Melhoria Contínua: Como dominar os Princípios KAIZEN™

Fundamentos KAIZEN™ como um dos pilares da criação de uma cultura de melhoria contínua

KAIZEN™ significa a prática de melhoria contínua e é reconhecido mundialmente como um pilar crucial da estratégia concorrencial nas organizações. Esta prática visa envolver todos na procura de melhorias todos os dias em todas as áreas da organização. Assim, o objetivo é incorporar uma cultura de melhoria contínua na organização através da modificação dos comportamentos e convicções das pessoas.

Para que esta transformação aconteça, todas as equipas, processos e estratégias devem ser melhorados, mas para realizar estas melhorias, é primeiramente necessário dominar os Fundamentos KAIZEN™. Estes são um conjunto de princípios Lean que as organizações devem compreender e seguir detalhadamente para passarem de ideias pré-concebidas a mentalidades de crescimento, no sentido de ganhar uma maior consciência dos novos paradigmas.

Compreender os 5 Princípios KAIZEN™ Lean

1. Criar valor para o cliente

O primeiro princípio KAIZEN™ refere-se à centralidade no cliente, o que é crucial no exigente contexto atual, em que as expectativas dos clientes mudam constantemente e às quais, em consequência, as organizações devem adaptar-se. Deste modo, a estratégia de qualquer empresa deve centrar-se neste princípio: melhorar continuamente a experiência do cliente, descobrindo o que o cliente quer e o que é considerado como valor do seu ponto de vista, oferecendo-o da melhor maneira possível.

As organizações devem adotar uma cadeia de abastecimento impulsionada pela procura real dos clientes para que consigam dar resposta num ambiente em constante mudança.

Não obstante, é crucial seguir uma abordagem de ” market in & quality first”, o que significa que é mais importante fornecer produtos de qualidade e eficazes, ainda que não seja o primeiro a entrar no mercado.

2. Criar eficiência de fluxo

Este princípio refere-se à importância da eficiência do fluxo, nomeadamente à circulação adequada de materiais e informação. Para alcançar um fluxo operacional ideal, é primeiro necessário eliminar os Mudas – todas as atividades que não acrescentam valor ao processo, tais como paragens, desperdícios e variabilidade. Em seguida, a automatização de tarefas deve ser implementada, mas é essencial esclarecer que a automatização não deve afetar o fluxo, mas sim melhorá-lo. Como tal, esta só deve ser incluída depois de eliminar os desperdícios e criar fluxo.

3. Ser orientado para o Gemba

Uma vez criada a eficiência do fluxo, o foco deverá ser a eficiência dos recursos no Gemba. O Gemba corresponde ao chão de fábrica, ao local onde o valor é criado. Este princípio Lean consiste em adotar uma mentalidade de ida ao chão de fábrica, identificar o que é valor acrescentado e não-valor acrescentado e eliminar todas as atividades sem valor acrescentado.

Além disso, a criação de um sistema de “Estabilidade Básica 4Ms” também faz parte deste princípio, reforçando as condições básicas da organização. Os 4Ms referem-se a:

• Mão de obra: Bons hábitos de trabalho, competências necessárias, pontualidade, ausência de absentismo
• Material: Menos ruturas, mais acessibilidade no ponto de utilização
• Máquina: Sem avarias, defeitos, ou paragens não planeadas
• Método: Processos normalizados, manutenção e gestão

As ferramentas de estabilidade técnica utilizadas nestes 4Ms, para manter as operações em fluxo e sob controlo, são:

• Identificação de VA e NVA (valor acrescentado e não-valor acrescentado)
• Eliminação dos Mudas (desperdícios)
• Normalização do trabalho
• Utilização dos ciclos SDCA (Standardize-Do-Check-Act) e PDCA (Plan-Do-Check-Act)
• Melhoria do OEE (Overall Equipment Efficiency)
• Aplicação da metodologia 5S (Seiri – triar; Seiton – organizar; Seiso – limpar; Seiketsu – normalizar; Shitsuke – sustentar) para melhorar a organização
• Adoção dos 3Cs (Concern, Cause, Countermeasure) para a resolução de problemas
• Uso de 7 histogramas como ferramentas de CQ: Gráficos de Pareto, diagramas de causa e efeito, gráficos de execução, diagramas de dispersão, fluxogramas, gráficos de controlo
• Implementação de planos de manutenção autónoma

4. Capacitar e envolver as pessoas

Todos na organização devem ser envolvidos no processo de melhoria contínua e os seus objetivos individuais e de equipa devem ser alinhados com a estratégia de melhoria. Para converter a mentalidade das pessoas em Fundamentos KAIZEN™ lean, é essencial estabelecer uma mentalidade de resolução de problemas que permita identificar desperdícios, aprender, e implementar melhorias. Uma organização deve promover um ambiente onde não se julgue e se culpe as pessoas para que estas se sintam envolvidas e participem na jornada de melhoria. Para reforçar esta necessidade de envolvimento, as pessoas devem empenhar-se nos workshops KAIZEN™ disponibilizados pela organização.

5. Criar standards visuais

EO último princípio KAIZEN™ é relativo à criação de normas visuais. É essencial que a organização compreenda a importância das normas, uma vez que refletem o melhor modo conhecido de executar qualquer processo. As organizações devem ser científicas e transparentes na comunicação com as pessoas, utilizando a gestão visual e os dados para definir normas. Ainda, o SDCA e o PDCA são ferramentas importantes que devem ser utilizadas em ciclos para melhorar a normalização.

Qual é a diferença entre eficiência de fluxo e eficiência de recursos?

Tendo salientado todos os princípios KAIZEN™ Lean , é fundamental esclarecer a diferença entre a eficiência de fluxo e a eficiência de recursos.

Suponhamos que uma organização se encontra numa “área de desperdício” de baixo fluxo e pouca eficiência de recursos. Neste caso, devemos adotar primeiramente a eficiência do fluxo e só depois otimizar a eficiência dos recursos para atingir um estado de eficiência ideal.

PO que significa que a prioridade é, em primeiro lugar, criar eficiência no fluxo, analisando o período de tempo desde a encomenda do cliente até à respetiva faturação, visando reduzir o tempo de espera através da eliminação de desperdícios sem valor acrescentado. O resultado é a melhor experiência possível para o cliente, uma vez que o maior valor acrescentado está na satisfação das necessidades dos clientes. Só assim é possível obter os melhores resultados em termos de QCD (Qualidade, Custo, Entrega) e crescimento.

Eficiência de fluxo vs. eficiência de recursos: o caso de uma empresa do setor dos serviços

O caso real desta empresa demonstra a diferença entre eficiência de fluxo e eficiência de recursos, enfatizando a necessidade de priorizar a eficiência de fluxo.

A primeira situação descreve o processo que envolve um homem que sente uma dor intensa no peito. Realiza diferentes consultas e exames em momentos diferentes e, apenas na terceira consulta, após 30 dias, tem o diagnóstico final. Nesta situação, o processo foi concebido para ser eficiente em termos de recursos, ou seja, o médico é muito eficiente na primeira consulta e atende 20/30 doentes por dia e a clínica tem uma taxa de ocupação muito elevada. No entanto, muito tempo é despendido à espera de um diagnóstico e, como o homem, neste caso, é a unidade de fluxo, isto demonstra uma diminuição do desempenho no processo.

Na segunda situação, este doente pode ter um diagnóstico completo em apenas 4 horas devido à eficiência do fluxo, melhorando substancialmente todo o processo. Aqui, a eficiência do fluxo é uma experiência integrada, que reduz o tempo de espera e melhora o processo.

Quais são os benefícios de ter uma cultura KAIZEN™?

Com tudo isto em mente, torna-se evidente que a aplicação dos princípios KAIZEN™ gera um valor incremental a longo prazo na organização através do desenvolvimento da cultura necessária à criação de uma melhoria contínua eficaz. Esta cultura reside no envolvimento de todos os colaboradores, na mudança das suas mentalidades e na sua participação ativa na jornada de melhoria da organização. Isto pode ser feito através da identificação contínua de desperdícios e consequente eliminação e acompanhamento das normas dos processos.

Para visualizar este conteúdo em formato vídeo clicar aqui.

Tem ainda algumas questões quanto aos Fundamentos KAIZEN™?

O que é muda?

muda é um termo essencial do KAIZEN™, que diz respeito à diminuição dos desperdícios através da eliminação da sobreprodução e da redução de tarefas desnecessárias. Existem sete tipos de Muda: sobreprodução, pessoas em espera; material (ou informação) em espera; movimento de pessoas; transporte de material; sobreprocessamento; e erros e defeitos.

O que é o Gemba?

Gemba é o termo japonês para “local real”, referindo-se ao local onde o valor é criado, tal como o chão de fábrica na produção. Realizar “Gemba Walks” significa visitar o chão de fábrica para observar o processo real, compreender o trabalho, fazer perguntas e aprender com aqueles que executam o trabalho.

O que é o fluxo? 

O fluxo é a forma como o trabalho progride através de um sistema. Um bom fluxo significa que o sistema funciona de forma estável e previsível. Sempre que há uma quebra no fluxo, as hipóteses de acumulação de desperdício aumentam.

Adicionalmente, existem quatro tipos de unidades de fluxo – produtos, informação, material, e projetos – e estas podem ser unidades de fluxo primárias ou secundárias, dependendo se transferem valor para viabilizar características, requisitos ou resultados ou se transferem valor através da experiência emocional.