No mundo empresarial atual, a procura pela eficiência e pela melhoria contínua é crucial para manter a competitividade e satisfazer as crescentes expectativas dos clientes. O Lean Management desempenha um papel fundamental nessa jornada rumo à excelência. Um conceito chave nesse contexto é o Gemba, o local onde o trabalho é realizado.

Este artigo explora o significado de Gemba e aborda como a prática de ir ao Gemba, aliada às filosofias Kaizen e Lean Six Sigma, pode impulsionar o desempenho empresarial. Esta abordagem permite uma compreensão mais clara e detalhada dos processos operacionais, a identificação de ineficiências e a implementação de soluções eficazes.so

Significado e Origens de Gemba

O termo “Gemba” tem origem japonesa e significa “o local real” ou “o lugar onde as coisas acontecem”. No contexto do Lean Management, Gemba refere-se ao local de trabalho onde o valor é criado, seja o chão de fábrica, o espaço onde os serviços são prestados, ou qualquer área onde o trabalho operacional é realizado. A ideia central é que para realmente compreender e melhorar os processos, as equipas de gestão e os líderes devem ir até o Gemba, observar o trabalho e as interações que ali ocorrem.

O conceito de Gemba é central no Sistema de Produção da Toyota (TPS), que é a origem do Lean Manufacturing e foi popularizado por Taiichi Ohno, considerado o pai do TPS. Ohno defendia que a verdadeira compreensão dos processos de trabalho só pode ser obtida indo ao Gemba, observando e falando com os trabalhadores, identificando desperdícios, e procurando oportunidades de melhoria.

No Lean Management, o Gemba não é apenas um local físico, mas um pilar da filosofia de gestão. A prática de ir ao Gemba é vista como essencial para uma liderança eficaz, permitindo que os líderes da empresa vejam por si próprios como o trabalho está a ser executado e o que pode ser melhorado. Esse contacto direto ajuda a criar uma ponte de compreensão entre a gestão e as operações, fortalecendo o compromisso com a melhoria contínua.          

O que é um Gemba Walk?         

Os Gemba Walks representam uma prática essencial no contexto das metodologias Kaizen e Lean, onde líderes e gestores se deslocam até ao local de trabalho, ou Gemba, para observar e perceber a realidade operacional. Essa aproximação do terreno permite uma perceção direta dos processos, problemas e potenciais melhorias.

Para garantir a eficácia e a consistência dos Gemba Walks, estes seguem rotas pré-definidas. Isto assegura que todas as áreas sejam observadas e que as normas de verificação se mantenham ao longo do tempo. Durante estas caminhadas, os líderes focam-se em reforçar comportamentos e hábitos que consideram importantes para o sucesso do negócio. Esta prática não só alinha a liderança com as operações diárias, como também reforça a cultura organizacional desejada.

Os Gemba Walks são frequentemente suportados por ferramentas como cartões Kamishibai ou checklists. Estes instrumentos ajudam a assegurar que nenhum aspeto crítico seja esquecido durante as visitas ao Gemba. Além disso, verifica-se se os objetivos são compreendidos pelos colaboradores e se os standards são cumpridos.

Realizados com uma mentalidade de coaching, os Gemba Walks não são apenas uma ferramenta de supervisão, mas uma oportunidade para desenvolver os colaboradores. Através destas interações, os líderes podem fornecer feedback construtivo, encorajar o diálogo e promover um ambiente de aprendizagem e melhoria contínua. Todos os níveis da gestão são envolvidos nestas confirmações de processo das áreas de trabalho, com vários níveis de frequência.

Abordagem passo a passo para um Gemba Walk bem-sucedido          

Ao adotar uma abordagem sistemática e estruturada para a realização dos Gemba Walks, as organizações podem maximizar o impacto desta prática. De seguida descrevemos a abordagem passo a passo para um Gemba Walk bem-sucedido:

• Definir o Âmbito: Determinar quais áreas e processos a observar e quais os níveis de gestão envolvidos no Gemba Walk.
• Definir o Tempo Dedicado: Estabelecer a frequência e a duração dos Gemba Walks para cada nível de gestão.
• Selecionar Ferramentas de Verificação: Escolher e desenvolver (caso não existam) os cartões Kamishibai ou checklists específicos que serão usados para confirmar a aderência aos standards em cada ponto da rota.
• Definir as Rotas do Gemba Walk: Planear as rotas específicas para cada nível de gestão, assegurando que todos os pontos críticos sejam incluídos.
• Criar uma norma de Gemba Walk: Normalizar o processo, incluindo as rotas com os pontos a visitar, a lista de processos a confirmar em cada ponto usando os cartões Kamishibai ou checklists e a duração estimada para cada ponto e para o total do percurso. Definir também boas práticas de perguntas a fazer.
• Treinar os líderes e preparar as equipas: Planear treino adequado aos líderes em todos os níveis de gestão sobre as normas e objetivos do Gemba Walk, garantindo que todos estão preparados para liderar e participar efetivamente. Informar as equipas dos objetivos dos Gemba Walks.
• Melhorar continuamente: Recolher feedback e analisar os dados para identificar áreas de melhoria. Ajustar as rotas, ferramentas de verificação e treinos conforme necessário para melhorar continuamente o processo.

Componentes-chave do Gemba Kaizen 

O Gemba Kaizen é uma filosofia de melhoria contínua que se concentra no “local real” onde o trabalho é realizado. Implementar o Gemba Kaizen com sucesso, exige a adesão a várias práticas e princípios fundamentais que facilitam esta abordagem focada no local de trabalho onde se acrescenta valor, onde se identificam os problemas e onde eles são resolvidos.

No núcleo do Gemba Kaizen, encontramos práticas como a normalização dos processos e a metodologia 5S, práticas estas que estão voltadas para a eliminação de desperdícios e a maximização do valor para o cliente. Estes componentes servem como a espinha dorsal de qualquer iniciativa de Kaizen no Gemba e são vitais para alcançar os objetivos do Lean Management.

Gemba e Gestão

No contexto do Gemba Kaizen, a gestão deve transformar-se numa participação ativa e constante no Gemba. Os gestores são incentivados a sair dos escritórios para interagir diretamente com os processos e os colaboradores nas suas áreas de trabalho. Essa interação promove uma compreensão profunda das atividades diárias e estimula uma comunicação eficaz em todos os níveis da organização. Este envolvimento acelera a resolução de problemas e melhora a tomada de decisões e fortalece as relações com os trabalhadores, aumentando o seu envolvimento e permitindo o reconhecimento dos seus esforços pessoalmente.

A gestão deve ouvir as pessoas que estão no Gemba e proporcionar as condições necessárias para que melhorias possam ser implementadas por quem lá trabalha. Por outro lado, é responsabilidade da gestão orientar os colaboradores do Gemba, definindo os objetivos estratégicos da organização e desdobrando-os até às equipas que estão no terreno. O Gemba e a gestão ocupam um lugar igualmente importante – o Gemba fornecendo o produto ou serviço que satisfaz o cliente, e a gestão definindo estratégias e criando condições para que as equipas de Gemba possam melhorar continuamente.

Normalização

Uma boa gestão diária das atividades e dos recursos requer normas que garantam a consistência ao longo tempo. Sempre que surgem problemas, os líderes devem investigar, identificar a causa raiz e rever os standards existentes ou implementar novos para evitar a que o problema volte a acontecer. Os standards tornam-se uma parte integral do Gemba Kaizen e fornecem a base para a melhoria diária.

A normalização tem várias vantagens para as equipas:

• Assegurar a estabilidade dos processos;
• Garantir a preservação dos conhecimentos; 
• Prevenir erros repetitivos;
• Fornecer uma base para treino dos membros da equipa;
• Providenciar um guia para delegar tarefas;
• Apresentar uma base para auditorias e diagnóstico.

Quando todas as tarefas de um processo estão normalizadas, o processo é consistente e gera os resultados desejados.

Os Cinco S (5S) da Boa Organização

O método 5S é uma técnica fundamental no Gemba Kaizen que visa melhorar a eficiência através da organização do local de trabalho. Implementar os 5S ajuda a criar um ambiente de trabalho mais organizado, seguro e eficiente, promovendo uma cultura de melhoria contínua essencial para o sucesso operacional e a satisfação dos funcionários.

• Triagem (Seiri): Envolve identificar e remover itens desnecessários do local de trabalho. Isto ajuda a reduzir a desorganização e a libertar espaço, garantindo que apenas os materiais e equipamentos necessários permaneçam e fiquem acessíveis.
• Arrumação (Seiton): Depois de remover o desnecessário, a próxima etapa é organizar o que fica. Isto implica arrumar as ferramentas e materiais de forma ordenada e lógica, facilitando o acesso e minimizando o desperdício.
• Limpeza (Seiso): Consiste na limpeza do ambiente de trabalho. Neste contexto não se aplica apenas a limpeza habitual, mas também a verificação das condições de funcionamento dos equipamentos.
• Normalização (Seiketsu): O objetivo aqui é criar standards que ajudem na manutenção da arrumação e da limpeza ao longo do tempo. Isto pode incluir rotinas de limpeza, layouts normalizados de espaços, ferramentas ou equipamentos e outras normas visuais.
• Disciplina (Shitsuke): A última etapa reforça a importância de seguir as práticas definidas e de fazer dos 5S um hábito diário. A disciplina é crucial para garantir que os benefícios do 5S sejam mantidos ao longo do tempo.

Eliminação de Muda

Muda, que significa “desperdício” em japonês, é uma das preocupações centrais do Gemba Kaizen. A eliminação do Muda é essencial para melhorar a eficiência, reduzir custos e aumentar a satisfação do cliente. No contexto do Lean Management, Muda refere-se a qualquer atividade que consome recursos mas não cria valor para o cliente.  Os desperdícios são geralmente classificados em sete tipos:

1. Produção em Excesso: Produzir mais do que é necessário ou antes do necessário é o tipo mais grave de desperdício porque gera vários outros tipos de Muda.
2. Pessoas Paradas: Tempo de espera que ocorre quando funcionários estão parados, à espera de materiais ou informações.
3. Material Parado: Manter um número superior de materiais, peças ou produtos do que aquilo que é necessário esconde problemas, imobiliza capital e ocupa espaço.
4. Movimento de Pessoas: Os movimentos de pessoas não acrescentam valor ao produto ou serviço.
5. Transporte: O transporte de materiais também é outro dos exemplos em que não se adiciona valor ao produto final ou ao serviço.
6. Sobreprocessamento: Consiste em executar mais operações, ou operações mais complexas, do que as necessárias para entregar o produto ou serviço.
7. Defeitos: A produção de artigos com defeito ou informações erradas requer retrabalho ou substituição, gerando custos adicionais e podendo afetar a satisfação do cliente.

As Regras de Ouro da Gestão do Gemba

No coração do Gemba Kaizen, há uma série de práticas fundamentais conhecidas como as regras de ouro da gestão do Gemba. Essas regras pretendem orientar os líderes na abordagem dos problemas e na implementação de melhorias no local de trabalho. Quando um problema acontece, os líderes devem:

1. Ir ao Gemba: A primeira ação de um líder deve ser ir diretamente ao Gemba. Isso significa estar no local onde o trabalho acontece, permitindo uma melhor compreensão da situação. Além disso, permite observar o problema no seu contexto real, facilitando uma avaliação precisa e imediata.
2. Verificar o Gembutsu: Gembutsu significa “os objetos relevantes” e refere-se à verificação de equipamentos, ferramentas, peças ou materiais envolvidos no problema. Isso ajuda a obter uma compreensão detalhada da natureza do problema, garantindo que as suas decisões sejam baseadas em evidências e dados concretos.
3. Implementar Contramedidas Temporárias no Local: Tomar medidas temporárias para mitigar o problema. Estas medidas imediatas não são soluções definitivas, mas são importantes para controlar a situação e prevenir o agravamento do problema, dando tempo para uma análise mais profunda e para o desenvolvimento de soluções de longo prazo.
4. Encontrar a Causa Raiz: Investigar e identificar a causa raiz do problema e resolvê-la. Isto envolve uma análise detalhada para entender o porquê de determinado problema ter ocorrido. Identificar a causa raiz é essencial para desenvolver soluções eficazes e duradouras.
5. Normalizar para Prevenir Recorrência: Normalizar os novos standards ou melhorias para evitar que o mesmo problema ocorra novamente. Isso pode envolver a atualização de normas, a formação de colaboradores nas novas práticas e o acompanhamento para garantir a conformidade com os novos standards.

Estas regras formam a base para uma gestão eficaz do Gemba e reforçam uma cultura de melhoria contínua e responsabilidade em todos os níveis da organização. Ao seguir estes passos os líderes podem garantir que os problemas sejam abordados de forma estruturada e que as melhorias sejam sustentáveis a longo prazo.

O Impacto do Gemba no Desempenho Empresarial

O conceito de Gemba é central para o Lean Management, e é o coração onde as oportunidades de melhoria são observadas. Implementar a máxima de “Ir ao Gemba” no dia a dia dos negócios tem um impacto significativo no desempenho empresarial. Ao focar no Gemba, as organizações podem ganhar insights valiosos sobre os seus processos, identificar oportunidades e implementar melhorias. No entanto, este processo também apresenta desafios, desde a resistência cultural até à necessidade de treino adequado.

O Valor do Gemba no Lean Management

Desenvolver uma cultura organizacional baseada no Gemba tem um impacto profundo no desempenho empresarial, pois promove uma abordagem baseada na observação direta e na participação ativa da gestão e dos líderes nos processos operacionais. Ao aproximar os vários níveis de gestão do Gemba como uma prática regular, as empresas podem alcançar várias vantagens significativas:

• Melhoria Contínua: O Gemba proporciona uma plataforma para identificação contínua de oportunidades de melhoria e resolução imediata de problemas. Isso permite aumentar a eficiência, a qualidade e reduzir os custos e o leadtime.
• Motivação e Envolvimento: Quando os líderes vão ao Gemba, eles demonstram um compromisso com a equipa e com os seus desafios diários. Isto pode melhorar significativamente a motivação da equipa, levando a uma maior produtividade e satisfação no trabalho.
• Decisões Baseadas em Dados: A prática de ir ao Gemba permite que as decisões sejam tomadas com base em dados reais, garantindo que sejam práticas e informadas.
• Resposta Rápida: A capacidade de observar diretamente e responder aos problemas em tempo real ajuda a reduzir os tempos de inatividade e aumenta a agilidade da empresa na resposta a mudanças nas condições de mercado ou problemas internos.

Desafios e Soluções na Implementação do Gemba

Embora a implementação desta abordagem focada no Gemba ofereça muitos benefícios, não está isenta de desafios. Aqui estão alguns dos obstáculos comuns e soluções para superá-los:

• Resistência Cultural: Em algumas organizações, pode haver resistência à mudança, especialmente das equipas de gestão, que não têm o hábito de se deslocar para as áreas operacionais. O treino Kaizen e workshops podem ser uma grande ajuda neste processo ao demonstrar o valor do Gemba para todos os níveis da organização.
• Falta de Compromisso Contínuo: Outro desafio é garantir que práticas como o Gemba Walk se tornem contínuas e não percam força ao longo do tempo. Normalizar o processo dos Gemba Walks e integrá-los como parte da rotina regular e dos indicadores de desempenho dos gestores pode facilitar a manutenção deste compromisso.
• Comportamentos Inadequados: Os líderes devem saber como agir no Gemba. Quando um problema ocorre, líderes e gestores não devem procurar culpados, mas sim identificar a origem do problema no processo. Uma postura inadequada pode levar a uma cultura de ocultação de problemas futuros. Sensibilização e treino adequado são essenciais para preparar os líderes para lidar com essas situações de forma construtiva.

Implementar uma cultura de Gemba de forma eficaz requer uma abordagem estruturada e um compromisso com a melhoria contínua. Superar esses desafios fortalece a capacidade geral da organização para alcançar a excelência operacional e satisfazer as necessidades dos clientes.

Ainda tem alguma dúvida sobre o Gemba?

O Gemba faz parte do Kaizen?

Sim, o Gemba é uma parte integral do Kaizen. O significado de Kaizen é “melhoria contínua” em japonês e é uma filosofia que enfatiza a eliminação de desperdício e a criação de valor. O Gemba, o local onde o valor é realmente criado, é o ponto focal para estas atividades de melhoria.

O Gemba é uma ferramenta Lean?

O Gemba por si só não é uma ferramenta, mas é um conceito fundamental dentro do sistema Lean. É, antes, considerado o “local real” onde o trabalho acontece. No Lean Management, a prática de ir ao Gemba é fundamental para entender os processos operacionais e encontrar formas eficientes de eliminar desperdícios e melhorar os processos. Embora o Gemba não seja uma ferramenta no sentido tradicional, como o 5S ou o Kanban, é um aspeto essencial das estratégias Lean para facilitar a melhoria contínua e a eficiência operacional.

O que é o Kamishibai?

O Kamishibai é uma ferramenta de gestão visual e de auditoria utilizada dentro do contexto Kaizen e Lean. Originário do Japão, onde inicialmente era um método de contar histórias usando placas ilustradas, no ambiente Lean, transformou-se numa ferramenta de verificação que consiste em cartões que listam tarefas ou standards que precisam de ser verificados regularmente. Os gestores ou líderes usam os cartões Kamishibai para assegurar que as normas de trabalho estão a ser cumpridas e para realizar auditorias de rotina de forma sistemática e regular. O cartão geralmente possui dois lados, um verde e outro vermelho. Quando todos os pontos são cumpridos, o cartão é exibido com o lado verde até a data da próxima auditoria.

Quais são os 5 princípios do Gemba?

Os princípios do Gemba orientam a gestão efetiva no local onde o valor é criado:

• Ir ao Gemba: A ação inicial face a um problema é ir ao local de trabalho para uma observação e avaliação diretas.
• Verificar o Gembutsu: Analisar os equipamentos ou materiais envolvidos para fundamentar decisões em evidências concretas.
• Implementar Contramedidas Temporárias: Aplicar medidas imediatas para controlar e limitar problemas, permitindo tempo para análises mais profundas.
• Encontrar a Causa Raiz: Investigar detalhadamente para descobrir o motivo fundamental do problema, visando soluções de longo prazo.
• Normalizar para Prevenir Recorrência: Atualizar standards e treinar colaboradores nas novas práticas para evitar futuras ocorrências.

Esses princípios promovem uma abordagem sistemática para resolução de problemas e melhoria contínua no Gemba.