O planeamento e execução de um projeto de sucesso começam antes da sua implementação concreta. A base fundamental para o êxito de qualquer projeto é estabelecida nos estágios iniciais, no workshop de iniciação e na elaboração do project charter. Estes processos formam o alicerce sobre o qual se erguerá toda a estrutura do projeto.

É durante o workshop de iniciação que é desenvolvido o project charter, o documento orientador que servirá como a espinha dorsal do projeto. Este charter não é apenas uma formalidade, mas sim a bússola que guiará todas as fases do ciclo de vida do projeto, fornecendo a base para a tomada de decisões e orientando os envolvidos ao longo de todo o processo.

Compreender o Workshop de Iniciação do Projeto

No início de qualquer projeto, o workshop de arranque desempenha um papel crucial na definição dos alicerces para o êxito do projeto. Este workshop representa um espaço estruturado e colaborativo, onde as bases do projeto são delineadas, discutidas e solidificadas.

É nesta altura que todas as partes interessadas se alinham relativamente a todos os pontos fundamentais para o sucesso do projeto antes do seu arranque.

Benefícios da Realização do Workshop de Iniciação de Projeto

Os benefícios de um workshop de iniciação do projeto, no qual é definido o Project Charter, são diversos e fundamentais para o sucesso futuro. De seguida descrevemos alguns desses objetivos:

• Definição concreta dos objetivos do projeto: neste workshop estabelecem-se metas tangíveis e mensuráveis para o projeto, fornecendo uma direção clara para todos os envolvidos.
• Prevenção de desvios ao âmbito: ao estabelecer limites claros, o workshop ajuda a minimizar a probabilidade de os projetos se desviarem do âmbito planeado, o que economiza tempo e recursos.
• Comunicação eficaz com todas as partes: alinha as expectativas e facilita uma comunicação aberta e eficaz entre todas as partes interessadas, garantindo que todos estejam na mesma página em relação aos objetivos e direção do projeto.
• Reserva de capacidade e resolução de problemas relacionados: identifica possíveis problemas de capacidade ou recursos antecipadamente, permitindo resoluções proativas e otimização de recursos para evitar atrasos.
• Mitigação preliminar de riscos com possível redução de custos e tempo do projeto: identifica e aborda riscos potenciais no início do projeto, o que não apenas reduz os custos associados à resolução de problemas futuros, mas também minimiza o tempo de execução do projeto.

Estes são alguns dos benefícios que demonstram como um workshop de iniciação do projeto, no qual é definido o Project Charter, pode estabelecer bases sólidas para a execução bem-sucedida de um projeto, abordando desde metas concretas até a gestão antecipada de riscos.

Visão Geral dos Objetivos do Workshop

O Workshop de Iniciação do Projeto é uma fase crucial no processo de planeamento e lançamento de um novo projeto. Os seus objetivos abrangem uma série de aspetos que fundamentam a estrutura e direção do projeto. Os objetivos principais deste workshop incluem:

• Definir e identificar o propósito do projeto: Esclarecer a razão fundamental pela qual o projeto está a ser realizado. Este objetivo visa garantir que todos os envolvidos compreendem e estão alinhados com o propósito do projeto.
• Estabelecer objetivos de Tempo, Custo e Desempenho: Definir metas específicas e mensuráveis em termos de tempo de execução, orçamento e standards de desempenho. Isto fornece benchmarks claros para avaliar o progresso e sucesso do projeto.
• Definir os limites e as restrições do projeto: Delimitar e documentar claramente o âmbito do projeto, identificando as fronteiras e as restrições que moldarão e guiarão o trabalho a ser realizado. Isto ajuda a evitar desvios e a gerir expectativas.
• Definir os entregáveis específicos do projeto: Especificar entregáveis concretos que o projeto visa entregar. Esta definição precisa orienta o desenvolvimento e a execução, assegurando que as metas sejam alcançadas.
• Definir os papéis e responsabilidades do projeto: Definir a equipa e estabelecer claramente as responsabilidades, funções e autoridades de todos os envolvidos no projeto. Isto garante uma distribuição clara de tarefas para uma execução eficaz.
• Preencher o Project Charter: Completar o Project Charter com as informações relevantes. Isto fornece um documento central que resume os elementos críticos do projeto, servindo como guia para todas as partes interessadas.
• Definir o processo de aprovação do Project Charter: Estabelecer o fluxo de aprovação necessário para formalizar e autorizar o Project Charter. Isto garante que o documento seja revisto, aprovado e aceite pelas partes interessadas relevantes antes do início do projeto.

Estes objetivos representam os pilares fundamentais que guiam um Workshop de Iniciação na criação de uma base sólida e coerente para o projeto, garantindo um alinhamento claro, compreensão mútua e uma direção preciso para assegurar o êxito.

O Papel do Project Charter no Lançamento de Projetos

O Project Charter, também conhecido como A3 de Arranque do Projeto, é um documento fundamental que serve como o ponto de partida para qualquer projeto. Estabelece a base sobre a qual o projeto será construído e é essencial para garantir a compreensão, alinhamento e execução bem-sucedida do projeto.

O Project Charter funciona como uma declaração concisa e clara do âmbito, objetivos, responsabilidades, riscos, recursos necessários e aprovações necessárias para o projeto. Além disso, fornece orientação para as equipas e os stakeholders envolvidos e garante o seu envolvimento.

 Componentes de um project charter

O Project Charter é composto por elementos essenciais que fornecem a estrutura e os parâmetros fundamentais para o sucesso. Os componentes principais do Project Charter incluem:

• Declaração de Âmbito do Projeto: Define de forma abrangente os limites do projeto. Esta declaração delineia o que será feito e o que está excluído.
• Definição da Necessidade de Negócio (razão para se realizar o projeto): Articula claramente a justificação e os motivos para se iniciar o projeto. Isso inclui identificar os problemas ou oportunidades que o projeto visa resolver.
• Objetivos do Projeto: Especifica metas claras que o projeto pretende alcançar. Estes objetivos servem como referência para avaliar o sucesso.
• Entregáveis e Milestones do Projeto: Identifica os entregáveis do projeto e os principais milestones com as respetivas datas.
• Equipa e Papéis no Projeto: Define as funções, responsabilidades e autoridade de cada indivíduo ou grupo envolvido no projeto. Isso garante uma distribuição clara de tarefas e responsabilidades.
• Riscos de Alto Nível do Projeto: Identifica e documenta os principais riscos iniciais que podem impactar o sucesso. Isso permite a antecipação de problemas e a implementação de estratégias de mitigação.

Estes componentes formam a espinha dorsal do Project Charter, oferecendo uma visão abrangente e estruturada dos principais aspetos que moldam e guiam o projeto.

Importância de um project charter bem definido

A importância do Project Charter é multifacetada e vai além de ser um documento formal, servindo como uma âncora essencial para a execução e entrega eficaz do projeto. Alguns dos problemas futuros que um project charter pode evitar são:

• Ambiguidade: A inexistência de um Charter pode resultar em objetivos confusos e falta de clareza, levando a ações desalinhadas e resultados insatisfatórios.
• Desvios de Âmbito e Atrasos: Se o âmbito não estiver claramente definido, há uma alta probabilidade de desvios e atrasos no projeto, afetando custos e prazos.
• Conflitos de Responsabilidade: Sem a definição clara dos papéis, podem surgir conflitos internos, resultando em falta de responsabilidade e direção.

Estes são apenas alguns exemplos de problemas que podem ser evitados. O project charter assegura uma execução suave e eficiente, economizando tempo, recursos e garantindo a satisfação dos stakeholders.

Processo do Workshop de Iniciação ao Projeto e Participantes

A realização de um Workshop de Iniciação ao Projeto segue um processo estruturado que visa estabelecer as bases e a direção do projeto.

Os participantes desempenham papéis distintos no workshop, cada um contribuindo com uma perspetiva valiosa para a definição do projeto. Os participantes geralmente incluem:

• Líder do Projeto;
• Patrocinador do Projeto;
• Equipa do Projeto (diferentes áreas e especialidades);
• Stakeholders Chave;
• Especialistas em Gestão de Projetos.

Cada participante desempenha um papel crucial na definição e compreensão do projeto durante o workshop, contribuindo para a criação de uma base sólida para o sucesso futuro.

Etapas envolvidas na realização de um workshop de iniciação do projeto

Um Workshop de Iniciação do Projeto começa com uma fase de preparação, seguida pela sua execução, geralmente dividida em cinco grandes etapas, e termina com uma fase de seguimento.

i. Preparação do Workshop

• Definição dos Objetivos: Identificação clara dos objetivos do workshop e do que se espera alcançar.
• Seleção de Participantes: Escolha dos participantes com base na relevância, experiência e envolvimento no projeto.
• Agenda e Logística: Elaboração de uma agenda clara, destacando as atividades e assegurando os recursos necessários para o workshop.
• Levantamento de Informação: Recolha de toda a informação relevante sobre o projeto.

ii. Execução do Workshop

1. Introdução e Classificação do Projeto

• Introdução e Apresentação: Apresentação dos participantes e introdução da agenda.
• Preenchimento do Cabeçalho do Project Charter: Começar pelo preenchimento das informações essenciais, como o nome do projeto e a data. Se houver informações adicionais relevantes, podem, igualmente, ser incluídas.
• Classificação da Tipologia do Projeto: Classificar o projeto segundo os standards definidos na organização. Estipular a tipologia de projeto que melhor se adequa ao cenário específico.
• Seleção das Ferramentas de Gestão de Projeto: Com base no tipo de projeto definido, selecionar as ferramentas de gestão mais apropriadas a utilizar.

2. Âmbito, Metas e Riscos

• Visão Geral e Propósito: O líder do projeto apresenta a sua visão, que foi discutida na preparação do workshop, e modera o exercício.
• Definição das Necessidades do Negócio: Identificação das necessidades do negócio que motivam a execução do projeto.
• Caracterização do Estado Atual/Ponto de Partida: Descrição da situação atual que o projeto visa melhorar.
• Definição da Declaração da Visão: Estabelecimento de uma declaração de visão e determinação do “critério de conclusão”.
• Estabelecimento dos Limites do Projeto: Definição do que será feito e do que não será realizado no projeto.
• Identificação das Restrições Atuais: Utilização da matriz de flexibilidade para classificar e detalhar as restrições de tempo, custo e âmbito.
• Avaliação e Análise de Riscos: Brainstorming sobre os riscos existentes. Estimativa da probabilidade e impacto dos riscos e cálculo da Exposição ao Risco. Desenvolvimento de planos de mitigação e de contingência de riscos com atribuição de responsabilidades e fixação de prazos para as ações.

3. Estrutura de Entregáveis

• Descrição Concisa da Situação Atual: Um resumo das exigências e declarações de propósito do projeto, com base no exercício anterior.
• Resumo dos Principais Outputs e Visão Futura: Uma síntese dos principais outputs e visão futura, com base na visão e propósito do projeto.
• Revisão dos entregáveis standard: Os entregáveis standard são revistos e adaptados de acordo com a phase-gate framework do projeto (caso exista).
• Desdobramento dos Outputs do Projeto em Entregáveis: Os entregáveis standards são combinados com os entregáveis específicos do projeto e agrupados por fase.

4. Estrutura Organizacional

• Determinação do Líder do Projeto e do Patrocinador: É necessário determinar o nome, função e alocação de tempo
• Listagem dos Membros da Equipa: Todos os outros membros da equipa são listados, incluindo nome, função, papel e alocação de tempo.
• Confirmação da Disponibilidade dos Recursos: A disponibilidade de cada recurso é confirmada através de consulta às partes envolvidas.
• Disponibilidade dos Participantes Externos: O exercício é repetido, se necessário, para os participantes externos.

5. Planeamento do Projeto

• Planeamento de Milestones:

– Listagem das principais fases e milestones do projeto.
– Detalhe dos entregáveis de cada fase.
– Estimativa da carga de trabalho para cada entregável.
– Posicionamento dos milestones no tempo.
– Cálculo do tempo e da carga de trabalho do projeto.

• Orçamentação do projeto:

– Elaboração de uma lista de investimentos.
– Classificação de custos e estimativas de custos para cada item.
– Atribuição de fatores de risco e determinação dos custos para cada categoria de risco.

iii. Pós-Workshop

• Consolidação de Resultados e Documentação: No Project Charter, devem ser compiladas todas as informações, conclusões e decisões tomadas durante o workshop.

• Distribuição do Project Charter: Distribuição do documento entre as partes interessadas para revisão e aprovação.

Conclusão

A condução do workshop de Iniciação de Projeto e a elaboração de um projeto charter bem estruturado têm um impacto substancial não apenas nos resultados individuais do projeto, mas também na eficiência geral da organização. Estas práticas são essenciais para a base de um projeto, estabelecendo a trajetória para o sucesso desde o início.

A importância deste workshop reside na sua capacidade de alinhar as expectativas, definir claramente os objetivos e limites do projeto, identificar riscos e estabelecer um plano de ação para mitigá-los. Através da participação dos diversos stakeholders e especialistas, asseguram-se várias perspetivas, enriquecendo a compreensão coletiva do projeto e minimizando a possibilidade de ambiguidades ou mal-entendidos.

Um project charter bem elaborado funciona como a espinha dorsal de um projeto, pois fornece a base para a tomada de decisões e orientação constante ao longo do ciclo de vida do projeto.

Em resumo, a realização do workshop de arranque do projeto e a criação de um project charter bem estruturado não são apenas formalidades; são a base para o sucesso do projeto. O impacto é significativo, afetando não apenas a conclusão bem-sucedida do projeto, mas também a eficiência global da organização, promovendo uma cultura de clareza, alinhamento e excelência na execução dos projetos.

Ainda tem dúvidas sobre o Workshop de Iniciação do Projeto e Project Charter?

O que é um Project Charter?

Um Project Charter é um documento que define o propósito, objetivos, âmbito, participantes e as principais diretrizes de um projeto. É uma declaração formal que estabelece a base e a autoridade para o início e a execução do projeto.

O que é a Gestão Lean de Projetos?

A Gestão Lean de Projetos é uma abordagem que procura maximizar o valor e minimizar o desperdício ao otimizar os processos do projeto. Concentra-se na entrega eficiente, eliminando atividades que não acrescentam valor ao cliente, promovendo a agilidade e a melhoria contínua.

O que é o Phase-Gate Framework de um Projeto?

O Phase-Gate Framework, ou estrutura de phase-gate, é um modelo de gestão de projetos que organiza o ciclo de vida do projeto em fases distintas (fases ou etapas), com pontos de decisão (gates) entre elas. Cada gate representa uma avaliação para garantir que o projeto está pronto para avançar para a próxima fase, com revisões e aprovações antes de prosseguir.