Caso de Estudo

Otimização de Projetos de Remodelação de Estabelecimentos Comerciais

A Empresa

A empresa em questão opera no setor imobiliário e formula estratégias de investimento inovadoras em diversos pontos do globo, abrangendo desde espaços comerciais até projetos residenciais e públicos. A sua atividade abraça a gestão de projetos e a entrega de soluções chave-na-mão, posicionando-a como líder no setor. É proprietária de vários centros comerciais e responsável pela gestão e/ou comercialização de outros e, atualmente, administra uma carteira de mais de uma centena de ativos.

A empresa tem, há muitos anos, um compromisso com a melhoria contínua e com a eficiência operacional. Nesse contexto, surgiu este projeto dedicado à melhoria dos processos de remodelação dos espaços sob a sua gestão.

O Desafio

No decorrer da análise do processo de abertura e remodelação, identificaram-se lacunas importantes. Entre elas, destacavam-se a ausência de uma definição clara das responsabilidades dos intervenientes, falhas de regulação na interação entre as equipas, falta de normalização no processo entre insígnias e países, falhas nos procedimentos e especificações, além de deficiências no controlo durante o processo.

O desafio apresentado à equipa incidia na melhoria do processo de gestão deste tipo de projetos. As metas estabelecidas eram ambiciosas e orientadas para a otimização global do processo, visando:

• Redução do tempo despendido na abertura e remodelação de lojas: Procurando eficiência operacional e agilidade entre os diversos intervenientes;
• Minimização do impacto físico na operação de loja: Com o intuito de manter a continuidade das atividades comerciais durante o processo;
• Mitigação do impacto comercial nos clientes: Priorizando a satisfação do cliente ao longo de todo o processo de abertura e remodelação.
• Eliminação dos sobrecustos do processo: Visando uma gestão financeira mais eficaz e direcionada;
• Melhoria da qualidade da abertura e remodelação: Assegurando padrões elevados em todos os aspetos operacionais.

Este desafio representava não apenas uma resposta às lacunas identificadas, como também uma procura por excelência, eficiência e satisfação, reafirmando o compromisso da empresa com a constante inovação no negócio e a evolução das suas práticas operacionais.

A Solução

A identificação e análise aprofundada dos problemas inerentes ao processo de abertura e remodelação revelaram desafios significativos, tais como múltiplas alterações do layout da obra, atrasos, reuniões pouco produtivas, urgências decorrentes de atrasos na fase de estudo de viabilidade e desvios no budget. 

Causas raiz

As causas raiz destes problemas foram identificadas como:

• Equipa de desenvolvimento envolvida tardiamente: O que impactava a tomada de decisões críticas;
• Falta de Gestão visual e 5S (metodologia de organização do local de trabalho) na obra: O que contribuía para desorganização e ineficiência;
• Reuniões não normalizadas: O que comprometia a eficácia das comunicações;
• Tempo de viabilidade elevado: O que resultava em urgências na fase de planeamento;
• Projetos não contemplavam standards SHE (Safety, Health and Environment): O que gerava correções tardias e dispendiosas.

Contramedidas

A abordagem de solução passou pela implementação de medidas concretas para superar as oportunidades de melhoria identificadas:

• Reuniões diárias e de planeamento em obra: Fomentando uma comunicação eficaz e decisões ágeis;
• Auditorias semanais em obra (5S, SHE): Promovendo organização e segurança no ambiente de trabalho;
• Envolvimento da equipa de Development a montante: Assegurando a participação precoce das pessoas do desenvolvimento;
• Reformulação do sistema de avaliação dos fornecedores: Garantindo parcerias mais eficientes e alinhadas;
• Elaboração de manual para todas as futuras remodelações: Desenvolvimento de normas e procedimentos claros para garantir consistência e eficácia em projetos futuros.

Essa abordagem integrada visou não apenas a resolução dos problemas imediatos, como também o estabelecimento de bases sólidas para a melhoria contínua, refletindo o compromisso da empresa com a excelência operacional e a entrega de resultados superiores.

Resultados

A implementação das soluções propostas revelou impactos significativos no processo de abertura e remodelação, resultando em benefícios tangíveis e alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

Uma das conquistas mais notáveis foi o cumprimento dos prazos estabelecidos, representando uma mudança substancial na eficiência operacional. Este resultado não só otimizou a gestão do tempo, como também minimizou o impacto negativo sentido pelo cliente durante o processo de remodelação. Além disso, a empresa alcançou uma redução significativa de custos de 800 mil euros.

Estes resultados positivos – provenientes da implementação das estratégias propostas – reforçam a eficácia das mudanças promovidas pela empresa. Este projeto piloto acabou também por ter um impacto positivo em todas as futuras remodelações. Além de melhorar a eficiência operacional, os benefícios alcançados estão alinhados com a visão da empresa, evidenciando o seu compromisso contínuo com a inovação, a excelência e a entrega de valor aos clientes e stakeholders.