O que é a gestão da mudança? Um guia completo com insights da Danaher

O modelo é composto por 5 pilares:

• TRANSFORMATION KAIZEN™ para gerir o programa de transformação sociotécnico: processo para assegurar a implementação rápida e bem-sucedida de uma cultura de melhoria contínua bem como a sua sustentabilidade.
• DAILY KAIZEN™ para mudar os comportamentos e a cultura: processo para promover os comportamentos KAIZEN™ junto dos líderes e membros das equipas.
• VALUE STREAM KAIZEN™ para implementar benchmarks de classe mundial: abordagem para promover a melhoria dos processos através de projetos e eventos, recorrendo às melhores práticas.
• STRAT KAIZEN™ para obter o compromisso e a orientação por parte da direção: processo para definir e implementar objetivos estratégicos disruptivos apostando na liderança pelo exemplo.
• KAIZEN™ FOUNDATIONS para mudar mentalidades e convicções: processo para desencadear a mudança de atitudes e a sensibilização para novos paradigmas.

No próximo tópico, abordaremos mais detalhadamente o pilar TRANSFORMATION KAIZEN™ por ser o elemento principal da gestão do programa de transformação.

Principais etapas da implementação do processo de gestão da mudança

A gestão da mudança é uma abordagem estruturada que visa a transição de indivíduos, equipas e organizações da sua situação atual para a situação futura desejada . Envolve processos, ferramentas e técnicas de gestão da vertente humana da mudança para alcançar os resultados pretendidos para o negócio. Apresentaremos, a seguir, os passos críticos na implementação do processo TRANSFORMATION KAIZEN™. O modelo é composto por cinco etapas que, em conjunto, suportam a gestão da mudança.

De seguida descrevemos mais pormenorizadamente cada um dos passos da gestão da mudança KAIZEN™:

Passo 0: Planeamento da transformação

• Objetivos da transformação: definir os objetivos da transformação e desenhar um modelo de implementação de melhoria contínua adaptado à realidade da organização com atividades corporativas e departamentais.
• Funções e Responsabilidades: definir a estrutura de gestão da mudança organizacional necessária para implementar o modelo de melhoria contínua (funções, responsabilidades, perfis e recursos).
• Modelo Phase-Gate: definir o roadmap da transformação de acordo com o caso de cada empresa utilizando um programa específico de fases.
• Comunicação e cascata de reuniões: elaborar o modelo de comunicação para toda a organização e a cascata de reuniões.

Passo 1: Governance do programa

• Sala Obeya (“sala grande”) ou controlo de missão: construir a Sala Obeya que apresenta o estado das múltiplas iniciativas e assegura a transparência da execução do programa.
• Normas das reuniões: definir as normas das reuniões (agendas, participantes, local) para toda a cascata (reuniões locais, regionais, nacionais e internacionais).
• Acompanhamento dos benefícios: os responsáveis pelos diferentes eventos devem auditar os resultados do projeto. O responsável por cada unidade de negócio deve efetuar um acompanhamento mensal dos KPIs de cada evento para verificar se os resultados se mantêm estáveis e se transformam em resultados financeiros. O diretor financeiro deve resumir e auditar os resultados de toda a empresa.
• Auditorias e controlo de processo: realizar auditorias Kamishibai (Revisão frequente das práticas utilizando a gestão visual para analisar os resultados e identificar os pontos a reforçar. Os auditores são os líderes naturais dos diferentes níveis hierárquicos). Realizar auditorias do modelo de gestão da mudança (Auditorias realizadas com periodicidade semestral ou anual. O auditor é o KAIZEN™ Lean coach ou a equipa de suporte da empresa.)
• Jalons de qualité et processus de contre-mesures : definir e executar os pontos de controlo de qualidade (gates), assim como o processo de contramedidas.

Passo 2: Train the trainers

• Workshop piloto de demonstração: seleção de um grupo de líderes de equipa para implementar e testar o programa normalizado de desenvolvimento de equipas.
• Guia de desdobramento: personalização do guia de aprendizagem (playbook), das normas de coaching e do processo de auditoria de acordo com os resultados do piloto.
• Train the Trainers: sessão de workshop para a equipa e os líderes de grupo se prepararem para a execução e chegarem a acordo sobre o plano de implementação.
• Coaching : os líderes de equipa e de grupo implementam a metodologia nas suas equipas naturais, com coaching frequente do consultor.
• Auditoria: execução da auditoria para verificação do nível de maturidade de cada equipa.
• Nivelamento das competências: Workshop para nivelar a implementação entre equipas.

Passo 3: Yokoten (partilha de boas práticas)

• Definição: definir as boas práticas e o modelo de implementação das soluções normalizadas.
• Recolha: recolher as boas práticas com impacto e identificar as soluções normalizadas.
• Documentação: preparar as boas práticas e soluções normalizadas para a implementação – antes vs. depois do processo e benefícios.
• Aprovação: aprovar os documentos finais, definir o objetivo financeiro global a atingir através das soluções normalizadas e definir as datas da auditoria.
• Comunicação: partilhar os documentos finais e comunicar com os stakeholders.
• Desdobramento: implementar as soluções.
• Auditoria e report: auditar as soluções normalizadas implementadas e o seu impacto financeiro. Determinar as conclusões globais da auditoria. Elaborar um relatório local e agregado.

Passo 4: Academia KAIZEN™ Lean

• Definição dos grupos-alvo: definir os grupos-alvo, tendo em conta a sua função, nível hierárquico e departamento.
• Desenho da estrutura de cursos: definir a estrutura dos cursos que a academia disponibilizará aos vários grupos.
• Desenvolvimento de conteúdo: desenvolver programas de formação que incluam uma componente teórica e uma componente prática.
• Realização de pilotos: realizar pilotos para testar o formato, o conteúdo dos cursos e a eficácia no desenvolvimento de novas competências.
• Plateforma de conhecimentos. desenvolver uma plataforma de partilha de conhecimentos para os formadores e formandos.
• Processo de certificação: desenvolver um processo de certificação que permita conhecer, em qualquer altura, o nível de formação e de conhecimentos de cada colaborador em cada tema.

No geral, os modelos e frameworks de gestão da mudança podem ajudar a orientar as organizações ao longo deste processo. Porém, é essencial ter em conta que cada organização é única e pode exigir uma abordagem personalizada à gestão da mudança.

Gestão da mudança em diferentes setores

Como já foi referido, a gestão da mudança é essencial em todos os setores para ajudar as organizações a adaptarem-se a novos processos, condições de mercado, tecnologias ou modelos organizacionais. Eis alguns exemplos de aplicação da gestão da mudança em diferentes setores:

• Produção: a gestão da mudança é vital para otimizar os processos de produção, reduzir o desperdício e melhorar a qualidade. A implementação de novos processos ou a introdução de novos equipamentos requer um planeamento, teste, o envolvimento da equipa e formação cuidadosos.
• Retalho: a gestão da mudança é crucial no setor do retalho para se adaptar à evolução das tendências e preferências dos consumidores e a melhorar os processos. Os retalhistas devem monitorizar o mercado e as mudanças de comportamento dos consumidores e responder rapidamente, ajustando as ofertas de produtos, as estratégias de marketing e as operações da cadeia de abastecimento.
• Logística: a gestão da mudança na logística envolve o processo de planeamento, implementação e gestão da mudança num sistema ou processo logístico para reduzir o Lead Time, os custos de transporte e as reclamações dos clientes, e para melhorar o nível de serviço e a produtividade.
• Saúde: a gestão da mudança é fundamental no setor da saúde para implementar novas tecnologias, procedimentos e regulamentos, de forma fluida e segura. Por exemplo, ao introduzir novos equipamentos médicos, processos ou software, as organizações prestadoras de cuidados de saúde têm de garantir que os profissionais recebem formação e estão preparados para os utilizar eficazmente sem prejudicar o paciente.
• Construção: a gestão da mudança é um aspeto indispensável na construção. Esta pressupõe o planeamento, a preparação e a aplicação sistemática de alterações num projeto de construção para garantir o seu sucesso. A gestão da mudança na construção envolve a análise de melhorias no âmbito do projeto, do design, do cronograma, do orçamento e de outros elementos críticos que afetam o sucesso do projeto.
• Tecnologia da informação: a gestão da mudança é imprescindível no setor das TI para minimizar o risco de inatividade do sistema, falhas de segurança ou perda de dados. As alterações de software, hardware ou infraestruturas de rede devem ser testadas e aprovadas antes da implementação, e os colaboradores devem receber formação para utilizar os novos sistemas e ferramentas.

Em suma, a gestão da mudança é muito importante em vários setores para facilitar e gerir a mudança de forma eficaz, minimizar os riscos e garantir que as organizações se adaptam a novos desafios e oportunidades.

A Danaher e a gestão da mudança

A Danaher Corporation é uma empresa global de ciência e tecnologia amplamente reconhecida por implementar com sucesso práticas de gestão da mudança. A empresa tem uma reputação bem consolidada de melhoria contínua e tem vindo a implementar o Danaher Business System (DBS) durante mais de 30 anos. A abordagem de gestão da mudança da Danaher enfatiza a importância de desenvolver uma cultura de melhoria e aprendizagem contínuas .

Abordagem da Danaher à gestão da mudança

O Danaher Business System (DBS) é um conjunto abrangente e integrado de ferramentas e processos que a Danaher utiliza para promover a melhoria contínua em todos os seus negócios. Os fundamentos do DBS assentam nos princípios do Lean Manufacturing e KAIZEN™, concebidos para ajudar as empresas a identificar e eliminar o desperdício, melhorar a qualidade, aumentar a eficiência e inovar. A implementação do DBS envolve um programa de formação estruturado e todos os colaboradores, desde os operadores da linha da frente até à administração.

Como descreve a Danaher no seu website, “O motor DBS conduz a empresa através de um ciclo interminável de mudança e melhoria: PESSOAS excecionais desenvolvem PLANOS extraordinários e executam-nos, utilizando ferramentas de classe mundial para construir PROCESSOS sustentáveis, que se traduzem num DESEMPENHO superior. Este desempenho superior e as elevadas expetativas atraem pessoas excecionais que perpetuam o ciclo. A orientar todos os esforços está uma filosofia simples, assente em quatro prioridades centradas no cliente: qualidade, entrega, custo e inovação.”

De seguida, apresentamos alguns dos principais fatores que contribuíram para o sucesso da gestão da mudança da Danaher:

Visão e estratégia clara

A equipa de liderança da Danaher possui uma visão e uma estratégia claras para o crescimento e desenvolvimento da empresa. A empresa tem um roadmap bem definido para atingir os objetivos que são comunicados a todos os colaboradores. Além disso, está empenhada na melhoria contínua e pode executar a sua estratégia de forma eficaz.

Desenvolvimento de Liderança

A Danaher investe consideravelmente no desenvolvimento dos seus líderes. O rigoroso programa de desenvolvimento da liderança da empresa prepara os seus líderes para liderar a mudança e gerir projetos complexos. Os líderes focam-se numa visão clara e conseguem comunicá-la eficazmente aos seus colaboradores, stakeholders e clientes.

Melhoria Contínua e Inovação

A cultura da Danaher usa os fundamentos dos princípios de melhoria contínua KAIZEN™. A empresa incentiva os seus colaboradores a procurarem constantemente formas de melhorar e inovar processos, produtos e serviços. Este foco na melhoria contínua tem ajudado a Danaher a manter-se à frente dos seus concorrentes e a impulsionar o seu sucesso a longo prazo.

Tomada de decisões com base em dado

A Danaher recorre aos dados para orientar a tomada de decisões a todos os níveis da organização. A empresa dispõe de uma plataforma robusta de analítica de dados que fornece informações em tempo real sobre as operações, permitindo-lhe identificar áreas de melhoria. A empresa recolhe e analisa dados para promover a melhoria contínua e tomar decisões informadas que ajudem a garantir mudanças baseadas em dados ao invés de mudanças instintivas.

Envolvimento dos colaboradores

O sucesso da gestão da mudança da Danaher é também o resultado do envolvimento dos colaboradores . A empresa valoriza os seus colaboradores e fornece-lhes os recursos e o apoio necessários para impulsionar a mudança. A Danaher incentiva uma cultura de colaboração, na qual os colaboradores têm o poder de contribuir com ideias e sugestões de melhoria.

Comunicação

A Danaher dá uma grande ênfase à comunicação. A empresa garante que todos os colaboradores são informados acerca de todas as alterações e atualizações através de canais de comunicação regulares. De um modo geral, podemos dizer que a Danaher foi bem-sucedida na gestão da mudança graças à sua forte liderança, a uma estratégia clara, à tomada de decisões baseada em dados, à participação dos colaboradores e ao foco na melhoria contínua.

Semelhanças entre a estratégia da Danaher e os princípios de gestão da mudança KAIZEN™

Tendo em conta tudo o que foi mencionado, é fácil constatar muitas semelhanças entre a estratégia da Danaher e os princípios de gestão da mudança KAIZEN™ . Estas semelhanças devem-se à forte influência que os princípios KAIZEN™ tiveram no DBS. A Danaher deu os seus primeiros passos com as metodologias KAIZEN™ em 1988, ao implementar com sucesso o modelo Lean Manufacturing da Toyota. De 1986 a 2000, a Danaher passou de 16 para 51 empresas. Juntamente com toda a transformação do negócio, o que começou como uma implementação do Lean Manufacturing, evoluiu para um sistema KAIZEN™ que engloba ferramentas e princípios de melhoria contínua da qualidade.

O DBS foi a base do sucesso contínuo da empresa. A Danaher usa o DBS para orientar o seu trabalho, medir a sua execução e criar opções que permitam fazer ainda melhor.

O poder da formação na gestão da mudança

A formação desempenha um papel crucial na gestão da mudança, ao dotar os colaboradores de conhecimentos, competências e ferramentas para se adaptarem a novas situações, tecnologias ou processos. Abaixo encontram-se algumas formas como a formação se pode revelar fundamental na gestão da mudança:

Aumenta a sensibilização

A formação pode ajudar os colaboradores a compreenderem a necessidade da mudança, as razões que a motivam e os benefícios que ela trará. Esta compreensão pode ajudar a reforçar o apoio à mudança e a reduzir a resistência.

Desenvolve novas competências

A formação pode ajudar os colaboradores a desenvolverem as aptidões e competências necessárias para executarem novas tarefas, operarem novos equipamentos ou software, ou trabalharem numa nova estrutura organizacional. Todos estes fatores podem ajudar a reduzir a ansiedade e a aumentar a confiança face à mudança.

Melhora a adoção de processos

A formação pode ajudar os colaboradores a adotarem corretamente novos processos ou tecnologias e a respeitarem novas políticas ou procedimentos com vista a reduzir erros, aumentar a eficiência e melhorar o sucesso global da iniciativa de mudança.

Aumenta a participação e a adesão

A formação pode proporcionar uma plataforma para os colaboradores expressarem as suas preocupações, darem feedback e colocarem questões sobre a mudança, aumentando assim o envolvimento e a adesão à iniciativa de mudança. Concluindo, a formação é uma componente crítica da gestão da mudança que pode ajudar os colaboradores a adaptarem-se a novas situações, a desenvolverem novas competências e a apoiarem o sucesso da iniciativa de mudança. Ao investir em programas de formação eficazes, as organizações podem ajudar a criar uma cultura de aprendizagem e agilidade capaz de se adaptar a novos desafios e oportunidades.