Caso de estudo

Transformação na gestão financeira de um município

A Empresa

Um município português, reconhecido pelo seu compromisso em fornecer serviços de excelência aos seus cidadãos, enfrentava desafios significativos na sua gestão financeira. Com um amplo leque de responsabilidades, abrangendo a gestão económica, financeira e patrimonial, esta entidade pública procurou otimizar os seus processos para promover um crescimento inclusivo, inteligente e ambientalmente sustentável, alinhado com as suas competências estabelecidas pela Lei das Autarquias Locais.

O Desafio

A área financeira do município, composta por várias unidades orgânicas e um total de 34 colaboradores, enfrentava desafios na arrecadação de receita e no processo de compras. Identificou-se a necessidade de melhorias na emissão de documentos de receita, no controlo de recebimentos, na agilização do registo de despesas e na eficácia do pagamento a fornecedores. O objetivo era alcançar maior eficiência e eficácia nos resultados, reduzindo os prazos médios de recebimentos e pagamentos e diminuindo o montante de dívida por receber.

A Abordagem

Para enfrentar estes desafios, o município adotou uma estratégia multifacetada, focada na implementação de soluções tecnológicas e na reestruturação dos processos internos:

• Desenho e implementação de dashboards em PowerBI: Para melhorar a gestão e monitorização de indicadores-chave de performance (KPIs), foram desenvolvidos e implementados dashboards específicos, facilitando as reuniões de equipa e a tomada de decisões baseada em dados.
• Implementação de dinâmica de reuniões e gestão de equipas: Introdução de ferramentas digitais, para rotinas semanais de gestão de equipa, focadas em monitorizar KPIs e implementar ações de melhoria.
• Melhorias no processo de receita: Automatização no cruzamento de notas de crédito com faturas, e implementação de rotinas mensais de monitorização de dívidas com mais de 120 dias, foram algumas das melhorias implementadas para otimizar o processo de receita. A educação e os diversos licenciamentos beneficiaram de automatizações específicas, visando a notificação eficiente de valores em dívida e a emissão automática de notas de crédito.
• Melhorias no processo de despesa: Desde a eliminação de fases desnecessárias no processo de contratação até à integração automática de faturas, foram realizados esforços no sentido de simplificar e agilizar o processo de despesa.

Estas iniciativas refletem um compromisso profundo com a inovação e a eficiência, sendo que a abordagem adotada demonstra uma combinação bem-sucedida de tecnologia e gestão estratégica, estabelecendo novas normas de excelência na administração pública.

Resultados

A estratégia de modernização adotada pelo município gerou resultados significativos, evidenciando um avanço significativo na sua eficiência operacional. A redução do prazo médio de recebimento de faturas de 8,8 para 1,7 dias, evidenciou uma melhoria de 81%. Paralelamente, o tempo médio para efetuar pagamentos a fornecedores foi reduzido em 44%, passando de 9 para 5 dias, o que otimizou as relações com os fornecedores e contribuiu para um ciclo económico mais dinâmico. Além disso, a dívida por receber diminuiu 13%, refletindo uma gestão de crédito mais eficaz e uma abordagem assertiva na recuperação de dívidas. Estes resultados destacam não apenas a eficácia das soluções implementadas, mas também o compromisso do município com a melhoria contínua e a gestão eficiente dos recursos públicos. Este caso serve como um exemplo inspirador de como a adoção da tecnologia e a reestruturação de processos podem levar a melhorias disruptivas na gestão financeira de entidades públicas.