A empresa

O comércio online, particularmente o e-commerce, está a ganhar um crescimento significativo. Em 2024, prevê-se que as vendas globais de e-commerce no retalho ultrapassem os 5,8 triliões de euros e continuem a crescer anualmente. Um conceituado retalhista holandês de moda masculina, especializado em fatos executivos e vestuário casual elegante, aproveitou com êxito esta tendência ascendente.

Fundada em 2001, esta retalhista rapidamente construiu uma reputação centrada no estilo, qualidade e conveniência. À medida que expandiam para aumentar a sua quota de mercado na moda masculina online, enfrentaram grandes desafios relacionados com o processamento de pedidos. Neste contexto, estabeleceram uma parceria com o Kaizen Institute para abordar estas questões e melhorar o seu processo geral de satisfação nas encomendas.

O desafio

À medida que as tendências de moda mudavam para um estilo mais casual, o layout do armazém da empresa tornou-se obsoleto, levando a ineficiências e a desperdício de espaço.

A preparação de encomendas online era excessivamente demorada devido a um fluxo confuso e a um stock desorganizado, que incluía itens desatualizados e difíceis de movimentar. Desta forma, a gestão de inventário revelou-se um desafio crítico.

Apesar de reconhecerem a necessidade de mudanças operacionais, ocorreu uma certa hesitação em reformular o layout existente, principalmente devido aos investimentos elevados já realizados e à falta de garantia de sucesso nas mudanças propostas. Esta hesitação complicou os esforços para melhorar a eficiência e a adaptação às exigências do mercado em evolução.

A abordagem

Em resposta às ineficiências operacionais e para reformular estrategicamente o armazém, a empresa estabeleceu uma parceria com o Kaizen Institute, alavancando a experiência em melhoria contínua. Assim, foi adotada a abordagem Kaizen, conhecida pelas suas mudanças práticas e mensuráveis que produzem resultados duradouros. Eis uma visão detalhada da estratégia desenvolvida e implementada:

Aplicação de metodologias Lean

Reconhecendo a necessidade de uma mudança transformadora, foi concebida uma estratégia abrangente que incorpora várias metodologias lean para abordar e corrigir os problemas centrais.

Resolução estruturada de problemas

Em vez de redesenhar apressadamente o layout do armazém, foi colocado em prática o método DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar). Esta abordagem sistemática permitiu compreender os problemas existentes e desenvolver soluções adequadas aos desafios específicos da empresa.

Otimização do armazém

O primeiro passo foi realizar uma análise ABC para identificar os produtos mais frequentemente movimentados. Esta perspetiva baseada em dados orientou o redesenho completo do layout do armazém, otimizando o fluxo de bens desde o armazenamento até à expedição, simplificando assim as operações e reduzindo o desperdício de tempo.

Sistema 5S

Foi implementada a metodologia 5S – Triar (Seiri), Organizar (Seiton), Limpar (Seiso), Normalizar (Seiketsu) e Sustentar (Shitsuke) – para melhorar a organização do local de trabalho. Esta abordagem transformou o armazém num ambiente altamente organizado, semelhante a uma garagem bem arrumada onde todas as ferramentas são facilmente acessíveis, facilitando assim processos de trabalho mais rápidos e eficientes.

Normas para o sucesso

Foram estabelecidos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) claros para todas as tarefas para ser possível otimizar ainda mais as operações, o que melhorou a eficiência do fluxo de trabalho e garantiu a consistência no desempenho. Também foram introduzidas revisões regulares de progresso, baseadas em dados para manter e ajustar as operações conforme necessário.

Adicionalmente, foi integrado no novo sistema um ciclo de feedback incorporado, o que não só resolveu problemas imediatos, mas também garantiu a melhoria contínua ao longo do tempo. Este processo de aperfeiçoamento contínuo dá à empresa uma grande vantagem competitiva na dinâmica indústria da moda, permitindo-lhes uma adaptação mais rápida e eficaz a futuros desafios e mudanças do mercado.

Envolvimento dos colaboradores no Gemba

Ao compreender que as mudanças mais eficazes ocorrem onde o trabalho acontece (Gemba, em japonês), o foco incidiu no envolvimento direto dos colaboradores do armazém no processo de transformação. Ao envolvê-los na identificação de problemas e no desenvolvimento de soluções, foi cultivado um sentido de responsabilidade entre a equipa. Este envolvimento foi determinante para construir um verdadeiro compromisso e transformar os membros da equipa em stakeholders proativos no seu ambiente de trabalho.

A formação completa, o coaching contínuo e a utilização de ferramentas visuais foram empregues para demonstrar o impacto das contribuições dos colaboradores. Ao mesmo tempo, foram criados mecanismos de feedback contínuo para garantir que as suas opiniões fossem ouvidas.

Esta abordagem motivou a equipa e incutiu um sentimento de orgulho nas melhorias alcançadas, criando uma força de trabalho dinâmica e recetiva, empenhada em manter a excelência operacional.

Resultados

Após uma abordagem abrangente para reformular e otimizar as operações, a parceria entre a empresa e o Kaizen Institute resultou em melhorias significativas e mensuráveis. Estas mudanças não só corresponderam como superaram os objetivos predefinidos. Aqui está uma visão mais detalhada dos resultados transformadores:

Redução do tempo de processamento

Os esforços para otimizar as operações provaram ser altamente eficazes. Inicialmente, eram necessários 13 minutos para processar uma encomenda online e, através dos novos sistemas implementados, esse tempo foi reduzido para apenas 6,2 minutos o que marcou uma redução de mais de 50%, superando a meta de 9 minutos. Esta melhoria drástica permitiu um envio mais rápido de encomendas, aumentou o volume de encomendas processadas e ampliou as receitas em grande medida.

Melhoria no design do armazém

O redesenho do armazém desempenhou um papel fundamental na obtenção destes resultados. Cada item foi atribuído a um local estrategicamente inteligente, eliminando completamente a desorganização. Esta reorganização contribuiu para a redução do tempo de processamento e simplificou a gestão de inventário, reduzindo os riscos de roturas e excesso de stock.

Aumento da motivação da equipa

As melhorias operacionais estenderam-se para além da logística e eficiência. Os colaboradores do armazém experienciaram um aumento considerável na satisfação no trabalho, em grande parte devido ao seu envolvimento no processo de transformação. Além disso, os programas de formação e a definição de normas claras aumentaram os seus níveis de confiança e promoveram um ambiente de trabalho mais positivo e motivado.

Standard work

A introdução de processos normalizados e verificações diárias regulares garantiram que todos os membros da equipa estivessem alinhados, tornando as operações do armazém mais suaves e coerentes. Este novo nível de organização permite uma identificação rápida e uma resolução de problemas antes que estes escalem, mantendo a eficiência das operações.

Lições aprendidas

A história de sucesso desta transformação sublinha a eficácia da filosofia Kaizen e a importância da melhoria contínua nas operações empresariais. De notar que os esforços colaborativos reduziram para metade os tempos de processamento de pedidos e maximizaram a eficiência organizacional, assim como aumentaram significativamente a moral da equipa. Ao adotar os princípios Kaizen, a empresa está melhor posicionada para se adaptar às exigências evolutivas do retalho e estabeleceu um sistema robusto para melhorias contínuas que irão sustentar a sua vantagem competitiva no futuro.