A empresa

No cenário dinâmico de governance e dos negócios contemporâneos, esta Câmara Municipal destaca-se como uma entidade proativa que abraçou a transformação digital como um catalisador para o desenvolvimento regional e a modernização da sociedade. Reconhecendo o papel crucial da digitalização na promoção da transformação territorial, este município comprometeu-se a fomentar um ecossistema digital que nutre a criação de emprego, a expansão internacional dos negócios e um modelo de administração avançado.

A política do município, enraizada numa abordagem holística, enfatiza a importância de atuar em três dimensões fundamentais: cidadãos individuais, empresas e o aparelho governamental. Esta estratégia abrangente visa equipar todos os intervenientes com as ferramentas e condições necessárias para enfrentar os desafios de um mundo digital em rápida evolução.

Desde 2017, este município posicionou-se como uma entidade totalmente desmaterializada, um testemunho da sua visão progressista. A metodologia adotada nesta jornada não se tratou apenas de adotar novas tecnologias, mas também envolveu uma redefinição fundamental dos processos existentes. Esta mudança estrutural, fundamentada numa análise aprofundada, permitiu ao município otimizar operações, aumentar a produtividade e oferecer serviços mais eficazes aos seus cidadãos e empresas.

Neste caso de estudo, mergulhamos na jornada transformadora desta Câmara Municipal, explorando como a digitalização remodelou a sua estrutura, os desafios encontrados e os sucessos alcançados na construção de uma comunidade moderna, interligada e resiliente.

O desafio

O município, ao alinhar-se com a era digital em evolução, reconheceu o papel central da transformação digital na remodelação administrativa e social. Esta transformação não é apenas uma atualização tecnológica, mas sim uma estratégia direcionada para melhorar a qualidade do emprego, aumentar a presença internacional das empresas locais e avançar na modernização do Estado e da sociedade. A estratégia do mesmo é holística, focada em capacitar indivíduos, empresas e entidades governamentais para se adaptarem e prosperarem na era digital.

Desde a transição para uma entidade completamente desmaterializada em 2017, esta autarquia tem sido pioneira na redefinição de suas metodologias operacionais. Esta mudança envolve não apenas a adoção de ferramentas digitais, mas também uma reavaliação e melhoria abrangentes dos processos existentes com base em análises detalhadas, visando tornar as operações municipais mais eficientes e responsivas às necessidades dos cidadãos.

Composição da equipa do projeto

O projeto foi liderado pelo Diretor do Departamento de Informática, Telecomunicações, Inovação e Controlo (DITIC). Apoiado por uma equipa multidisciplinar composta por assistentes técnicos e técnicos superiores especializados em Gestão da Qualidade, contando, também, com chefes de departamentos organizacionais, que possuem a autoridade e experiência para tomar decisões estratégicas, garantindo, assim, que a visão do projeto está continuamente alinhada com os objetivos da autarquia.

Objetivos e soluções do projeto

A ambição do projeto era identificar e melhorar os desafios encontrados nos vários serviços desta Câmara Municipal. As três prinicipais áreas de foco foram as seguintes:

Mission control room

Objetivo: melhorar o acesso à informação crítica de gestão para todos os intervenientes e resolver falhas de planeamento e de comunicação dentro e entre os serviços municipais.

Solução: criar uma plataforma digital centralizada para agilizar o fluxo de informações. Esta estratégia não só permite acesso em tempo real, como há uma melhor coordenação entre os diferentes departamentos e, consequentemente, o serviço ao cidadão é agilizado.

Plataforma de gestão de obras

Objetivo: abordar a falta de coordenação e comunicação nas intervenções nas vias públicas, que tem  um impacto significativo na mobilidade e na vida quotidiana dos cidadãos.

Solução: implementar uma plataforma integrada que facilite um melhor planeamento e uma melhor colaboração entre os serviços envolvidos em projetos de construção pública. Este método visa minimizar as interrupções, reduzir os tempos de execução dos projetos e cortar custos.

Indicadores de gestão de atividade do licenciamento urbanístico

Objetivo: melhorar a gestão dos prazos de resposta nos processos de licenciamento urbanístico e reduzir o risco de perda de investimento devido a atrasos burocráticos.

Solução: desenvolver um conjunto de indicadores de desempenho e implementar um sistema para acompanhar e gerir estes indicadores, garantindo o processamento atempado dos pedidos de licenciamento urbanístico.

Impacto e benefícios

A transformação levou a uma administração municipal mais coordenada e eficiente, pois a melhoria da comunicação e da organização resultou na interligação e cooperação entre os vários departamentos. Houve uma mudança significativa na capacidade de resposta da autarquia às necessidades dos cidadãos. Além disso, ao envolver todos os funcionários nas práticas de planeamento e revisão, o projeto alcançou melhorias notáveis nos prazos operacionais e na qualidade do serviço.

A abordagem

A abordagem adotada para a transformação digital foi meticulosamente planeada para atender aos desafios específicos identificados. A estratégia incluiu várias etapas-chave e metodologias para garantir o sucesso e a eficácia da transformação.

Desenvolvimento inclusivo de ferramentas digitais

 O processo de desenvolvimento envolveu todas as unidades orgânicas e departamentos, garantindo que as ferramentas digitais fossem abrangentes, atendendo às necessidades específicas de cada área da autarquia.

Fases de implementação e participação ativa

Primeira Fase – Identificação de oportunidades de melhoria e design de ferramentas

As oportunidades de melhoria foram mapeadas em reuniões colaborativas, onde as ideias foram transformadas em designs concretos para as ferramentas digitais. Esta fase enfatizou a importância da identificação precisa das necessidades e a criação de soluções sob medida.

Segunda Fase – Implementação e conversão de oportunidades

Com a participação de todas as partes interessadas, as ferramentas digitais foram implementadas, convertendo as oportunidades identificadas em resultados práticos e mensuráveis.

Ações implementadas e ferramentas de gestão

Criação de equipas em MS TEAMS

Estas equipas especializadas, formadas para diferentes serviços municipais, foram equipadas com várias ferramentas de gestão, promovendo uma organização eficiente e melhor gestão do tempo e recursos.

Sincronização com a mission control room digital

Centralizar informações relevantes na mission control room digital significou uma melhoria significativa na tomada de decisões e na gestão estratégica, permitindo uma visão global e integrada das operações municipais.

Tecnologia e inovação na gestão municipal

Plataforma de gestão de obras com ArcGis

A integração desta plataforma tecnológica avançada na mission control room digital proporcionou uma melhoria significativa na gestão e no acompanhamento das obras municipais, aumentando a eficiência e a transparência.

Painel de indicadores para licenciamento urbanístico

A implementação de um painel específico de indicadores para licenciamento urbanístico melhorou a gestão de prazos e a eficácia dos processos, contribuindo para uma resposta mais rápida e eficiente aos cidadãos e investidores.

Impacto, benefícios e melhoria contínua

Comunicação e coordenação aprimoradas

A metodologia implementada facilitou uma maior e melhor comunicação e coordenação entre os diferentes serviços, áreas e equipas, impactando diretamente na qualidade dos serviços prestados aos munícipes.

Evolução e adaptação das ferramentas

Com uma estratégia voltada para a melhoria contínua, o projeto não só alcançou resultados imediatos, mas também estabeleceu um caminho para adaptações futuras, assegurando que as ferramentas se mantêm atualizadas e alinhadas com as necessidades em evolução.

Os resultados

A jornada de transformação digital na autarquia revelou-se um exemplo emblemático de como a inovação e a tecnologia podem remodelar a administração pública. Com a implementação de uma estratégia digital multifacetada, esta conseguiu atingir um equilíbrio entre eficiência operacional, sustentabilidade financeira e satisfação do cidadão.

Resultados das auditorias e implicações

As auditorias, com foco na atualização dos dados, a utilização de ferramentas e o impacto nos indicadores de sucesso, demonstraram uma melhoria significativa:

• O índice de 85% na última auditoria supera o marco anterior, refletindo não apenas a eficácia das medidas implementadas, mas também uma cultura organizacional cada vez mais adaptada à inovação digital.
• A evolução destes indicadores não é meramente numérica, mas reflete numa transformação profunda nas operações do município, resultando em processos mais ágeis e numa gestão mais transparente e responsável.

Detalhe dos indicadores de sucesso

Desvios da despesa e gestão orçamental

A significativa redução de desvios no orçamento destaca a precisão e a previsibilidade na gestão financeira, essenciais para uma administração pública eficaz.

Agilidade operacional

A redução de 20% no tempo médio de aquisição de bens e serviços é um testemunho da agilidade aprimorada nos processos administrativos, promovendo uma resposta mais rápida às necessidades dos cidadãos.

Execução de atividades

Atingir uma taxa de realização de 90% das atividades planeadas não só aumenta a confiança na administração pública, mas também garante que os recursos são utilizados de forma eficiente.

Impacto social e comunitário

Além dos indicadores quantitativos, a transformação digital teve um impacto profundo na vida dos cidadãos. A agilização dos processos de licenciamento, a coordenação eficiente em obras públicas e a gestão orçamental responsável melhoraram diretamente o bem-estar dos cidadãos e a confiança nas instituições públicas.

Visão de Futuro e Sustentabilidade

Este caso de estudo é mais do que uma história de sucesso imediato, considerando que traça um caminho sustentável para a inovação contínua e o desenvolvimento nesta Câmara Municipal. As estratégias implementadas oferecem uma base sólida para futuras melhorias, adaptando-se às mudanças tecnológicas e às necessidades emergentes dos cidadãos.

Conclusão

O projeto de transformação digital na Câmara Municipal representa um exemplo de como a inovação tecnológica, aliada a uma abordagem estratégica e colaborativa, pode revolucionar a administração pública e o serviço aos cidadãos.

O desenvolvimento e a implementação das ferramentas digitais, realizados de maneira inclusiva e participativa, garantiram que as soluções adotadas atendessem especificamente às necessidades identificadas. A criação de equipas de trabalho no MS TEAMS e a centralização de informações na mission control room digital foram passos cruciais que melhoraram a comunicação e a coordenação entre os diversos serviços. A utilização do software ArcGis na gestão de obras municipais e o desenvolvimento de um painel específico de indicadores para o licenciamento urbanístico refletem a aplicação eficiente de tecnologias avançadas para otimizar os processos e serviços municipais.

O impacto do projeto foi notável, traduzindo-se em melhorias significativas na eficiência, na comunicação e na coordenação entre os serviços municipais. A melhoria contínua, um pilar central deste projeto, assegura que as ferramentas e metodologias implementadas continuem, não só a evoluir, como também, a adaptar-se às necessidades em mudança da autarquia e dos seus cidadãos. A transformação digital atendeu às expectativas iniciais, como também estabeleceu um padrão de excelência e um modelo replicável para outras autarquias.

Para terminar, este caso de estudo destaca a importância da visão estratégica, da colaboração interdepartamental, da inovação tecnológica e da melhoria contínua na transformação digital de uma entidade pública. Este projeto não apenas modernizou a infraestrutura e os serviços municipais, mas também serviu como um catalisador para uma mudança mais ampla na forma como os serviços públicos podem adaptar-se e prosperar na era digital, elevando o padrão de serviço e satisfação dos cidadãos.