Routenoptimierung und Reduzierung der Transportkosten in der pharmazeutischen Distribution

Das Unternehmen und sein Engagement für die pharmazeutische Distribution in Europa

Der Sektor der pharmazeutischen Distribution steht unter wachsendem Druck, die Zugänglichkeit und Zuverlässigkeit der Arzneimittellieferung sicherzustellen – angesichts stetig steigender Nachfrage, spezifischer regulatorischer Anforderungen und der Notwendigkeit einer strengen Kontrolle der Logistikkosten. Die den Distributionsnetzen inhärente Komplexität, die zentrale Lager mit Tausenden von Lieferpunkten verbinden, macht die betriebliche Effizienz zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor.

Bei der betreffenden Organisation handelt es sich um ein führendes pharmazeutisches Netzwerk in Europa mit einer etablierten Präsenz in mehr als 20 Ländern. Seine Tätigkeit umfasst den Einzelhandelsverkauf über physische und digitale Apotheken sowie den Großhandelsvertrieb von Arzneimitteln. Das Unternehmen gehört zu einer Unternehmensgruppe mit einem nachhaltigen Engagement im Gesundheitssektor und verpflichtet sich der kontinuierlichen Erweiterung seines Netzwerks sowie der Verbesserung der Zugänglichkeit und Nachhaltigkeit seiner Dienstleistungen.

Die Herausforderung bei der Optimierung von Transport und Distribution

Das Distributionsnetz identifizierte eine Reihe von Verbesserungsmöglichkeiten mit direkten Auswirkungen auf die Betriebskosten und die Fähigkeit, auf die steigende Nachfrage zu reagieren:

Hohe Kilometerleistung und häufiger Einsatz von Zusatzfahrzeugen

Die Verteilung der Produkte an die Apotheken war mit einer hohen Anzahl gefahrener Kilometer pro ausgelieferter Einheit verbunden, verstärkt durch den wiederkehrenden Einsatz zusätzlicher Fahrzeuge zur Bewältigung von Nachfragespitzen, was die Transportkosten deutlich erhöhte.

Geringe Auslastung der Transportcontainer

Die Auslastung der Transportcontainer blieb hinter ihrem Potenzial zurück, was zu mehr Fahrten und mehr Fahrzeugen führte, als für das verteilte Volumen strikt notwendig gewesen wäre.

Mangelnde Standardisierung der Betriebsprozesse

Planung, Ladungsvorbereitung, Verladung und Rechnungsstellung waren nicht standardisiert, was es erschwerte, Abweichungen zu erkennen und den Betrieb in Echtzeit zu überwachen.

Datenintegration zwischen Systemen

Die mangelnde Integration zwischen den verschiedenen genutzten Systemen erschwerte es, verlässliche und konsistente Daten für Analysen und Entscheidungsmaßnahmen zu erhalten.

Regulatorische und kommerzielle Einschränkungen

Regulatorische Entscheidungen im Pharmasektor sowie vertragliche und kommerzielle Einschränkungen mit externen Logistikpartnern begrenzten einen Teil der Gewinne, die andernfalls hätten erzielt werden können.

Der Ansatz zur Optimierung von Transport und Distribution

Das Verbesserungsprogramm basierte auf vier grundlegenden Säulen, unterstützt durch KAIZEN™-Events und die Anwendung der strukturierten A3-Problemlösungsmethode:

Überprüfung der Distributionsrouten

Es wurden neue, optimierte Routen eingeführt, eine Datenbank mit Lieferzeitplänen je Apotheke erstellt und Fahrzeuge mit geringerer Kapazität durch solche mit höherer Kapazität ersetzt. Zudem wurde ein Planungstool entwickelt, um die Genauigkeit der Ladungszuteilung zu erhöhen und den Bedarf an Zusatzfahrzeugen zu verringern.

Erhöhte Auslastung der Transportcontainer

Es wurden Lösungen umgesetzt wie die automatische Container-Initiierung – das heißt die automatische Auslösung eines neuen Containers durch das System –, eine Erhöhung der Belegungsgrenze in bestimmten Kommissionierbereichen sowie die Kombination automatisierter Systeme mit traditionellen Prozessen, wodurch die Anzahl der benötigten Fahrzeuge reduziert werden konnte.

Optimierung von Transfers und lokalen Distributionszentren

Eine spezifische Transferroute wurde in eine reguläre Distributionsroute integriert, und es wurde ein Projekt gestartet, um das Liefermodell zu ändern, wodurch es möglich wurde, Container auf den nächsten Tag zu übertragen und den Bedarf an Zusatzfahrzeugen zu verringern.

Operative Erfolgsfaktoren und Leistungsmanagement

Standards wurden für die Verladung, die Ladungsvorbereitung und die Rechnungsstellung geschaffen; ein Echtzeit-Versandkontrollprozess wurde implementiert; und ein visuelles Managementtool (Dashboard) wurde für die kontinuierliche Überwachung der Betriebskennzahlen entwickelt. Zudem wurden Routinen für Gemba-Walks etabliert, zusammen mit einem internen Tool zur Prognose der Fahrzeug-Beladekapazität auf Basis des tatsächlichen Volumens.

Darüber hinaus wurde ein neuer Mindestkapazitätsstandard für die unter Vertrag stehenden Fahrzeuge festgelegt, was zu einem Austauschplan für mehr als 60 Fahrzeuge führte, der zwischen 2026 und 2028 umgesetzt werden soll.

Durch Transportoptimierung erzielte Ergebnisse

Quantitative Ergebnisse

• Jährliche Einsparungen von 1,3 Mio. €, oberhalb des ursprünglichen Ziels von 900.000€.
• Ein Anstieg der Anzahl ausgelieferter Einheiten um 20%, begleitet von einem Anstieg der gefahrenen Distributionskilometer um 3%, was einen deutlichen Effizienzgewinn zeigt.
• Reduzierung der Distributionskilometer pro 100 Einheiten von 9,5 auf 7,5.
• 25 zusätzliche eingesparte Fahrzeuge Fahrzeuge durch Routenoptimierung.
• Erhöhung der Auslastung der Transportcontainer um 5% (die ohne eine regulatorische Einschränkung 6% erreicht hätte).
• Einsparungen von mehr als 25.000€ durch die Integration einer Transferroute.
• Produktivitätssteigerungen im Lager von mehr als 90.000€.
• Laufende Initiativen mit dem Potenzial, zusätzliche Einsparungen von mehr als 400.000€/Jahr zu erzielen, durch den Übergang zu kleineren Containern und eine geschätzte Reduzierung des Bedarfs an Zusatzfahrzeugen um 70% mit dem neuen Liefermodell.

Qualitative Ergebnisse

Die Zusammenarbeit zwischen den Lager- und Transportteams wurde im Laufe des Projekts gestärkt, unterstützt durch gut strukturierte Kommunikations- und Steuerungsabläufe zwischen dem Projektteam und der Geschäftsleitung. Die Fähigkeit, Probleme zu lösen und Engpässe weiterzuleiten, wurde verbessert, und die wochenlange Arbeit vor Ort förderte eine größere Nähe zum Gemba sowie eine stärkere Abstimmung zwischen den Teams.

„KAIZEN™-Projekte stellen immer eine Gelegenheit dar, die täglichen Betriebsabläufe mit neuen Augen zu betrachten. Neue Wege zu finden, um Effizienz zu gewinnen, bleibt einer der spannendsten Teile der Arbeit.“ – Logistikleitung

Fälle wie dieser zeigen, dass Erfolge dieser Art selten auf eine einzelne Maßnahme zurückzuführen sind. Sie ergeben sich aus dem Zusammenwirken von Prozessstandardisierung, Optimierung von Routen und Transportauslastung sowie der Datenintegration, die eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht. Genau in diesen Bereichen arbeitet das Kaizen Institute: Sei es durch Beratungsleistungen in den Bereichen Logistik und Transport oder durch die Optimierung von Lagerhaltung und Vertrieb – Fachwissen, das in seiner Gesamtheit in unseren Beratungsleistungen für die Pharmabranche zusammenfließt.

Wir verpflichten uns, die Vertraulichkeit unserer Kund*innen zu wahren. Obwohl wir deren Namen geändert oder weggelassen haben, sind die dargestellten Ergebnisse authentisch.