Steigerung der Effizienz von Vertriebsteams in der Chemieindustrie

Diese Fallstudie beleuchtet die Strategien, die ein global tätiges Unternehmen der Spezialchemiebranche zur Bewältigung operativer Herausforderungen seiner Vertriebsteams umgesetzt hat.

Durch die Einführung verschiedener Lösungen – mit Fokus auf Teamrestrukturierung, Verfeinerung der Vertriebsansätze und dem Einsatz neuer Technologien – erzielte das Unternehmen signifikante Verbesserungen in der Vertriebsleistung, bei Kundenbesuchen sowie beim durchschnittlichen Verkaufswert.

Globaler Marktführer in der Chemiebranche

Das betrachtete Unternehmen ist ein globaler Maßstab im Bereich der Spezialchemie und international bekannt für die Entwicklung und Herstellung von Produkten und Systemen zum Kleben, Abdichten, Dämpfen, Verstärken und Schützen von Bauwerken. Mit einer starken Position im Bausektor zeichnet sich das Unternehmen durch Innovationskraft, technische Exzellenz und Markenreputation aus.

Es ist in rund 100 Ländern tätig, betreibt über 300 Produktionsstandorte und beschäftigt weltweit mehr als 33.000 Mitarbeitende.

Die zu bewältigende Herausforderung

Das Unternehmen sah sich mit Herausforderungen hinsichtlich der Produktivität und Effizienz seines Vertriebsteams konfrontiert. Mit dem Ziel, diese Bereiche zu verbessern, wurden wirkungsvolle Lösungen angestrebt. Die zentralen zu adressierenden Fragestellungen waren dabei:

1. Steigerung der Produktivität: Wie können Vertriebsteams effizienter arbeiten und mehr Zeit darauf verwenden, Kund*innen einen Mehrwert zu bieten?

Abbildung 1 – Kreisdiagramm zum prozentualen Zeitaufwand je Aufgabe

2. Auswahl der Zielkundschaft: Konzentrierten die Teams ihre Zeit auf die richtigen Kund*innen?
3. Vertriebsansatz: Nutzte das Unternehmen das volle Potenzial seiner Kundschaft aus?

Vor dem Hintergrund dieser Fragestellungen konzentrierte sich das Unternehmen auf die Umsetzung von Lösungen zur Steigerung der Effektivität seiner Vertriebsorganisation – mit dem übergeordneten Ziel, bessere kommerzielle Ergebnisse zu erzielen.

Umgesetzte Lösungen zur Bewältigung der Herausforderungen

Zur Lösung der zuvor identifizierten Herausforderungen implementierte das Unternehmen mehrere strategische Maßnahmen:

1. Teamrestrukturierung

Die Vertriebsteams wurden auf Basis branchenspezifischer Spezialisierungen neu organisiert – mit dem Ziel, den Kundenservice zu optimieren und Cross-Selling-Potenziale bestmöglich auszuschöpfen.

2. Festlegung von Standards für Kundenbesuche

Es wurden klare Standards für Kundenbesuche definiert, mit Fokus auf die Vorbereitung, Terminplanung und Dokumentation der Ergebnisse jeder Interaktion mit den Kund*innen .

Abbildung 2 – Beispielvorlage für die Besuchsplanung

3. Planungshilfen

Es wurden Planungsrichtlinien entwickelt, um den Vertriebsteams dabei zu helfen, ihre Zeit möglichst effektiv für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen.

4. Kundenportal

Die Einführung eines optimierten Kundenportals spielte eine entscheidende Rolle bei der Förderung der Bestellabwicklung über die Plattform und der Verbesserung ihrer Nutzung – mit dem Ziel, die Kundschaft zur aktiven Verwendung zu motivieren.

Abbildung 3 – Beispiel des Kundenportals

5. Call Center

Das Customer Service Center wurde gestärkt, um das Volumen einfacher Anfragen zu reduzieren, die zuvor von Vertriebsmitarbeitenden bearbeitet wurden. Diese Verbesserung basierte auf einer umfassenden Analyse aller Kundenkontaktpunkte, um Möglichkeiten zur Optimierung der Kommunikation und zur Effizienzsteigerung im Kundenservice zu identifizieren. Darüber hinaus erhielten die Mitarbeitenden im Customer Service Center eine zusätzliche Schulung, die sie in die Lage versetzte, grundlegende Anliegen eigenständig zu lösen. So konnten sich die Vertriebsmitarbeitenden auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren und die Kundenbeziehungen verbessern.

6. Sales Kit

Ein Sales Kit wurde entwickelt, um die Wirksamkeit von Produktpräsentationen zu erhöhen und eine konsistentere sowie effizientere Kommunikation sicherzustellen.

Abbildung 4 – Beispiel des Sales Kits

7. Analyse und Identifikation der Zielkundschaft

Eine detaillierte Analyse der Zielkundschaft wurde durchgeführt, um zu überprüfen, ob tatsächlich die richtigen Profile angesprochen wurden. Die Bewertung umfasste die Klassifizierung der Kund*innen auf Basis ihres Verkaufsvolumens der letzten zwei Jahre: Kund*innen mit einem Umsatz von mehr als 50.000 €; Kund*innen mit einem Umsatz von weniger als 50.000 €; und Kund*innen ohne Umsatz im letzten Jahr. Diese Analyse ermöglichte es, kommerzielle Prioritäten neu zu definieren und die Anstrengungen der Vertriebsteams auf die Chancen mit dem größten Wachstumspotenzial zu lenken.

8. Analyse der Vertriebsprofile

Es wurde eine Bewertung der Vertriebsmitarbeitenden anhand von 42 Merkmalen vorgenommen, auf deren Basis fünf unterschiedliche Profile identifiziert und deren jeweilige Anteile im Team bestimmt wurden:

• Hard Worker – Stets bereit, über das Erwartete hinauszugehen; eine ausdauernde, motivierte Person, offen für Feedback und engagiert in der eigenen Weiterentwicklung.
• The Challenger – Verfügt über ein tiefes Verständnis für das Geschäft der Kund*innen, besitzt ausgeprägte Argumentations- und Überzeugungsfähigkeiten und unterbreitet innovative Vorschläge, wobei er oder sie die Kundschaft konstruktiv herausfordert.
• Relationship Builder – Baut starke Kundenbeziehungen auf, ist stets hilfsbereit und verfügbar, und in der Lage, sich auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kontexte einzustellen.
• Lone Wolf – Handelt nach dem eigenen Instinkt, zeigt großes Selbstvertrauen, ist schwer steuerbar und legt die eigenen Regeln fest.
• Problem Solver – Reagiert zuverlässig auf Anfragen, stellt sicher, dass alle Probleme gelöst werden, und arbeitet äußerst detailorientiert.

Abbildung 5 – Diagramm zu den Vertriebsmitarbeitenden-Profilen

Diese Analyse zeigte, dass mit zunehmender Komplexität im Vertrieb der Erfolg immer weniger von Einsatzbereitschaft oder Beziehungsaufbau abhängt und zunehmend von der Fähigkeit, die Denkweise der Kundschaft herauszufordern, wertvolle Erkenntnisse zu liefern und Entscheidungsprozesse zu steuern – typische Merkmale des Challenger-Profils. Komplexe Verkaufsprozesse stehen somit stärker im Zusammenhang mit einem durchsetzungsfähigen, erkenntnisbasierten Ansatz, während einfachere Verkaufssituationen vor allem auf Beständigkeit und Engagement angewiesen sind (Hard Worker und Lone Wolf).

Dies ermöglichte dem Unternehmen außerdem, jene Kompetenzen zu identifizieren, die für die jeweiligen Verkaufsarten am besten geeignet sind, und daraus gezielte Erkenntnisse für eine strategischere und ergebnisorientiertere Ausrichtung von Schulungen und Weiterentwicklungsmaßnahmen der Teams abzuleiten.

Ergebnisse, die den Erfolg der umgesetzten Maßnahmen widerspiegeln

Die Umsetzung dieser strategischen Maßnahmen führte zu signifikanten Verbesserungen bei wichtigen Leistungskennzahlen und belegt klar den Erfolg der durch das Unternehmen entwickelten Initiativen:

• Umsatzsteigerung: Die Produktivität des Vertriebsteams stieg um 11% – durch eine optimierte Zeitausnutzung und strategienbasierte Fokussierung auf die richtige Kundschaft.
• Höherer durchschnittlicher Verkaufswert: Ein strukturierterer Vertriebsansatz und branchenspezifische Spezialisierung führten zu einer Steigerung des durchschnittlichen Verkaufswerts um 9%.
• Mehr Kundenbesuche: Die Teamrestrukturierung und die Einführung von Standards für Kundenbesuche ermöglichten eine effektivere Nutzung der verfügbaren Zeit – mit einem Anstieg der Kundenbesuche um 8%.

Durch die organisatorische Neuausrichtung und die Einführung neuer Methoden gelang es dem Unternehmen, seine Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen und signifikante Ergebnisse zu erzielen. Mit der Steigerung der Produktivität der Vertriebsteams, der Optimierung der Zielkund*innenauswahl und der besseren Ausschöpfung des Kundenpotenzials konnte das Unternehmen nicht nur seinen Umsatz erhöhen, sondern auch seine Marktposition stärken.

Diese Fallstudie zeigt, wie effektives Team- und Prozessmanagement zu spürbaren Verbesserungen in der kommerziellen und operativen Leistung führen kann.

Wir verpflichten uns, die Vertraulichkeit unserer Kund*innen zu wahren. Obwohl wir deren Namen geändert oder weggelassen haben, sind die dargestellten Ergebnisse authentisch.