Hoshin Planning e Matriz X

Hoshin Planning

O Planeamento Hoshin, também conhecido como desdobramento de políticas ou desdobramento da estratégia, é uma metodologia que visa implementar uma estratégia organizacional e assegurar o alinhamento de todos os colaboradores envolvidos.

O Planeamento Hoshin define objetivos disruptivos para os próximos 3 a 5 anos, com base nas prioridades estratégicas da organização. Estas são confirmadas pelos dados recolhidos a partir da voz do cliente e pela análise do Value Stream Empresarial. Estes objetivos disruptivos são depois transformados em objetivos anuais e organizados numa ‘Matriz X’ de uma página que será implementada em todos os níveis da organização.

Matrix X

A construção da Matriz implica a resposta a 5 questões-chave:

1. “O que pretende alcançar nos próximos 3 a 5 anos?”

2. “Até onde pretende ir no primeiro ano? “

3. “Como é que o vai fazer?”

4. “Como irá medir o seu sucesso?”

5. “Quem é o responsável?”

Cada quadrante centra-se numa parte específica da operação: Sul – objetivos disruptivos de 3 a 5 anos; Oeste – objetivo disruptivo do 1º ano; Este – objetivos; e Norte – prioridades de melhoria. Cada um dos quadrantes está ainda dividido em quatro segmentos (por ordem de planeamento: Sul, Oeste, Este, Norte).

Para visualizar os problemas da sua organização, é necessário ter objetivos de melhoria STRETCH. Os benefícios representam a garantia do compromisso e ajudam a quebrar os conceitos/paradigmas internos existentes.

Para definir os objetivos organizacionais (os quadrantes da Matriz X), é necessária uma abordagem baseada num processo de pensamento crítico em cinco etapas (uma para cada quadrante e uma outra para a alocação de recursos) para impulsionar a discussão e o alinhamento. A empresa, ao ser constantemente desafiada a comprometer-se com objetivos disruptivos, deve questionar quais os processos que a podem impedir de alcançar os resultados desejados. Cada etapa inclui pontos de verificação necessários para a sua conclusão ser bem-sucedida, começando por uma mudança na perspetiva do cliente até à capacidade dos colaboradores de aplicarem corretamente as ferramentas KAIZEN™.

Tudo isto permitirá criar a Matriz X de nível 1 (N1). Em seguida, podemos avançar para o nível 2 da Matriz X (N2). Para construir o N2, é implementado o processo “Catchball” que consiste numa técnica de negociação em que os líderes trocam ideias relativas ao nível de gestão abaixo deles, até se chegar a um consenso. Em seguida, os chefes de departamento repetem este processo para os seus chefes de equipa, e assim sucessivamente, até que os objetivos tenham sido acordados em toda a organização.

Para implementar as prioridades de melhoria de N1 em N2, é necessário proceder à primeira rotação da Matriz:

1. Identifica-se um responsável principal para a criação do N2

2. Identifica-se um segundo responsável para apoiar a implementação das prioridades de melhoria

3. Os objetivos disruptivos anuais do N1 são copiados diretamente para o N2

4. As prioridades de melhoria do N1 são copiadas para o N2

Plano de Ações

De seguida, as prioridades de melhoria precisam de ser transformadas num plano de ação, materializado através de Eventos KAIZEN™. Para tal, o âmbito dos Eventos KAIZEN™ selecionados deve ser discutido, priorizado e visualizado com os recursos identificados.

Os Eventos KAIZEN™ são geralmente implementados ao longo de uma semana e são divididos em três fases: preparação, implementação e follow-up. Os Eventos produzem resultados através da implementação de uma melhor forma de trabalhar num curto espaço de tempo, alinhando e focalizando a equipa no objetivo em vista. Uma metodologia estruturada típica proporciona melhorias de até 70%.

As regras de ouro de um Evento KAIZEN™:

• Trabalho de equipa multidisciplinar
• Alinhamento e foco
• Objetivos quantificados
• Duração bem definida (dias intensivos)
• Trabalho de preparação
• GEMBA
• Implementação imediata
• Ferramentas KAIZEN™ (metodologia normalizada)
• Aplicação de contramedidas para uma rápida correção de desvios
• Acompanhamento dos resultados e cálculo do impacto financeiro

Este método KAIZEN™ permite às equipas manterem-se concentradas no que devem fazer para executarem o plano de ação o mais rapidamente possível, eliminando o tempo perdido na tentativa de identificar a solução perfeita. Esta é a diferença entre o planeamento e a implementação.

Depois do Planeamento Hoshin segue-se a Revisão Hoshin, o próximo passo do processo Strat to Action. Esta etapa inclui a implementação do Roadmap, bem como uma revisão mensal do processo Hoshin.

#estratégia e liderança