A empresa

Esta empresa faz parte de um grupo farmacêutico português de propriedade privada, uma entidade com raízes históricas profundas que remontam ao ano de 1924. Ao longo dos anos, estabeleceu-se como uma figura proeminente no panorama farmacêutico, expandindo as atividades para abranger todas as facetas da indústria.

Localizada estrategicamente nas proximidades de Lisboa, tem como vantagem uma posição geográfica que permite otimizar a logística, estando apenas a 20 minutos dos principais pontos de acesso logístico da região. Esta localização privilegiada tem sido um fator crucial na operação global pois, marca presença em 27 países, onde é reconhecida como líder na indústria farmacêutica. Esta expansão não resulta apenas do sucesso comercial, mas também da capacidade de atender a uma gama diversificada de exigências do mercado e de regulamentações de saúde em diferentes países, adaptando-se continuamente para corresponder às expectativas de um mercado global em constante evolução.

O core business desta empresa está focado na fabricação de formas farmacêuticas sólidas e líquidas, mas o que realmente a distingue é a flexibilidade e compromisso com a qualidade, bem como a habilidade de se adaptar rapidamente às necessidades variadas dos clientes, cumprindo prazos curtos sem comprometer a qualidade.

A missão desta empresa vai para além da mera produção de produtos farmacêuticos, pois tem como objetivo alcançar a excelência através de processos otimizados, visando sempre a produção mais eficiente, rápida e económica possível. Apoiada por uma estratégia robusta de gestão, que se concentra na melhoria contínua e na otimização dos recursos e com uma visão clara de expandir ainda mais a presença global no mercado de saúde, esta empresa não se foca apenas no presente, tem sempre em vista o que o futuro aguarda a nível de oportunidades, especificamente no que toca a potenciais mercados e áreas de crescimento.

A equipa

Dentro da empresa, a estrutura e a dinâmica das equipas desempenham um papel fundamental na realização dos objetivos, sendo de grande importância a colaboração e a integração entre as várias áreas de especialização. Considerando que se trata de uma equipa multidisciplinar, foram parte integrante do projeto os seguintes departamentos:

• Departamento de Administração;
• Departamento de Produção;
• Departamento de Controlo de Qualidade;
• Departamento de Manutenção;
• Departamento de Garantia da Qualidade;
• Departamento de Planeamento;
• Departamento de Informática;
• Direção Técnica.

Os desafios

Foi realizada uma fase de diagnóstico e foram identificadas algumas oportunidades e definiram-se objetivos de melhoria:

• Ganhar eficiência na embalagem (subir o Overall Equipment Effectiveness em cerca de 11 p.b.)

A velocidade das máquinas de embalagem foi um tema em análise com o foco em aumentar a velocidade deste processo, através de uma combinação de tecnologia avançada e de métodos de trabalho eficientes. O objetivo é garantir a velocidade ótima das máquinas sem sacrificar a precisão ou a qualidade do produto.

• Melhorar o serviço do controlo de qualidade (reduzir lead time)

Focada na melhoria do serviço do controlo de qualidade, a empresa concentra-se na otimização dos processos de controlo de qualidade para matérias-primas (MP) e substâncias ativas (SA), propondo uma revisão profunda dos procedimentos existentes. Este esforço visa eliminar ineficiências e assegurar a conformidade com os mais elevados standards internacionais. Paralelamente, a estratégia de análise reduzida procura simplificar os processos de análise, sendo que o objetivo é reduzir a complexidade dos métodos analíticos sem comprometer a qualidade dos resultados, mas, mesmo assim, mantendo a precisão rigorosa que é exigida no setor farmacêutico.

• Adequar a utilização do espaço de armazém (reduzir stock parado)

A adequação da utilização do espaço de armazém representa um desafio estratégico essencial, cujo objetivo principal é a redução do stock parado. Esta iniciativa visa otimizar a gestão do espaço disponível, promovendo uma organização mais eficiente e um fluxo de materiais mais ágil. Ao concentrar esforços na diminuição dos níveis de inventário imobilizado, a empresa não só liberta espaço valioso no armazém, mas também melhora a capacidade de resposta às necessidades de mercado e reduz custos associados ao armazenamento excessivo.

• Reduzir lead time de um dos clientes de 90 para <60 dias

O último ponto foca-se na redução do lead time para um dos clientes, estabelecendo como meta a diminuição do prazo de entrega de 90 para menos de 60 dias. Esta iniciativa é vital para melhorar a satisfação do cliente, demonstrando um compromisso firme da empresa com a eficiência e a agilidade nos serviços. Ao encurtar o tempo de entrega, não só se melhora a experiência do cliente, mas também se aumenta a competitividade da empresa no mercado.

A abordagem

Com base nos objetivos acima mencionados, foram implementadas várias iniciativas, sendo um dos principais focos do projeto o aumento da eficiência no processo de embalagem.

Uma das primeiras iniciativas a implementar foram as rotinas de reunião de equipa – KAIZEN™️ Diário –esta ferramenta foi implementada em 18 equipas e envolve sessões diárias onde são discutidas formas de melhorar os processos de embalagem, sendo que o objetivo é identificar pequenas melhorias incrementais que, ao longo do tempo, resultam em significativas eficiências operacionais. Esta ferramenta KAIZEN™️ desenvolve as equipas e treina para a resolução estruturada de problemas.

Um segundo ponto de análise foi o tempo de paragem entre a troca de produção de referências. Para reduzir este tempo de paragem, utilizou-se a ferramenta SMED – esta metodologia foi aplicada para reduzir drasticamente o tempo necessário para trocar as configurações das máquinas de embalagem, identificando e eliminando todas as tarefas desnecessárias e desenhando um novo standard de operação de mudança, complementado por um esforço contínuo para afinar e otimizar as linhas de embalagem e maximizar a produtividade.

No âmbito da otimização de processos de controlo de qualidade (CQ) para matérias-primas (MP) e substâncias ativas (SA), foi implementada uma revisão e redefinição abrangente dos processos. Uma mudança significativa foi a transferência da responsabilidade pela amostra de matérias-primas do departamento de controlo de qualidade para o armazém, tendo acabado por agilizar o processo de receção, acompanhada por uma simplificação da documentação para reduzir a carga administrativa. Adicionalmente, os analistas e revisores receberam formação em diversas tarefas, promovendo uma maior flexibilidade e equilíbrio na carga de trabalho. Além disso, as bancadas de trabalho foram aperfeiçoadas para maximizar a eficiência, bem como a sequenciação de análises foi otimizada, visando uma melhoria contínua e efetiva nos processos internos.

Quanto à otimização do espaço de armazenamento, foi reestruturada a organização do armazém, utilizando técnicas modernas para maximizar a utilização do espaço disponível. Deste modo, está incluída a implementação de sistemas de armazenamento vertical e a reconfiguração do layout para melhorar o fluxo de materiais.

A velocidade das máquinas de embalagem foi também um tema em análise com o foco em aumentar a velocidade deste processo, através de uma combinação de tecnologia avançada e de métodos de trabalho eficientes. O objetivo é garantir a velocidade ótima das máquinas sem sacrificar a precisão ou a qualidade do produto.

No que toca à redução do lead time, focada numa cadeia de abastecimento mais ágil e eficiente, a empresa trabalhou em estreita colaboração com um dos seus principais clientes para reduzir significativamente o tempo de espera desde a produção até à entrega, o que envolveu a otimização de processos internos e uma coordenação mais eficaz com os fornecedores. Para alcançar este objetivo, foi necessário implementar melhorias nos processos internos, desde a produção até a logística de distribuição, otimizando cada etapa para garantir uma entrega mais rápida.

Por fim, a empresa adotou um programa de desenvolvimento para colaboradores, que inclui formação, oportunidades de progressão na carreira e reconhecimento de desempenho excecional, apontando não apenas para o aumento da motivação dos colaboradores, mas também para assegurar que os mesmos possuem as competências e o conhecimento necessários para enfrentar futuros desafios.

Resultados

O caso de estudo apresenta resultados impressionantes na otimização de processos, destacando melhorias significativas em vários pontos chave.

Primeiramente, a implementação de melhorias no processo de embalagem resultou em avanços significativos na eficiência operacional da empresa. Uma redução substancial de 54% no tempo de setup contribuiu para diminuir o tempo de inatividade e aumentar a produção, o que, por sua vez, permitiu à empresa responder mais prontamente às exigências do mercado e melhorar a sua flexibilidade na alternância entre diferentes produtos. Além disso, uma outra melhoria, que alcançou uma redução de 27% no tempo de setup, tornou o processo muito mais ágil. Esta eficiência adicional não só reduziu os custos operacionais, mas também aumentou a capacidade produtiva, melhorando significativamente a capacidade da empresa em satisfazer as necessidades variadas dos seus clientes.

Em segundo lugar, houve uma melhoria do componente da velocidade no OEE. As iniciativas de otimização implementadas resultaram em aumentos significativos na eficiência e na produtividade do equipamento, tendo sido observado um aumento de 16% na eficiência geral, que se traduziu num avanço de 7 pontos percentuais no (OEE). Este progresso reflete-se numa redução do desperdício de recursos e numa melhor utilização dos equipamentos, contribuindo também para um aumento na capacidade produtiva. Além de que se registou um aumento de 28% no OEE, equivalente a um aumento de 10 pontos percentuais, marcando uma transformação substancial na produtividade. Esta melhoria não otimiza somente a utilização do equipamento, mas também eleva a qualidade do produto final, demonstrando o impacto positivo das estratégias de otimização na eficiência operacional e na qualidade do produto.

A redução de 41% no lead time de controlo de qualidade de matérias-primas teve um impacto considerável no ciclo de produção, agilizando significativamente o fluxo de trabalho desde a receção até à produção. Esta melhoria não elevou apenas a eficiência operacional, mas também permitiu à empresa responder de forma mais rápida e eficaz às mudanças na procura do mercado. Além disso, a diminuição no tempo de espera para o início da produção contribuiu para uma cadeia de abastecimento mais ágil e eficiente, reforçando a capacidade da empresa em manter um ritmo de produção alinhado com as necessidades e expectativas dos clientes.

A otimização de recursos na equipa de controlo de qualidade trouxe melhorias substanciais, tanto a nível de eficiência como de eficácia operacional. A redução significativa no número de análises e no tempo necessário para as realizar diminuiu a carga de trabalho e permitiu à equipa concentrar-se em tarefas mais estratégicas, adicionando maior valor às operações da empresa. Ainda no mesmo ponto de vista, libertação de tempo (815 horas anuais), promoveu uma alocação de recursos mais eficiente, visto que esta mudança possibilitou que a equipa se dedicasse a projetos focados no desenvolvimento e na inovação e melhorou consideravelmente a capacidade da empresa de se adaptar a novos desafios e explorar oportunidades emergentes.

A eficiência no uso do espaço do armazém melhorou substancialmente, como evidenciado pela redução de 39% no número de posições sem rotação. Esta melhoria é um indicador claro de uma gestão de inventário mais eficaz, que não só otimiza a logística interna, mas também contribui para uma redução nos custos de armazenamento.

A implementação de uma cultura de melhoria contínua na empresa gerou um impacto positivo e abrangente, tanto no envolvimento como na produtividade dos colaboradores. Ao incentivar a equipa a participar ativamente nos processos de melhoria, cultivou-se um ambiente de trabalho mais dinâmico e inovador, promovendo a motivação da equipa.

Conclusão

Em síntese, esta empresa serve como um ponto de referência inspirador para outras entidades, especialmente aquelas que procuram transformar os processos operacionais e melhorar a cultura corporativa, que poderá levar a um sucesso sustentável e a uma posição de liderança no mercado.

A abordagem adotada por esta empresa ultrapassou a simples implementação de melhorias técnicas ao estabelecer um novo paradigma na forma como a empresa percebe e enfrenta os desafios do setor farmacêutico. A capacidade de alcançar melhorias tangíveis em eficiência e produtividade, mantendo-se fiel aos seus elevados standards de qualidade, ilustra um equilíbrio raro entre agilidade operacional e rigor técnico, sendo algo de extrema importância para o bom funcionamento de uma empresa.

Através de uma série de iniciativas focadas, a empresa conseguiu não só melhorar a eficiência em áreas críticas como a embalagem, o controlo de qualidade e a gestão de armazém, mas também determinar uma cultura corporativa que valoriza a inovação e o envolvimento dos colaboradores. A redução drástica nos tempos de setup nas linhas e o aumento na eficiência geral do equipamento são a prova do sucesso destas melhorias operacionais. Além disso, a redução significativa no lead time de controlo de qualidade e a otimização do uso do espaço de armazenamento demonstram uma gestão mais eficaz e um aproveitamento mais inteligente dos recursos.

Mais do que os resultados quantitativos expressivos, o aspeto mais notável neste caso de estudo é a mudança cultural que permeou todos os níveis da organização, começando pela adoção de uma filosofia de melhoria contínua que criou um ambiente onde a inovação não é apenas encorajada, mas também integrada na rotina diária de cada colaborador. Este aspeto é particularmente relevante para outras empresas que procuram tanto melhorar processos como inspirar os colaboradores a serem agentes proativos de mudança.

Esta empresa demonstrou que a verdadeira transformação vem da combinação de estratégias operacionais eficazes com um compromisso genuíno com o desenvolvimento de pessoas e a promoção de uma cultura de excelência. Para terminar, esta história de sucesso oferece lições valiosas sobre a importância de abraçar a mudança, adaptar-se continuamente e manter os colaboradores no centro da jornada de melhoria.