Optimización de procesos y planificación estratégica con Hoshin Kanri

Este caso de estudio describe la trayectoria de transformación operacional y estratégica de una organización líder en la producción de ventanas de tejado/claraboyas que, al adoptar los principios Kaizen y las metodologías Lean, logró optimizar los procesos, reducir los desperdicios y aumentar la eficiencia en todas sus unidades de producción. A través de la implementación de un enfoque estructurado para el despliegue de la estrategia, la estandarización de KPIs y la mejora continua, la organización fortaleció su posición en el mercado europeo, así como aumentó su competitividad a nivel global. El cambio cultural, impulsado por la participación activa de los empleados y el compromiso del liderazgo, fue especialmente relevante para alcanzar una producción más ágil, eficiente y sostenible.

Fig. 1 – Principios Kaizen

Visión general de la empresa y compromiso estratégico

La organización en cuestión es líder global en la producción de ventanas, con más de 80 años de experiencia, reconocida por su capacidad de innovación y su compromiso con la sostenibilidad. Es una de las mayores exportadoras de ventanas, con el 33 % de su producción destinada a los mercados internacionales. La empresa tiene como misión mejorar la calidad de vida de las personas mediante soluciones de iluminación natural, promoviendo al tiempo la eficiencia energética y la reducción de las emisiones de CO₂.

Con más de 900 empleados, la organización opera de forma integrada, con diversas unidades de producción y departamentos, como  como carpintería, molduras y pintura, entre otros. También destaca por su cooperación con proveedores locales, contribuyendo al crecimiento económico del país en el que opera. Su firme compromiso con la sostenibilidad se refleja en su objetivo de alcanzar la neutralidad de carbono en 2041, año en que celebra su centenario.

Fig. 2 – Layout de la planta

Principales desafíos en la planificación estratégica

A pesar de su posición de liderazgo, la organización se enfrentó a desafíos significativos debido a la falta de una base estratégica bien estructurada, ya que la ausencia de un sistema claro para el despliegue de objetivos y la gestión eficaz de los KPIs generaba dificultades operacionales.

A continuación, se analizan con más detalle algunos de estos desafíos:

Alineación estratégica y táctica

Uno de los principales desafíos era garantizar que los objetivos de la organización se desplegaran adecuadamente e implementaran en las operaciones diarias. La empresa carecía de un sistema eficaz para garantizar que la visión estratégica se comunicaba y ejecutaba de forma coherente en todos los niveles jerárquicos.

Falta de gestión eficaz de los KPIs

La gestión de los KPIs era incohente, con un número excesivo de indicadores, muchos de los cuales no estaban directamente alineados con los objetivos estratégicos, lo que dificultaba evaluar el progreso e identificar las áreas de mayor impacto, comprometiendo así la toma de decisiones y la priorización eficaz de las acciones.

Ausencia de una cultura de mejora continua

El principio de “Capacitar a las personas” aún no estaba plenamente integrado en la organización, lo que resultaba en la ausencia de una verdadera cultura de mejora continua. Además, la aplicación de las metodologías Lean y Kaizen no estaba completamente consolidada, lo que daba lugar a un enfoque más reactivo que proactivo frente a los desafíos. Esta falta de integración dificultaba la innovación y la optimización de los procesos.

Por lo tanto, la organización se enfrentaba a la necesidad de implicar a todos los empleados, formándolos para que contribuyeran activamente en la mejora de los procesos y en el aumento del rendimiento, algo esencial para crear una mentalidad de mejora continua.

Acciones implementadas para la mejora y el alineamiento estratégico

Con el objetivo de resolver los desafíos identificados, la organización tomó medidas decisivas mediante la implementación de un despliegue estratégico estructurado y el uso de herramientas de gestión ágil. La adopción de la metodología Hoshin Kanri y el refuerzo de los principios Lean permitieron alinear los objetivos estratégicos con las operaciones diarias, mejorar la gestión de los KPIs y fomentar una cultura de mejora continua. Estas acciones abordaron las desviaciones existentes e impulsaron a la empresa hacia nuevos niveles de eficiencia y competitividad.

Fig. 3 – Plan estratégico para la definición e implementación de iniciativas

Estas acciones se dividieron en 7 fases, que se detallan a continuación:

Fase 1 – Auditoría de la situación actual

El proyecto comenzó con una auditoría exhaustiva de las prácticas existentes, incluyendo el análisis de los KPIs. Se identificó que la falta de alineación entre los indicadores y los objetivos estratégicos comprometía la eficacia de la gestión y la toma de decisiones. Se integró el principio de “Ser transparente” para garantizar que todos los datos relevantes fueran visibles y comprendidos por todos los empleados, facilitando la toma de decisiones informadas sobre prioridades y avances estratégicos. Esta fase también permitió identificar áreas clave de mejora, como la simplificación de la gestión de los KPIs.

Fig. 4 – Seguimiento del análisis de datos

Fase 2 – Resumen de los resultados de la auditoría y toma de decisiones

A partir de los resultados de la auditoría, se concordó adoptar un enfoque de despliegue estratégico basado en la metodología Hoshin Kanri. Este enfoque tenía como objetivo alinear eficazmente las metas globales con las operaciones diarias, estableciendo un proceso claro de comunicación y ejecución.

Fase 3 – Formación inicial del equipo de gestión

Se llevó a cabo una formación intensiva para el equipo de gestión, centrada en las herramientas y técnicas de Hoshin Kanri y en el 3-Minute Management. Además, se alentó a los gestores a ir al Gemba y observar la acción directamente, interactuando con los equipos operacionales para comprender mejor los desafíos reales sobre el terreno. Esta formación preparó a los líderes para gestionar el despliegue estratégico y facilitar la ejecución de la estrategia, garantizando un entendimiento común de los objetivos y procesos. Se introdujo el 3-Minute Management como una forma rápida y eficaz de monitorizar los resultados y garantizar el cumplimiento eficiente de los objetivos. El uso de cuadros de gestión visual, gráficos e indicadores permitió que el equipo de gestión tuviera una visión clara e inmediata de los objetivos, facilitando la comunicación de los resultados y la adaptación de las acciones cuando fuese necesario.

Fase 4 – Implementación de la estrategia en cascada a nivel estratégico

La implementación del despliegue estratégico empezó con un enfoque específico en la ejecución de metas e iniciativas relacionadas con la estrategia principal de la empresa. La participación activa del equipo de gestión fue fundamental para el éxito de esta fase, ya que garantizó que todos los líderes estuvieran alineados con los objetivos globales y comprometidos con la ejecución de la estrategia. La aplicación de los principios Lean en el despliegue de objetivos, junto con la gestión visual, desempeñó un papel clave en el fortalecimiento de la cultura Lean y en la implicación de los equipos en todas las etapas de la ejecución estratégica.

Fase 5 – Extensión de la estrategia en cascada a nivel táctico

El proceso de despliegue estratégico se extendió al nivel táctico, abarcando todos los departamentos de la empresa, y se aplicó el principio de «Crear flujo» para garantizar que las operaciones fluyeran de forma coordinada, sin interrupciones, y que los recursos se asignaran de forma eficiente para alcanzar los objetivos operativos comunes de la organización.

Fase 6 – Estandarización del nuevo enfoque de despliegue

Se estandarizó el proceso de despliegue estratégico para garantizar la coherencia en la ejecución de la estrategia en toda la organización. Esto se alineó con el principio de “Conocer al cliente”, garantizando que todas las acciones estuvieran centradas en maximizar el valor entregado al cliente, mediante un proceso de mejora continua bien estructurado.

Fase 7 – Uso de herramientas Lean para apoyar el cumplimiento de los objetivos

Se implementaron herramientas Lean para mejorar la eficiencia y optimizar los procesos, y combinadas con los principios Kaizen, estas herramientas ayudaron a la empresa a aumentar la productividad, reducir los desperdicios y garantizar una gestión más eficiente, contribuyendo así a la creación de valor tanto para la empresa como para sus clientes.

Impacto y resultados de la implementación estratégica

Durante todo el proceso de implementación de las estrategias, los principios Kaizen estuvieron en el centro de las acciones. Así, la implementación del nuevo sistema de despliegue estratégico dio lugar a mejoras significativas en la eficiencia operacional y en la coordinación entre departamentos, contribuyendo al éxito en la ejecución de los objetivos estratégicos. La aplicación coherente de los principios Lean y la estandarización en la gestión de los KPIs permitieron obtener avances disruptivos en diversas áreas de la organización, tales como:

• 7 % de aumento en la eficiencia de costes: la organización optimizó los recursos y redujo los desperdicios, logrando una gestión más eficaz de los costes;
• 12 % de mejora en el rendimiento de calidad: se observó una clara mejora en la calidad de la producción, reflejando mayor precisión y control en los procesos;
• 6,5 % de reducción en la rotación de empleados: la claridad estratégica y la mejora del entorno laboral resultaron en una mayor retención del talento;
• 5 % de aumento en la satisfacción y motivación de los empleados: la implicación de los empleados creció, lo cual se reflejó en mejores resultados de satisfacción;
• Ejecución estratégica optimizada: la organización logró alinear eficazmente los objetivos globales con las operaciones diarias, consolidando así su rendimiento estratégico.

El cambio, a menudo visto como un desafío, se reveló como una fuente de crecimiento e innovación, generando resultados sorprendentes que reforzaron la posición de la empresa en el mercado. Además de alcanzar los objetivos fijados, esta transformación ha demostrado que el compromiso con la mejora continua puede tener un impacto duradero, llevando a la organización a nuevas cotas de excelencia y competitividad.

El proceso de adaptación, aunque exigió sacrificios y dedicación, permitió a la empresa superar las expectativas internas y destacarse frente a la competencia, consolidando así su liderazgo en el sector. Al convertir los desafíos en oportunidades, la organización demostró que el verdadero éxito proviene de la capacidad de evolucionar, aprender del proceso y aplicar las lecciones en el futuro. Así, el cambio no fue simplemente un medio para alcanzar objetivos, sino una herramienta que moldeó un camino de crecimiento sostenible e innovación continua para la empresa.

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