Otimização do atendimento a doentes com esclerose múltipla no Hospital de Getafe

Este caso de estudo aborda a implementação da metodologia Lean no Hospital Universitário de Getafe, com o objetivo de melhorar o atendimento a doentes com esclerose múltipla. Perante os desafios de tempos de espera prolongados e de uma carga burocrática significativa, o hospital adotou metodologias Lean para otimizar os seus processos de assistência e reduzir a carga administrativa, permitindo que os profissionais de saúde dedicassem mais tempo ao cuidado direto dos doentes. Através de ferramentas como a Sala Obeya e a análise do fluxo de valor, o hospital conseguiu transformar os seus processos operacionais, gerando resultados significativos tanto em termos de eficiência como de satisfação dos doentes.

A melhoria contínua foi um pilar fundamental nesta iniciativa, permitindo ao hospital não só resolver problemas operacionais, mas também estabelecer uma cultura de inovação e colaboração multiprofissional, impulsionando a eficiência e a qualidade do serviço de saúde.

Hospital Universitário de Getafe: inovação, qualidade e compromisso

O Hospital Universitário de Getafe é uma unidade pública de referência no sul de Madrid, integrado no Serviço Madrileno de Saúde. Desde a sua criação em 1991, tem trabalhado incansavelmente para oferecer cuidados de saúde de qualidade, centrados no doente e apoiados por uma forte filosofia de melhoria contínua, inovação e excelência em todos os seus serviços. Com uma equipa multidisciplinar de profissionais e um compromisso para com o ensino, a investigação e a formação universitária, o hospital foca-se em melhorar constantemente os seus processos de assistência e de cuidados, adaptando-se às necessidades dos doentes e otimizando os recursos para garantir a qualidade e a segurança em cada atendimento.

O propósito fundamental do Hospital Universitário de Getafe é prestar cuidados de saúde de qualidade, baseados na evidência científica, com orientação para o doente e foco na participação ativa dos cidadãos e profissionais. O hospital promove a inovação, a colaboração multiprofissional e a humanização em cada processo. O mesmo vê a investigação, a formação e o desenvolvimento profissional como pilares essenciais para garantir a melhoria contínua dos cuidados prestados.

O hospital ambiciona ser uma organização de referência na prestação de cuidados aos doentes, destacando-se pela sua acessibilidade, tecnologia, rigor científico e sustentabilidade. Apostando assim no trabalho de equipas multifuncionais para garantir que os cuidados prestados são verdadeiramente centrados nas necessidades dos doentes acompanhados.

Desafios iniciais a enfrentar

Em 2017, o hospital identificou diversos problemas operacionais, entre os quais destacava-se o atraso no atendimento aos doentes, decorrente do elevado volume de trabalho burocrático. Este tempo, destinado a tarefas administrativas como pedidos de análises e marcação de consultas de seguimento, impactava negativamente a qualidade do serviço e os níveis de satisfação. A carga burocrática recaía principalmente na gestão das consultas e nas tarefas desempenhadas pela equipa de enfermagem.

Cerca de 40% do tempo da consulta era dedicado a tarefas burocráticas.” – Yolanda Aladro, chefe de secção de neurologia. Responsável pela unidade de esclerose múltipla.

Implementação da metodologia Lean

O hospital adotou metodologias Lean para transformar os seus processos e resolver os principais gargalos identificados. Entre as ferramentas aplicadas, destacou-se a implementação da Sala Obeya, uma metodologia que permitiu aumentar a transparência e o acompanhamento dos projetos propostos pelos diferentes serviços. O hospital já havia implementado anteriormente a metodologia 5S e o sistema Kanban, ambos com resultados operacionais muito positivos. Através da Sala Obeya, foi possível:

• Visualizar as iniciativas de melhoria e partilhá-las entre os diferentes serviços;
• Promover o benchmarking, permitindo que outros serviços replicassem os projetos bem-sucedidos de outros departamentos.

Figura 1 – Sala Obeya do hospital

A Sala Obeya revelou-se uma ferramenta eficaz no Hospital Universitário de Getafe, sobretudo pela sua capacidade de promover a transparência, a colaboração e um acompanhamento contínuo dos projetos de melhoria.

Otimização do atendimento ao doente

Para lidar com o atraso no atendimento, a intervenção centrou-se na melhoria dos processos associados às consultas, recorrendo a ferramentas como a análise do fluxo de valor e a criação de equipas multidisciplinares. O trabalho contou com a participação de profissionais de saúde e especialistas externos, incluindo um consultor do Kaizen Institute e um membro do departamento de inovação da Novartis.

Figura 2 – Exemplo de consulta

Os resultados desta fase foram:

• Redução de 40% no tempo dedicado a tarefas burocráticas, permitindo que a equipa de enfermagem e os médicos se concentrassem mais no atendimento direto ao doente;
• Melhoria na precisão dos relatórios, o que permitiu otimizar o tempo dedicado à avaliação do estado dos doentes.

Resultados globais alcançados com a metodologia Lean

Com o redesenho dos processos e a adoção das metodologias Lean, o hospital alcançou os seguintes resultados:

• Redução da carga burocrática: registou-se uma diminuição de 50% no tempo dedicado a tarefas administrativas, permitindo aos profissionais de saúde dedicar mais tempo aos doentes;

“Atualmente, com apenas um clique podemos efetuar todos os pedidos necessários para o doente, reduzindo a carga burocrática em 50%.”— Yolanda Aladro, chefe de secção de neurologia. Responsável pela unidade de esclerose múltipla.

• Redução de admissões: com o novo circuito assistencial, as admissões hospitalares e ambulatórias diminuíram em 70%;
• Redução das ressonâncias com contraste: redução de 50% no número de exames realizados com contraste, sem comprometer a qualidade do diagnóstico;
• Redução dos doentes em lista de espera: redução em 80%, graças à otimização dos processos o tempo de espera foi reduzido, melhorando a eficiência operacional;
• Poupança de custos: estimou-se uma poupança anual de 12.524€, decorrente da redução do tempo até ao início do tratamento.

Inovações na gestão da informação

O uso de tecnologia foi também um fator determinante na melhoria da eficiência. A integração de sistemas de localização no registo clínico eletrónico permitiu ao hospital realizar um acompanhamento mais eficiente dos doentes em lista de espera. Esta funcionalidade facilitou o agendamento de consultas e evitou atrasos, contribuindo para uma melhoria da qualidade do serviço. O uso de sistemas visuais desempenhou igualmente um papel relevante, apoiando uma gestão mais eficaz da informação em geral.

Figura 3 – Exemplos de gestão visual

Impacto na satisfação do doente

Com a otimização dos processos e a melhoria na qualidade do atendimento, o hospital conseguiu aumentar significativamente a satisfação dos doentes, tanto em termos de rapidez no serviço como de precisão do atendimento recebido. O foco na melhoria contínua reforçou ainda o compromisso e motivação dos profissionais de saúde, contribuindo para um melhor ambiente de trabalho.

“Agora utilizamos entre 5 e 10% do tempo da consulta em tarefas burocráticas.” – Yolanda Aladro, chefe de secção de neurologia. Responsável pela unidade de esclerose múltipla.

Transformação operacional e melhoria na gestão dos recursos

A implementação de metodologias Lean no hospital não só permitiu melhorar a eficiência operacional e reduzir custos, como também teve um impacto direto na qualidade do atendimento. A capacidade de medir e ajustar os processos em tempo real foi determinante para o sucesso do projeto. A adoção de ferramentas como a Sala Obeya e a constituição de equipas multidisciplinares, aliadas ao envolvimento de todo o pessoal, permitiram numa melhoria substancial na gestão dos recursos e no tempo dedicado ao doente.

“Escolhemos a metodologia Lean porque considerámos que era um modelo eficiente, pois ajuda-nos a eliminar desperdícios, resolver gargalos e a melhorar os nossos processos.” – Zita Quintela González, diretora-geral.

Este caso de estudo demonstra como a melhoria contínua, através da integração do Lean Management, pode transformar de forma eficaz os processos de prestação de cuidados de saúde, reduzindo tempos de espera, aumentando a satisfação e otimizando os recursos num contexto de elevada exigência.