L’entreprise

L’entreprise en question a été fondée il y a plus de soixante ans et s’est rapidement imposée comme l’un des plus grands fabricants portugais de panneaux à base de bois. Située dans le nord du Portugal, l’entreprise a connu un processus d’expansion par le biais de la croissance organique et des acquisitions, devenant ainsi un des leaders du secteur, avec des unités d’affaires en Europe, en Amérique du Nord et en Afrique.

Depuis plusieurs années, l’entreprise démontre un engagement solide envers le développement d’une culture d’amélioration continue. C’est dans ce contexte qu’a émergé ce projet d’amélioration axé sur le processus d’arrêt dans les usines pour la réalisation de la maintenance annuelle programmée.

Le défi

L’objectif principal du projet était la mise en œuvre de méthodologies de planification pour optimiser les arrêts annuels de maintenance. Cela impliquait la révision et l’amélioration des processus existants, visant à atteindre une gestion plus efficace et efficiente de ces arrêts. Le projet était prévu pour commencer avec un pilote, dans le but de tester les nouvelles méthodologies et de quantifier les gains. À partir des apprentissages et résultats obtenus dans le projet pilote, un plan d’expansion pour la mise en œuvre dans d’autres unités était prévu, visant une approche standardisée et consistante.

Les défis posés à l’équipe de projet étaient les suivants :

• Réduction des coûts de main-d’œuvre externe ;
• Augmentation de l’efficacité opérationnelle, réduisant le temps nécessaire pour compléter les activités planifiées ;
• Amélioration et standardisation de la planification et mise en œuvre de la gestion visuelle ;
• Amélioration de la sécurité avec l’objectif de zéro accidents.

La solution

Au début du projet, un ensemble de livrables ont été définis, dont certains sont décrits ci-dessous :

• Mettre en œuvre une politique globale de maintenance et des méthodes standardisées pour les « arrêts programmés » ;
• Cultiver une culture de haute performance qui promeut l’excellence opérationnelle et l’innovation ;
• Améliorer la sécurité dans les opérations de maintenance ;
• Développer une nouvelle méthodologie réplicable pour d’autres sites.

Le problème identifié était la complexité associée à la maintenance pendant l’arrêt programmé de l’été, caractérisé par des inefficacités significatives et un manque de standardisation. Ce défi était aggravé par les coûts élevés de main-d’œuvre, impliquant l’allocation de 80 ressources externes, et par la durée prolongée de l’arrêt, s’étendant sur trois semaines. Les causes de ce scénario difficile incluaient l’absence de supervision adéquate dans la zone, le manque d’anticipation dans la commande de pièces et des outils nécessaires, le manque de visibilité du plan critique, la planification excessivement prudente des tâches et, enfin, le temps insuffisant consacré à l’élaboration de plans pour les activités et à l’allocation de ressources.

Cette analyse des causes du problème a mis en évidence les domaines spécifiques à aborder pour optimiser le processus de maintenance pendant l’arrêt d’été.

La solution a consisté en la mise en œuvre d’un ensemble d’initiatives :

Planification tirée avec des buffers de temps et de coût

Un système de planification en flux tiré, intégrant des buffers de temps et de coût, a été mis en place pour garantir le respect des délais et du budget.

Planification des ressources

Une stratégie de planification des ressources a été développée, optimisant l’allocation efficace de la main-d’œuvre et minimisant les coûts superflus.

Tableaux de gestion visuelle pour le suivi du travail et des indicateurs clés

Des tableaux de gestion visuelle ont été implémentés pour offrir une vision claire de l’avancement des tâches et des indicateurs clés de performance (KPIs), favorisant la transparence et l’identification rapide des domaines requérant des ajustements.

Réunions quotidiennes

Des réunions quotidiennes de supervision ont été établies pour assurer une communication efficace, résoudre les problèmes urgents en temps réel et maintenir l’équipe alignée sur les objectifs stratégiques.

Planification des outils, pièces et consommables

Un plan stratégique a été élaboré pour la fourniture efficace d’outils, de pièces de rechange et de consommables, en veillant à ce qu’ils soient disponibles à proximité des machines et que les kits soient prêts, afin d’optimiser le temps d’exécution.

Contrôle quotidien des coûts

Un système de contrôle quotidien des coûts a été mis en place pour surveiller de près les dépenses liées aux activités de maintenance, fournissant des informations utiles en temps réel et facilitant la prise de décision basée sur les données.

Résultats

Les résultats obtenus grâce à la mise en œuvre des stratégies proposées ont révélé des impacts significatifs sur les opérations de maintenance. Il y a eu une réduction remarquable de 25 % des coûts de main-d’œuvre, indiquant une allocation efficace des ressources. De plus, la durée des arrêts programmés a enregistré une réduction de 10 %, reflétant l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et de la gestion du temps pendant ces périodes critiques. En termes financiers, les gains ont été expressifs, totalisant une économie de 510 000 euros. Ces chiffres ne valident pas seulement l’approche mise en œuvre, mais laissent entrevoir un avenir plus performant et économiquement durable pour les pratiques de maintenance de l’organisation.