Abordagem KAIZEN™ às operações: princípios e modelo  

As organizações enfrentam um desafio único que implica adaptarem-se a um contexto imprevisível com processos flexíveis que não comprometam a sua robustez. Atualmente, os líderes procuram formas de criar estruturas organizacionais que produzam resultados excecionais, independentemente do cenário, o que envolve mais do que simplesmente reformular um organograma. A aquisição de competências críticas e a adoção de uma abordagem inovadora são necessárias para manter uma vantagem competitiva durante um período prolongado.

Muitas empresas já beneficiaram da abordagem estruturada e transversal que a aplicação da metodologia KAIZEN™ proporciona. KAIZEN™ é uma filosofia e metodologia japonesa comummente utilizada para a melhoria contínua das operações. Este método está focado em melhorias incrementais e disruptivas que aumentam a eficiência, a qualidade e o desempenho geral dos processos e atividades.

Conceitos e princípios-chave da abordagem KAIZEN™

Respeito pelas pessoas

A filosofia KAIZEN™ reconhece que as pessoas estão no centro de qualquer esforço de melhoria e promove um ambiente caratecrizado pela confiança mútua, responsabilização e respeito pelos colaboradores que participam ativamente na identificação e implementação de melhorias..

Normalização

Ao criar e documentar standards operacionais normalizados, instruções de trabalho e boas práticas como parte da sua base de melhoria, as organizações podem identificar mais facilmente desvios e as áreas a desenvolver.

Foco no Gemba (“chão de fábrica”)

O foco no Gemba é um princípio fundamental da filosofia KAIZEN™. Refere-se à prática de ir diretamente ao local de trabalho, onde as atividades reais ocorrem, a fim de obter uma compreensão profunda dos processos e identificar oportunidades de melhoria. Essa abordagem é de extrema importância, pois permite aos líderes e colaboradores terem uma visão clara das operações, interagirem com as pessoas envolvidas e observarem de perto os desafios e as questões existentes. Ao estar presente no Gemba, é possível identificar desperdícios, ineficiências e possíveis problemas que podem ser resolvidos para melhorar a produtividade, qualidade e satisfação do cliente. Esta prática promove uma cultura de melhoria contínua, permitindo que as organizações sejam mais ágeis, eficazes e capazes de atender às necessidades dos clientes de maneira mais eficiente.

Eliminação de desperdício

Criar eficiência de fluxo através da eliminação de desperdícios, que incluem a produção em excesso, pessoas à espera, materiais e informação parados, movimento de pessoas, transporte de materiais e transferência de informação, sobreprocessamento, e erros ou defeitos.

Criação de valor

Maximizar o valor acrescentado ao identificar corretamente os clientes internos e externos.

Abordagem tradicional vs. KAIZEN™: Qual é a diferença?

A otimização das operações é o aspeto onde diferem significativamente ambas as abordagens, sendo o âmbito da melhoria uma das principais diferenças. As abordagens tradicionais muitas vezes enfatizam melhorias radicais, em grande escala, projetadas para realizar modificações significativas em processos ou sistemas, sendo iniciadas de forma periódica com recursos dedicados e tempo para o respetivo planeamento e execução. Por outro lado, a abordagem KAIZEN™ privilegia as mudanças incrementais e de pequena escala, implementadas de forma contínua com o envolvimento dos colaboradores de todos os níveis organizacionais, focando-se em efetuar ajustes gradualmente que melhorem a eficiência, a qualidade e o desempenho ao longo do tempo. Isto não significa que não sejam implementadas melhorias disruptivas. Pelo contrário, são implementadas com equipas multidisciplinares dedicadas que abordam desafios específicos.

Um outro aspeto que difere do ponto de vista tradicional é a abordagem KAIZEN™ relativamente à gestão da mudança . As abordagens tradicionais requerem esforços consideráveis de gestão da mudança devido à escala e à magnitude das melhorias propostas, tais como a reestruturação de departamentos ou a introdução de reformulações significativas nos processos. Numa abordagem KAIZEN™ após a definição dos objetivos estratégicos o plano de implementação é desdobrado até ao ponto de impacto e existe uma aposta no envolvimento dos colaboradores através de abordagens “bottom-up”, em que os colaboradores identificam ativamente os problemas, sugerem melhorias e implementam alterações. Este método colaborativo e prático ajuda a promover a responsabilização e a autonomia e facilita a implementação de melhorias para se atingir os objetivos desenhados.

Para além das diferenças já referidas, os projetos tradicionais de melhoria têm a particularidade de se estenderem por vários meses ou anos ao envolverem fases extensas de planeamento, análise e implementação. Em contrapartida, as abordagens KAIZEN™ centram-se em melhorias rápidas e frequentes, através da realização de alterações em pequena escala e em curtos períodos de tempo, que produzem resultados imediatos e criam uma dinâmica favorável a novas alterações.

Concluindo, a filosofia KAIZEN™ promove uma cultura de melhoria contínua com mudanças incrementais rápidas que conduzem a resultados tangíveis ao longo do tempo.

Importância da implementação dos princípios KAIZEN™ nas operações

Os princípios KAIZEN™ oferecem às organizações que os incorporam nas suas operações muitos benefícios distintos. Talvez um dos mais relevantes seja uma cultura de melhoria fomentada pelos princípios KAIZEN™ – concretamente a cultura de melhoria contínua. Estes princípios incentivam um ambiente em que a melhoria contínua tem lugar, envolvendo os colaboradores de todos os níveis na identificação de problemas, na proposta de melhorias e na contribuição para a sua implementação, criando assim uma cultura de responsabilização e autonomia que estimula a aprendizagem, a inovação e a adaptação a melhorias sustentadas ao longo do tempo.

A abordagem KAIZEN™ pode trazer muitos benefícios às operações. Ao aplicar esta filosofia de melhoria contínua às operações, a redução de desperdícios nas operações torna-se inevitável. Esta metodologia visa identificar e eliminar atividades sem valor acrescentado nas organizações para aumentar a eficiência e, ao mesmo tempo, simplificar os processos que otimizam a utilização dos recursos para reduzir custos e aumentar a produtividade.

Os princípios KAIZEN™ valorizam muito o envolvimento dos colaboradores na identificação e resolução de problemas de qualidade numa organização, o que contribui para aperfeiçoar a qualidade dos produtos/serviços e para diminuir os defeitos, os erros e a insatisfação dos clientes. Além disso, introduz uma solução proativa de controlo da qualidade que garante que as normas são cumpridas de forma consistente ou até mesmo excedidas.

A filosofia KAIZEN™ está associada ao respeito pelas pessoas, incentivando a capacitação dos colaboradores e envolvendo-os diretamente no processo de melhoria. Os colaboradores podem apresentar sugestões ou participar em atividades de resolução de problemas diretamente nos projetos KAIZEN™. Os colaboradores que se sentem envolvidos tendem a ser mais motivados, produtivos e empenhados em atingir os objetivos organizacionais do que os não envolvidos ou desmotivados.

A flexibilidade, a adaptabilidade e a agilidade são pilares da metodologia KAIZEN™. Ao otimizar continuamente as operações através das iniciativas KAIZEN™, as organizações tornam-se mais ágeis e aptas a dar resposta, mantendo-se competitivas mesmo em ambientes empresariais dinâmicos.

Esta abordagem garante a sustentabilidade a longo prazo de uma organização, incorporando melhorias na sua cultura, reforçando-as para obter resultados com impacto e ajudando-a a adaptar-se rapidamente às novas circunstâncias.

Como tal, as organizações podem aplicar os princípios KAIZEN™ nas suas operações para promover um ambiente de melhoria contínua, capacitar as equipas, otimizar os processos, reduzir o desperdício e melhorar a qualidade, ao mesmo tempo que alcançam o sucesso a longo prazo no desafiante clima de negócios que atualmente atravessamos.

Modelo KAIZEN™ para a melhoria das operações

O modelo KAIZEN™ para melhorar as operações é uma metodologia estruturada de melhoria contínua que recorre a modelos sistemáticos. Este disponibiliza às organizações uma estrutura prática para implementar eficazmente os princípios KAIZEN™. Os seus principais elementos incluem:

Excelência no crescimento do negócio

Ao abordar questões de marketing e vendas, implementando a ideação e o design thinking, ao melhorar o desenvolvimento ágil de produtos e ao otimizar produtos e preços.

Esta metodologia utiliza um processo iterativo conhecido como ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) que visa uma melhoria contínua ao longo do tempo através de iterações e repetições. Cada ciclo baseia-se num outro, de modo a obter um progresso contínuo com vista a melhorias que conduzam a um avanço gradual e sustentável.

Ao adotar o modelo KAIZEN™, as organizações podem sistematicamente planear, implementar, avaliar e sustentar melhorias nas suas operações. Esta abordagem estruturada promove a melhoria contínua, envolvendo os colaboradores e alcançando ao mesmo tempo benefícios tangíveis em termos de eficiência, qualidade e desempenho global.

Produção: alcançar a flexibilidade e a eficiência

O modelo KAIZEN™ de melhoria da produção para alcançar a flexibilidade e a eficiência aplica os princípios KAIZEN™ para otimizar os processos de produção de uma organização, conferindo-lhe assim uma maior capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças nas necessidades dos clientes, reduzir o desperdício e maximizar a produtividade. Ao aplicar este modelo de forma eficaz, as organizações podem aumentar a sua capacidade de responder à evolução das expetativas dos consumidores, melhorando simultaneamente a eficiência das suas operações.

Para aplicar este modelo no contexto da produção, é fundamental criar um sistema de planeamento com base na procura. Este sistema baseado na procura inclui uma análise aprofundada da procura e inventário, a definição de uma estratégia de planeamento de SKU (que descreve a melhor abordagem para cada grupo de referências, incluindo MTS – make to stock ou MTO – make to order), o cálculo do planeamento da capacidade em pull e respetiva execução no chão de fábrica. A eficiência na produção é alcançada principalmente através da implementação do sistema de produção lean, que inclui princípios de estabilidade básica, a criação de fluxo na produção e na logística e a execução de planos de manutenção produtiva e de controlo de qualidade.

As organizações que recorrem ao modelo KAIZEN™ para a melhoria da produção podem aumentar a flexibilidade e a eficiência dos seus processos aplicando esta metodologia. Ao privilegiar pequenas mudanças com o envolvimento dos colaboradores, através de medições e da normalização, este modelo permite que as organizações se adaptem mais rapidamente às necessidades do mercado em constante mudança, diminuindo as despesas supérfluas, otimizando a utilização dos recursos e aumentando assim a produtividade.

Logística interna: implementar um fluxo em pull

A implementação de uma estratégia de fluxo em pull nas operações de logística interna é uma abordagem concebida para melhorar as operações, simplificando os fluxos de materiais, diminuindo o desperdício e melhorando a eficiência. Este tipo de fluxo procura satisfazer as necessidades dos clientes de forma mais direta, respondendo às necessidades reais e não às previsões.

Para implementar um fluxo em pull, é essencial compreender alguns conceitos-chave:

Compreensão da procura do cliente

A implementação de um fluxo em pull começa por um conhecimento detalhado da procura dos clientes. Ao estudar as encomendas, os Lead Times e os padrões de consumo de produtos ou materiais, as organizações conseguem obter um panorama preciso dos comportamentos de compra dos clientes, que servem de base ao planeamento e à implementação deste sistema de fluxo em pull.

Implementar o Just-in-Time (JIT)

O Just-in-Time é um pilar dos sistemas de fluxo em pull. O JIT envolve a produção ou entrega de materiais ou produtos no momento e local certos – com níveis mínimos de inventário ou produção em excesso.

Sistema KANBAN

Os sistemas KANBAN são amplamente utilizados na implementação do pull flow, utilizando indicações visuais como cartões, caixas ou sinais como elementos desencadeadores de ações para mover materiais ou produtos entre as fases de um processo. Cada KANBAN representa uma quantidade determinada; à medida que os artigos são consumidos ou transferidos entre fases, estes indicam as necessidades de reposição.

Produção em fluxo

O pull flow foi concebido para promover um processo de produção contínuo, fazendo corresponder as taxas de produção à procura dos clientes e eliminando os gargalos na produção. No entanto, uma implementação bem-sucedida requer uma estreita cooperação entre vários departamentos e fornecedores para garantir um fluxo ininterrupto de materiais e produtos.

Redução de desperdício

Ao eliminar as atividades sem valor acrescentado, incluindo o excesso de inventário, a produção em excesso, o tempo de espera e os movimentos desnecessários. A adequação da produção à procura real traduzir-se-á numa redução do desperdício e numa melhor utilização dos recursos.

O fluxo em pull estende-se também para além das paredes de uma organização, envolvendo os seus fornecedores como parte deste processo. É crucial trabalhar em estreita colaboração com os fornecedores para garantir entregas atempadas com base na procura real, estabelecer fortes canais de comunicação e implementar sistemas de informação partilhados para obter visibilidade em tempo real da procura e dos níveis de inventário.

Como já referido, a implementação do pull flow na logística interna traz inúmeras vantagens, incluindo: redução dos Lead Times através da entrega rápida e precisa de materiais e produtos no momento certo, eliminação das necessidades de excesso de inventário e diminuição dos custos de detenção e de stocks obsoletos.

Este modelo de produção ajuda as organizações a responder rápida e eficazmente à rápida evolução das exigências dos clientes e das condições de mercado, aumentando a capacidade de resposta ao mesmo tempo que otimiza a utilização de recursos para uma maior eficiência e produtividade.

Fluxo de logística externa: minimizar o custo da logística

Minimizar os custos logísticos através da otimização da logística externa é uma abordagem concebida para reduzir as despesas através da racionalização e melhoria das operações com o objetivo de reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar os processos. Eis alguns aspetos críticos para otimizar com êxito o fluxo logístico externo:

Gestão de fornecedores

Estabelecer práticas eficazes de gestão de fornecedores para garantir entregas atempadas, mantendo canais de comunicação abertos com os fornecedores, estabelecendo expetativas claras relativamente a prazos de entrega e normas de qualidade, e colaborando para aumentar a eficiência logística. Considerar programas de gestão de inventário geridos pelo fornecedor (VMI – Vendor-managed Inventory) como outro método para reduzir os custos de transporte e melhorar o controlo do inventário.

Otimização do transporte

Otimizar as atividades de transporte para minimizar os custos. Rever cuidadosamente as rotas de transporte e os transportadores para identificar oportunidades de consolidação, otimização de rotas e redução de custos. Usar sistemas de gestão de transporte (TMS – Transportation Management Systems) para simplificar os processos, aumentar a visibilidade, e tomar decisões de planeamento e de rotas de carga de forma mais eficaz; usar tecnologia e ferramentas de digital analytics para tomar decisões informadas ao negociar contratos de transporte favoráveis; considerar tirar partido da tecnologia para otimizar o planeamento da carga.

Eficiência do armazém e do centro de distribuição

Otimizar a eficiência do armazém e do centro de distribuição para reduzir os custos e melhorar o fluxo da logística. Aplicar princípios Lean como a metodologia 5S para organizar e otimizar os layouts do armazém de modo a minimizar o movimento desnecessário melhorando simultaneamente os processos de picking e de embalagem. Usar tecnologia de automação como sistemas de digitalização de código de barras ou software de gestão de inventário para uma maior precisão, redução de erros e simplificação das operações.

Gestão de inventário

Implementar práticas eficazes de gestão de inventário para reduzir os custos de manutenção e otimizar o fluxo geral da logística, recorrendo a técnicas de previsão da procura para antecipar as necessidades dos clientes e ajustar os níveis de inventário de acordo. Implementar princípios Just-in-Time (JIT) para minimizar os custos extras de armazenamento de inventário. Por último, implementar ferramentas e técnicas de otimização de inventário para manter níveis de stock ideais que visem uma melhor rotatividade dos produtos.

Promover relações de colaboração

Estabelecer relações de colaboração com os clientes e fornecedores para otimizar o fluxo logístico. Trabalhar em estreita colaboração com os clientes para obter informações sobre as suas necessidades, melhorar a precisão das encomendas online e agilizar os processos de tratamento das encomendas. Criar alianças estratégicas com prestadores de serviços de logística, tais como transportadores ou prestadores de serviços logísticos a terceiros (3PL), para tirar partido da sua experiência, redes e tecnologia.

Sistemas de informação e tecnologia

Investir em sistemas de informação robustos e em tecnologia para aumentar a visibilidade, rastrear envios e otimizar os processos logísticos. Implementar sistemas de gestão de armazéns (WMS – Warehouse Management Systems), sistemas de gestão de transporte (TMS) e sistemas de gestão empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning), para melhorar a precisão dos dados. Automatizar processos, melhorar as capacidades de tomada de decisões, tirar partido do seguimento em tempo real para detetar gargalos, otimizar rotas e aumentar o desempenho geral da logística.

Ao melhorar o fluxo de logística externa, as organizações podem reduzir custos enquanto melhoram a sua eficiência e operações. A otimização da gestão de fornecedores, da logística de transportes, das operações de armazém e do controlo de inventário através da tecnologia, pode desbloquear o potencial de redução de custos, assegurando simultaneamente entregas atempadas e com precisão aos clientes.

Como iniciar uma jornada KAIZEN™ nas operações

Iniciar uma jornada KAIZEN™ nas operações implica adotar uma abordagem coerente e sistemática para implementar princípios de melhoria contínua. A Value Stream Analysis (VSA) é um passo essencial da metodologia KAIZEN™ para otimizar as operações, ajudando a identificar áreas de desperdício e áreas de melhoria dentro dos fluxos de valor. Nos parágrafos seguintes, é apresentada uma explicação pormenorizada de cada um destes princípios e etapas. Ao seguir estes passos, as organizações podem promover um ambiente de melhoria contínua e, ao mesmo tempo, impulsionar uma mudança significativa e transformadora que produza ganhos sustentados no desempenho operacional.

Definir o âmbito

Determinar que fluxo(s) de valor se pretende analisar: poderá incluir processos específicos, departamentos ou todo um sistema de produção. Devem também ser claramente definidos os pontos de origem e de paragem.

Constituir uma equipa multidisciplinar

Criar uma equipa multidisciplinar que inclua representantes das diferentes áreas que compõem o fluxo de valor, como a produção, a logística, o controlo de qualidade e o serviço ao cliente. Esta diversidade assegura uma visão holística do funcionamento dos processos.

Mapear a situação atual

Utilizar técnicas de mapeamento visual, como o Value Stream Mapping (VSM), para representar com precisão o fluxo de valor atual, incluindo etapas, atividades, inputs, outputs e fluxos de informação. É essencial incluir tempos de ciclo, Lead Times, níveis de inventário e outras métricas relevantes como parte deste exercício.

Identificar desperdícios

Utilizar o mapa da situação atual para avaliar as áreas com atividades que não acrescentam valor, como a produção em excesso, o tempo de espera, os níveis excessivos de inventário, os defeitos, o transporte desnecessário e as ineficiências de movimento. É essencial diferenciar as atividades de valor acrescentado que contribuem diretamente para satisfazer as exigências dos clientes daquelas que não o fazem. O cálculo da percentagem de tempo de valor acrescentado ajuda a identificar a eficiência global das operações de fluxo de valor de uma organização.

Definir o estado futuro para o fluxo de valor

Visualizar um estado futuro ideal para o fluxo de valor que elimine o desperdício, melhore o fluxo e aumente a eficiência em geral. Reunir ideias como: encurtar os tempos de ciclo, otimizar os níveis de inventário e os tempos de espera, bem como otimizar o uso dos recursos e a qualidade. Criar um mapa do estado futuro que represente esta situação.

organização.

Criar um plano de ação

Elaborar um plano de ação abrangente para a execução de quaisquer oportunidades de melhoria identificadas, atribuindo responsabilidades e estabelecendo prazos, conforme necessário, para cada oportunidade de melhoria identificada. É fundamental garantir que o plano de ação seja viável e exequível.

Implementar e monitorizar melhorias

Tomar medidas imediatas para executar e implementar iniciativas de melhoria, conforme estabelecidas no plano de ação, monitorizar o progresso da implementação, medir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e recolher dados sobre o impacto das melhorias nos processos do fluxo de valor.

Ainda tem algumas dúvidas sobre os princípios KAIZEN™ nas operações?

O que é o planeamento em pull?

O planeamento em pull alinha as atividades com base na procura real e nas restrições de capacidade. Este tipo de planeamento é frequentemente utilizado no âmbito do Lean manufacturing para aumentar a eficiência e diminuir o desperdício.

O que é o fluxo unitário?

O fluxo unitário (comummente designado como one-piece flow) é uma abordagem utilizada no Lean manufacturing e em metodologias de melhoria de processos, como o Toyota Production System (TPS). O objetivo é movimentar uma unidade de trabalho ou produto do início ao fim, sem interrupções, atrasos ou formação de lotes durante uma operação ou processo. O fluxo unitário foi concebido para facilitar o fluxo de trabalho contínuo, processando um item de cada vez antes de passar ao item seguinte na sequência, ao contrário do processamento em lote que envolve o processamento de itens em conjunto sob a forma de grupos ou lotes.

O que são fluxos integrados?

Os fluxos integrados (ou fluxos de trabalho integrados) são um conceito desenvolvido a partir dos princípios KAIZEN™ que visam racionalizar e otimizar os fluxos de trabalho entre vários processos, departamentos ou funções organizacionais. Estes fluxos recorrem à unificação e orquestração de várias atividades com o intuito de eliminar o desperdício, aumentar a eficiência e melhorar a produtividade.