des pratiques d’organisation et de nettoyage.
• Soutenir (Shitsuke) : la dernière étape assure que la philosophie 5S soit intégrée dans la culture organisationnelle, promouvant l’adhésion continue aux standards établis. Cela est atteint à travers des audits réguliers et un engagement envers l’amélioration continue. Des outils comme le Kamishibai, une méthode d’audit visuelle et simple, sont utilisés pour garantir que les standards sont respectés. 

La mise en œuvre de la méthodologie 5S est une question d’organisation, mais aussi de culture d’un environnement de travail qui valorise l’efficacité, la sécurité et la culture de l’amélioration continue.

5S et Lean Manufacturing : une relation synergique

Les principes des 5S sont essentiels pour le Lean Manufacturing. Le Lean Manufacturing se concentre sur la maximisation de la valeur pour le client et l’élimination des gaspillages, et les 5S fournissent la base pour cette élimination en établissant un environnement de travail organisé, efficace et capable de rendre les gaspillages évidents.

La mise en œuvre des 5S est souvent l’un des premiers chantiers d’initiation recommandés dans le contexte du Lean Manufacturing, et la raison est claire : avant de pouvoir optimiser les processus, il est nécessaire d’avoir l’organisation de base du poste de travail.

L’environnement de travail influence directement le comportement des personnes. Par conséquent, pour préparer les employés à mettre en œuvre de grandes améliorations dans les processus, il est essentiel de commencer par le basique : garantir un espace de travail propre et organisé, ce qui crée une base solide qui permet de se concentrer sur des questions plus complexes plus tard.

Mise en œuvre des 5S

La mise en œuvre des 5S est souvent intégrée dans un programme plus complet de développement des équipes que nous appelons chez Kaizen Institute le « Kaizen Quotidien ». En adoptant les 5S comme un élément central du Kaizen Quotidien, les leaders et leurs équipes sont encouragés à mettre en œuvre un environnement où l’efficacité et l’organisation sont valorisées. Il s’agit d’un outil simple, mais qui a un impact considérable sur les équipes et sur le développement d’une culture d’amélioration continue.

Préparer votre organisation aux 5S

Les chantiers d’initiation 5S font généralement partie de programmes de développement d’équipes plus larges qui suivent une série d’étapes bien structurées et fondamentales pour la réussite de la mise en œuvre.

La première étape est la définition du périmètre et des objectifs du programme. C’est là que sont définis les leaders et les équipes visés, ainsi que les objectifs à atteindre.

Ensuite, il s’agit de développer le manuel. Ce document servira de guide pour les leaders, fournissant l’information étape par étape sur la façon d’appliquer les 5S et d’autres méthodologies Kaizen Lean.

L’étape suivante est l’élaboration d’un plan de formation et de coaching pour les leaders. Il est essentiel de former les leaders, car ce sont eux qui géreront le changement au sein de leurs équipes.

Une fois les leaders formés, une feuille de route est élaborée pour la mise en œuvre des différentes méthodologies dans les différentes équipes, avec un plan d’action détaillé qui garantit que la mise en œuvre est alignée sur les priorités de l’entreprise.

Enfin, le programme inclut un processus d’audit et de partage des bonnes pratiques entre les équipes. Les audits réguliers assurent que les 5S et les autres méthodologies sont maintenues et continuent à évoluer, tandis que le partage des bonnes pratiques encourage l’amélioration continue dans toute l’organisation.

C’est-à-dire que ces programmes sont essentiels pour la construction d’une culture d’amélioration transversale à toute l’organisation.

De la théorie à la pratique : stratégies 5S du monde réel

Mettre en pratique les 5S nécessite une bonne structuration de toutes ses étapes, préparant chaque session de travail, donc les chantiers d’initiation 5S exigent l’engagement actif de tous les membres des zones ciblées, et sont dirigés par le leader de l’équipe, qui joue un rôle clé en accompagnant et en motivant son équipe au cours du processus d’amélioration.

Il est essentiel de bien préparer le chantier d’initiation pour qu’il soit réussi. Au cours de la phase de « séparation », par exemple, il est fréquent qu’un grand nombre de matériaux et d’équipements soient jugés superflus. La gestion efficace de ces articles est vitale car ils doivent être enlevés et éliminés ou recyclés correctement. Cela exige une planification afin de s’assurer qu’il y a des ressources pour traiter l’excédent de façon responsable et durable.

Dans la phase de « (faire) scintiller », il est important de disposer des ustensiles de nettoyage nécessaires et, si besoin, d’impliquer l’équipe de maintenance dès le début pour communiquer et traiter toutes les anomalies détectées.

Lors de la phase de « standardisation », la préparation doit inclure la mise à disposition de matériaux tels que des rubans adhésifs de couleurs, des étiquettes et des imprimantes pour qu’il soit possible de créer des standards visuelles, afin de faciliter l’identification et le soutien de l’organisation à long terme. 

En résumé, pour que les chantiers d’initiation 5S produisent des résultats, il est important que les leaders préparent chaque étape et anticipent les besoins et les obstacles potentiels, garantissant que toutes les ressources nécessaires soient disponibles et que l’équipe soit alignée avec les objectifs du programme.

Défis et amélioration continue

L’adoption de la méthodologie des 5S est une étape fondamentale pour toute organisation qui recherche l’excellence opérationnelle. Cependant, la mise en œuvre et, surtout, le soutien de ces principes posent des problèmes. Il est donc essentiel que tous les membres de l’organisation comprennent que les 5S vont au-delà des simples pratiques de rangement et de nettoyage, car ils constituent le fondement d’une culture d’amélioration continue.

Surveiller la performance des 5S

La surveillance efficace de la performance des 5S est essentielle pour garantir que les avantages du programme soient maintenus et améliorés au fil du temps.

Ce processus implique généralement la réalisation d’audits périodiques, à la fois internes et externes. Comme mentionné précédemment, l’une des techniques fréquemment utilisées est le Kamishibai, une méthode d’audit visuelle basée sur des cartes. Ce processus consiste à utiliser des cartes qui décrivent les standards à vérifier, aidant non seulement à maintenir la conformité aux 5S, mais encouragent également la responsabilité et la sensibilisation continue parmi les employés. La vérification peut être effectuée par les différents niveaux de gestion de l’organisation.

Obstacles communs dans l’adoption des 5S

Lors de la mise en œuvre des 5S, les organisations peuvent rencontrer plusieurs obstacles. Ceux-ci peuvent inclure une résistance au changement de la part des employés, un manque de compréhension claire du but des 5S ou des difficultés à soutenir les nouveaux standards. L’identification de ces obstacles et le développement de stratégies pour les surmonter sont déterminantes pour la réussite de l’approche, et les leaders d’équipe jouent un rôle crucial dans ce processus de gestion du changement.

Le rôle du leadership dans la promotion d’une culture 5S

Le leadership d’une équipe joue un rôle crucial dans la promotion d’une culture de l’amélioration au sein d’une organisation. Les leaders efficaces ne se contentent pas de gérer adéquatement la mise en œuvre des 5S, ils veillent également à ce qu’ils soient maintenus dans les pratiques quotidiennes de l’équipe. En donnant l’exemple et en apportant un renforcement positif, les leaders peuvent construire une culture qui valorise l’organisation, l’efficacité et l’amélioration continue. En outre, ils doivent fournir les ressources nécessaires et éliminer les obstacles à la mise en œuvre.

Intégrer les 5S dans l’ADN organisationnel

L’intégration des 5S dans l’ADN d’une organisation signifie plus que d’appliquer une série de standards, il s’agit d’adopter une nouvelle façon de travailler qui favorise l’amélioration continue, ce qui implique une approche visant à inculquer les principes des 5S à tous les niveaux de l’organisation.

En effet, si tous les niveaux de l’organisation comprennent que les 5S apportent une augmentation de la productivité et de la sécurité, des économies d’espace et la motivation des équipes, ils adopteront facilement ces principes comme la base pour l’excellence opérationnelle.

Formation 5S pour la réussite organisationnelle

La formation 5S est essentielle pour toute organisation qui souhaite mettre en œuvre cette méthodologie efficacement et soutenir ses avantages à long terme. Cette formation est l’une des premières à être réalisée dans le cadre de la formation Kaizen ou Lean Six Sigma. En effet, une formation bien structurée peut transformer la façon dont les employés perçoivent leur environnement de travail et interagissent avec lui, ce qui permet d’améliorer considérablement l’efficacité, la qualité et la sécurité.

Évaluer l’efficacité de la formation aux 5S

La véritable mesure de la réussite d’une formation aux 5S, ou de toute autre formation Lean, est observée après la mise en œuvre pratique de la méthodologie dans l’environnement de travail. Cette évaluation peut être réalisée à travers des audits sur le terrain, qui permettent de vérifier directement l’application des principes 5S par les équipes. Au cours de ces audits, l’organisation, la propreté et l’efficacité des espaces de travail sont observées, ainsi que le respect pour les standards établis.

En outre, une autre façon d’évaluer l’impact de la formation aux 5S est d’analyser son influence sur des indicateurs opérationnels spécifiques. Cela inclut l’amélioration de la productivité, de la qualité, la réduction des temps d’arrêt des machines, les améliorations en matière de sécurité, entre autres. Le suivi de l’évolution de ces indicateurs peut fournir des indications claires sur l’efficacité de la formation.

Concevoir un programme de formation aux 5S efficace

Lors de la planification d’un programme de formation aux 5S, il est important de comprendre que les 5S sont généralement intégrés dans un contexte plus large, le Kaizen Quotidien. Ce programme plus global vise à développer les leaders et leurs équipes, en promouvant une culture d’amélioration continue à tous les niveaux de l’organisation. Les 5S sont l’une des méthodologies essentielles de ce programme, servant de base à la mise en œuvre de pratiques qui améliorent l’efficacité, la sécurité et la qualité opérationnelle.

La formation en 5S doit être interactive et pratique, encourageant les participants à appliquer les concepts appris dans leurs environnements de travail. De plus, l’inclusion d’activités qui simulent des défis réels et l’utilisation d’études de cas spécifiques au secteur peuvent enrichir l’apprentissage. En faisant des leaders et de leurs équipes des agents du changement, la formation 5S ne se contente pas de transférer des connaissances, elle permet également à chaque membre de l’organisation de contribuer à une culture de l’amélioration continue.

Formation aux 5S dans différents secteurs

L’application et la formation des 5S peuvent varier en fonction du secteur concerné, nécessitant une approche adaptée aux besoins et défis spécifiques de chaque environnement. Dans les secteurs où le travail est principalement physique, comme dans l’industrie ou la logistique, l’accent est mis sur les 5S physiques. Par contre, dans les secteurs à forte composante numérique, tels que les technologies de l’information ou les services financiers, les 5S numériques prennent de l’importance, s’appliquant à l’organisation des données, des informations et des infrastructures numériques. En outre, un exemple spécifique de l’application des 5S sont les « 5S machine », qui sont fondamentaux pour la mise en œuvre de la maintenance autonome dans un environnement de production.

Ainsi, la formation en 5S doit être planifiée pour aborder les particularités de chaque secteur, garantissant que les principes soient pertinents et applicables. Cela inclut de considérer si la formation doit prioriser les aspects physiques ou numériques et d’incorporer des pratiques spécifiques comme les 5S machine, en adaptant les contenus pour maximiser l’efficacité et l’impact de la formation dans différents contextes opérationnels.

Avez-vous encore des questions sur les 5S ?

Qu’est-ce que le 5S en production ?

Les 5S en production font référence à la mise en œuvre d’une méthodologie visant à améliorer l’efficacité et l’organisation dans l’environnement de production.  Les cinq « S » – Seiri (séparer), Seiton (situer), Seiso (scintiller), Seiketsu (standardiser) et Shitsuke (soutenir) – sont appliqués pour créer un environnement de travail plus organisé, propre et sûr, résultant en une augmentation de la productivité, de la qualité et de la motivation des équipes.

Qu’est-ce que le système 5S ?

Le système 5S est une approche structurée de l’organisation des espaces de travail, qui comprend cinq étapes et vise à réduire les gaspillages et à accroître la productivité et la qualité. Ces étapes sont conçues pour aider les équipes à mettre en place des espaces de travail plus efficaces et plus sûrs et à les soutenir au fil du temps.

Qu’est-ce que la méthode 5S sur le lieu de travail ?

Les 5S sur le lieu de travail sont l’application des principes de la méthodologie 5S pour organiser et gérer efficacement l’espace de travail. L’objectif est de créer un environnement organisé, propre et efficace, en optimisant les activités et les processus des équipes. Ceci est réalisé par la mise en œuvre des cinq étapes qui impliquent séparer, situer, (faire) scintiller, standardiser et soutenir.

Quelle est l’origine du terme « 5S » ?

Le terme « 5S » provient du Japon et se réfère à cinq mots japonais commençant par la lettre ‘S’: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke. Ce système a été développé chez Toyota dans les années 1960 dans le cadre du Système de Production Toyota (TPS), une approche visant à créer un environnement organisé qui favorise l’efficacité, en utilisant la gestion visuelle.