En el exigente y complejo escenario de los proyectos estratégicos, destacan los proyectos de capital. Estos proyectos son fundamentales para construir, mejorar o mantener activos de capital a largo plazo. Además, representan un compromiso significativo de inversiones y requieren una gestión e implementación eficientes.

Dada la magnitud de estos emprendimientos, la fase inicial de estudio del concepto es clave para el éxito de los proyectos de capital, ya que cada decisión afecta directamente a los resultados a largo plazo. En este contexto, la realización de un taller o workshop de estudio del concepto es esencial, ya que ofrece una plataforma estratégica para generar y evaluar diferentes opciones. En este artículo, exploraremos la importancia de este taller como un impulsor de la excelencia operacional en los proyectos de capital  desde la fase inicial.

Metas y objetivos del taller

Este workshop generalmente se realiza después de las fases de Evaluación y aprobación de la idea y de Evaluación del impacto del proyecto en la cadena de valor global. Los objetivos principales del taller de estudio del concepto son:

• Generar y evaluar opciones de conceptos: se incentiva a los participantes a explorar ideas creativas que puedan cumplir con los objetivos estratégicos del proyecto de manera eficiente. Además, la evaluación cuidadosa de estas opciones es vital para identificar aquellas que ofrecen el mejor equilibrio entre eficacia y viabilidad financiera.
• Soporte por estudios y análisis de costes: durante el taller, es esencial que las opciones de proyecto estén respaldadas por análisis técnicos y de costes sólidos. Esto proporciona una base concreta para la toma de decisiones informadas, permitiendo a los participantes comprender las implicaciones financieras y operacionales de cada alternativa.
• Énfasis en el enfoque sistémico: un enfoque sistémico es la columna vertebral del taller, asegurando que el proceso de generación y evaluación de opciones se lleve a cabo de manera organizada y eficaz.

En resumen, el taller de estudio del concepto busca alcanzar la excelencia en la definición de las opciones de concepto al integrar un enfoque sistemático, fundamentado por análisis sólidos.

Proceso paso a paso

A continuación, presentamos el enfoque sistémico y destacamos la importancia de cada fase para el éxito global de los proyectos de capital. Estas fases se aplican a varios tipos de proyectos, desde el desarrollo de una nueva línea de producción hasta la construcción de una nueva fábrica o almacén.

1. Supuestos

El punto inicial del taller es la identificación y definición de los supuestos que moldearán el curso del proyecto. Estos supuestos sirven como fundamento para decisiones futuras y estrategias de ejecución. Aunque gran parte de esta información se establece generalmente al inicio del proyecto, es importante revisarla y compartirla con todo el equipo. Informaciones a revisar y compartir:

• Tiempo: se definen los plazos esenciales, abarcando las fechas de inicio, conclusión e hitos intermedios relevantes, cuando aplicable.
• Coste: la gestión financiera es central en la ejecución de proyectos de capital. Aquí, se definen los parámetros financieros que guiarán el presupuesto del proyecto. Esto abarca desde los costes iniciales hasta las proyecciones para fases posteriores.
• Calidad: se define la excelencia deseada y los métodos de aseguramiento de calidad que se implementarán para garantizar la conformidad con los estándares establecidos.
• Seguridad: se establecen las condiciones y prácticas fundamentales que garantizarán la seguridad. Esto incluye consideraciones sobre normas regulatorias y protocolos de seguridad.
• Otros factores importantes: abarca otros factores específicos al contexto del proyecto, como consideraciones ambientales, regulatorias o cualquier requisito particular que influya directamente en la ejecución exitosa del proyecto.

Al final de este paso, habremos establecido los cimientos del proyecto y el equipo estará alineado. Esta es la base necesaria para la generación y evaluación de opciones de proyecto de manera informada y estratégica.

2. Lluvia de ideas sobre las opciones de concepto

Esta fase juega un papel vital en la generación de ideas innovadoras y en la expansión del horizonte de posibilidades para el proyecto. En este punto, es importante incentivar a los participantes a alejarse de los enfoques convencionales, ya que esto abre espacio para la creatividad.

La diversidad es clave durante esta fase. Alentar la contribución de todos los miembros del equipo, independientemente de sus funciones, estimula la creación de una amplia gama de opciones de concepto. Crear un ambiente propicio es crucial para el éxito de la lluvia de ideas. Este paso implica la implementación de técnicas que estimulen la creatividad y el uso de herramientas visuales para representar los conceptos de manera clara.

Hay que documentar todas las ideas generadas utilizando bocetos, diagramas y descripciones breves que capturen la esencia de cada concepto propuesto. Una evaluación preliminar, aunque rápida, ayuda a identificar ideas prometedoras que merecen un análisis más profundo en las fases posteriores.

Al final de este paso, habremos explorado una variedad de opciones de concepto. El proceso de lluvia de ideas no solo enriquece las posibilidades, sino que también establece las bases para el análisis posterior.

3. Limitar a 4-6 opciones de concepto

Después de la extensa fase de lluvia de ideas, el tercer paso del taller de estudio del concepto está dedicado a refinar y enfocar las ideas generadas, reduciendo de 4 a 6 opciones las ideas más prometedoras. Este proceso es esencial para concentrar los esfuerzos del equipo en las alternativas más viables y alineadas con los objetivos estratégicos del proyecto.

• Establecimiento de criterios de evaluación: el primer paso es la definición de los criterios que guiarán la evaluación de las opciones de concepto. Estos criterios pueden abarcar aspectos como viabilidad técnica, alineación estratégica, coste, impacto ambiental y riesgos asociados. Cada criterio puede ser ponderado de acuerdo con su importancia.
• Evaluación del equipo y clasificación preliminar: el equipo, utilizando los criterios establecidos, realiza una evaluación inicial de cada opción de concepto. El resultado es una clasificación preliminar que destaca las opciones que sobresalen en áreas específicas.
• Discusión y alineación del equipo: este es un momento crucial para alinear las percepciones y comprensiones individuales. Durante esta discusión, se exploran las razones detrás de las clasificaciones asignadas, permitiendo un entendimiento más profundo de las perspectivas de cada miembro del equipo.
• Refinamiento y consolidación: basándose en las discusiones, las opciones de concepto pueden ser refinadas y consolidadas. Esta etapa implica la fusión de ideas similares y la eliminación de redundancias. El objetivo es crear una lista consolidada de opciones que incorpore lo mejor de cada concepto inicial.
• selección final de las 4-6 opciones más prometedoras: tras el refinamiento, el equipo realiza una selección final de las 4 a 6 opciones más prometedoras. Esta elección se guía por los criterios establecidos, la clasificación preliminar y las discusiones realizadas. Estas opciones serán la base para análisis más profundos en las fases posteriores del taller.

El proceso de limitación es una etapa crucial para asegurar que los recursos se dirijan hacia análisis más detallados de las alternativas que tienen el mayor potencial de cumplir con los objetivos del proyecto de capital. Esta selección estratégica prepara el terreno para las fases posteriores del taller, donde estas opciones serán examinadas con mayor profundidad.

4. Recolección de datos

El quinto paso se dedica a la recopilación de datos para fundamentar las opciones de concepto seleccionadas. Este proceso implica la obtención de información crucial que orientará las decisiones subsiguientes del proyecto.

• Realizar benchmarking e investigación técnica: es importante realizar benchmarking para entender los estándares del sector y llevar a cabo investigaciones técnicas en busca de prácticas innovadoras. Analizar proyectos similares y explorar avances tecnológicos aporta perspectivas valiosas que pueden influir y mejorar las opciones de concepto consideradas.

• Estimación de costes: la estimación de costes es una parte esencial de la recopilación de datos. Utilizando datos de costes actualizados y específicos del sector, el equipo puede evaluar las implicaciones financieras de cada opción de concepto.
• Verificar regulaciones: el equipo verifica las regulaciones nacionales e internacionales relevantes para el proyecto, asegurando que todas las opciones de concepto estén alineadas con los requisitos legales y normativos.
• Realizar pruebas en el terreno o con proveedores para recoger datos: las pruebas prácticas en el terreno o con proveedores proporcionan datos concretos sobre la viabilidad y el rendimiento de las opciones de concepto en condiciones reales.
• Identificar posibles problemas en la cadena de suministro: el análisis de la cadena de suministro es esencial para anticipar y mitigar posibles desafíos. Identificar cuellos de botella, evaluar la disponibilidad de materiales y comprender los riesgos asociados a la cadena de suministro son elementos clave en esta fase.

Al final de este paso, el equipo estará preparado con datos sólidos e información detallada para fundamentar las decisiones. Esta base de conocimiento robusta es crucial para la siguiente fase del taller, donde las opciones serán mejoradas y respaldadas con datos concretos.

5. Análisis

El quinto paso del taller se centra en el análisis profundo de cada opción de concepto, con el objetivo de identificar sus ventajas y desventajas de manera sistemática. Este proceso crítico involucra el uso de una matriz de evaluación de opciones, proporcionando un marco objetivo para comparar las alternativas. El objetivo es realizar un análisis similar al utilizado en el paso 3, pero ahora con más información y de forma más objetiva.

• Identificación de criterios de evaluación: el primer paso es la identificación de los criterios específicos de evaluación. En este punto, los criterios utilizados en la etapa 3 pueden ser revisados y mejorados con base en la recopilación de datos realizada. Estos criterios pueden incluir aspectos como viabilidad técnica, costes, calidad, seguridad, impacto ambiental, conformidad regulatoria y alineación con metas a largo plazo.
• Ponderación de criterios: para asegurar un análisis equilibrado, el equipo debe optar por ponderar los criterios según su importancia relativa.
• Desarrollo de la matriz de evaluación de opciones: con los criterios establecidos, el equipo desarrolla una matriz de evaluación de opciones que organiza sistemáticamente cada opción en relación con estos criterios. Cada opción es puntuada según su eficacia en cada criterio, proporcionando una visión clara de las fortalezas y debilidades de cada concepto.
• Puntuación y comparación de opciones: cada opción es evaluada y puntuada en cada criterio, resultando en una puntuación global para cada alternativa. La matriz de evaluación facilita la comparación directa entre las opciones, resaltando aquellas que se destacan en áreas específicas y aquellas que pueden presentar desafíos significativos.
• Discusión y toma de decisiones: el equipo debe revisar la matriz de evaluación, discutiendo las puntuaciones asignadas a cada opción y considerando las implicaciones a largo plazo. Estas discusiones informadas guían la toma de decisiones, ayudando al equipo a identificar las opciones más prometedoras.

Al final de esta etapa, el equipo tendrá una comprensión profunda de las ventajas y desventajas de cada opción de concepto.

6. Evaluación y revisión

Esta etapa asegura que todas las partes interesadas estén alineadas y de acuerdo sobre las ventajas y desventajas de las opciones de concepto, proporcionando una base sólida para los próximos pasos del proyecto. Durante esta fase, es imperativo seleccionar la opción de concepto (o las dos mejores opciones de concepto) a desarrollar.

Esta etapa ayuda a consolidar el apoyo interno necesario para la implementación exitosa de las opciones seleccionadas. Durante la revisión, es fundamental identificar posibles desafíos o riesgos asociados a cada opción de concepto. El análisis colectivo ayuda a anticipar obstáculos y a desarrollar estrategias para mitigar estos retos, fortaleciendo la robustez del plan.

Con base en el feedback del equipo, es posible realizar mejoras en las opciones de concepto para resolver algunas de las desventajas identificadas.

Al concluir este paso, el equipo habrá pasado por una revisión exhaustiva y evaluación interna. Este proceso es esencial para fundamentar la decisión y asegurar que las opciones de concepto elegidas sean robustas, estén alineadas estratégicamente y cuenten con el apoyo de todas las partes interesadas.

7. Avanzar con 1-2 opciones de concepto

El séptimo paso se dedica al avance estructurado de las opciones más prometedoras. Esta etapa implica una evaluación más detallada y la creación de un informe de ingeniería conceptual.

• Evaluaciones de seguridad: en este paso, cada opción de concepto seleccionada se somete a evaluaciones de seguridad detalladas, incluyendo análisis de riesgo, identificación de posibles peligros y la implementación de medidas de mitigación.
• Revisión del diseño del concepto: durante la revisión del diseño de concepto, un equipo evalúa el concepto en varios puntos predefinidos como viabilidad, eficiencia operacional, impacto ambiental, costes operativos, flexibilidad para futuras expansiones y alineación con los objetivos del proyecto. Aspectos técnicos, presupuestarios y cronológicos pueden ser considerados. La revisión busca identificar posibles problemas, riesgos o mejoras que deben ser abordados antes de proceder a la próxima etapa del proyecto.
• Creación de un informe de ingeniería del concepto: el paso final implica la creación de un informe exhaustivo de ingeniería. Este documento consolida todas las análisis, evaluaciones y revisiones realizadas a lo largo del proceso. El informe incluye descripciones detalladas de las opciones de concepto elegidas, destacando los beneficios, desafíos, estrategias de mitigación de riesgos y planes de implementación. Además, el informe sirve como una herramienta de comunicación esencial, proporcionando una visión clara y documentada para las partes interesadas y tomadores de decisiones.

La evaluación detallada, revisión de diseño conceptual y el informe de ingeniería conceptual proporcionan una base sólida para la implementación exitosa de las opciones de concepto elegidas.

8. Mejorar los diseños y costes

El octavo paso se centra en refinar el diseño elegido, utilizando herramientas como diagramas de flujo, layouts de bloques y estimaciones de costes con una precisión de ±30%. Esto es vital para transformar conceptos en planes tangibles.

El diseño se traduce y detalla en diagramas de flujo de proceso. Estas visualizaciones muestran la secuencia de actividades. Las ideas también se detallan a través de esquemas y layouts de bloque, definiendo dimensiones, proporciones y disposición física. Esto incluye la definición de áreas específicas, configuración de equipos y flujos de trabajo detallados. Estas especificaciones proporcionan una visión clara de la implementación práctica del diseño.

La mejora del diseño acompaña el desarrollo de estimaciones de costes más precisas. Utilizando datos concretos, el equipo analiza los costes asociados a la implementación del proyecto. Es crucial identificar oportunidades de optimización de costes, explorando alternativas eficientes y económicas. Esto puede implicar la selección de materiales más asequibles, optimización de procesos o la consideración de tecnologías innovadoras. La mejora de los diseños y estimaciones es un proceso iterativo.

Al finalizar este paso, el equipo habrá optimizado los diseños del concepto en planes detallados y realistas.

Conclusión

En resumen, el workshop de estudio del concepto emerge como un elemento indispensable para maximizar el potencial de los proyectos de capital. Este taller no solo permite la generación y evaluación de múltiples opciones de proyecto, sino que también establece las bases sólidas necesarias para el éxito a largo plazo. A través de un enfoque sistémico, el proceso guía al equipo en la toma de decisiones informadas, alineando las elecciones con los objetivos estratégicos de la organización. El taller de estudio del concepto juega un papel fundamental en la trayectoria de los proyectos de capital exitosos, proporcionando una base sólida para el crecimiento y la prosperidad organizacional a largo plazo.

¿Aún tienes dudas sobre el taller de estudio del concepto?

¿Qué son los proyectos de capital?

Los proyectos de capital se refieren a iniciativas que implican la asignación significativa de recursos financieros para la concepción, construcción, expansión o mejora de activos físicos, como instalaciones, infraestructura, equipos o propiedades. Estos proyectos suelen tener un impacto sustancial en el rendimiento y las operaciones de una organización a largo plazo. Ejemplos comunes incluyen la construcción de una nueva fábrica, la expansión de una línea de producción o la implementación de una nueva tecnología.

¿Qué es una matriz de evaluación de opciones?

Una matriz de evaluación de opciones es una herramienta analítica que ayuda en la evaluación y comparación sistemática de diferentes opciones o alternativas en relación con criterios específicos. Esta matriz es frecuentemente utilizada en procesos de toma de decisiones, especialmente en proyectos o cualquier situación donde sea necesario elegir entre varias opciones. Los pasos básicos para crear y usar una matriz de evaluación de opciones incluyen:

• Identificación de criterios: identificar los criterios clave relevantes para la decisión.
• Ponderación de los criterios: asignar pesos a los criterios para reflejar su importancia relativa
• Evaluación de las opciones: evaluar cada opción con respecto a cada criterio, asignando puntuaciones o clasificaciones.
• Cálculo de puntuaciones ponderadas: multiplicar las puntuaciones asignadas a cada opción por los pesos correspondientes de los criterios y sumar estos valores.
• Análisis y comparación: analizar las puntuaciones ponderadas para cada opción y comparar los resultados. La opción con la puntuación más alta puede ser considerada la elección preferida.