Value Stream Analysis: a chave para operações mais lean

Qualquer praticante da metodologia Lean está consciente de que o desenho da “situação futura” é tão importante como a compreensão da “situação atual”. Uma vez que não existem soluções one-size-fits-all, é fundamental proceder a uma análise profunda do estado atual do processo antes de dar início a qualquer transformação. Esta é a premissa que está na génese do conceito de Value Stream Analysis, que é aprofundado neste artigo.

O que é um Value Stream Analysis?

O VSA (Value Stream Analysis) é um método de gestão Lean utilizado para ajudar as empresas a identificar fontes de ineficiência, desperdício e custos desnecessários nas suas operações, com o intuito de desenvolver estratégias para melhorar o desempenho global dos seus value streams.

Um value stream (ou fluxo de valor) refere-se ao conjunto de atividades necessárias desde um pedido de um produto ou serviço até à sua materialização e à perceção do valor por parte do cliente. Ao analisar os seus value streams, as empresas podem compreender melhor como funcionam as suas operações e identificar áreas de melhoria com potencial de aumento de eficiência e redução de custos. Isto deverá, em última análise, convergir num plano de implementação para a concretização das ideias.

Um VSA só é bem-sucedido quando encarado como um trabalho de equipa multidisciplinar. É crucial envolver pessoas chave no processo de desenho e implementação de soluções, de forma a assegurar o seu total empenho e colaboração nas mudanças realizadas no futuro.

Quais são os benefícios de um Value Stream Analysis?

1. Identificar gargalos e constrangimentos

Um dos principais benefícios do VSA é permitir às empresas identificar gargalos e constrangimentos que as impedem de atingir o desempenho desejado. Estes desperdícios no processo podem ocorrer sob várias formas – sobreprodução, espera, transporte, defeitos, excesso de inventário, entre outros – e, ao detetá-los, os responsáveis pelo value stream em causa podem delinear estratégias para reduzir o tempo e os recursos necessários para gerar o mesmo output. Isto, por sua vez, levará a custos mais baixos e a lucros mais elevados. Embora este seja o foco mais comum, o VSA também pode ajudar as organizações a melhorar os níveis de serviço e de satisfação, através da redução de atrasos, defeitos e outras questões com impacto negativo na experiência dos clientes.

2. Impactar todas as áreas da organização

Outro benefício do VSA é o facto de poder ser aplicado em qualquer indústria, organização, ou área de negócio. Seja numa empresa de produção, num prestador de serviços, numa instituição governamental, ou num departamento comercial, esta ferramenta pode ajudar a identificar e reduzir os desperdícios em qualquer processo. De um ponto de vista global, o VSA pode mesmo ser utilizado ao mais alto nível para melhorar o desempenho de uma organização como um todo. Foi desta forma que várias jornadas de melhoria contínua se iniciaram, evoluindo mais tarde para projetos mais focados.

3. Monitorizar o desempenho

Outro aspeto importante do VSA é a utilização de métricas para monitorizar o desempenho. As métricas podem ser utilizadas para medir uma vasta gama de indicadores de desempenho, tais como o Lead Time, o tempo de ciclo e o rendimento. Ao monitorizar estas métricas ao longo do tempo, as empresas podem compreender melhor o desempenho das suas operações e identificar áreas de melhoria na organização, de modo a obter os maiores benefícios possíveis e, com isto, uma maior rentabilidade do negócio.

Quais são as etapas de um Value Stream Analysis?

O passo-a-passo do VSA pode ser resumido da seguinte forma:

1. Definição do âmbito e objetivos

2. Análise da situação atual

3. Levantamento das oportunidades

4. Desenho da visão futura

5. Análise de custo-benefício

6. Planeamento da implementação

Como com qualquer método de melhoria contínua, o processo deve começar pela definição do propósito. Assim, o primeiro passo deve incluir, tanto o âmbito – qual fluxo de valor? Qual(is) produto(s) ou serviço(s)? Qual(is) unidade(s) de negócio? –, como os objetivos – o que melhorar e em que medida?

Existem duas dicas importantes a reter: em primeiro lugar, definir não só os tópicos dentro do âmbito, como também os tópicos fora do âmbito pode ajudar nas etapas subsequentes; em segundo lugar, utilizar a classificação GQCDM (Growth, Quality, Cost, Delivery, Motivation) garante uma seleção adequada dos objetivos.

Mapeamento do Value Stream (VSM)

Uma das formas mais eficazes e tradicionais de realizar um VSA é recorrendo ao VSM (Value Stream Mapping). Esta ferramenta visual mapeia todo o fluxo de valor, incluindo as ações realizadas desde o início do processamento de um produto ou serviço até à sua entrega ao cliente. O mapa do value stream é tipicamente dividido em três secções principais – o fluxo de materiais, o fluxo de informação e os dados do processo – proporcionando uma imagem completa do value stream e aumentando a consciencialização para os desperdícios existentes em todo o sistema. Um erro comum a evitar é a tendência de avançar para a conceção de soluções antes de compreender a fundo o problema, pois esta conduta leva frequentemente ao não aproveitamento de oportunidades relevantes.

O mapeamento da situação atual é seguido pela identificação de áreas a melhorar, onde a equipa analisa o VSM para identificar o potencial de eliminação de desperdícios, redução de atrasos e melhoria de eficiência. Entre as oportunidades identificadas durante esta fase figuram o excesso de inventário, os tempos de espera, os defeitos, o transporte desnecessário e a sobreprodução. Ao avaliar potenciais oportunidades de melhoria, a equipa de trabalho deve também considerar outros fatores tais como a segurança, a qualidade e o impacto ambiental.

A equipa irá, então, de seguida, refletir sobre potenciais soluções para responder a estas questões, considerando vários elementos, tais como o custo, a viabilidade e o impacto potencial no value stream. O objetivo nesta fase – também designada por Value Stream Design (VSD) – é construir uma visão para o futuro. Uma vez identificadas as áreas potenciais para melhoria, estas serão priorizadas com base no seu impacto no value stream, a par com outros fatores, tais como a facilidade de implementação, os custos envolvidos e os recursos necessários. Esta priorização ajuda a assegurar que as melhorias mais significativas são abordadas em primeiro lugar, maximizando o impacto global do processo. O resultado do exercício é um plano de implementação detalhado com a programação das iniciativas, a identificação da equipa de projeto e a definição clara de métricas e metas.

De modo a implementar as ações resultantes do VSA, as empresas terão na generalidade dos casos de fazer alterações às suas operações. Estas alterações podem implicar a introdução de novos processos, a eliminação de atividades desnecessárias ou redundantes, a reorganização de departamentos, a implementação de novas tecnologias e o investimento na formação das pessoas e requerem, acima de tudo, um planeamento preciso e um bom trabalho em equipa.

Quais são as principais aplicações do Value Stream Analysis?

As aplicações mais tradicionais do VSA encontram-se na indústria e em tudo aquilo que envolva processos de fabrico. Contudo, e com as devidas adaptações, este pode igualmente aplicar-se noutros setores, tais como os serviços, a saúde, o setor público, o retalho e a logística. Algumas das principais aplicações do VSA:

Produção

O VSA é amplamente utilizado na indústria para identificar e eliminar desperdícios nos processos de fabrico, ajudar a identificar gargalos, atrasos e outras áreas de perda na cadeia produtiva e contribuir para melhorar a comunicação, a coordenação e a eficiência.

Serviços

O VSA pode ser aplicado no setor da prestação de serviços para identificar e eliminar desperdícios, agilizar os processos de trabalho e melhorar a satisfação do cliente, através da otimização de áreas e atividades críticas.

Saúde

O VSA pode ser utilizado no setor da saúde para reduzir tempos improdutivos, identificar gargalos no fluxo do paciente e melhorar a eficiência global da prestação de cuidados, quer do ponto de vista do prestador, quer na ótica do próprio utente.

Governo

O VSA pode ser aplicado a processos governamentais ineficientes, numa perspetiva de minimizar atrasos, reprocessamentos e erros e, com isto, melhorar a qualidade dos serviços prestados em qualquer campo do setor público.

Retalho

O VSA pode ser utilizado em empresas de retalho para aumentar a eficiência das lojas e as margens de lucro do negócio. O framework permite aos retalhistas detetar perdas em todos os seus processos para proporcionar uma experiência integrada ao mais baixo custo.

Logística & Cadeia de Abastecimento

O VSA pode ser aplicado para identificar ineficiências no fluxo de materiais e informação ao longo de uma cadeia de abastecimento, tendo como foco a otimização da rede logística como um todo e a melhoria do fluxo em todos os elos.

Assim, quer a unidade de fluxo seja material, informação ou pessoas, o VSA é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em muitos setores de atividade e áreas de negócio.

Pontos-chave a reter

Em suma, o Value Stream Analysis é uma ferramenta poderosa que ajuda as empresas a identificar áreas de ineficiência nas suas operações e a desenvolver estratégias para melhorar o seu desempenho global e aumentar o valor entregue ao mercado. O VSA segue uma abordagem sistemática, utilizada para compreender e otimizar o fluxo de materiais e de informação e muito focada no aumento da eficiência, na redução de custos e no aumento da satisfação do cliente.

Este método Lean pode ajudar qualquer indústria, organização ou área de negócio a mudar para melhor e a iniciar uma jornada de melhoria contínua. Contudo, é essencial lembrar que a implementação das ações resultantes de um VSA requer esforços de planeamento e coordenação significativos para que seja possível passar da intenção à prática e, com isso, alcançar o ótimo global.

No Kaizen Institute, recomendamos que os nossos clientes realizem exercícios de Value Stream Analysis para obterem uma perspetiva detalhada do seu negócio, priorizarem as áreas de investimento e desenharem uma visão sustentável e disruptiva para o futuro, suportada por um business case.