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Hoshin-Planung und die X-Matrix

Hoshin-Planung

Hoshin-Planung, auch bekannt als Policy Deployment oder Strategy Deployment, ist eine Methode zur Umsetzung einer Organisationsstrategie und zur Sicherstellung der Gleichmäßigkeit aller beteiligten Mitarbeiter.

Hoshin Planning definiert Durchbruchsziele für die nächsten 3 bis 5 Jahre auf der Grundlage der strategischen Prioritäten der Organisation. Dies wird durch die Daten bestätigt, die durch die Stimme des Kunden und die Wertstromanalyse des Unternehmens gesammelt wurden. Diese Durchbruchsziele werden dann in Jahresziele umgewandelt und in einer einseitigen „X-Matrix“ organisiert, die auf jeder Ebene der Organisation eingesetzt wird.

X Matrix

Der Aufbau der Matrix erfordert die Beantwortung von fünf Schlüsselfragen:

1. „Was möchten Sie in drei bis fünf Jahren erreichen?“
2. „Wie weit möchten Sie im ersten Jahr kommen?“
3. „Wie wollen Sie das erreichen?“
4. „Wie werden Sie den Erfolg messen?“
5. „Wer ist verantwortlich?“

Aufgeteilt in vier Segmente (in der Reihenfolge der Planung: Süd, West, Ost, Nord) konzentriert sich jeder Quadrant auf einen bestimmten Teil des Betriebs: Süd, Durchbruch in 3 bis 5 Jahren; West, Durchbruch in 1 Jahr; Ost, Ziele; und Nord, Verbesserungsprioritäten.

Um die Probleme Ihrer Organisation zu visualisieren, müssen wir Ihre Verbesserungsziele dehnbar machen. Dies hat den Vorteil, dass es eine Zusicherung schafft, Verpflichtungen zu erfüllen, und dass es interne Konzepte aufbricht.

Zur Definition der Organisationsziele (die Quadranten der X-Matrix) ist ein fünfstufiger Ansatz des kritischen Denkens (einer für jeden Quadranten und einer für die Ressourcenzuweisung) erforderlich, um die Diskussion und Gleichmäßigkeit zu fördern. Da das Unternehmen ständig vor der Herausforderung steht, sich auf ehrgeizige Ziele zu erreichen, muss es sich fragen, welche Prozesse es daran hindern, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Jeder Schritt ist mit Kontrollpunkten verbunden, die für einen erfolgreichen Abschluss erforderlich sind, von einer Veränderung aus Kundensicht bis hin zur Fähigkeit der Mitarbeiter, die richtigen KAIZEN™-Tools anzuwenden.

All dies führt zur Level 1 X Matrix (L1). Danach kann zur Level 2 X Matrix (L2) übergegangen werden. Zur Umsetzung von L2 wird der „Catchball“ eingesetzt. Dabei handelt es sich um eine Verhandlungstechnik, bei der Führungskräfte ihre Ideen mit der unter ihnen liegenden Managementebene austauschen, bis ein Konsens erreicht ist. Abteilungsleiter wiederholen diesen Prozess für ihre Teamleiter und so weiter, bis unternehmensweite Ziele vereinbart sind.

Um die Verbesserungsprioritäten der Ebene 1 auf die Ebene 2 zu übertragen, muss die erste Matrixrotation durchgeführt werden:

1. Ein Hauptinhaber wird bestimmt, um L2 zu erstellen
2. Ein zweiter Inhaber wird bestimmt, um die Umsetzung der Verbesserungsprioritäten zu unterstützen
3. Die Jahresziele von L1 werden direkt in L2 kopiert
4. Die Verbesserungsprioritäten von L1 werden in L2 kopiert

Aktionsplan

Die Verbesserungsprioritäten müssen dann in einen Aktionsplan umgesetzt werden, der durch KAIZEN™️-Workshops realisiert wird. Zu diesem Zweck muss der Umfang der ausgewählten KAIZEN™️-Workshops besprochen, priorisiert und visualisiert werden, wobei die Ressourcen ermittelt werden müssen.

KAIZEN™️-Workshops dauern in der Regel eine Woche und sind in drei Phasen unterteilt: Vorbereitung, Umsetzung und Überwachung. Die Workshops liefern Ergebnisse, weil sie in kürzester Zeit eine bessere Arbeitsweise umsetzen und das Team auf das jeweilige Ziel ausrichten und fokussieren. Eine typische strukturierte Methode führt zu Verbesserungen von bis zu 70 %.

Die goldenen Regeln eines KAIZEN™-Workshops:

Diese KAIZEN™-Methode ermöglicht es den Teams, sich auf das zu konzentrieren, was sie tun müssen, um den Aktionsplan so schnell wie möglich umzusetzen, und verhindert die Verschwendung von Zeit bei der Suche nach der perfekten Lösung. Das ist der Unterschied zwischen Planung und Umsetzung.

Nach der Hoshin-Planung folgt die Hoshin-Überprüfung, der nächste Schritt im „Strat to Action“-Prozesses. Dieser Schritt umfasst die Umsetzung des Aktionsplans sowie eine monatliche Überprüfung des Hoshin-Prozesses.