Transformation in der Finanzverwaltung einer Gemeinde

In einem Kontext steigender Anforderungen an die Verwaltung öffentlicher Ressourcen und einer stärkeren Überprüfung der Effizienz der lokalen Verwaltung hat eine portugiesische Gemeinde beschlossen, ihren Finanzbereich umzugestalten. Ziel war die Stärkung der Agilität, Kontrolle und Transparenz ihrer Prozesse. Angesichts von Herausforderungen bei der Einnahmenerhebung und der Ausgabenverwaltung verfolgte die Kommunalverwaltung einen strukturierten Ansatz, der auf Digitalisierung, der Überwachung von Indikatoren und der Restrukturierung ihrer internen Prozesse basiert.

Diese Fallstudie zeigt, wie die Kombination aus Technologie, Managementdisziplin und dem Fokus auf kontinuierliche Verbesserung signifikante Effizienzgewinne generieren und die finanzielle Nachhaltigkeit im öffentlichen Sektor stärken kann.

Die Gemeinde und das Engagement für Exzellenz in der öffentlichen Verwaltung

Eine portugiesische Gemeinde, die für ihren besonderen Einsatz bei der Erbringung hochwertiger Dienstleistungen für ihre Bürger bekannt ist, stand vor erheblichen Herausforderungen in ihrer Finanzverwaltung. Diese Gemeinde zeichnet sich durch eine ausgewogene Mischung aus ländlichen Gebieten, Hügeln und Küstenstreifen aus und hat sich als attraktives Territorium zum Leben etabliert, das von der Nähe zur Hauptstadt und einem ruhigen, nachhaltigen Lebensstil profitiert.

Mit einem breiten Spektrum an Zuständigkeiten, das die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögensverwaltung umfasst, strebte diese öffentliche Einrichtung nach der Optimierung ihrer Prozesse, um ein inklusives, intelligentes und ökologisch nachhaltiges Wachstum zu fördern, im Einklang mit den durch das Kommunalgesetz festgelegten Kompetenzen.

Die Notwendigkeit der Prozessmodernisierung

Der Finanzbereich der Gemeinde, bestehend aus mehreren Organisationseinheiten und insgesamt 34 Mitarbeitern, stand vor Herausforderungen bei der Einnahmenerhebung und im Beschaffungsprozess. Es wurde ein Bedarf an Verbesserungen bei der Ausstellung von Einnahmedokumenten, der Zahlungskontrolle, der Beschleunigung der Ausgabenerfassung und der Effizienz der Zahlung an Lieferanten identifiziert.

Das Hauptziel war das Erreichen einer höheren Effizienz mit spürbaren Auswirkungen auf die Ergebnisse, durch die Verkürzung der durchschnittlichen Einnahme- und Zahlungsfristen sowie die Verringerung der ausstehenden Forderungen.

Die Strategie der Modernisierung und finanziellen Restrukturierung

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, verabschiedete die Gemeinde eine vielschichtige Strategie, die auf die Implementierung technologischer Lösungen und die Umstrukturierung interner Prozesse ausgerichtet war:

Gestaltung und Implementierung von PowerBI-Dashboards

 Zur Verbesserung des Managements und der Überwachung von Leistungskennzahlen (KPIs) wurden spezifische Dashboards entwickelt und implementiert, was die Teambesprechungen und die datenbasierte Entscheidungsfindung erleichtert.

Implementierung von Sitzungsdynamiken und Teammanagement

 Einführung digitaler Tools für wöchentliche Routinen der Teamleitung, mit Fokus auf die Überwachung von KPIs und die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

Verbesserungen im Einnahmeprozess

Die Automatisierung beim Abgleich von Gutschriften mit Rechnungen und die Einführung monatlicher Routinen zur Überwachung von Forderungen, die älter als 120 Tage sind, waren einige der implementierten Verbesserungen zur Optimierung des Einnahmeprozesses. Der Bildungsbereich und die verschiedenen Genehmigungsverfahren profitierten von spezifischen Automatisierungen, die auf eine effiziente Benachrichtigung über ausstehende Beträge und die automatische Ausstellung von Gutschriften abzielen.

Verbesserungen im Ausgabenprozess

Von der Beseitigung unnötiger Phasen im Vergabeprozess bis zur automatischen Integration von Rechnungen wurden Anstrengungen unternommen, um den Ausgabenprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Diese Initiativen spiegeln ein tiefes Engagement für Innovation und Effizienz wider. Der gewählte Ansatz zeigt eine erfolgreiche Verbindung von Technologie und strategischem Management und setzt neue Maßstäbe für Exzellenz in der öffentlichen Verwaltung.

Erzielte Ergebnisse durch die Finanzmodernisierung

Die von der Gemeinde gewählte Modernisierungsstrategie führte zu bedeutenden Ergebnissen und belegte einen deutlichen Fortschritt in der operativen Effizienz.

Die Verkürzung der durchschnittlichen Einnahmefrist von Rechnungen von 8,8 auf 1,7 Tage bedeutete eine Verbesserung um 81%. Parallel dazu wurde die durchschnittliche Zeit für Zahlungen an Lieferanten um 44% reduziert (von 9 auf 5 Tage), was die Beziehungen zu den Lieferanten optimierte und zu einem dynamischeren Wirtschaftskreislauf beitrug. Darüber hinaus verringerten sich die ausstehenden Forderungen um 13%, was eine effektivere Kreditverwaltung und ein entschlossenes Bestreben bei der Forderungsrückgewinnung widerspiegelt.

Abbildung 1 – Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse

Diese Ergebnisse unterstreichen nicht nur die Wirksamkeit der implementierten Lösungen, sondern auch das Engagement der Gemeinde zur kontinuierlichen Verbesserung und zur effizienten Verwaltung öffentlicher Ressourcen. Diese Fallstudie dient als inspirierendes Beispiel dafür, wie die Anwendung von Technologie und die Umstrukturierung von Prozessen zu disruptiven Verbesserungen in der Finanzverwaltung öffentlicher Einrichtungen führen können.

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