In der heutigen Geschäftswelt ist das Streben nach Effizienz und kontinuierlicher Verbesserung entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die steigenden Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Lean Management ist ein wichtiger Verbündeter auf dem Weg zur Exzellenz. Ein Schlüsselkonzept in diesem Bereich ist Gemba, der Ort, an dem die Arbeit stattfindet.

In diesem Artikel wird die Bedeutung von Gemba untersucht und erörtert, wie die Praxis, Gemba aufzusuchen, in Verbindung mit Kaizen- und Lean Six Sigma-Philosophien die Unternehmensleistung verbessern kann. Dieser Ansatz ermöglicht ein genaueres und detaillierteres Verständnis der betrieblichen Abläufe, die Identifizierung von Ineffizienzen und die Umsetzung effektiver Lösungen.

Gemba – Bedeutung und Ursprünge

Der Begriff „Gemba“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet „der reale Ort“ oder „der Ort, an dem die Dinge geschehen“. Im Lean Management bezieht sich Gemba auf den Arbeitsplatz, an dem die Wertschöpfung stattfindet, sei es in der Werkstatt, im Dienstleistungsbereich oder in einem anderen Bereich, in dem die operative Arbeit ausgeführt wird. Um Prozesse zu verstehen und zu verbessern, müssen Managementteams und Führungskräfte an Gemba gehen und die Arbeit und die Interaktionen dort beobachten.

Gemba ist ein zentrales Element des Toyota-Produktionssystems (TPS), aus dem die Lean Fertigung hervorgegangen ist. Es wurde von Taiichi Ohno, der als der Vater des TPS gilt, populär gemacht. Ohno vertrat die Ansicht, dass ein angemessenes Verständnis der Arbeitsprozesse nur dadurch gewonnen werden kann, dass man sich an Gemba begibt, die Arbeiter beobachtet und mit ihnen spricht, Verschwendung aufdeckt und nach Verbesserungsmöglichkeiten sucht.

Im Lean Management ist Gemba nicht nur ein physischer Ort, sondern auch eine der Grundlagen. Der Besuch an Gemba ist für eine wirksame Führung unerlässlich, denn er ermöglicht es den Führungskräften, aus erster Hand zu sehen, wie die Arbeit ausgeführt wird und was verbessert werden kann. Dieser direkte Kontakt hilft, die Kluft zwischen Management und Betrieb zu überbrücken und stärkt das Engagement für kontinuierliche Verbesserung.

Was ist ein Gemba Walk?

Gemba Walks sind ein wesentlicher Bestandteil der Kaizen- und Lean-Methoden. Führungskräfte und Manager gehen an den Arbeitsplatz oder an Gemba, um die betriebliche Realität zu beobachten und zu verstehen. Durch diesen praktischen Ansatz können Prozesse, Probleme und Verbesserungspotenziale sofort erkannt werden.

Sie folgen vordefinierten Routen, um die Effektivität und Konsistenz der Begehungen zu gewährleisten, indem sie alle Bereiche beobachten und die Kontrollstandards im Laufe der Zeit beibehalten. Während der Begehungen konzentrieren sich die Führungskräfte auf die Stärkung von Verhaltensweisen und Gewohnheiten, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Auf diese Weise wird die Führung mit dem Tagesgeschäft in Einklang gebracht und die angestrebte Unternehmenskultur gestärkt.

Gemba Walks werden häufig durch Instrumente wie Kamishibai-Karten oder Checklisten unterstützt. Sie tragen dazu bei, dass bei den Gemba Walks keine kritischen Aspekte übersehen werden. Außerdem kann so überprüft werden, ob die Mitarbeiter die Ziele verstehen und ob die Standards eingehalten werden. Gemba Walks, die im Sinne eines Coachings durchgeführt werden, sind kein reines Überwachungsinstrument, sondern eine Gelegenheit zur Entwicklung der Mitarbeiter. Diese Interaktionen ermöglichen es den Führungskräften, konstruktives Feedback zu geben, den Dialog zu fördern und ein Umfeld des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen. Alle Managementebenen sind mit unterschiedlicher Häufigkeit an der Validierung der Prozesse in den Arbeitsbereichen beteiligt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen erfolgreichen Gemba Walk

Unternehmen können die Wirkung dieser Praxis maximieren, indem sie einen systematischen und strukturierten Ansatz für die Durchführung von Gemba Walks verfolgen. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen erfolgreichen Gemba Walk:

• Definieren Sie den Umfang: Legen Sie fest, welche Bereiche und Prozesse beobachtet werden sollen und welche Managementebenen am Gemba Walk beteiligt sein werden;
• Zeitrahmen festlegen: Legen Sie die Häufigkeit und Dauer der Gemba Walks für jede Managementebene fest;
• Wählen Sie Instrumente zur Überprüfung aus: Wählen Sie spezifische Kamishibai-Karten oder Checklisten aus und entwickeln Sie diese (falls noch nicht vorhanden), um sicherzustellen, dass die Standards an jedem Punkt der Route eingehalten werden;
• Planen Sie Gemba-Walk-Routen: Planen Sie spezifische Routen für jede Managementebene, einschließlich aller kritischen Punkte;
• Erstellen Sie einen Gemba-Walk-Standard: Standardisieren Sie den Prozess, einschließlich der Routen mit den zu besuchenden Standorten, einer Liste der Prozesse, die an jedem Ende mithilfe von Kamishibai-Karten oder Checklisten zu bestätigen sind, und der geschätzten Dauer für jeden Standort und die gesamte Route. Definieren Sie bewährte Verfahren mit Fragen, die gestellt werden sollen;
• Schulung von Führungskräften und Vorbereitung von Teams: Planen Sie geeignete Schulungen für Führungskräfte auf allen Managementebenen zu den Standards und Zielen des Gemba Walks, um sicherzustellen, dass alle auf eine effektive Führung und Teilnahme vorbereitet sind. Informieren Sie die Teams über die Ziele des Gemba Walks;
• Kontinuierliche Verbesserung: Sammeln Sie Rückmeldungen und analysieren Sie Daten, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Passen Sie Routen, Überprüfungswerkzeuge und Schulungen an, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Schlüsselkomponenten von Gemba Kaizen

Gemba Kaizen ist eine Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung, die sich auf den “realen Ort” der Arbeit (Arbeitsplatz) konzentriert. Die erfolgreiche Umsetzung von Gemba Kaizen erfordert die Einhaltung einiger grundlegender Praktiken und Prinzipien, die diesen arbeitsplatzorientierten Ansatz zur Wertschöpfung, Problemerkennung und Lösungsumsetzung erleichtern.

Prozessstandardisierung und 5S stehen im Mittelpunkt von Gemba Kaizen, um Verschwendung zu eliminieren und den Kundennutzen zu maximieren. Diese Komponenten bilden das Rückgrat jeder Kaizen-Initiative an Gemba und sind für die Erreichung der Ziele des Lean Managements von entscheidender Bedeutung.

Gemba und Management

Im Zusammenhang mit Gemba Kaizen muss das Management aktiv und konsequent an Gemba eingebunden werden. Führungskräfte werden dazu ermutigt, ihre Büros zu verlassen, um direkt mit den Prozessen und Mitarbeitern in ihren Arbeitsbereichen zu interagieren. Diese Interaktion fördert ein tiefes Verständnis für die täglichen Aktivitäten und fördert eine effektive Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation. Sie beschleunigt die Problemlösung, verbessert die Entscheidungsfindung und stärkt die Beziehungen zu den Mitarbeitern, erhöht ihr Engagement und erkennt individuelle Leistungen an.

Das Management sollte den Mitarbeitern an Gemba zuhören und die erforderlichen Bedingungen für die Umsetzung von Verbesserungen durch die dort tätigen Mitarbeiter schaffen. Andererseits ist das Management dafür verantwortlich, die Mitarbeiter an Gemba anzuleiten, indem es die strategischen Ziele der Organisation festlegt und diese an die Teams in der Fertigung weitergibt. Gemba und Management haben gleichermaßen wichtige Rollen inne – Gemba stellt das Produkt oder die Dienstleistung bereit, die den Kundenbedürfnissen entspricht, während das Management Strategien definiert und Bedingungen schafft, unter denen sich Gemba-Teams kontinuierlich verbessern können.

Standardisierung

Für ein effektives Management der täglichen Aktivitäten und Ressourcen sind Standards erforderlich, um eine langfristige Konsistenz zu gewährleisten. Bei Problemen sollten Führungskräfte die Ursachen ermitteln und neue Standards überprüfen oder umsetzen, um ein erneutes Auftreten zu verhindern. Standards sind ein Teil von Gemba Kaizen und bilden die Grundlage für tägliche Verbesserungen.

Die Standardisierung bietet den Teams mehrere Vorteile:

• Gewährleistung der Prozessstabilität;
• Aufrechterhaltung des Wissens;
• Vermeidung von Wiederholungsfehlern;
• bietet eine Grundlage für die Weiterbildung der Teammitglieder;
• bietet einen Leitfaden für die Delegation von Aufgaben;
• bietet eine Grundlage für Audits und Diagnosen.

Wenn alle Aufgaben in einem Prozess standardisiert sind, wird der Prozess konsistent und liefert die gewünschten Ergebnisse.

Die fünf S (5S)

Bei Gemba Kaizen ist die 5S-Methode eine grundlegende Technik zur Verbesserung der Effizienz durch Arbeitsplatzorganisation. Die Umsetzung von 5S trägt zur Schaffung eines organisierten, sicheren und effizienten Arbeitsumfelds bei und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung für den Geschäftserfolg und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

• Sortiere aus: Identifiziere und entferne unnötige Gegenstände vom Arbeitsplatz. Dadurch wird Unordnung reduziert und Platz geschaffen, sodass nur die notwendigen Materialien und Geräte zugänglich bleiben;
• Systematische Ordnung: Nach dem Entfernen unnötiger Gegenstände besteht der nächste Schritt darin, die verbleibenden Gegenstände zu organisieren. Dazu gehört eine geordnete und logische Anordnung von Werkzeugen und Materialien, die den Zugriff erleichtert und Verschwendung minimiert;
• Sauber halten: Reinigen Sie die Arbeitsumgebung. Dazu gehört auch die regelmäßige Überprüfung des Betriebszustandes der Geräte;
• Standardisieren: Legen Sie Standards fest, um Ordnung und Sauberkeit langfristig zu gewährleisten. Dazu gehören Reinigungsroutinen, standardisierte Raumaufteilungen, Werkzeuge oder Geräte und andere visuelle Standards;
• Selbstdisziplin/ Ständige Verbesserung: Betonen Sie, wie wichtig es ist, Best Practices zu befolgen und 5S zur täglichen Gewohnheit zu machen. Disziplin ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Vorteile langfristig erhalten bleiben.

Eliminierung von Muda

Muda, japanisch für „Verschwendung“, ist ein Hauptanliegen von Gemba Kaizen. Die Beseitigung von Muda ist unerlässlich, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Im Zusammenhang mit Lean Management bezieht sich Muda auf jede Tätigkeit, die Ressourcen verbraucht, aber keinen Mehrwert für den Kunden schafft. Muda wird im Allgemeinen in sieben Arten unterteilt:

1. Überproduktion: Mehr als erforderlich oder früher als nötig zu produzieren, ist die schwerwiegendste Art der Verschwendung, da sie mehrere andere Arten von Muda erzeugt;
2. Warten von Personen: Leerlaufzeiten, in denen Mitarbeiter auf Material oder Informationen warten;
3. Warten von Material: Wenn mehr Material, Teile oder Produkte als nötig auf Lager gehalten werden, werden Probleme verschleiert, Kapital gebunden und Platz verschwendet;
4. Personen in Bewegung: Bewegungen von Personen, die keinen Mehrwert für das Produkt oder die Dienstleistung darstellen;
5. Transport: Transport von Material, der keinen Mehrwert für das Endprodukt oder die Dienstleistung darstellt;
6. Überbearbeitung: Durchführung von mehr oder komplexeren Arbeitsgängen als für die Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung erforderlich;
7. Mängel: Die Herstellung fehlerhafter Artikel oder falscher Informationen erfordert Nacharbeit oder Ersatz, was zusätzliche Kosten verursacht und sich möglicherweise auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Die goldenen Regeln des Gemba-Managements

Im Mittelpunkt von Gemba Kaizen stehen grundlegende Praktiken, die als die goldenen Regeln des Gemba-Managements bekannt sind. Diese Regeln dienen Führungskräften als Leitfaden bei der Lösung von Problemen und der Umsetzung von Verbesserungen am Arbeitsplatz. Wenn ein Problem auftritt, sollten Führungskräfte:

1. An Gemba gehen: Die erste Maßnahme, die eine Führungskraft ergreifen sollte, ist, an Gemba zu gehen. Das bedeutet, sich an den Ort zu begeben, an dem das Geschehen stattfindet, um die Situation besser zu verstehen. Außerdem kann das Problem in seinem natürlichen Zusammenhang beobachtet werden, was eine genaue und sofortige Bewertung erleichtert;
2. Gembutsu überprüfen: Gembutsu bedeutet „die relevanten Objekte“ und beinhaltet die Überprüfung der Ausrüstung, Werkzeuge, Teile oder Materialien, die mit dem Problem in Verbindung stehen. Dies hilft, ein vollständiges Verständnis der Art des Problems zu erlangen und sicherzustellen, dass Entscheidungen auf Beweisen und tatsächlichen Daten basieren;
3. Umsetzung vorübergehender Gegenmaßnahmen vor Ort: Ergreifen Sie vorübergehende Maßnahmen, um das Problem zu mildern. Diese Sofortmaßnahmen sind keine endgültigen Lösungen, aber unerlässlich, um die Situation unter Kontrolle zu bringen und eine Verschlimmerung des Problems zu verhindern, sodass Zeit für eine eingehendere Analyse und die Entwicklung langfristiger Lösungen bleibt;
4. Ermittlung der Grundursache: Untersuchen, identifizieren und lösen Sie die Grundursache des Problems. Dies erfordert eine umfassende Analyse, um zu verstehen, warum das Problem aufgetreten ist. Die Identifizierung der Grundursache ist entscheidend und unerlässlich für die Entwicklung wirksamer und nachhaltiger Lösungen;
5. Standardisieren, um ein Wiederauftreten zu verhindern: Standardisieren Sie neue Verfahren oder Verbesserungen, um zu verhindern, dass dasselbe Problem erneut auftritt. Dies kann die Aktualisierung von Standards, die Schulung von Mitarbeitern in neuen Verfahren und die Überwachung der Einhaltung der neuesten Standards umfassen.

Diese Regeln bilden die Grundlage für ein effektives Gemba-Management, stärken eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und lösen Verantwortlichkeit aus auf allen Ebenen der Organisation. Durch die Einhaltung dieser Schritte können Führungskräfte sicherstellen, dass Probleme systematisch angegangen werden und Verbesserungen langfristig nachhaltig sind.

Der Einfluss von Gemba auf die Unternehmensleistung

Das Gemba-Konzept ist von entscheidender Bedeutung für das Lean Management. Die Umsetzung des „Going to Gemba“-Ansatzes in den täglichen Geschäftsabläufen hat erhebliche Auswirkungen auf die Unternehmensleistung. Organisationen können wertvolle Einblicke in ihre Prozesse gewinnen, indem sie sich auf Gemba konzentrieren, Möglichkeiten identifizieren und Verbesserungen umsetzen. Dieser Prozess bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, von kulturellem Widerstand bis hin zu Bedarf an passenden Schulungen.

Der Wert von Gemba im Lean Management

• Die Entwicklung einer auf Gemba basierenden Organisationskultur hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Unternehmensleistung und fördert einen Ansatz, der auf direkter Beobachtung, aktivem Management und der Einbeziehung der Führungskräfte in die betrieblichen Prozesse basiert. Durch die regelmäßige Annäherung verschiedener Managementebenen an Gemba können Unternehmen mehrere bedeutende Vorteile erzielen:
• Kontinuierliche Verbesserung: Gemba bietet eine Plattform, um kontinuierlich Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Probleme sofort zu lösen. Dies steigert die Effizienz und Qualität bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Vorlaufzeiten;
• Motivation und Engagement: Führungskräfte, die sich an Gemba begeben, zeigen ihre Verpflichtung gegenüber dem Team und ihren täglichen Herausforderungen. Dies kann die Motivation des Teams erheblich verbessern und die Produktivität und Arbeitszufriedenheit steigern;
• Datengestützte Entscheidungen: Der Gemba ermöglicht Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten zu treffen und stellt sicher, dass diese Entscheidungen praktikabel und fundiert sind;
• Schnelle Reaktion: Die Überwachung und Reaktion auf Probleme in Echtzeit trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens auf Marktveränderungen oder interne Probleme zu erhöhen.

Herausforderungen und Lösungen für die Umsetzung an Gemba

• Die Umsetzung dieses Gemba-zentrierten Ansatzes bietet viele Vorteile, ist aber auch mit Herausforderungen verbunden. Im Folgenden werden einige häufige Hindernisse und Lösungen zu ihrer Überwindung aufgeführt:
• Kultureller Widerstand: In einigen Organisationen kann es Widerstand gegen Veränderungen geben, insbesondere bei Managementteams, die nicht daran gewöhnt sind, sich in operative Bereiche zu begeben. Kaizen-Trainings und -Workshops können diesen Prozess erheblich unterstützen, indem sie den Wert von Gemba auf allen Ebenen der Organisation aufzeigen;
• Mangelndes Engagement: Eine weitere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass Praktiken wie Gemba-Walks eingebettet werden und nicht mit der Zeit an Kraft verlieren. Die Standardisierung des Gemba-Walk-Prozesses und seine Integration in die Routinen und Leistungsindikatoren der Manager kann dazu beitragen, dieses Engagement aufrechtzuerhalten;
• Unangemessenes Verhalten: Führungskräfte müssen wissen, wie sie sich an  Gemba verhalten sollen. Wenn ein Problem auftritt, sollten Führungskräfte und Manager nicht versuchen, die Schuld bei anderen zu suchen, sondern vielmehr die Ursache des Problems ermitteln. Eine unangemessene Haltung kann zu einer Kultur der Vertuschung zukünftiger Probleme führen. Bewusstseinsbildung und eine angemessene Ausbildung sind unerlässlich, um Führungskräfte auf den konstruktiven Umgang mit solchen Situationen vorzubereiten. Die effektive Umsetzung einer Gemba-orientierten Kultur erfordert einen strukturierten Ansatz und eine Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Bewältigung dieser Herausforderungen stärkt die Fähigkeit der Organisation, Operational Excellence zu erreichen und Kundenbedürfnisse zu erfüllen.

Haben Sie noch Fragen zu Gemba?

Ist Gemba Teil von Kaizen?

Ja, Gemba ist ein wesentlicher Bestandteil von Kaizen. Kaizen bedeutet auf Japanisch „kontinuierliche Verbesserung“ und ist eine Philosophie, die sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Schaffung von Mehrwert konzentriert. Gemba, der Ort der Wertschöpfung, steht im Mittelpunkt dieser Verbesserungsaktivitäten.

Ist Gemba ein Lean-Tool?

Gemba ist kein Werkzeug, sondern ein grundlegendes Konzept innerhalb des Lean-Systems. Es wird als der „Ort des Geschehens“ betrachtet, an dem die Arbeit ausgeführt wird. Im Lean Management ist es wichtig, Gemba zu besuchen, um die Arbeitsprozesse zu verstehen und effiziente Wege zu finden, um Verschwendung zu beseitigen und Prozesse zu verbessern. Obwohl Gemba kein traditionelles Werkzeug wie 5S oder Kanban ist, ist es ein wesentlicher Aspekt von Lean-Strategien zur Förderung kontinuierlicher Verbesserung und betrieblicher Effizienz.

Was ist Kamishibai?

Kamishibai ist eine visuelle Managementtechnik und ein Audit-Tool, das im Zusammenhang mit Kaizen und Lean eingesetzt wird. Ursprünglich aus Japan stammend, wo es sich zunächst um eine Erzählmethode mit illustrierten Tafeln handelte, wurde es im Lean-Umfeld zu einem Verifizierungsinstrument. Kamishibai-Karten listen Aufgaben oder Standards auf, die regelmäßig überprüft werden müssen. Manager oder Führungskräfte verwenden diese Karten, um sicherzustellen, dass Arbeitsstandards eingehalten werden, und führen systematisch und regelmäßig Routineprüfungen durch. Die Karte hat in der Regel zwei Seiten, eine grüne und eine rote. Wenn alle Punkte erfüllt sind, wird die Karte bis zum nächsten Audit-Termin mit der grünen Seite nach oben ausgelegt.

Was sind die 5 Gemba-Prinzipien?

Die Gemba-Prinzipien dienen als Leitfaden für ein effektives Management am Ort der Wertschöpfung:

• Go to Gemba: Die erste Maßnahme als Reaktion auf ein Problem besteht darin, sich zur direkten Beobachtung und Bewertung an den Arbeitsplatz zu begeben;
• Check the Gembutsu: Analyse der relevanten Ausrüstung oder Materialien, um Entscheidungen auf konkrete Fakten zu stützen;
• Umsetzung vorübergehender Gegenmaßnahmen: Sofortmaßnahmen zur Kontrolle und Minderung von Problemen ergreifen, um Zeit für eine eingehendere Analyse zu gewinnen;
• Ursachenforschung: Gründliche Untersuchung, um den Hauptgrund für das Problem zu ermitteln, mit dem Ziel, langfristige Lösungen zu finden;
• Standardisieren, um Wiederholungen zu verhindern: Aktualisierung von Standards und Schulung der Mitarbeiter in neuen Verfahren, um künftige Vorfälle zu vermeiden.

Diese Prinzipien fördern einen systematischen Ansatz zur Problemlösung und kontinuierlichen Verbesserung an Gemba.