Otimização de rotas e redução de custos de transporte na distribuição farmacêutica

A empresa e o seu compromisso com a distribuição farmacêutica na Europa

O setor da distribuição farmacêutica está sujeito a uma pressão crescente para garantir a acessibilidade e a fiabilidade na entrega de medicamentos, num contexto de crescimento constante da procura, de exigências regulamentares específicas, e de necessidade de controlo rigoroso dos custos logísticos. A complexidade inerente às redes de distribuição, que ligam armazéns centrais a milhares de pontos de entrega, torna a eficiência operacional num fator crítico para a competitividade.

A organização em questão é uma rede farmacêutica de referência na Europa, com uma presença consolidada em mais de 20 países. A sua atividade operacional abrange o setor da venda a retalho, em farmácias físicas e digitais, bem como a distribuição grossista de produtos farmacêuticos. A empresa integra um grupo que investe de forma consolidada no setor da saúde, apostando na expansão contínua da sua rede e na melhoria da acessibilidade e sustentabilidade dos seus serviços.

O desafio na otimização do transporte e da distribuição

A rede de distribuição identificou um conjunto de oportunidades de melhoria com impacto direto nos custos operacionais e na capacidade de resposta ao crescimento da procura:

Elevados quilómetros percorridos e recurso frequente a viaturas extra

A distribuição de produtos às farmácias implicava um elevado número de quilómetros percorridos por unidade entregue, associado ao recurso recorrente a viaturas adicionais para fazer face a picos de procura, o que aumentava significativamente os custos de transporte.

Baixa ocupação dos contentores de transporte

A ocupação dos contentores utilizados no transporte encontrava-se aquém do potencial, o que resultou na necessidade de mais viagens e de mais viaturas do que o estritamente necessário para o volume distribuído.

Falta de normalização dos processos operacionais

Os processos de planeamento, preparação de carga, carregamento e faturação não se encontravam normalizados, o que dificultava a identificação de desvios e a monitorização em tempo real da operação.

Integração de dados entre sistemas

A ausência de integração entre os diferentes sistemas utilizados dificultava a obtenção de dados fiáveis e consistentes para a análise e tomada de decisão.

Restrições regulamentares e comerciais

Decisões regulamentares do setor farmacêutico, bem como restrições contratuais e comerciais junto de parceiros logísticos externos, limitavam parte dos ganhos que poderiam ter sido alcançados.

A abordagem para a otimização do transporte e da distribuição

O programa de melhoria assentou em quatro pilares fundamentais, sustentados pela realização de Eventos KAIZEN™ e pela aplicação da metodologia A3 de resolução estruturada de problemas:

Revisão de rotas de distribuição

Foram implementadas novas rotas otimizadas, criada uma base de dados com os horários de entrega por farmácia e substituídas viaturas de menor capacidade por outras de maior capacidade. Foi, ainda, desenvolvida uma ferramenta de planeamento para aumentar a precisão da alocação de carga e reduzir a necessidade de viaturas adicionais.

Aumento da ocupação dos contentores de transporte

Foram implementadas soluções como o início automático de contentores, ou seja, o arranque automático de um novo contentor pelo sistema, o aumento do limite de ocupação em determinadas áreas de picking e a combinação de sistemas automáticos com processos tradicionais, o que permitiu reduzir o número de viaturas necessárias.

Otimização de transferências e centros de distribuição locais

Uma rota de transferência específica foi integrada numa rota regular de distribuição e foi iniciado um projeto para alterar o modelo de entrega, permitindo transferir contentores para o dia seguinte e reduzindo a necessidade de viaturas adicionais.

Capacitadores operacionais e gestão de desempenho

Foram criados standards para os processos de carregamento, preparação de carga e faturação, implementado um processo de controlo de expedição em tempo real e desenvolvida uma ferramenta de gestão visual (dashboard) para o acompanhamento contínuo dos indicadores operacionais. Foram também definidas rotinas de gembawalk e desenvolvida uma ferramenta interna para prever a capacidade de carga das viaturas com base no volume real.

Complementarmente, foi definido um novo standard mínimo de capacidade para as viaturas contratadas, o que deu origem a um plano de substituição de mais de 60 viaturas, a ser executado entre 2026 e 2028.

Os resultados atingidos com a otimização do transporte

Resultados quantitativos

• Poupança anualizada de 1 300 000 €, acima do objetivo inicial de 900 000 €;
• Aumento de 20% no número de unidades entregues, acompanhado de um crescimento de 3% nos quilómetros de distribuição percorridos, evidenciando um ganho significativo de eficiência;
• Redução dos quilómetros de distribuição por cada 100 unidades, de 9,5 para 7,5;
• Evitada a contratação de 25 viaturas adicionais, através da otimização de rotas;
• Aumento da ocupação dos contentores de transporte em 5% (que teria atingido 6% na ausência de uma restrição regulamentar);
• Poupança superior a 25 000 € com a integração de uma rota de transferência;
• Ganho de produtividade no armazém superior a 90 000 €;
• Iniciativas em curso com potencial para gerar poupanças adicionais superiores a 400 000 €/ano, através da transição para contentores de menor dimensão e de uma redução estimada de 70% na necessidade de viaturas adicionais com o novo modelo de entrega.

Resultados qualitativos

A colaboração entre as equipas de armazém e de transporte foi reforçada ao longo do projeto, apoiada por rotinas de comunicação e governação bem estruturadas entre a equipa de projeto e a gestão. A capacidade de resolução de problemas e de escalonamento de constrangimentos foi reforçada, e as semanas de trabalho no terreno favoreceram a proximidade ao gemba e o alinhamento entre as equipas.

“Os projetos KAIZEN™ representam sempre uma oportunidade de olhar para o dia a dia da operação com outros olhos. Encontrar novas formas de ganhar eficiência continua a ser uma das partes mais estimulantes do trabalho.” – Responsável de Logística

Casos como este mostram que ganhos desta natureza raramente resultam de uma única intervenção. Nascem do cruzamento entre a normalização de processos, a otimização de rotas e ocupação de transporte, e a integração de dados que sustenta decisões mais rápidas, sendo exatamente nestas frentes que o Kaizen Institute atua: seja pelos serviços de consultoria em logística e transportes, seja pela otimização de armazém e distribuição — uma expertise que converge, no seu conjunto, nos nossos serviços em consultoria farmacêutica.

Respeitamos os acordos de confidencialidade dos nossos clientes. Embora tenhamos alterado ou omitido nomes, os resultados são reais.