Transformación de la atención sanitaria en el Hospital de Mataró

El Hospital Universitari de Mataró, parte del Consorci Sanitari del Maresme (CSdM), ha sido reconocido por su compromiso con la mejora continua y la innovación en la atención sanitaria. Gracias a la implementación de proyectos basados en metodologías Lean Healthcare, el hospital ha logrado optimizar sus procesos operacionales, reducir los tiempos de espera y mejorar la seguridad de los pacientes.

Compromiso con la innovación y la excelencia en la sanidad

El hospital, con más de 25 años de experiencia, atiende a una población de 279 000 personas y ofrece una amplia gama de servicios de atención primaria y especializada. Sin embargo, se enfrentaba a dificultades en la optimización de sus procesos, especialmente en dos áreas críticas: la unidad de extracciones y laboratorio, responsable de los exámenes de diagnóstico y la gestión y uso de contenciones mecánicas (CCMM).

Para abordar estos problemas, el hospital implementó metodologías de mejora continua, como Lean Healthcare, con el objetivo de optimizar la eficiencia operacional y mejorar la experiencia de los pacientes y del personal sanitario.

«El modelo de mejora se estructura con Lean Healthcare es un enfoque integral que combina cultura, mejora continua y herramientas de gestión.» – Carles Sivilla, Unidad de mejora de procesos

Optimización del uso de las contenciones mecánicas (CCMM)

El proceso de uso de contenciones mecánicas o CCMM en el Hospital de Mataró se ha identificado como un área crítica para mejorar la seguridad y el bienestar de los pacientes. Con el objetivo de reducir su aplicación y mejorar los procedimientos asociados, el hospital implementó un proyecto centrado en optimizar el uso de estas medidas, garantizando su correcta aplicación y minimizando los riesgos para los pacientes, a la vez que se cumplía con las normativas y mejores prácticas en atención sanitaria.

Superando barreras en la atención sanitaria

El uso de las CCMM en el hospital se había identificado como una preocupación importante, ya que, aunque estas se aplicaban para garantizar la seguridad del paciente, su efectividad no estaba respaldada por evidencia científica. Además, su uso estaba asociado a efectos negativos para los pacientes, afectando tanto su bienestar como sus derechos fundamentales. En este contexto, se decidió reducir el uso de las CCMM mediante un modelo de «contención mecánica cero», en busca de alternativas más eficaces.

“Nos propusimos a realizar un proyecto de mejora para poder solucionar todos estos problemas que habíamos encontrado.” – Coral Marín, Líder de proceso de las contenciones mecánicas

Objetivos del proyecto

El proyecto, alineado con el Plan Estratégico 2025, que aboga por mejorar la experiencia del paciente, tenía los siguientes objetivos:

1. Optimizar la aplicación de las CCMM: Establecer indicadores claros de seguridad para la correcta aplicación de las contenciones;
2. Mejorar los registros clínicos: Implementar un sistema estandarizado para la gestión de consentimientos informados y mejorar la calidad del seguimiento clínico;
3. Establecer un estándar logístico: Optimizar la disponibilidad y el uso de materiales necesarios para las CCMM.

El desafío planteó una oportunidad significativa para mejorar la calidad de la atención sanitaria, promoviendo un modelo más centrado en el paciente y en la evaluación continua de la necesidad de aplicar las CCMM.

Acciones implementadas para la transformación

Para abordar los desafíos identificados, se implementaron una serie de acciones clave:

• Creación de un equipo multidisciplinario: Se formó un equipo compuesto por enfermería, auxiliares y cargos intermedios para coordinar las mejoras en la aplicación de las CCMM;

Figura 1 – El equipo multidisciplinario

• Revisión y actualización del protocolo de CCMM: se ajustó el protocolo a las mejores prácticas y a las normativas vigentes, y se difundió ampliamente entre todo el personal;
• Sistema de formación continua: se diseñó un programa anual de formación para el personal, centrado en la correcta aplicación de las CCMM y en la actualización de los registros clínicos;
• Optimización de la logística: se implementó un sistema Kanban para gestionar los materiales necesarios para las CCMM, garantizando que siempre estuvieran disponibles cuando se necesitaran.

Figura 2 – Ejemplo del sistema Kanban

La implementación de estas estrategias permitió no solo una reducción en el uso de las CCMM, sino también una mejora sustancial en la documentación clínica y en la seguridad general del paciente, asegurando que las medidas adoptadas fueran las más adecuadas.

Resultados que impulsan la excelencia

El proyecto de optimización de las CCMM logró resultados tangibles, reflejados en indicadores clave, como:

• Consentimientos informados: el porcentaje de consentimientos informados de enfermería pasó del 0% en 2022 al 98,3% y 92,6% (familiares);
• Colocación adecuada de las CCMM: la colocación correcta de las sujeciones aumentó un 28,8%, pasando del 67,9% en 2022 al 96,7%;
• Reducción del lead time: reducción del lead time de CCMM de 3 a 1 día;
• Evaluación continua de la necesidad de contención: la evaluación de la necesidad de continuar con la contención aumentó un 12,5%, pasando del 18,9% al 31,4%;
• Mejoras en los registros clínicos: el porcentaje de registros realizados por enfermería aumentó un 10,2%, alcanzando un 54,5%.

«Hemos notado muchísima diferencia.» – Sandra Gallardo, TCAI, contenciones mecánicas

Los resultados obtenidos reflejan el éxito de la implementación de mejoras en los procesos de contención, destacando el impacto positivo en la seguridad del paciente y en la satisfacción del personal, al mismo tiempo que se mejoró la eficiencia en la aplicación de las CCMM.

Optimización del proceso de extracciones de muestras

El proceso de extracciones de muestras en el Hospital de Mataró, aunque esencial para el diagnóstico y tratamiento de los pacientes, se enfrentaba a una serie de desafíos operacionales que comprometían tanto la eficiencia como la experiencia del paciente.

Figura 3 – Ejemplo del proceso de extracción

Desafíos en la optimización de procesos sanitarios

El proceso de extracciones de muestras en el hospital presentaba ineficiencias significativas, como tiempos de espera prolongados, una programación manual inadecuada y una distribución desorganizada de los pacientes en las salas de espera.

Estos problemas afectaban la satisfacción de los pacientes y la eficiencia del personal sanitario.

«Tendríamos que activar un proyecto para ver qué podemos mejorar de servicio.» – Cruz Hernández Líder de procesos de extracciones

Objetivos para una atención de excelencia

Con el fin de mejorar la eficiencia y la calidad del servicio, el hospital estableció tres objetivos clave para optimizar el proceso de extracciones de muestras. Estos objetivos son:

• Reducir el tiempo de espera de los pacientes: disminuir el tiempo de espera en un 50%, pasando de 15 minutos a 7 minutos;
• Optimizar la programación de los pacientes: gestionar entre 250 y 280 peticiones diarias sin aumentar el número de profesionales (o enfermeras);
• Mejorar la satisfacción del personal: equilibrar la carga de trabajo y evitar la sobrecarga laboral.

Acciones que redefinen la atención sanitaria

Este segundo proyecto implementó las siguientes acciones:

Optimización del flujo de trabajo

Se eliminó la primera cola innecesaria, permitiendo que los pacientes recogieran el tique y validaran la solicitud simultáneamente, lo que redujo los tiempos de espera.

Se reorganizó la distribución de los espacios para mejorar el flujo de pacientes y facilitar la llamada del paciente mediante pantallas digitales.

Planificación y gestión de recursos

Se implementó un sistema de programación dinámico que ajusta las extracciones a la demanda diaria, considerando períodos vacacionales, festivos y puentes. También se estableció un calendario anual del personal de enfermería para optimizar la distribución de tareas y garantizar una cobertura adecuada.

Se definió una franja horaria para extracciones adicionales (preoperatorios, urgentes) y se estableció la instrucción de que, en caso de tener que añadir citas extraordinarias, estas se programaran a partir de las 10:30 h, con el fin de evitar la saturación de las franjas más demandadas del turno.

Tecnología y digitalización

Se introdujeron tablets adicionales para facilitar la validación de muestras en tiempo real y eliminar procesos manuales. El gestor de colas también fue ajustado para reducir el tiempo de expedición del tiquet de 90 a 60 minutos antes de la cita, lo que mejoró la eficiencia en la gestión de pacientes.

Revisión de procedimientos y comunicación

Se redactó un estándar de programación para las citas de extracción y se revisaron las instrucciones para pruebas especiales, como muestras de orina o heces, lo que mejoró la comunicación con los pacientes.

Se mejoró la entrega de información al paciente mediante un sistema visual de gestión que orienta a los pacientes en el circuito de extracciones (carteles, líneas en el suelo).

Optimización de la asignación del personal

Se redujo la variabilidad en la asignación de personal, garantizando que los profesionales fueran mayormente habituales para mejorar la familiaridad con los procedimientos y reducir los tiempos de espera. En caso de bajas imprevistas, se incorporó personal auxiliar para garantizar la cobertura en todo momento.

Mejora en la gestión de la calidad

Se aplicaron las 5S para organizar los espacios y estandarizar los procesos, lo que facilitó un entorno de trabajo más eficiente y sostenible.

Figura 4 – Aplicación de las 5S

Se llevaron a cabo mediciones y análisis de incidencias e impactos para monitorear la efectividad de las acciones implementadas.

Estas acciones, centradas en la optimización de los flujos de trabajo, la planificación dinámica de recursos y la integración de tecnología, buscan mejorar la eficiencia operativa y la experiencia tanto de pacientes como de profesionales, asegurando una atención más ágil, precisa y de mayor calidad.

Resultados que marcan la diferencia

Reducción del tiempo de espera

El tiempo de espera se redujo en un 50%, pasando de 15 a 7 minutos, mejorando notablemente la experiencia de los pacientes.

“Tuvimos una gestión de los pacientes con una cola de espera de siete minutos perfecta.” – Sandra Cortijo, administrativa laboratorial, extracciones

Optimización de los recursos humanos

La programación permitió atender entre 250 y 280 peticiones diarias sin aumentar el personal, lo que mejoró la eficiencia operacional.

Es importante destacar que este aumento en la capacidad del equipo se logró gracias a la eliminación o reducción de tareas sin valor añadido. Es decir, no se trataba de trabajar más, sino de trabajar de forma más centrada en actividades de mayor valor añadido, principalmente en la atención al paciente, lo que se traduce en una mayor coherencia entre la actividad realizada y el alcance del objetivo de la unidad en cuestión, aumentando así la satisfacción de los profesionales.

Satisfacción del personal

La carga de trabajo del personal se equilibró adecuadamente, lo que se tradujo en una mejora significativa en la satisfacción del personal, según los resultados de las encuestas internas.

Aplicar los principios de la mejora continua demostró ser una herramienta eficaz para mejorar procesos sin necesidad de aumentar los recursos humanos, y sus principios pueden aplicarse en otros contextos y hospitales, con resultados similares de eficiencia y satisfacción tanto para los pacientes como para el personal.

Impacto transformador y sostenible

La implementación de las metodologías Lean en ambos proyectos ha permitido lograr mejoras sustanciales en la eficiencia operativa, en la calidad de la atención a los pacientes y en la experiencia del personal. Los proyectos no solo han optimizado el uso de los recursos disponibles, sino que también han sentado las bases para continuar con el proceso de mejora continua en el hospital.

Estos avances demuestran que, con el enfoque adecuado y el compromiso de todo el personal, es posible transformar significativamente los procesos de atención y alcanzar resultados de alto impacto tanto a nivel operacional como en la satisfacción de los pacientes y profesionales.