Garantir a correta implementação da estratégia é um desafio enfrentado por todas as organizações. Existe uma metodologia que se destaca como uma poderosa ferramenta para criar alinhamento, assegurando que toda a empresa está concentrada no que é verdadeiramente importante: as iniciativas de alto impacto. Esta metodologia é conhecida como Hoshin Kanri e tem sido amplamente adotada por empresas que procuram manter-se à frente dos seus concorrentes.

Neste artigo, exploraremos o conceito de Hoshin Kanri e como ele é aplicado para alinhar metas e recursos em toda a organização. Veremos como esse processo começa com a definição da estratégia e termina com a descrição clara das mudanças que são necessárias no ponto de impacto, que representa o local onde a melhoria real é conseguida através do reconhecimento das causas raíz e da implementação de soluções.

O Papel da Implementação da Estratégia nas Organizações

Conseguir um crescimento elevado e sustentado é um objetivo para qualquer empresa. Infelizmente, muitas organizações não conseguem alcançá-lo. Estudos revelam que apenas uma pequena parcela, cerca de 10% das empresas, consegue impulsionar um crescimento consistente e lucrativo ao longo do tempo.

A chave para enfrentar esse desafio reside em dois componentes fundamentais, que se encontram interligados: o planeamento e o desdobramento estratégico. O planeamento estratégico estabelece o roadmap do que a empresa deseja alcançar no longo prazo, definindo a direção. Por outro lado, o desdobramento estratégico é o plano tático, que representa a forma como essas metas serão executadas na prática no curto prazo. Ambos são vitais para as organizações alcançarem resultados significativos.

Muitas empresas enfrentam dificuldades nestes processos, devido a uma série de erros comuns:

• Falta de compromisso e envolvimento da gestão: Quando a liderança não está totalmente comprometida com o processo estratégico, é mais provável que o plano falhe.
• Falta de objetividade e perspetiva significativa: Definir metas claras e realistas, bem como ter uma visão objetiva do mercado e das capacidades internas, é essencial.
• Complexidade excessiva: Tornar o processo demasiado complexo pode tornar o plano difícil de entender e implementar.
• Inexistência ou não seguimento de um cronograma: Não criar ou não seguir um cronograma pode resultar em atrasos e perda de foco.
• Plano estratégico reduzido à orçamentação: A estratégia não deve ser apenas sobre investimentos financeiros.
• Subestimação das necessidades e disponibilidade de recursos: É essencial ter uma compreensão precisa dos recursos necessários e disponíveis para alcançar os objetivos estratégicos.
• Falha no acompanhamento do progresso: A falta de acompanhamento regular e normalizado pode resultar em desvios significativos em relação aos objetivos estratégicos, fazendo com que as ações corretivas sejam tomadas demasiado tarde.
• Falha na definição de sucesso ou insucesso em termos quantificáveis: Metas e indicadores claros são necessários para avaliar o sucesso e fazer ajustes conforme necessário.

Estes são apenas alguns dos muitos erros que acontecem na implementação da estratégia. O caminho para o crescimento sustentado e saudável, exige uma abordagem estratégica sólida e uma execução estruturada. Evitar estes erros é crucial para as empresas que procuram alcançar resultados consistentes e positivos a longo prazo.

As Etapas do Processo de Implementação da Estratégia

A implementação da estratégia é um processo fundamental para garantir que os objetivos estratégicos das organizações são alcançados. Envolve a tradução das metas de alto nível em ações concretas, alinhando todas as partes da organização com a visão estratégica. 

De seguida vamos descrever as quatros etapas fundamentais do planeamento, desdobramento e implementação da estratégia.

Revisão da Estratégia

Nesta fase, é crucial garantir o acordo entre os decisores sobre a direção estratégica da organização. O processo começa com a definição de objetivos significativos, designados como “Breakthroughs“, que são traduzidos em prioridades de melhoria. Isto liga diretamente a estratégia à ação real.

As principais etapas desta fase são:

• Recolha e preparação de dados: Recolha de dados sobre a organização, dados financeiros, documentos estratégicos, estudos de mercado, entre outros.
• Reflexão sobre o Desempenho e Hansei: Reflexão baseada em dados de vendas, tendências e compreensão das causas raiz. Implica verificar a eficácia da implementação do plano estratégico em curso e chegar a acordo sobre melhorias a introduzir no ano seguinte.
• Oportunidades estratégicas: Análise das oportunidades estratégicas com base nos dados recolhidos.
• Exercício What a Winner Looks Like: Definição de iniciativas estratégicas, opções e objetivos para 3 a 5 anos.

Desdobramento Hoshin

Nesta etapa, a estratégia do negócio é desdobrada para os vários níveis da organização.

• Value Streams Analysis (VSA): Análise dos principais fluxos de valor para identificar áreas de melhoria.

• Construção da Matriz Hoshin de topo (construção da Matriz X de nível 1):

1. Objetivos breakthrough para 3 a 5 anos
2. Objetivos breakthrough para o próximo ano
3. Prioridades de Melhoria
4. Metas a atingir
5. Responsáveis

• Definição da estrutura de desdobramento, utilizando o processo Catchball: Aplicação de feedback colaborativo para equilibrar expectativas, recursos e prazos entre os diferentes níveis organizacionais. Construção das Matrizes X para os vários níveis e os Planos de Ação para os pontos de impacto onde a estratégia se materializa em ações concretas.

Prioridades breakthrough

Nesta fase, as prioridades de melhoria definidas são quantificadas e acompanhadas.

• Implementação com Bowling Charts: Listagem de cada prioridade de melhoria e das suas metas num gráfico e quantificação dos respetivos objetivos Hoshin para cada mês.
• Construção da Mission Control Room: Desenvolvimento de um espaço para controlo da missão, onde se realizam as reuniões Hoshin de acompanhamento do progresso da implementação da estratégia.
• Implementação com eventos KAIZEN™: Utilização de eventos KAIZEN™ para implementação das melhorias de forma rápida e eficaz.

Revisão Hoshin

Esta fase envolve revisões regulares para corrigir desvios e melhorar o processo.

• Revisão mensal Hoshin e processo de contramedidas: Correção de desvios em relação aos objetivos parciais e implementação de contramedidas.
• Retrospetiva Hoshin: Reflexão sobre o processo, identificação de oportunidades de melhoria e decisões para o próximo ciclo.

O processo Hoshin garante que a estratégia seja implementada de forma eficaz, incentivando a melhoria contínua e o alinhamento em toda a organização.

Utilização da Matriz X no Desdobramento e Implementação da Estratégia

A Matriz X surge como uma solução eficaz para enfrentar os desafios da implementação da estratégia. Ela permite que a estratégia seja resumida de forma concisa numa única página, tornando-a acessível a todos os membros da organização.

A construção da matriz implica a resposta a cinco Perguntas-Chave:

• O que se deseja alcançar em 3 a 5 anos? Define os objetivos de longo prazo.
• Até onde se quer chegar no primeiro ano? Estabelece os objetivos de curto prazo.
• Como se vai fazê-lo? Descreve as estratégias e abordagens para alcançar os objetivos.
• Como se medirá o sucesso? Especifica as métricas para acompanhar o progresso.
• Quem é o responsável? Identifica as pessoas responsáveis por cada aspeto do plano.

A estrutura de quatro quadrantes da Matriz X organiza claramente os elementos-chave da estratégia:

• Quadrante Sul: Define os objetivos breakthrough de 3 a 5 anos, fornecendo uma visão de longo prazo da direção estratégica da organização.
• Quadrante Oeste: Estabelece os objetivos breakthrough de 1 ano, destacando metas de curto prazo cruciais para a execução da estratégia.
• Quadrante Norte: Lista as Prioridades de Melhoria, identificando as áreas específicas que requerem atenção para alcançar os objetivos estratégicos.
• Quadrante Este: Especifica as metas a atingir, quantificando o sucesso e permitindo a medição eficaz do progresso. 

À medida que a estratégia é desdobrada, a Matriz X evolui para diferentes níveis organizacionais. A Matriz X de Nível 1, frequentemente construída pelo CEO, serve como a espinha dorsal da estratégia global. Em seguida, a criação de Matrizes de Nível 2, 3 e assim por diante, permite que a estratégia seja desdobrada em cada nível hierárquico da organização. Isso garante que cada equipa compreenda como as suas atividades contribuem para a realização dos objetivos estratégicos da empresa.

Em resumo, a Matriz X é uma ferramenta poderosa para facilitar a implementação eficaz da estratégia. Ela simplifica a comunicação da estratégia, promove o alinhamento, cria responsabilidade e permite o acompanhamento e a medição do progresso. À medida que as organizações enfrentam a complexidade em constante mudança do ambiente de negócios, a Matriz X destaca-se como uma ferramenta indispensável para traduzir a estratégia em resultados tangíveis.

A importância do treino Lean na implementação da estratégia

A implementação eficaz de uma estratégia organizacional requer um conjunto sólido de competências e métodos que possibilitem traduzir a visão e os objetivos estratégicos em ações concretas. Nesse contexto, as metodologias Lean e KAIZEN™ desempenham um papel crucial, oferecendo às equipas as ferramentas e o conhecimento necessários para executar a estratégia com eficiência.

Uma estratégia bem definida só se torna eficaz quando é implementada com sucesso em todos os níveis da organização. As metodologias Lean visam a formação dos colaboradores de toda a organização para contribuírem ativamente para a execução da estratégia, através do desenvolvimento de competências de liderança, pensamento crítico e resolução de problemas.

O Lean e o KAIZEN™ também oferecem estrutura à implementação da estratégia, fornecendo ferramentas como o Hoshin Kanri, o mapeamento do fluxo de valor e o uso de eventos KAIZEN™, que ajudam a quebrar a estratégia em ações concretas e mensuráveis. Isso torna a estratégia mais tangível e mais fácil de gerir.

Além de ajudar na implementação, o Lean também ensina a importância do acompanhamento, da medição e do controlo dos processos. Isto é essencial para garantir que a estratégia esteja no caminho certo e para identificar qualquer desvio que exija uma ação corretiva imediata.

O Lean e o KAIZEN™ não apenas fornecem competências técnicas, mas também ajudam a criar uma cultura de excelência na organização e de gestão da mudança, o que é fundamental para a sustentabilidade da estratégia a longo prazo.

Ainda tem alguma dúvida sobre o Desdobramento e Implementação da Estratégia?

O que é Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri, também conhecida como Policy Deployment, é uma abordagem de gestão estratégica, com origem no Japão, que visa alinhar os objetivos de longo prazo de uma organização com as atividades diárias. É um processo que envolve a definição de metas estratégicas, o desdobramento dessas metas para todos os níveis da organização e o acompanhamento rigoroso do progresso para garantir a realização dos objetivos. É o processo que visa alcançar a excelência estratégica.

O que é o Planeamento Hoshin?

O Planeamento Hoshin é um componente do Hoshin Kanri framework que se concentra na formulação da estratégia organizacional. Envolve a definição de objetivos de alto nível, a identificação de prioridades estratégicas e a criação de planos de ação para alcançar esses objetivos.

O que é o Desdobramento ou Implementação da Estratégia?

O Desdobramento ou Implementação da Estratégia, também conhecida como Strategy Deployment, refere-se ao processo de colocar em prática a estratégia organizacional. Isso envolve o desdobramento de metas estratégicas e planos de ação para toda a organização, garantindo que todos os níveis e departamentos estejam alinhados com os objetivos estratégicos e contribuam para sua realização.

O que é um Value Streams Analysis (VSA)?

Um Value Streams Analysis (VSA) é um evento KAIZEN™ que utiliza uma metodologia de mapeamento e análise que envolve examinar o fluxo de informações, materiais e atividades necessárias para produzir um produto ou serviço para identificar áreas de melhoria.

O que é um Bowling Chart?

Um Bowling Chart é uma ferramenta visual para acompanhar KPIs, comparando as métricas reais da organização com as metas que a organização definiu. Permite uma análise rápida dos resultados e reduz o tempo gasto com e-mails, relatórios e reuniões. Os resultados são representados a verde ou vermelho, dependendo se as metas foram cumpridas ou não.

O que é uma Sala de Controlo de Missão ou uma sala Obeya?

Uma Sala de Controlo de Missão ou uma Obeya Room, no contexto de uma transformação KAIZEN™, é um espaço físico que utiliza a gestão visual para facilitar a comunicação, a colaboração e o acompanhamento de iniciativas de melhoria, permitindo que as equipas visualizem e giram informações relevantes em tempo real.

O que é um Evento KAIZEN™?

Um evento KAIZEN™ é uma atividade específica e programada na qual uma equipa se reúne por um curto período, para identificar, analisar e implementar melhorias significativas num processo, sistema ou área de trabalho específica. Características de um Evento KAIZEN™:

• Trabalho em equipa multidisciplinar;
• Alinhamento e foco num único tema;
• Objetivos quantificados;
• Duração bem definida (dias intensivos);
• Atividades no Gemba;
• Ferramenta ou metodologia KAIZEN™ Lean standard;
• Acompanhamento dos resultados e cálculo do impacto financeiro.