A Empresa

A empresa em destaque é uma parte essencial da divisão Home Comfort de um conhecido grupo internacional, com vendas de aproximadamente 2 mil milhões de euros em Portugal e com uma equipa de mais de 6000 colaboradores, dos quais 1000 estão dedicados à investigação e desenvolvimento. Esta empresa tem a responsabilidade de gerir a unidade de negócios dedicada a sistemas de água quente residenciais dentro do grupo.

Além do seu impacto no âmbito corporativo, a empresa desempenha um papel fundamental na economia local e estabelece parcerias sólidas com várias instituições locais. A sua notável capacidade de inovação é evidenciada pelo desenvolvimento de produtos pioneiros que têm deixado uma marca no mercado. A equipa de engenheiros desempenha um papel crucial, contribuindo para diversas divisões da corporação, o que permite ampliar o alcance das suas inovações e o seu impacto global.

O Desafio

O projeto em questão concentrou-se no desafio de conceber e desenvolver um novo produto destinado ao mercado europeu, com a finalidade de substituir um já existente. O projeto estabeleceu metas ambiciosas, que incluíam uma redução significativa de custos (-30%) e uma diminuição no tamanho do produto (-30%), além de assegurar a entrega dentro do prazo estabelecido.

Durante a análise do processo de desenvolvimento de produtos existente, foram identificadas diversas oportunidades de melhoria, incluindo nos atrasos frequentes em processos críticos e nos longos lead times de projeto, devidos a vários fatores:

• Falta de planeamento detalhado;
• Falta de visibilidade e conhecimento do plano geral por parte de todos os envolvidos;
• Departamentos com dificuldade em determinar as datas de início das suas atividades;
• Sobrecarga dos elementos da equipa e multitasking.

A Abordagem

Para otimizar o processo de desenvolvimento de produtos e responder com sucesso aos desafios apresentados pelo projeto, a empresa contou com o apoio do Kaizen Institute. O projeto iniciou com uma fase de diagnóstico, durante a qual o processo foi mapeado. Nessa etapa, foram identificadas as oportunidades de melhoria existentes, bem como as soluções que deveriam ser implementadas.

Durante a fase de implementação a equipa utilizou uma série de metodologias que foram cruciais para o sucesso do projeto. Essas metodologias incluíram:

Modelo de stage-gate

Foi implementada uma abordagem de gestão de projeto na qual o progresso ocorre através de fases claramente definidas. No final de cada fase, é realizada uma revisão que determina se o projeto está apto para avançar para a etapa seguinte ou se requer ajustes. Isto permite garantir que o projeto cumpre os critérios específicos em cada fase, reduzindo o risco do aparecimento de problemas nas etapas mais avançadas.

Sala de gestão visual do projeto (Sala Obeya)

Foi criada uma sala de gestão visual dedicada e equipada com todas as informações e elementos necessários para acompanhar o projeto de forma precisa e eficaz. Isto incluiu cronogramas, metas, métricas de desempenho e todos os dados relevantes para a tomada de decisão. A sala Obeya tornou-se um centro de comando onde as equipas podiam colaborar e tomar decisões informadas.

Planeamento do projeto em pull com indicador do consumo do buffer de tempo do projeto

Foi adotado um sistema de planeamento de projeto em pull e foi implementado um indicador que monitorizava o consumo do buffer do projeto, permitindo a identificação precoce de possíveis atrasos e ações corretivas oportunas.

Implementação do KAIZEN™️ Diário

Para impulsionar a melhoria contínua das equipas criativas, foi introduzida a abordagem do KAIZEN™️ Diário. Esta componente envolveu a realização de reuniões regulares e curtas para identificar obstáculos, oportunidades de melhoria e soluções rápidas. Estas reuniões ajudaram a incentivar a resolução ágil de problemas e a otimização constante dos processos.

Melhoria do processo de planeamento de recursos

Para otimizar o uso de recursos, houve uma reformulação do processo de planeamento. Isto incluiu a alocação mais eficiente de pessoas e recursos materiais, garantindo que cada tarefa fosse realizada de maneira eficaz e no momento certo.

Otimização do processo de gestão de portfólio e capacidade

A empresa também concentrou esforços na gestão do seu portfólio de projetos e na capacidade dos seus recursos. Isto implicou uma seleção criteriosa de projetos com base em critérios estratégicos, priorização eficiente e alocação adequada de recursos para garantir que os projetos fossem executados de forma eficaz.

Estas metodologias colaborativas e estratégicas revelaram-se fundamentais para o sucesso do projeto, permitindo à equipa ultrapassar os desafios e alcançar resultados disruptivos. Desta forma, não apenas melhoraram o processo de desenvolvimento de produtos, como também fortaleceram a capacidade de inovação e a cultura de melhoria contínua da organização.

Resultados

Os resultados alcançados foram notáveis. A empresa conseguiu desenvolver o novo produto de acordo com os objetivos iniciais do projeto, tendo ocorrido uma redução de 32% no tempo necessário para levar o produto ao mercado, demonstrando a eficácia das mudanças implementadas. Além disso, a alocação de recursos diminuiu 25% em comparação com projetos anteriores, o que contribuiu para uma maior eficiência operacional.