L’entreprise

Cette entreprise fait partie d’un groupe pharmaceutique portugais privé, une entité aux racines historiques profondes remontant à 1924. Au fil des années, le groupe s’est établi comme une figure de proue sur la scène pharmaceutique, élargissant ses activités pour couvrir toutes les facettes de l’industrie.

Stratégiquement située près de Lisbonne, sa position géographique favorise l’optimisation de la logistique, grâce à sa proximité avec les principaux points d’accès logistiques de la région (20 minutes seulement). Cette localisation privilégiée a été un facteur crucial dans l’opération mondiale, puisque l’entreprise est présente dans 27 pays où elle est reconnue comme un leader de l’industrie pharmaceutique. Cette expansion n’est pas seulement le résultat d’un succès commercial, mais aussi de la capacité à répondre à une diversité d’exigences du marché et de réglementations sanitaires dans différents pays, en s’adaptant continuellement pour répondre aux attentes d’un marché mondial en constante évolution.

L’activité principale de l’entreprise est axée sur la fabrication de formes pharmaceutiques solides et liquides, mais ce qui la distingue vraiment, c’est sa flexibilité et son engagement envers la qualité, ainsi que sa capacité à s’adapter rapidement aux besoins variés des clients, en respectant des délais courts sans compromettre la qualité.

La mission de cette entreprise va au-delà de la simple production de produits pharmaceutiques, puisqu’elle vise à atteindre l’excellence grâce à des processus optimisés, en cherchant toujours à produire de la manière la plus efficace, la plus rapide et la plus rentable possible. Soutenue par une solide stratégie de gestion concentrée sur l’amélioration continue et l’optimisation des ressources et dotée d’une vision claire de l’expansion de sa présence mondiale sur le marché de la santé, cette entreprise ne se concentre pas uniquement sur le présent, mais garde toujours un œil sur ce que l’avenir réserve en termes d’opportunités, spécifiquement en ce qui concerne les marchés potentiels et les secteurs de croissance.

L’équipe

Au sein de l’entreprise, la structure et la dynamique des équipes jouent un rôle fondamental dans la réalisation des objectifs, ainsi que la collaboration et l’intégration entre les différents domaines de spécialisation. Considérant qu’il s’agit d’une équipe multidisciplinaire, les départements suivants ont été des parties intégrantes du projet :

• Le département d’Administration ;
• Le département de Production ;
• Le département de Contrôle de Qualité ;
• Le département de Maintenance ;
• Le département d’Assurance Qualité ;
• Le département de Planification ;
• Le département d’Informatique ;
• La Direction Technique.

 

Les défis

Une phase de diagnostic a été réalisée, au cours de laquelle plusieurs opportunités ont été identifiées et des objectifs d’amélioration définis :

• Augmenter l’efficacité de l’emballage (augmenter l’efficacité globale des équipements de près de 11 points de base)

La vitesse des machines d’emballage a été un sujet d’analyse, avec un focus sur l’augmentation de la vitesse de ce processus à travers d’une combinaison de technologie avancée et de méthodes de travail efficaces. L’objectif est d’assurer la vitesse optimale des machines sans sacrifier la précision ou la qualité du produit.

• Améliorer le service de contrôle de qualité (réduire le lead time)

En vue d’améliorer le service de contrôle de la qualité, l’entreprise se focalise sur l’optimisation des processus de contrôle de la qualité des matières premières (MP) et des substances actives (SA), en proposant une révision approfondie des procédures existantes. Cet effort vise à éliminer les inefficacités et à assurer la conformité aux standards internationaux les plus élevés. Parallèlement, la stratégie d’analyse réduite cherche à simplifier les processus d’analyse, l’objectif étant de réduire la complexité des méthodes analytiques sans compromettre la qualité des résultats, tout en conservant la précision rigoureuse exigée dans le secteur pharmaceutique.

• Adapter l’utilisation de l’espace d’entrepôt (réduire le stock dormant)

L’adaptation de l’utilisation de l’espace d’entrepôt est un défi stratégique clé, dont l’objectif principal est la réduction du stock dormant. Cette initiative vise à optimiser la gestion de l’espace disponible, en promouvant une organisation plus efficace et un flux de matériaux plus agile. En se concentrant sur la diminution des niveaux de stocks dormants, l’entreprise libère non seulement de l’espace utile dans l’entrepôt, mais améliore également sa capacité à répondre aux besoins du marché et réduit les coûts associés au stockage excessif.

• Réduire le lead time pour l’un des clients de 90 à moins de 60 jours

Le dernier point se concentre sur la réduction du lead time pour l’un des clients, établissant comme objectif la diminution du délai de livraison de 90 à moins de 60 jours. Cette initiative est vitale pour améliorer la satisfaction du client, en démontrant un engagement ferme de l’entreprise envers l’efficacité et l’agilité dans les services. La réduction des délais de livraison permet à la fois d’améliorer l’expérience du client et d’accroître la compétitivité de l’entreprise sur le marché.

L’approche

Sur la base des objectifs susmentionnés, diverses initiatives ont été mises en œuvre, l’un des principaux axes du projet étant l’amélioration de l’efficacité du processus d’emballage.

L’une des premières initiatives à mettre en œuvre a été l’instauration des routines de réunion d’équipe – KAIZEN™️ Quotidien. Cet outil a été mis en œuvre dans 18 équipes et implique des sessions quotidiennes où sont discutées des moyens d’améliorer les processus d’emballage, l’objectif étant d’identifier de petites améliorations incrémentales qui, au fil du temps, aboutissent à d’importantes efficacités opérationnelles. Cet outil KAIZEN™️ développe les équipes et les forme à la résolution structurée de problèmes.

Un deuxième point d’analyse a été le temps d’arrêt entre les échanges de références de production. Pour réduire ce temps d’arrêt, l’outil SMED a été utilisé – cette méthodologie a été appliquée pour réduire drastiquement le temps nécessaire pour changer les configurations des machines d’emballage, en identifiant et éliminant toutes les tâches inutiles et en concevant un nouveau standard d’opération de changement, complété par un effort continu pour affiner et optimiser les lignes d’emballage et maximiser la productivité.

Dans le cadre de l’optimisation des processus de contrôle de qualité (CQ) pour les matières premières (MP) et les substances actives (SA), une révision et redéfinition complètes des processus ont été mises en place. Un changement important a été le transfert de la responsabilité pour l’échantillonnage des matières premières du département de contrôle de qualité vers l’entrepôt, ce qui a permis d’accélérer le processus de réception, accompagné d’une simplification de la documentation afin de réduire la charge administrative. De plus, les analystes et les réviseurs ont reçu une formation sur diverses fonctions, ce qui a permis d’améliorer la flexibilité et l’équilibre de la charge de travail. En outre, les postes de travail ont été perfectionnés pour maximiser l’efficacité, ainsi que la séquence des analyses a été optimisée, dans le but d’améliorer continuellement et efficacement les processus internes.

En ce qui concerne l’optimisation de l’espace de stockage, la structure organisationnelle de l’entrepôt a été restructurée en utilisant des techniques modernes pour maximiser l’utilisation de l’espace disponible. Cela inclut la mise en place de systèmes de stockage vertical et la reconfiguration du layout pour améliorer le flux de matériaux.

La vitesse des machines d’emballage a également été un sujet d’analyse, avec un focus sur l’augmentation de la vitesse de ce processus, grâce à une combinaison de technologie avancée et de méthodes de travail efficaces. L’objectif est d’assurer la vitesse optimale des machines sans sacrifier la précision ou la qualité du produit.

Concernant la réduction du lead time, axée sur une chaîne d’approvisionnement plus agile et plus efficace, l’entreprise a travaillé en étroite collaboration avec l’un de ses principaux clients pour réduire significativement le temps d’attente de la production à la livraison, ce qui a impliqué l’optimisation des processus internes et une coordination plus efficace avec les fournisseurs. Pour atteindre cet objectif, il a fallu apporter des améliorations aux processus internes, de la production à la logistique de distribution, en optimisant chaque étape pour garantir une livraison plus rapide.

Enfin, l’entreprise a adopté un programme de développement pour les employés, qui inclut la formation, des opportunités d’avancement de carrière et la reconnaissance de performances exceptionnelles, visant non seulement à augmenter la motivation des employés, mais aussi à s’assurer qu’ils possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour relever les défis futurs.

Les résultats

L’étude de cas présente des résultats impressionnants dans l’optimisation des processus, mettant en lumière des améliorations significatives dans plusieurs domaines clés.

Tout d’abord, la mise en œuvre d’améliorations du processus d’emballage a permis à l’entreprise de réaliser des progrès considérables en matière d’efficacité opérationnelle. Une réduction substantielle de 54 % dans le temps de setup a contribué à réduire le temps d’arrêt et à augmenter la production, ce qui a permis à l’entreprise de répondre plus rapidement aux demandes du marché et d’améliorer sa flexibilité dans le changement de produits. De plus, une autre amélioration qui a permis de réduire de 27 % le temps de setup, a rendu le processus beaucoup plus agile. Cette efficacité supplémentaire a non seulement réduit les coûts opérationnels, mais a également augmenté la capacité de production, améliorant considérablement la capacité de l’entreprise à satisfaire les besoins variés de ses clients.

En second lieu, il y a eu une amélioration de la composante de vitesse dans l’efficacité globale des équipements. Les initiatives d’optimisation mises en œuvre ont abouti à des augmentations significatives de l’efficacité et de la productivité de l’équipement, avec une hausse de 16 % de l’efficacité globale, ce qui se traduit par une progression de 7 points de pourcentage dans l’efficacité globale des équipements. Ce progrès se reflète dans une réduction du gaspillage de ressources et une meilleure utilisation des équipements, contribuant également à une augmentation de la capacité de production. En outre, l’efficacité globale des équipements a augmenté de 28 %, équivalent à une hausse de 10 points de pourcentage, marquant ainsi une transformation substantielle de la productivité. Cette amélioration permet non seulement d’optimiser l’utilisation de l’équipement, mais aussi d’améliorer la qualité du produit final, ce qui démontre l’impact positif des stratégies d’optimisation sur l’efficacité opérationnelle et la qualité du produit.

La réduction de 41 % du lead time pour le contrôle de qualité des matières premières a eu un impact considérable sur le cycle de production, accélérant de manière significative le flux de travail de la réception à la production. Cette amélioration n’a pas seulement élevé l’efficacité opérationnelle, mais a également permis à l’entreprise de répondre de façon plus rapide et efficace aux changements de la demande du marché. En outre, la diminution du temps d’attente avant le démarrage de la production a contribué à une chaîne d’approvisionnement plus agile et efficace, renforçant la capacité de l’entreprise à maintenir un rythme de production aligné avec les besoins et les attentes des clients.

L’optimisation des ressources dans l’équipe de contrôle de qualité a apporté des améliorations substantielles, tant en termes d’efficience que d’efficacité opérationnelle. La réduction significative du nombre d’analyses et du temps nécessaire pour les réaliser a diminué la charge de travail et a permis à l’équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, ajoutant une plus grande valeur aux opérations de l’entreprise. De même, la libération de temps (815 heures annuelles) a promu une allocation de ressources plus efficace, car ce changement a permis à l’équipe de se consacrer à des projets axés sur le développement et l’innovation, et a considérablement amélioré la capacité de l’entreprise à s’adapter à de nouveaux défis et à explorer des opportunités émergentes.

L’efficacité de l’utilisation de l’espace de l’entrepôt a considérablement augmenté, comme le montre la réduction de 39 % du stock dormant. Cette amélioration est un indicateur clair d’une gestion des stocks plus efficace, qui optimise la logistique interne et contribue également à une réduction des coûts de stockage.

La mise en œuvre d’une culture d’amélioration continue dans l’entreprise a généré un impact positif et global, tant sur l’implication que sur la productivité des collaborateurs. En encourageant l’équipe à participer activement aux processus d’amélioration, un environnement de travail plus dynamique et innovant a été cultivé, favorisant la motivation de l’équipe.

La conclusion

En résumé, cette entreprise sert de point de référence inspirant pour d’autres entités, en particulier celles qui cherchent à transformer leurs processus opérationnels et à améliorer la culture d’entreprise, ce qui peut mener à un succès durable et à une position de leader sur le marché.

L’approche adoptée par cette entreprise est allée au-delà de la simple mise en œuvre d’améliorations techniques en établissant un nouveau paradigme dans la façon dont l’entreprise perçoit et relève les défis du secteur pharmaceutique. La capacité à réaliser des améliorations tangibles en termes d’efficacité et de productivité, tout en restant fidèle à ses standards élevés de qualité, illustre un équilibre rare entre l’agilité opérationnelle et la rigueur technique, ce qui est extrêmement important pour le bon fonctionnement d’une entreprise.

Grâce à une série d’initiatives ciblées, l’entreprise a réussi à améliorer l’efficacité dans des domaines critiques tels que l’emballage, le contrôle de qualité et la gestion des entrepôts, comme a également établi une culture d’entreprise qui valorise l’innovation et l’engagement des employés. La réduction drastique des temps de setup sur les lignes et l’augmentation de l’efficacité globale de l’équipement sont la preuve du succès de ces améliorations opérationnelles. De plus, la réduction significative du lead time pour le contrôle de qualité et l’optimisation de l’utilisation de l’espace d’entreposage démontrent une gestion plus efficace et une utilisation plus intelligente des ressources.

Plus que les résultats quantitatifs impressionnants, l’aspect le plus remarquable de cette étude de cas est le changement culturel qui a imprégné tous les niveaux de l’organisation, commençant par l’adoption d’une philosophie d’amélioration continue qui a créé un environnement où l’innovation n’est pas seulement encouragée, mais aussi intégrée dans la routine quotidienne de chaque employé. Cet aspect est particulièrement pertinent pour d’autres entreprises qui cherchent à la fois à améliorer les processus et à inspirer les employés à être des agents proactifs du changement.

Cette entreprise a démontré que la véritable transformation vient de la combinaison de stratégies opérationnelles efficaces avec un engagement authentique dans le développement des personnes et la promotion d’une culture d’excellence. Pour conclure, cette histoire de succès offre des leçons utiles sur l’importance d’embrasser le changement, de s’adapter continuellement et de placer les employés au cœur du parcours d’amélioration.