A Empresa

A organização em análise é uma prestigiada empresa portuguesa dedicada ao cultivo, produção, comercialização e exportação de vinhos. Com uma presença internacional sólida, a organização tem conquistado os paladares dos amantes de vinho em todo o mundo. A sua jornada de sucesso tem sido moldada por um compromisso com a qualidade, a inovação e a excelência.

Atualmente, esta empresa dispõe de um portfólio que abrange mais de 30 marcas distintas. Estas marcas são o resultado de um cuidadoso trabalho de cultivo em cerca de 1.600 hectares de vinhas, espalhados por 12 regiões vitivinícolas com cinco origens de produção. As suas vendas vão muito além das fronteiras de Portugal, alcançando mais de 120 países em todo o mundo.

O Desafio

No universo do vinho, a embalagem desempenha um papel fundamental. Afinal, 70% das decisões de compra de vinho são tomadas diretamente na prateleira, com a embalagem a desempenhar um papel de destaque. Surpreendentemente, 67% das decisões de compra de um novo vinho estão intrinsecamente ligadas à embalagem do produto. É neste contexto que inicia um desafio crucial para esta empresa: o desenvolvimento de embalagens que não só protejam os seus produtos de forma eficaz, mas também cativem e conquistem os consumidores. O processo de design e criação de embalagens tornou-se um pilar essencial para o crescimento do negócio e para o sucesso da empresa no competitivo mercado vinícola global.

No âmbito do compromisso com a melhoria contínua, a empresa decidiu implementar um projeto para otimizar o processo de desenvolvimento de embalagens. Era necessário desenvolver um Sistema de Gestão de Projetos eficaz, com a meta de atingir uma taxa de 100% de projetos concluídos dentro do prazo estabelecido. Além disso, era fundamental criar um processo de desenvolvimento eficiente que promovesse também uma coordenação perfeita entre as várias equipas envolvidas.

A Abordagem

O trabalho efetuado iniciou com a seleção de um projeto para análise, que foi detalhadamente mapeado. Durante esse processo, identificaram-se várias oportunidades de melhoria, abrangendo questões como a falta de definição de conceitos, o retrabalho, as constantes alterações nas datas de lançamento e a má gestão de recursos, entre outros desafios identificados.

Após a análise das oportunidades, desenhou-se a visão de melhoria já com as soluções definidas e o respetivo plano de implementação. De seguida, vamos descrever algumas dessas soluções:

Estruturação dos Projetos de Desenvolvimento

Os projetos de desenvolvimento de embalagens foram divididos em seis categorias distintas, cada uma com as suas características e desafios específicos. Isto inclui ações promocionais, novos produtos, mudanças de colheita, rotulagem específica, relançamentos e projetos relacionados com legislação. Além disso, identificou-se uma categoria adicional para acomodar projetos personalizados que não encaixavam nas categorias existentes. Foram igualmente melhorados os critérios de priorização de projetos, considerando fatores como orçamento, esforço de desenvolvimento, risco técnico e estratégia de mercado.

Project Design e Caminho Crítico

Foi criada uma estrutura de fases e tarefas para cada projeto, identificando claramente as responsabilidades e os prazos associados. Definiu-se um caminho crítico que permitiu monitorizar o progresso do projeto e identificar potenciais atrasos. Além disso, definiram-se decisões-chave que não podem ser alteradas após a conclusão de determinadas fases, garantindo assim um maior controlo sobre o desenvolvimento do projeto.

Tailoring

Reconhecendo que nem todos os projetos são iguais e que as características individuais podem influenciar a complexidade e a relevância de cada um, implementou-se uma abordagem de “tailoring“, na qual atribuem-se pontuações ponderadas com base em critérios como complexidade, inovação e criticidade.  Esta gestão permitiu dimensionar os projetos em quatro categorias: XS (Light), S (Pequeno), M (Médio) e L (Grande). Cada categoria recebeu um método de gestão adequado às suas necessidades.

Project Pull Planning

Introduziu-se um project buffer no caminho crítico de cada tipo de projeto para absorver variações no lead time das tarefas. Isto permitiu lidar de forma mais eficaz com desvios no cronograma e garantir que as datas de expedição planeadas fossem cumpridas sempre que possível. 

Sala Obeya e Indicadores de Desempenho

Construiu-se uma sala de controlo visual que fornece uma visão abrangente de todos os projetos em curso. Esta sala tem informações relativas a indicadores-chave, projetos em carteira, planeamento, problemas identificados e gestão de riscos. Através desta abordagem visual, garantiu-se a monitorização do progresso e a tomada de medidas imediatas sempre que necessário, em todos os projetos. Os indicadores de desempenho fornecem insights valiosos sobre o desempenho dos projetos e ajudam a identificar áreas de melhoria.

Com esta abordagem abrangente, conseguiu-se transformar o processo de desenvolvimento de embalagens. Além de melhorar a eficiência, reduzindo retrabalho e atrasos, também se aumentou a qualidade.

Resultados

Os resultados alcançados foram significativos. A implementação do novo sistema de gestão de projetos resultou no aumento da taxa de projetos concluídos no prazo estabelecido de 22% para 88%. Além disso, observou-se uma melhoria significativa no lead time médio dos projetos, com uma redução de 46%.

Outro indicador importante é a produtividade da equipa de desenvolvimento, que aumentou em 18%. Isso demonstra que a abordagem adotada não apenas melhorou a gestão do tempo, mas também aumentou a eficiência e a capacidade da equipa de entregar projetos com maior qualidade e em menos tempo. Em resumo, os resultados obtidos refletem uma transformação positiva na empresa, com projetos entregues no prazo, maior eficiência e uma equipa mais produtiva e motivada.