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Amélioration continue : Mise en œuvre d’un programme KAIZEN™ Quotidien

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Quelle est l’importance d’adopter le KAIZEN™ Quotidien pour créer une culture KAIZEN™

La pratique de l’amélioration continue dans les organisations repose sur l’adoption d’une culture KAIZEN™ qui consiste à modifier les comportements et les croyances des personnes. L’un des piliers de cette transformation est la mise en œuvre d’un programme KAIZEN™ Quotidien.

Le KAIZEN™ Quotidien est un programme adopté pour stimuler les comportements KAIZEN™ dans les équipes à tous les niveaux – chefs d’équipe et membres – axé sur le développement des personnes, la résolution de problèmes et la pérennité des améliorations. Il faut impliquer à la fois les membres de l’équipe et le chef d’équipe, quel que soit le niveau et le département de l’organisation. Tout département qui travaille en équipe, dont le flux de travail est basé sur des processus et qui effectue tout type de tâche, et qui cherche à améliorer les résultats, la gestion de l’équipe et son encadrement – comme la chaîne d’approvisionnement, les services, le développement, l’innovation ou le marketing et les ventes – peut prendre part au programme KAIZEN™ Quotidien.

De nombreuses équipes considèrent que leurs chefs ne font pas correctement leur travail parce qu’ils n’ont pas le temps de les gérer et de les soutenir, ou de mener des actions d’amélioration. La première étape consiste donc à développer les compétences des chefs d’équipe en matière de résolution de problèmes et d’amélioration continue, ainsi qu’à gérer les membres de l’équipe et à les faire participer aux activités d’amélioration continue et à la résolution quotidienne des problèmes. Cette démarche sera le point de départ de la mise en œuvre du programme KAIZEN™ Quotidien.

Comment est organisé le programme KAIZEN™ Quotidien?

Le plan de mise en œuvre du programme est basé sur une feuille de route généralement organisée par sprints et par différentes compétences qui doivent être développées au cours du parcours d’amélioration, tant parmi les chefs d’équipe que parmi les membres de l’équipe.

Planification KAIZEN™ Quotidien

Lors de la définition de la feuille de route, la première étape est la planification du KAIZEN™ Quotidien, qui vise à réaliser une évaluation de l’état de préparation pour comprendre si les équipes sont prêtes à adopter les pratiques de gestion quotidienne. Il s’agit d’une analyse de l’organisation pour vérifier si elle est divisée en équipes naturelles organisées par flux de valeur, pour comprendre quelles sont les cascades de réunions et si les chefs d’équipe ont une étendue de responsabilités raisonnable.

Gestion quotidienne

Le premier sprint de la feuille de route concerne la gestion quotidienne, où le chef d’équipe doit faire appel aux principes de leadership KAIZEN™ appris et aux compétences de gestion d’équipe pour impliquer tous les employés dans des actions fréquentes d’amélioration continue. Lors des réunions d’équipe quotidiennes et en utilisant des tableaux d’équipe visuels, les chefs d’équipe doivent identifier les problèmes, fixer des objectifs et contrôler les KPIs du Gemba, en prenant immédiatement des contre-mesures en cas d’écarts.

Standardisation

Ensuite, le deuxième sprint – standardisation – consiste à mettre en œuvre de meilleurs standards de travail pour résoudre les problèmes identifiés précédemment, en utilisant des outils tels que 5S, Travail Standard, Kamishibai, Gemba Walks, et Chaîne d’aide.

Formation et coaching

Le sprint suivant est lié à la formation et au coaching, à savoir la définition des instructions de travail, l’amélioration Kata et le coaching Kata, qui sont des routines pour aider les équipes et les dirigeants à développer de nouvelles habitudes et compétences d’amélioration.

Résolution structurée de problèmes

Pour finir, il y a la résolution structurée des problèmes à l’aide d’outils tels que la matrice et les moyens d’auto-qualité, l’A3 de résolution des problèmes, et des plateformes numériques sophistiquées pour gérer les KPIs. Tout au long du processus, les organisations doivent vérifier le travail standard du chef d’équipe pour mieux utiliser le temps et les ressources et comprendre comment le chef d’équipe peut améliorer les relations avec son équipe tout en favorisant une culture d’ouverture au changement.

Eficiencia flujo y eficiencia recursos

Quelle est l’importance des tableaux visuels

L’utilisation de tableaux de performance et de résolution de problèmes, virtuels ou physiques, est cruciale pour la réussite du programme KAIZEN™ Quotidien, car elle permet de visualiser les KPIs pour aider à mettre en place des contre-mesures spécifiques, augmentant l’organisation et la planification du travail, et offrant la possibilité de dynamiser le modèle PDCA – planifier (plan), faire (do), vérifier (check) et agir (act). Cependant, les tableaux visuels présentent le risque de désagréger les actions ou d’être trop grands et de contenir trop d’informations.

Les éléments visuels du tableau sont appropriés lorsqu’ils permettent aux équipes de répondre aux cinq questions suivantes :

  • En 3 secondes, on gagne ou on perd ?
  • Comment l’indicateur se comporte-t-il au fil du temps ?
  • Quelle action allons-nous entreprendre quotidiennement ?
  • Quelles sont les principales causes au fil du temps ?
  • Comment éliminer un problème systémique avec des contre-mesures efficaces afin de l’améliorer ?

Il faut également encourager d’autres compétences KAIZEN™ Quotidien à l’aide de tableaux visuels lors des réunions d’équipe : planification du travail d’équipe, mise en œuvre du travail standard, utilisation des instructions de travail pour former les nouveaux employés et amélioration des relations professionnelles.

Un exemple de tableau :

Eficiencia flujo y eficiencia recursos

Pourquoi avons-nous besoin d’un programme KAIZEN™ Quotidien ?

L’objectif de la mise en œuvre d’un programme KAIZEN™ Quotidien est de faire évoluer la culture organisationnelle traditionnelle vers la culture KAIZEN™ afin d’augmenter progressivement la part de l’organisation qui travaille à l’amélioration. Une organisation gérée de manière traditionnelle est une organisation où la résolution non structurée de problèmes urgents est courante. Autrement dit, il faut résoudre des problèmes récurrents, il y a une grande quantité de Mudas (tâches sans valeur ajoutée) et une incapacité à pérenniser les améliorations. La finalité du programme KAIZEN™ Quotidien découle de la volonté de transformer cet environnement traditionnel en une culture d’amélioration KAIZEN™ basée sur la résolution de problèmes avec gestion visuelle, standardisation, amélioration continue et développement des membres de l’équipe.

Vous avez encore des questions sur le KAIZEN™ Quotidien ?

Qu’est-ce que la gestion quotidienne ?

La gestion quotidienne concerne la création de pratiques et de routines pour le suivi systématique des équipes, l’analyse des écarts et des causes racines, et l’identification des opportunités d’amélioration, afin de favoriser une culture d’amélioration continue quotidienne où tout le monde est engagé quotidiennement dans toutes les sphères de l’organisation. .

Qu’est-ce que la standardisation ?

La standardisation est un outil d’amélioration continue qui consiste à documenter la bonne pratique actuelle pour une activité particulière, celle-ci étant la méthode la plus facile et la plus sûre pour atteindre et préserver un niveau de qualité défini. Une fois qu’un standard est établi, il peut être encore amélioré et servir à créer un nouveau standard, et ainsi de suite. .

Qu’est-ce que la résolution structurée de problèmes ?

La résolution structurée de problèmes est la capacité à résoudre des problèmes complexes tels que la réduction des gaspillages, en s’appuyant sur des équipes pluridisciplinaires et sur des outils numériques.

 

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