Mehr Leads und Konversionen im Sektor des nachhaltigen Bauens

In einem zunehmend auf Nachhaltigkeit und Innovation ausgerichteten Sektor stellt der Holzbau eine wettbewerbsfähige und umweltfreundliche Alternative zu traditionellen Lösungen dar.

In dieser Fallstudie suchte das Unternehmen nach Möglichkeiten, seine Vertriebsprozesse zu optimieren und den internen Wissensaustausch zu stärken, um Wachstum und Effizienz seiner Abläufe nachhaltig zu sichern.

Das Unternehmen und sein Engagement für nachhaltiges Bauen

Das Unternehmen ist auf nachhaltiges Bauen mit Holz spezialisiert und bietet modulare, maßgeschneiderte Lösungen für Wohn- und Gewerbeprojekte. Mit Sitz in Portugal betreibt es eine Produktions- und Logistikeinheit, die mit modernster Technologie ausgestattet ist und sich auf die Herstellung von Brettschichtholzstrukturen und Holzrahmenplatten spezialisiert hat.

Mit einem starken Fokus auf Innovation und Nachhaltigkeit verfolgt das Unternehmen das Ziel, seine Marktpräsenz in Europa weiter auszubauen, indem es die Effizienz seiner Vertriebsprozesse steigert und seine Fähigkeit verbessert, Chancen in wertschöpfende Geschäfte umzuwandeln.

Förderung von Wachstum und Umsatzsteigerung

Vor dem Hintergrund des Wachstums im Bereich nachhaltiges Bauen stand das Unternehmen vor der Herausforderung, seine Umsatzrate zu verbessern und die Anzahl qualifizierter Leads zu erhöhen, während gleichzeitig der Wissensaustausch zwischen den Teams optimiert werden sollte.

Zu den wichtigsten Fragestellungen zählten:

• Wie kann sichergestellt werden, dass nur erfolgversprechende Angebote vorgelegt werden?
• Wie lassen sich mit geringeren Investitionen mehr Leads generieren?
• Wie kann internes Wissen effektiv strukturiert und geteilt werden, um die Vertriebsergebnisse zu steigern?

Die identifizierten Ursachen reichten von technischen über kommunikative bis hin zu strategischen Aspekten, die sowohl die Wettbewerbsfähigkeit der Angebote als auch die Wirksamkeit der Vertriebsteams einschränkten.

Haupthindernisse und wie sie überwunden wurden

Um ihre Wachstumsziele zu erreichen und ihre Position am Markt zu festigen, führte das Unternehmen eine umfassende Analyse seiner Prozesse durch. Dabei wurden die wichtigsten Herausforderungen identifiziert, die die Effizienz und die Umwandlung von Geschäftschancen einschränkten – insbesondere in den folgenden Bereichen:

Steigerung der Konversionsrate

Eine der größten Herausforderungen bestand in der Fähigkeit des Unternehmens, Geschäftsmöglichkeiten in tatsächliche Projekte umzuwandeln. Trotz eines beträchtlichen Angebotsvolumens lag die Erfolgsquote unter den Erwartungen. Dies machte deutlich, dass die Ursachen für verlorene Geschäftschancen verstanden und die Wettbewerbsfähigkeit der unterbreiteten Angebote gestärkt werden mussten.

Die Analyse der nicht umgesetzten Vorschläge ergab folgende Gründe:

• 35% aufgrund nicht wettbewerbsfähiger Preise;
• 28% wegen technischer Unterschiede in den vorgeschlagenen Vorschlägen;
• 18% infolge eines zurückgezogenen Investments;
• 11% aufgrund früherer Geschäftsbeziehungen mit Wettbewerbern;
• 8% aufgrund der Ausführungs-Lead Time.

Darüber hinaus hat das Fehlen eines soliden Portfolios und nachgewiesener Erfahrung bei groß angelegten Holzwohnbauprojekten die Entscheidung der Kunden beeinflusst, die Wettbewerber mit ähnlicher Erfolgsbilanz bevorzugt haben.

Umgesetzte Maßnahmen zur Steigerung der Konversionsrate

Zur Behebung der identifizierten Ursachen und zur Erhöhung der Erfolgsquote bei Angeboten wurden mehrere Maßnahmen entwickelt und umgesetzt. Diese konzentrierten sich auf die Priorisierung von Geschäftsmöglichkeiten sowie auf die Verbesserung der Kundenkommunikation, unter anderem:

• Einführung eines Lead-Scoring-Systems zur Priorisierung von Angeboten und zur Optimierung der Zeitplanung des Vertriebsteams.

Abbildung 1 – Beispiel eines Lead-Scoring-Systems

• Entwurf eines Vertriebstrichters zur Kontrolle von Angeboten sowie Coaching hinsichtlich der nächsten Schritte;
• Verbesserung der Identifizierung von Kundenbedürfnissen durch klare Kommunikationsstandards zwischen Vertriebsteams, internen Abteilungen und Kunden.

Generierung von mehr Leads

Es wurde festgestellt, dass es keinen standardisierten Prozess für die Kontaktaufnahme mit neuen Interessenten gab, die LinkedIn-Profile veraltet waren, keine Content-Strategie (wie Newsletter, Artikel und Fallstudien) vorhanden war und die Aktivitäten im CRM (Customer Relationship Management) nur unzureichend erfasst wurden.

Die Akquise folgte keinem strukturierten Plan und die Vertriebswerbemodelle wurden nicht auf der Basis der erzielten Ergebnisse aktualisiert. Die mangelnde systematische Zusammenarbeit zwischen dem Marketing- und dem Vertriebsteam erschwerte die Feinabstimmung der Akquisetools und die Anpassung der Ziele.

Implementierte Maßnahmen zur Gewinnung weiterer Leads

Mit dem Ziel, den Vertriebsansatz zu professionalisieren und zu strukturieren, wurden Maßnahmen zur Standardisierung des Akquiseprozesses und zur Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb umgesetzt, darunter insbesondere:

• Festlegung von auf jede Person zugeschnittenen, kanalübergreifenden Kontakt-Routinen  (Anrufe, E-Mails, soziale Netzwerke);
• Einführung regelmäßiger Feedback- Loops zwischen Marketing und Vertrieb, um eine kontinuierliche Verbesserung des Ansatzes und der Akquisetools zu gewährleisten;
• Entwurf und Umsetzung eines strukturierten Prozesses für aktive Akquise, von der Identifizierung potenzieller Zielkontakte bis zur Terminvereinbarung für Erstgespräche, mit Unterstützung des Apollo-Tools.

Abbildung 2 – Apollo-Tool

Wissen strukturieren und austauschen

Das Fehlen einer formellen Struktur für den Wissensaustausch erschwerte die organisatorische Lernfähigkeit. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Teams für die ordnungsgemäße Aktualisierung der Dokumentation waren nicht klar definiert, neue Mitarbeitende hatten nur begrenzten Zugang zu Onboarding-Materialien und die internen Kommunikationsplattformen wurden nicht effektiv genutzt.

Das Wissensarchiv wies Defizite hinsichtlich der Suchfunktion und Informationsorganisation auf (frühere Angebote, Anwendungsfälle usw.), und es bestand keine Kultur, die die den Austausch von Best Practices förderte.

Implementierte Maßnahmen zur Strukturierung und zum Wissensaustausch

Um eine effektive Informationsverbreitung und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Teams zu gewährleisten, wurden Maßnahmen zur integrierten Wissensmanagement und zur kommerziellen Qualifizierung eingeführt. Dazu gehörten:

• Einsatz von CRM zur Verwaltung von Gelegenheiten, Aufgaben und digitaler Kommunikation mit der Kundschaft;
• Entwicklung eines Key Account Management (KAM)-Modells zur Dokumentation von Wissen über Großkundschaft und zur Festlegung von Aktionsplänen für den Ausbau von Partnerschaften;

Abbildung 3 – Beispiel eines Key Account Management (KAM)-Modells

• Erstellung einer Bibliothek mit Anwendungsfällen und FAQ, Durchführung von Trainings zum Umgang mit Einwänden mit Rollenspielen und Verbesserung des Coaching-Ansatzes zur Entwicklung von Vertriebskompetenzen.

Ergebnisse, die den Erfolg der Umsetzung belegen

Die Umsetzung dieser Maßnahmen führte zu erheblichen Verbesserungen in Bezug auf die Vertriebsleistung und die interne Abstimmung:

• Steigerung des Umsatzes um 17%;
• Steigerung des Pipeline-Wertes um 26%;
• Steigerung der Konversionsrate um 15%.

Diese Ergebnisse spiegeln die positiven Auswirkungen der Strukturierung der Vertriebsprozesse, der Integration zwischen den Teams und des Einsatzes von Tools wider, die fundiertere und effektivere Entscheidungen ermöglichen.

Abbildung 4 – Zusammenfassung der umgesetzten Maßnahmen

Diese Fallstudie veranschaulicht, wie die Kombination aus Strategie, Struktur und Zusammenarbeit die Vertriebsleistung umgestalten kann. Durch die Abstimmung von Prozessen, Teams und Wissen hat das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit im Bereich des nachhaltigen Bauens gestärkt und eine solide Grundlage für kontinuierliches, zukunftsorientiertes Wachstum geschaffen.

Wir verpflichten uns, die Vertraulichkeit unserer Kund*innen zu wahren. Obwohl wir deren Namen geändert oder weggelassen haben, sind die dargestellten Ergebnisse authentisch.