L’entreprise

L’entreprise en question fait partie intégrante de la division Home Comfort d’un groupe international renommé, avec des ventes d’environ 2 milliards d’euros au Portugal et une équipe de plus de 6000 collaborateurs, dont 1000 dédiés à la recherche et au développement. Cette unité est chargée de gérer l’unité commerciale dédiée aux systèmes d’eau chaude résidentiels au sein du groupe.

Outre son impact au niveau corporatif, l’entreprise joue un rôle essentiel dans l’économie locale et établit des partenariats solides avec diverses institutions locales. Sa remarquable capacité d’innovation est mise en évidence par le développement de produits pionniers qui ont marqué le marché. L’équipe d’ingénieurs joue un rôle essentiel, contribuant à diverses divisions de la corporation, élargissant la portée de leurs innovations et leur impact mondial.

Le défi

Le projet en question s’est concentré sur le défi de concevoir et développer un nouveau produit destiné au marché européen, dans le but de remplacer un produit existant. Le projet a fixé des objectifs ambitieux, incluant une réduction significative des coûts (-30 %) et une diminution de la taille du produit (- 30 %), tout en garantissant la livraison dans les délais impartis.

Lors de l’analyse du processus de développement de produits existant, plusieurs opportunités d’amélioration ont été identifiées, notamment des retards fréquents dans les processus critiques et des délais de projet prolongés, dus à plusieurs facteurs :

• Absence de planification détaillée ;
• Manque de visibilité et de connaissance du plan général par tous les participants ;
• Difficulté des départements à déterminer les dates de début de leurs activités ;
• Surcharge des membres de l’équipe et multitâche.

L’approche

Pour optimiser le processus de développement de produits et répondre avec succès aux défis posés par le projet, l’entreprise a bénéficié du support du Kaizen Institute. Le projet a débuté par une phase de diagnostic, au cours de laquelle le processus a été cartographié. À ce stade, les opportunités d’amélioration existantes ont été identifiées, ainsi que les solutions à mettre en œuvre.

Pendant la phase de mise en œuvre, l’équipe a utilisé une série de méthodologies qui ont été essentielles à la réussite du projet. Ces méthodologies comprenaient :

Modèle de jalons

Une approche de gestion de projet a été mise en place, où la progression se fait à travers des phases clairement définies. À la fin de chaque phase, une révision est effectuée pour déterminer si le projet est prêt à passer à l’étape suivante ou s’il requiert des ajustements. Cela permet de garantir que le projet remplit les critères spécifiques à chaque étape, réduisant ainsi le risque de problèmes à des étapes ultérieures.

Salle de gestion visuelle du projet (Salle Obeya)

Une salle de gestion visuelle dédiée a été créée, équipée de toutes les informations et éléments nécessaires pour suivre le projet de manière précise et efficace. Cela comprenait des calendriers, des objectifs, des indicateurs de performance et toutes les données pertinentes pour la prise de décision. La salle Obeya est devenue un centre de contrôle où les équipes pouvaient collaborer et prendre des décisions éclairées.

Planification de projet en flux tiré avec indicateur de consommation du buffer de temps du projet

Un système de planification des projets en flux tiré a été adopté et un indicateur a été mis en place pour suivre la consommation du buffer du projet, ce qui a permis d’identifier rapidement les retards éventuels et de prendre des mesures correctives en temps voulu.

Mise en œuvre du KAIZEN™️ Quotidien

Pour stimuler l’amélioration continue des équipes créatives, l’approche du KAIZEN™️ Quotidien a été introduite. Cela a impliqué la tenue de réunions régulières et brèves pour identifier les obstacles, les opportunités d’amélioration et les solutions. Ces réunions ont encouragé une résolution agile des problèmes et une optimisation constante des processus.

Amélioration du processus de planification des ressources

Pour optimiser l’utilisation des ressources, le processus de planification a été revu. Cela comprenait une allocation plus efficace des personnes et des ressources matérielles, garantissant que chaque tâche était effectuée efficacement et au bon moment.

Optimisation du processus de gestion de portefeuille et de capacité

L’entreprise a également concentré ses efforts sur la gestion de son portefeuille de projets et la capacité de ses ressources. Cela a impliqué une sélection rigoureuse des projets basée sur des critères stratégiques, une priorisation efficace et une allocation appropriée des ressources pour garantir une exécution efficace des projets.

Ces méthodologies collaboratives et stratégiques se sont avérées essentielles à la réussite du projet, permettant à l’équipe de surmonter les défis et d’atteindre des résultats disruptifs. Elles n’ont pas seulement amélioré le processus de développement de produits, mais ont également renforcé la capacité d’innovation et la culture d’amélioration continue de l’organisation.

Résultats

Les résultats obtenus ont été remarquables. L’entreprise a réussi à développer le nouveau produit conformément aux objectifs initiaux du projet. Il y a eu une réduction de 32 % du temps nécessaire pour mettre le produit sur le marché, démontrant l’efficacité des changements mis en œuvre. De plus, l’allocation des ressources a diminué de 25 % par rapport aux projets précédents, contribuant à une plus grande efficacité opérationnelle.