El flujo de pacientes es clave para mejorar la eficiencia y la experiencia del paciente, que representa dos de los fundamentos más importantes para la excelencia en los servicios de sanidad. Los proveedores de servicios de sanidad están adoptando varias estrategias para optimizar el flujo de pacientes, como mejorar los procesos de programación de citas, acortar los tiempos de espera de los pacientes e impulsar las comunicaciones entre los profesionales, los pacientes y sus familias. En este proceso de optimización de los servicios sanitarios, se han empezado a utilizar tecnología, incluyendo historiales médicos electrónicos (EHRs) y plataformas de telesalud para mejorar el flujo de pacientes y garantizar una atención adecuada y oportuna a cada uno de ellos.

¿Qué es la optimización del flujo de pacientes?

La optimización del flujo de pacientes se refiere a la práctica de optimizar los movimientos de los pacientes a través de los sistemas sanitarios de forma eficaz y eficiente, para proporcionarles una asistencia sanitaria adecuada en todos los puntos de contacto. En los servicios sanitarios, alrededor del 74% de la hospitalización de un paciente es tiempo de espera, lo que refuerza la necesidad de implementar un flujo de pacientes eficiente, que garantice que la asistencia se presta cuando se necesita, en el momento y lugar adecuados.

Optimizar el flujo de pacientes exige tomar varias acciones, como: utilizar la tecnología para mejorar la programación de citas y el registro de pacientes, implementar el seguimiento y la comunicación con los pacientes, mejorar la planificación y la gestión de recursos/capacidad. Este artículo profundizará más en estas iniciativas.

La optimización del flujo de pacientes es un componente integral de la gestión sanitaria, que garantiza que los pacientes reciban una atención oportuna y adecuada, al tiempo que aumenta la eficacia de las operaciones sanitarias.

Los beneficios de la optimización del flujo de pacientes

La optimización del flujo de pacientes dentro de los sistemas de sanidad ofrece numerosas ventajas:

• Mejores resultados para los pacientes: cuando los pacientes reciben atención en el lugar y momento correctos, sus posibilidades de recuperación aumentan, las complicaciones reducen significativamente y las recurrencias disminuyen.
• Menos tiempo de espera: al enfocarse en la cantidad de valor que se «añade» a la unidad de flujo (en este caso, el paciente), se eliminan los tiempos de espera y se reduce significativamente el tiempo de entrega de todo el proceso. Esto tendrá un impacto directo en el tiempo de hospitalización del paciente y en las listas de espera, por ejemplo.
• Mayor satisfacción del paciente: como consecuencia de la reducción de los tiempos de espera, las experiencias de los pacientes mejoran sustancialmente.
• Mejora de la productividad: cuando los miembros del personal no pierden su tiempo con tareas administrativas o procesos ineficientes, pueden enfocarse en prestar servicios de elevada calidad con el mínimo desperdicio.
• Reducción de costes: en relación con el tema anterior, la mejora de la eficiencia en las operaciones sanitarias ayuda a garantizar una atención puntual al paciente, a la vez que se utilizan los recursos de forma más eficaz, lo que conduce a un ahorro por parte de los proveedores sanitarios.
• Mejora de la gestión de la capacidad: utilizar mejor los recursos disponibles, ayudando a los hospitales y sistemas sanitarios a prepararse mejor para los resultados inesperados de los pacientes o las emergencias.
• Proporcionar datos y análisis confiables: recopilando datos superiores de atención y resultados del paciente que pueden ayudar a identificar áreas de mejora y optimizar la asignación de recursos.

Priorizar la optimización del flujo de pacientes conduce a una mejora de la calidad de los cuidados y a comunidades más sanas, lo que se traduce en una experiencia superior para el paciente y en una reducción de los costes de operación.

Mejorar la experiencia del paciente, reducir los tiempos de espera y la saturación

La mayor ventaja de optimizar el flujo de pacientes es poder ofrecer experiencias positivas y sobresalientes, incluso en las interacciones de los pacientes con todos los aspectos de los sistemas sanitarios, como la calidad de la atención, la comunicación y la satisfacción general con la atención prestada.

A continuación, se exponen algunos ejemplos que muestran cómo la optimización del flujo de pacientes puede desempeñar una función esencial en la mejora de las experiencias de los pacientes:

Reducción de los tiempos de espera

Una de las mayores fuentes de insatisfacción de los pacientes son los largos tiempos de espera. Optimizar el flujo de pacientes puede reducir los tiempos de espera mejorando la eficiencia del sistema sanitario y creando una experiencia superior para el paciente.

Reducción de la saturación

La saturación es también una de las principales causas de insatisfacción. Al agilizar los procesos de admisión de pacientes, gestionar las citas de forma eficiente, optimizar la eficacia del sistema sanitario, asignar los recursos de forma eficaz y controlar los datos de flujo de pacientes en tiempo real, los proveedores de asistencia sanitaria pueden disminuir eficazmente los cambios de saturación.

Mejora de la comunicación

Mejorar el flujo de pacientes puede ayudar a mejorar la comunicación entre los profesionales sanitarios y sus pacientes, lo que conduce a una mejor comprensión de las condiciones, necesidades, opciones de tratamiento y planes de cuidados del paciente.

Mejora de la atención sanitaria enfocada en el paciente

Centrarse en el paciente es la esencia de la optimización del flujo de pacientes. Cuando los profesionales de la sanidad priorizan las necesidades y preferencias de los pacientes, éstos suelen estar más satisfechos con su experiencia en general. Además, también permite personalizar los planes de atención a cada individuo. Al conocer las necesidades, preferencias e historial médico de cada persona, los profesionales de la sanidad pueden adaptarse en consecuencia y atender mejor la situación particular de cada persona.

Al aumentar la comunicación, acortar los tiempos de espera y ofrecer planes de atención personalizados, los profesionales pueden aumentar los niveles de satisfacción y, al mismo tiempo, mejorar los resultados generales de sus pacientes.

Reducir los costes de la asistencia sanitaria mediante la mejora de la asignación de recursos y la productividad

Como se mencionó anteriormente, otro beneficio de optimizar el flujo de pacientes es reducir los costes operativos. Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede ocurrir:

Aumentar la ocupación de recursos y la productividad

Utilizar los equipos, las instalaciones y los recursos de forma más eficiente, asignándolos estratégicamente, permite a los profesionales de la sanidad reducir el desperdicio y reducir los costes de forma significativa. Optimizar la coordinación entre los distintos departamentos y miembros del personal, también contribuirá a aumentar la productividad al tiempo que se reducen los retrasos dentro del proceso.

Este objetivo también puede alcanzarse estandarizando los procesos para reducir los errores y aumentar la eficacia. Al emplear este tipo de mediciones, los profesionales sanitarios son más capaces de prestar una atención coherente, mejorando así la productividad del personal. Además, la automatización de procesos desempeña una función esencial como la programación de citas y la facturación. Esto supone que los proveedores sanitarios puedan reducir la carga de trabajo administrativo, aumentando así la productividad.

Reducir la duración de la hospitalización

Agilizar la asistencia y dar el alta a los pacientes lo antes posible contribuye a reducir los costes de los proveedores de asistencia sanitaria. Esto está relacionado con la reducción del número de reingresos, al garantizar que los pacientes reciben una atención de seguimiento adecuada, lo que reducirá los costes al disminuir las complicaciones o los riesgos de readmisión.

Mejorar la atención sanitaria preventiva

Al identificar a tiempo los problemas de salud, los proveedores de asistencia sanitaria pueden ayudar a evitar intervenciones o tratamientos más costosos en el futuro, lo que tendrá un impacto significativo en los costes de operación.

Las iniciativas mencionadas anteriormente tendrán un impacto significativo en la reducción de los costes sanitarios, al tiempo que aumentarán la eficiencia general y mejorarán la oferta de servicios.

Principales estrategias para optimizar el flujo de pacientes (H2)

Los proveedores de asistencia sanitaria pueden adoptar varias estrategias fundamentales para optimizar el flujo de pacientes, aumentar la eficacia y mejorar su experiencia.

Implementación de la metodología KAIZEN™ en la sanidad

Implementar la metodología KAIZEN™ en el entorno de la sanidad puede ser una estrategia eficaz para agilizar el flujo de pacientes y aumentar la eficiencia. La filosofía KAIZEN™ se basa en propósitos mundiales de mejora continua y ofrece resultados probados en la mejora de los KPIs de rendimiento.

A continuación, se exponen los pilares esenciales para implementar esta metodología en entornos de asistencia sanitaria para optimizar el flujo de pacientes:

Definir la situación actual

Empieza por definir qué áreas específicas o KPIs del flujo de pacientes necesitan mejoras, por ejemplo, reducir los tiempos de espera, agilizar los procesos de admisión y alta, o mejorar la comunicación entre el personal y los pacientes.

Evaluar los procesos actuales mediante un análisis detallado de las actividades de flujo de pacientes existentes, para identificar los cuellos de botella, las ineficiencias y las áreas de mejora. Esto puede suponer el mapeo de procesos y la recopilación de datos.

Formar un equipo multidisciplinar

Al establecer o mejorar un proceso de flujo de pacientes, crear un equipo constituido por miembros del equipo involucrados en la gestión del flujo de pacientes, como médicos, enfermeras, gestores y personal de soporte/administrativo.

Diseño de soluciones

Recopilar todos los problemas e ineficiencias identificados y establecer un plan para abordarlos mediante la implementación de nuevos procesos, la mejora de los canales de comunicación o la reestructuración de las actividades.

A continuación, se exploran los paradigmas KAIZEN™ más relevantes para impulsar el flujo de pacientes en materia de sanidad:

De un enfoque centrado en los recursos a un enfoque centrado en el paciente

Romper el paradigma convencional de optimizar únicamente la productividad de los recursos, adoptando un enfoque de eficiencia del flujo. Para ello, las entidades de sanidad deben enfocarse en eliminar o reducir los tiempos de espera o las paradas y centrarse en aumentar la densidad de transferencia de valor al paciente. Aunque la productividad de los recursos disminuya ligeramente, los leadtime bajarán y aumentará la satisfacción del paciente.

Diseño del layout

Diseñar layouts adaptados al flujo físico de las personas y los equipos para agilizar el desplazamiento de los pacientes. Este asunto se desarrollará más adelante.

Integrar actividades y reducir los tiempos de setup

Utilizar el mapeo de procesos para hacer un análisis detallado de cada paso en la atención al paciente a fin de detectar cuellos de botella o retrasos, después rediseñar estos procesos según este análisis para aumentar la eficiencia y el flujo para un mejor servicio de sanidad. Integrar actividades para reducir las interrupciones del flujo, que incluyen la preparación, los actos médicos y la asistencia posterior.

Toma de decisiones basada en datos

Optimizar el flujo de pacientes implica utilizar datos para identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas basadas en esta información, lo que conduce a un aumento de la utilización de recursos y la productividad entre los proveedores de servicios sanitarios, lo que conduce a una mejor asistencia al paciente a un coste menor.

Utilizar tecnología

Las instituciones de servicios sanitarios pueden utilizar la tecnología para simplificar los procedimientos, automatizar tareas y mejorar la comunicación entre los departamentos y los miembros del personal. Los ejemplos incluyen HER (registros de salud electrónicos), portales para pacientes y sistemas de programación de citas digitales (DASS).

Implementar los cambios

Completar todos los cambios planificados que se identificaron, observando al mismo tiempo los efectos que tienen en el flujo de pacientes, los leadtime y la satisfacción de los pacientes. La implementación de la metodología KAIZEN™ depende de la mejora continua y de la supervisión de los flujos de pacientes para realizar cambios con frecuencia.

En conclusión, la implementación de la metodología KAIZEN™ en entornos sanitarios puede aumentar en gran medida el flujo de pacientes, la calidad de la atención y los niveles de satisfacción, al tiempo que incrementa la eficiencia organizativa mediante iniciativas de mejora continua. La implementación puede producir resultados positivos tanto para los miembros del personal como para los propios pacientes.

Potenciar los datos y la analítica en tiempo real

La analítica de datos en tiempo real puede ser un medio extremadamente efectivo para optimizar el flujo de pacientes en entornos de sanidad. La analítica en tiempo real proporciona información invaluable sobre los patrones de flujo de pacientes, ayudando a las organizaciones de sanidad a identificar cuellos de botella o ineficiencia dentro de los procesos de flujo de pacientes y a tomar medidas informadas para mejorarlos.

Aquí se exponen algunas estrategias con las que las organizaciones sanitarias pueden impulsar los datos y la analítica en tiempo real para optimizar el flujo de pacientes:

Seguimiento y analítica de pacientes en tiempo real

Los datos y la analítica en tiempo real permiten a las organizaciones sanitarias controlar fácilmente el flujo de pacientes en tiempo real, detectando rápidamente cuellos de botella, retrasos o ineficiencias para que puedan tomar las acciones correctivas necesarias.

Predecir la demanda de pacientes

Al combinar el histórico y la información en tiempo real, las organizaciones sanitarias pueden anticipar el volumen de pacientes y ajustar los niveles de personal en consecuencia, garantizando un servicio oportuno y adecuado.

Analítica de datos en tiempo real

Permiten a las organizaciones sanitarias controlar en tiempo real los resultados de los pacientes, como la duración de la hospitalización y las tasas de readmisión, lo que permite a las organizaciones sanitarias identificar áreas de mejora al tiempo que crean estrategias para optimizar el flujo de pacientes.

Agilizar el movimiento de los pacientes

Agilizar el movimiento de los pacientes es esencial para optimizar los movimientos del flujo de pacientes sanitarios, desde la admisión hasta el alta. He aquí algunos ejemplos de iniciativas para agilizar el flujo de pacientes:

Estandarizar procesos

Al establecer procesos estándar para las admisiones, altas y transferencias, es posible minimizar la confusión o los retrasos y garantizar una atención consistente y de elevada calidad a todos los pacientes.

Optimizar los niveles de personal

Destinado a minimizar los tiempos de espera haciendo que el personal esté disponible cuando sea necesario. Esto puede suponer modificar los niveles según el volumen de pacientes o adoptar modelos flexibles de asignación de personal o cross-training de los miembros del personal para que puedan desempeñar varias funciones simultáneamente.

Mejorar la comunicación

La comunicación es esencial para agilizar el movimiento de los pacientes en las organizaciones sanitarias. Las organizaciones sanitarias pueden implementar protocolos de comunicación estándar o formar al personal en técnicas de comunicación eficaces.

En general, agilizar el movimiento de los pacientes es esencial para optimizar el flujo sanitario en los centros de salud. Al estandarizar los procesos para optimizar el flujo de pacientes, optimizar los niveles de personal, aumentar los canales de comunicación, utilizar la tecnología para automatizar los procesos y supervisar el flujo de pacientes más de cerca que antes, las organizaciones sanitarias pueden aumentar la calidad de la atención al paciente, reducir los costes y mejorar la experiencia del paciente.

El papel de la transformación digital y la IA en el futuro de la atención médica

La transformación digital y las tecnologías de inteligencia artificial (AI) están avanzando rápidamente en la sanidad. Al analizar grandes volúmenes de datos de pacientes, la AI puede detectar con fiabilidad patrones que surgen para permitir a los proveedores de servicios de sanidad tomar decisiones más informadas respecto a los planes de tratamiento para pacientes individuales. La transformación digital también está revolucionando la experiencia del paciente, proporcionando a los usuarios herramientas adecuadas para solicitar citas, acceder a los historiales médicos y comunicarse con los profesionales de la salud.

Respecto a los costes de los procesos la digitalización también está siendo beneficiosa debido a la automatización de tareas administrativas como la programación de citas, para que los profesionales de la sanidad puedan enfocarse en el servicio al paciente. Por ejemplo, la AI permite a los profesionales de la sanidad automatizar las tareas administrativas utilizando asistentes inteligentes, liberándoles para que puedan dedicar toda su atención a los pacientes.

Gracias a la digitalización los pacientes tienen ahora más herramientas que nunca para controlar su salud remotamente, con lo que se reducen las visitas costosas en persona y disminuyen los riesgos de infección.

En conclusión, la transformación digital y la AI están revolucionando la sanidad, mejorando los resultados de los pacientes y al mismo tiempo mejorando su experiencia y eficiencia.

¿Todavía tienes algunas preguntas sobre la optimización del flujo de pacientes?

¿Qué es el mapeo del viaje del paciente?

El mapeo del viaje del paciente es una técnica utilizada en la asistencia sanitaria para comprender y mejorar la experiencia del paciente. Este proceso mapea todos los puntos de contacto entre los profesionales de la sanidad y los pacientes: desde la concienciación inicial de un problema de salud hasta el seguimiento posterior al tratamiento. También incluye las oportunidades potenciales identificadas en cada punto del viaje del paciente.

¿Qué es la sanidad lean?

La sanidad lean es un enfoque de la gestión y las operaciones de la sanidad caracterizado por la eliminación de desperdicios, la mejora de la eficiencia y el aumento de la calidad. Se inspira en los principios de la producción lean, desarrollados originalmente en la producción de automóviles, pero adoptados posteriormente para el sector de la sanidad.

¿Qué es un cuello de botella en un contexto de sanidad?

Los cuellos de botella en sanidad son puntos de los procesos o sistemas en los que el trabajo o los pacientes se convierten en obstáculos debido a restricciones o ineficacia. Esto significa que el trabajo o los pacientes dejan de fluir debido a restricciones o ineficiencias, frenando o deteniendo el flujo.