A Empresa

A empresa em questão foi fundada há mais de sessenta anos e rapidamente tornou-se um dos maiores fabricantes portugueses de painéis à base de madeira. Localizada no norte de Portugal, a empresa passou por um processo de expansão através de crescimento orgânico e aquisições, tornando-se uma das líderes do setor, com unidades de negócios na Europa, América do Norte e África.

A empresa tem demonstrado, desde há vários anos, um compromisso sólido com o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua. Foi dentro desse contexto que surgiu este projeto de melhoria focado no processo de shutdown nas fábricas para a realização da manutenção programada anual.

O Desafio

A meta principal do projeto era a implementação de metodologias de planeamento para otimizar os shutdowns anuais de manutenção. Isso envolveu a revisão e melhoria dos processos existentes que tinham como foco, alcançar uma gestão mais eficiente e eficaz dessas paragens. O projeto foi planeado para iniciar com um piloto, com a intenção de testar as novas metodologias e quantificar os ganhos. A partir das aprendizagens e dos resultados obtidos no projeto-piloto, estava previsto um plano de expansão para implementação em outras unidades, que visava uma abordagem normalizada e consistente.

Os desafios colocados à equipa de projeto foram os seguintes:

• Redução dos custos com mão de obra externa;
• Aumento da eficiência operacional, reduzindo o tempo necessário para concluir as atividades planeadas;
• Melhoria e normalização do planeamento e implementação de gestão visual;
• Melhoria da segurança ao atingir a meta dos zero acidentes.

A Solução

No arranque do projeto foram definidos um conjunto de entregáveis, dos quais destacamos:

• Implementação de uma política global de manutenção e métodos normalizados para “paragens programadas”;
• Geração de uma cultura de alto desempenho que promove a excelência operacional e a inovação;
• Melhoria da segurança nas operações de manutenção;
• Desenvolvimento de uma nova metodologia replicável para outros locais.

O problema identificado residia na complexidade associada à manutenção durante a paragem programada do verão, caracterizada por ineficiências significativas e falta de normalização. Este desafio era agravado pelos custos elevados de mão de obra (que envolvia a alocação de 80 recursos externos) e pela prolongada duração da paragem que se estendia por três semanas. As causas fundamentais deste cenário desafiador incluíam a ausência de supervisão adequada na área, a não antecipação da encomenda de peças e ferramentas necessárias, a falta de visibilidade de um plano crítico, o planeamento excessivamente seguro das tarefas e, por fim, a insuficiente dedicação de tempo à elaboração de planos para as atividades e à alocação de recursos.

Esta análise das causas do problema destacaram as áreas específicas que precisavam de ser abordadas para otimizar o processo de manutenção durante o shutdown de verão.

A solução passou pela implementação de um conjunto de iniciativas:

Planeamento em “Pull” com Buffers de Tempo e Custo

Implementou-se um sistema de planeamento em “pull”, integrando buffers de tempo e de custo para garantir o cumprimento dos prazos e orçamento.

Planeamento de Recursos

Desenvolveu-se uma estratégia para o planeamento de recursos, otimizando a alocação eficiente de mão de obra e minimizando custos desnecessários.

Quadros de Gestão Visual para Monitorização do Trabalho e dos Indicadores Chave

Implementaram-se quadros de gestão visual para oferecer uma visão clara da progressão das tarefas e dos indicadores-chave de desempenho (KPIs), promovendo a transparência e a rápida identificação de áreas que necessitavam de ajustes.

Reuniões Diárias

Estabeleceram-se reuniões diárias de supervisão para garantir uma comunicação eficaz, resolver problemas urgentes em tempo real e manter a equipa alinhada com os objetivos estratégicos.

Planeamento de Ferramentas, Peças e Consumíveis

Desenvolveu-se um plano estratégico para o abastecimento eficiente de ferramentas, peças de reposição e consumíveis, garantindo que estavam disponíveis nas proximidades das máquinas e que os kits estavam preparados, para otimizar o tempo de execução.

Controlo Diário de Custos

Implementou-se um sistema de controlo diário de custos para monitorizar de perto os gastos relacionados com as atividades de manutenção, proporcionando insights em tempo real e facilitando a tomada de decisões baseada em dados.

Resultados

Os resultados alcançados através da implementação das estratégias propostas revelaram impactos significativos nas operações de manutenção. Houve uma notável redução de 25% nos custos de mão de obra, indicando uma otimização eficaz na alocação de recursos. Além disso, a duração das paragens programadas registou uma redução de 10%, refletindo a melhoria da eficiência operacional e da gestão do tempo durante esses períodos críticos. Em termos financeiros, os ganhos foram expressivos, totalizando uma economia de 510 mil euros. Estes números não apenas validam a abordagem implementada, como também apontam para um futuro mais eficiente e economicamente sustentável nas práticas de manutenção da organização.