A empresa

A empresa em questão é uma multinacional que opera na indústria de bens de consumo, destacando-se como uma das maiores deste mercado a nível mundial. Até hoje, esta organização tem demonstrado um crescimento continuado ano após ano. Fundada enquanto resultado de uma fusão estratégica, a empresa gere centros de produção em várias regiões, incluindo América do Norte, Europa e Ásia. Além de contar com uma vasta experiência no mercado de bens de consumo, a empresa oferece um portfólio diversificado com centenas de produtos, abrangendo categorias tais como: cuidados pessoais, saúde, bem-estar e higiene, sendo os mesmos utilizados em várias áreas, incluindo saúde, beleza, puericultura e cuidados do lar.

O desafio

Ao longo dos anos, a empresa iniciou diversos projetos de melhoria contínua em diferentes locais com equipas isoladas e alcance limitado, que, apesar de bem-sucedidos, estavam focados em áreas específicas sem qualquer integração global. Neste contexto, a empresa deparou-se com o desafio de desenvolver as capacidades de toda a organização de forma eficiente, normalizada e escalável. Contudo, a abordagem que consistia na realização de sessões de formação para pequenos grupos, não era viável devido ao grande número de colaboradores e às barreiras culturais, geográficas e linguísticas.

A abordagem

Para enfrentar este desafio, decidiu-se avançar com a implementação de um sistema de capability building. Antes de desenvolver tal sistema, foi necessário realizar uma avaliação abrangente para identificar lacunas de competências existentes. Juntamente com a empresa, foi efetuada uma análise detalhada às habilidades e aos conhecimentos dos colaboradores, determinando quais as áreas que necessitavam de melhoria do ponto de vista da gestão de topo. Além disso, identificaram-se os grupos de colaboradores a necessitar de formação, priorizando aqueles que se encontravam em posições críticas quanto ao desempenho organizacional. Além disso, era necessário ter em conta a diversidade cultural e geográfica da força de trabalho, optando por um sistema de e-learning flexível e acessível que pudesse chegar a um grande número de colaboradores de forma eficaz e eficiente.

Desta forma, o catálogo inicial contou com 10 cursos Fundamentos Kaizen, sendo que a formação consistiu em parte teórica, prática e na aplicação ao trabalho.

De seguida, são apresentadas as principais características do capability building system:

Academia de e-learning a ritmo próprio

Foi desenvolvida uma plataforma integrada e organizada em módulos e níveis de complexidade, concebida para se integrar perfeitamente com os sistemas existentes da empresa e proporcionar uma experiência de aprendizagem a ritmo próprio. Tal garantiu que os colaboradores pudessem concluir a formação ao seu próprio ritmo e conveniência, sem serem prejudicados pelos seus horários de trabalho.

Conteúdo personalizado

O capability building system apresentou materiais de formação personalizados, adaptados a diferentes funções e necessidades específicas na empresa, tendo por garantia que a formação fosse envolvente e relevante, facilitando uma compreensão mais profunda e uma adoção mais rápida das melhores práticas. Ao abordar os requisitos únicos de cada departamento, foi possível fomentar uma cultura coesa e generalizada de melhoria contínua.

Sistema de avaliação, aplicação prática e certificação

Foram incorporados questionários e testes teóricos para verificar a assimilação do conhecimento.

A aprendizagem teórica, a ritmo próprio, foi complementada com formação prática e em contexto de trabalho para reforçar e consolidar os conhecimentos e as competências adquiridas, culminando com a certificação de toda a empresa para os participantes aprovados com sucesso.

Sistema de recolha de feedback contínuo

Foi estabelecido um mecanismo para obter feedback contínuo dos participantes através da plataforma, com uma equipa responsável por monitorizar e analisar continuamente os principais indicadores de desempenho (KPIs). A mesma incorporou este feedback no conteúdo para continuar a garantir a melhoria dos cursos.

Plano de comunicação abrangente

Foi lançada uma campanha interna com recurso a infográficos, e-mails segmentados, testemunhos e publicações nos canais internos, para aumentar o número de inscrições nos cursos e criar interesse entre o público.

Programa de coaching no local

Paralelamente ao sistema de e-learning, o programa de capability building também incluiu coaching no local durante 6 meses, direcionado para os cargos de produção nas fábricas da empresa.  O objetivo será prestar apoio durante os primeiros 6 meses, após os quais a empresa continuará de forma autónoma. Enquanto o e-learning abrange conceitos e ferramentas Lean mais gerais – que servem para construir uma estabilidade básica em torno da melhoria contínua -, esta abordagem 100% presencial abrange uma vertente mais técnica e centrada no Gemba, contribuindo positivamente para a execução e resultados de uma forma geral.

Resultados

O programa de e-learning foi concluído em 4 meses, abrangendo uma audiência de cerca de 6.000 pessoas.

Em apenas duas semanas após o lançamento, 900 colaboradores completaram a formação, com uma taxa de satisfação de 86%. A campanha de comunicação interna foi eficaz ao conseguir garantir um elevado número de inscrições e os KPIs monitorizados indicaram uma melhoria significativa nas habilidades e conhecimentos dos colaboradores.

O sistema de capability building implementado permitiu à empresa alinhar as suas práticas de melhoria contínua de forma eficiente e escalável, superando barreiras culturais, geográficas e linguísticas. A abordagem de e-learning a ritmo próprio, combinada com um conteúdo personalizado, uma implementação no local de trabalho e um forte plano de comunicação interna, garantiu a criação de uma cultura de melhoria contínua abrangente e sustentável.

Sustentar resultados através da formação de funções-chave

Em relação ao programa de coaching no local de trabalho, pretende-se alcançar aproximadamente 800 colaboradores, conforme ilustrado no gráfico a seguir: 

A imagem fornecida ilustra os resultados sustentados da formação de funções-chave. Além disso, mostra que, ao formar os membros da equipa principal em 7 normas, a empresa pretende alcançar uma massa crítica de 75% até 2025. As fases são as seguintes:

Fase 1: 170 membros (25%)
Fase 2: 412 membros (50%)
Fase 3: 621 membros (75%)
Fase 4: 745 membros (90%)
Fase 5: 820 membros (100%)

Esta abordagem estruturada garante que a empresa constrói e mantém capacidades críticas entre as suas funções-chave, promovendo a melhoria contínua em toda a organização.