SIPOC: Hochrangige Vision für die Prozessoptimierung 

In einem Unternehmensumfeld, in dem der Wettbewerb immer größer wird, ist es unerlässlich, Prozesse zu verstehen und zu optimieren, um Effizienz, Qualität und Kundenorientierung zu gewährleisten. Dazu ist es unerlässlich, über Tools zu verfügen, mit denen sich klar analysieren lässt, wie die Prozesse funktionieren und wie sie mit Lieferanten und Kunden zusammenhängen.

SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) ist eines dieser Werkzeuge. SIPOC bietet einen Überblick über die Prozesse und erleichtert die Identifizierung kritischer Elemente und ihrer Wechselwirkungen. Dieses Diagramm kann als Ausgangspunkt für Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung dienen und ermöglicht es allen Beteiligten, ein gemeinsames Verständnis der zu analysierenden Prozesse zu entwickeln.

Was ist SIPOC?

SIPOC ist ein häufig verwendetes Werkzeug in Kaizen-, Lean– und Six Sigma-Projekten. Dank seiner Einfachheit und Vielseitigkeit lassen sich die wichtigsten Elemente der Prozesse, von den Lieferanten bis zu den Kunden, schnell und anschaulich verstehen. Es ist eine effektive Methode, um Teams aufeinander abzustimmen, den Umfang eines Projekts zu klären und eine gemeinsame Vision zu schaffen, bevor die Wertstromanalyse oder die Abbildung eines bestimmten Prozesses durchgeführt wird.

Was bedeutet SIPOC?

SIPOC Bedeutung:

• Suppliers (Lieferanten): wer liefert die für den Prozess erforderlichen Inputs;
• Inputs (Eingaben): die Ressourcen, Materialien, Informationen oder Anforderungen, die den Prozess speisen;
• Process (Prozessen): die Gesamtheit der Aktivitäten oder Schritte, die die Inputs in Outputs umwandeln;
• Outputs (Ausgaben): die Endergebnisse des Prozesses, seien es Produkte, Dienstleistungen oder Informationen;
• Customers (kunden): die Endempfänger der Outputs.

Abbildung 1 – SIPOC Bedeutung

Dieser Rahmen hilft zu verstehen, was innerhalb der Organisation geschieht und wie sie mit dem größeren Ökosystem, einschließlich Lieferanten und Kunden, in Beziehung steht.

SIPOC Diagramm

Das SIPOC-Diagramm ist eine grafische Darstellung der Logik der Prozessabbildung. Es ist in der Regel in fünf Spalten gegliedert und ermöglicht die Visualisierung von:

1. Wer liefert die Inputs?;
2. Welche Inputs sind kritisch;
3. Die wichtigsten Schritte der Prozesse auf Makroebene;
4. Welche Outputs wurden produziert?;
5. Wer sind die betroffenen Kunden?

Dieses Diagramm ist besonders in den Anfangsphasen eines Verbesserungsprojekts nützlich, da es einen klaren Überblick auf hoher Ebene bietet, bevor man zu detaillierteren Mapping-Tools übergeht.

SIPOC in Six Sigma und kontinuierliche Verbesserung

SIPOC ist ein grundlegendes Instrument im Rahmen von Lean Six Sigma-Projekten und Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung. Seine Anwendung gewährleistet, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis der zu analysierenden Prozesse haben, wodurch Unstimmigkeiten vermieden werden und sichergestellt wird, dass die Verbesserungsbemühungen auf die kritischen Bereiche ausgerichtet sind.

In der Lean Six Sigma-Methodik wird SIPOC in der Regel in der „Define“-Phase des DMAIC-Zyklus eingesetzt. In dieser Phase hilft es, den Umfang des Projekts zu klären, die Projektcharta und die Problemstellung zu entwerfen und klare Grenzen zu setzen, wo der Prozess beginnt und endet. Es hilft auch dabei, eine Analyse der Stakeholder (Lieferanten und Kunden) und ihrer Bedürfnisse durchzuführen und einen Überblick zu verschaffen, der es ermöglicht, die Relevanz und strategische Ausrichtung des Projekts zu validieren, bevor man zu analytischeren Phasen übergeht.

Bei Kaizen Lean ist SIPOC ebenfalls ein wertvoller Ausgangspunkt, um Prozesse auf Makroebene abzubilden, bevor die Analyse mit detaillierteren Tools vertieft wird. Es zeigt Interdependenzen zwischen Bereichen und Funktionen auf und ermöglicht so die Identifizierung von Verschwendung, Redundanzen oder potenziellen Kommunikationsfehlern. Somit ist SIPOC auch ein Instrument zur strategischen Ausrichtung und zur Unterstützung der Entscheidungsfindung bei Projekten zur operativen Transformation.

SIPOC wird in der Regel in Schulungskursen wie „Schulung zur Wertstromanalyse” und „Schulung zur Prozessverbesserung” oder sogar in umfassenderen Programmen wie Lean Six Sigma-Programmen behandelt.

Komponenten des SIPOC-Modells

Das SIPOC-Modell gliedert sich in fünf Hauptkomponenten, die ein klares Verständnis dafür vermitteln, wie ein Prozess vom Ursprung bis zu seiner Auswirkung auf den Kunden abläuft. Jedes Element liefert wichtige Erkenntnisse für die Analyse und Verbesserung von Organisationsprozessen.

Lieferanten (Suppliers)

Lieferanten sind (interne oder externe) Stellen, die die für den Ablauf des Prozesses erforderlichen Ressourcen bereitstellen. Dabei kann es sich um Teams innerhalb der Organisation selbst oder um externe Partner handeln, die Materialien, Dienstleistungen oder Informationen liefern. Die korrekte Identifizierung der Lieferanten ist unerlässlich, um die Qualität und Zuverlässigkeit der Prozesseingaben zu gewährleisten.

Eingaben (Inputs)

Die Eingaben entsprechen allen Ressourcen, die in den Prozess einfließen: Produkte, Dienstleistungen, Dokumente, Informationen oder spezifische Anforderungen. Die Qualität der Eingaben hat direkten Einfluss auf die Effizienz des Prozesses und die Zufriedenheit des Endkunden, wodurch diese Komponente für das Management und die Überwachung von entscheidender Bedeutung ist.

Prozessen (Process)

Der Prozess beschreibt die Aktivitäten, die Eingaben in Ausgaben umwandeln. Im Zusammenhang mit SIPOC ist der Detaillierungsgrad bewusst makroökonomisch gehalten, wobei der Schwerpunkt auf den wichtigsten Schritten liegt, die den Arbeitsablauf charakterisieren. Dieser Rahmen konzentriert die Analyse auf das Wesentliche für die Entscheidungsfindung.

Ausgaben (Outputs)

Die Ergebnisse beziehen sich auf die durch den Prozess erzielten Resultate, die in Form von Produkten, Dienstleistungen oder Dokumenten vorliegen können. Sie müssen gemäß den von den Kunden erwarteten Qualitäts- und Leistungskriterien definiert werden.

Kunden (Customers)

Die Kunden sind die Empfänger der Outputs und können intern (andere Bereiche der Organisation) oder extern (Endverbraucher, Geschäftspartner, Aufsichtsbehörden u. a.) sein. Durch die klare Identifizierung der Kunden kann der Prozess auf deren Bedürfnisse und Erwartungen abgestimmt werden, wodurch Relevanz und Zufriedenheit gewährleistet werden.

Wie man eine SIPOC-Karte erstellt

Die Erstellung einer SIPOC-Karte ist eine gemeinschaftliche Aufgabe, die es Teams ermöglicht, die Schlüsselelemente einer Organisation auf strukturierte Weise zu verstehen.

Schritte zur Erstellung einer SIPOC-Matrix

Um eine SIPOC-Matrix effektiv zu erstellen, ist es wichtig zu bedenken, dass es sich um ein visuelles Werkzeug handelt, das ein klares und gemeinsames Verständnis der Prozesse vermitteln soll. Die Erstellung sollte in Workshops mit multidisziplinären Teams erfolgen, um unterschiedliche Perspektiven und die Einbeziehung der wichtigsten Akteure zu gewährleisten. Dazu wird empfohlen, eine strukturierte Abfolge einzuhalten:

1. Definieren Sie die Outputs (Produkte, Dienstleistungen oder Informationen);
2. Identifizieren Sie die Kunden der Outputs;
3. Verbinden Sie Kunden und Outputs;
4. Erfassen Sie den Prozess (wichtige Schritte, die Inputs in Outputs umwandeln);
5. Die Prozesse mit den Outputs verbinden;
6. Die Inputs (Ressourcen, Rohstoffe, Dokumente oder erforderliche Daten) auflisten;
7. Die Inputs mit den Prozessen in Beziehung setzen;
8. Die Lieferanten identifizieren;
9. Die Beziehungen zwischen Lieferanten und Inputs herstellen.

Abbildung 2 – SIPOC-Schrittfolge

Die Befolgung dieser Schritte gewährleistet, dass die SIPOC-Matrix auf strukturierte und kollaborative Weise erstellt wird, sodass die Teams den zu analysierenden Prozess klar verstehen können.

Vorteile und Einschränkungen des SIPOC-Diagramms

Das SIPOC-Diagramm ist ein aufgrund seiner Einfachheit und Effizienz beim Verständnis von Prozessen weithin anerkanntes Instrument. Wie jedes Analyseinstrument hat es jedoch neben seinen erheblichen Vorteilen auch Einschränkungen, die für eine angemessene Verwendung berücksichtigt werden müssen.

Vorteile bei der Prozessklarifizierung

Der Hauptvorteil von SIPOC ist die Fähigkeit, einen strukturierten Überblick über die organisatorischen Prozesse zu bieten. Durch die Darstellung von Lieferanten, Eingaben, Prozessen, Ausgaben und Kunden ermöglicht das Tool eine schnelle Identifizierung der Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen und der kritischen Abläufe.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist seine Nützlichkeit in den Anfangsphasen von Projekten. SIPOC hilft dabei, die Grenzen des Prozesses zu definieren, die Problemstellung zu validieren und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Kunden in den Outputs angemessen berücksichtigt werden. Darüber hinaus eignet es sich aufgrund seines visuellen Charakters hervorragend für die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, da es ein sofortiges Verständnis dafür vermittelt, wie die Prozesse innerhalb der Organisation zusammenhängen.

Einschränkungen und Vorsichtsmaßnahmen bei der Anwendung

Trotz seiner Vorteile hat SIPOC auch Einschränkungen. Es handelt sich um eine hochrangige Darstellung, die nicht die operativen Details jeder Aktivität erfasst. Daher ersetzt es keine tiefergehenden Tools wie Wertstromanalyse oder Prozessabbildung oder Swimlane-Diagramme, mit denen Zeiten, Verschwendung, Verantwortlichkeiten oder spezifische Engpässe analysiert werden können.

Außerdem ist darauf zu achten, dass keine vereinfachten Interpretationen vorgenommen werden: Die Klarheit von SIPOC kann den Eindruck erwecken, dass der Prozess vollständig verstanden wurde, obwohl in Wirklichkeit nur seine allgemeinsten Elemente erfasst wurden. Es besteht auch die Gefahr einer Fehlausrichtung, wenn die Teilnehmer nicht über ausreichende Kenntnisse des Prozesses verfügen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SIPOC äußerst nützlich ist, um Prozesse zu klären und eine erste Abstimmung zu fördern, aber es muss durch andere Analyse- und kontinuierliche Verbesserungsinstrumente ergänzt werden, um eine gründlichere Diagnose und die Umsetzung wirksamer Lösungen zu gewährleisten.

Die tatsächlichen Auswirkungen von SIPOC auf Organisationen

SIPOC ist ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die die Dynamik organisatorischer Prozesse auf einfache und strukturierte Weise verstehen möchten. Sein Hauptvorteil besteht darin, dass es einen Überblick über die Beziehungen zwischen Lieferanten, Inputs, Prozessen, Outputs und Kunden bietet und somit als Ausgangspunkt für den Kaizen-Ansatz in der Betriebsführung dient.

Obwohl es nur einen geringen Detaillierungsgrad aufweist, erfüllt SIPOC seinen Zweck effektiv: Teams aufeinander abstimmen, Grenzen klären, Stakeholder identifizieren und eine gemeinsame Sprache rund um die Prozesse schaffen. Es gibt viele Beispiele für die Anwendung von SIPOC in verschiedenen Branchen, von der Industrie und den Finanzdienstleistungen bis hin zum Gesundheitswesen oder der öffentlichen Verwaltung, was seine Vielseitigkeit und Relevanz unter Beweis stellt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SIPOC als eine hochrangige Matrix verstanden werden sollte, die trotz ihrer Einfachheit einen erheblichen Einfluss darauf hat, wie Unternehmen ihre Prozesse verstehen, Prioritäten setzen und die Wertschöpfung für ihre Kunden fördern.

Haben Sie noch Fragen zu SIPOC?

Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Das Swimlane-Diagramm ist ein Werkzeug zur Prozessabbildung, das Aktivitäten in horizontalen oder vertikalen „Bahnen” organisiert, von denen jede eine Abteilung, Funktion, ein Team oder ein System darstellt, das für die Ausführung dieser Aktivitäten verantwortlich ist. Sein Hauptzweck besteht darin, zu verdeutlichen, wer innerhalb eines Prozesses welche Aufgaben übernimmt, indem Verantwortlichkeiten, Arbeitsabläufe und Interaktionen zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation hervorgehoben werden.

Das Swimlane-Diagramm wird in Projekten zur Verbesserung, Automatisierung von Prozessen und digitalen Transformation verwendet und dient als Brücke zwischen der strategischen Vision eines Prozesses und seiner praktischen Umsetzung im Alltag.

Was ist COPIS?

COPIS bezeichnet die Umkehrung der SIPOC-Logik, beginnend beim Kunden und seinen Bedürfnissen, um anschließend Outputs, Prozesse, Inputs und Lieferanten zu definieren. Dieser Ansatz ist besonders nützlich bei der Gestaltung oder Neugestaltung von Prozessen, da er sicherstellt, dass das System mit Fokus auf den für den Kunden geschaffenen Mehrwert aufgebaut wird. Während SIPOC eher bei der Verbesserung bestehender Prozesse zum Einsatz kommt, ist COPIS auf die Schaffung neuer, kundenorientierter Lösungen ausgerichtet.